電力設(shè)計(jì)行業(yè)工程檔案保密工作的重要性

范秀紅

摘 要：檔案信息一般記錄著一個(gè)行業(yè)的商業(yè)機(jī)密，企業(yè)對于檔案信息的管理工作一定要加大重視力度，建設(shè)完整的保障系統(tǒng)保障機(jī)密文件的信息安全，對于電力行業(yè)來說，文件的信息對于電力系統(tǒng)的正常運(yùn)行有著深遠(yuǎn)的意義。本文對電力行業(yè)工程檔案的保密工作進(jìn)行討論，分析了檔案保密工作的重要性，并且對檔案保密工作提出建議。

關(guān)鍵詞：電力行業(yè)；文件保密；工程檔案

我國是社會(huì)主義國家，檔案的信息是黨和國家的寶貴財(cái)富，是一個(gè)行業(yè)中的無形資產(chǎn)和一個(gè)產(chǎn)業(yè)經(jīng)過很多年發(fā)展取得的寶貴經(jīng)驗(yàn)。所以國家和企業(yè)內(nèi)部要重視檔案的保管和保密工作，從而保證行業(yè)中的重要機(jī)密不會(huì)泄露。在實(shí)際保密工作中，必須要求建立完善的規(guī)章制度、加大對行業(yè)內(nèi)部人員的管理、建設(shè)檔案信息化管理，從而讓工程檔案的保密工作能夠更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。

1 工程檔案對電力設(shè)計(jì)行業(yè)的重大意義

1）符合行業(yè)的發(fā)展需求。在我國很多電力設(shè)計(jì)行業(yè)的發(fā)展目標(biāo)都是建立起電力工程建設(shè)承包和電力系統(tǒng)勘測建設(shè)工程為核心的現(xiàn)代化國際化公司。所以工程檔案對于一個(gè)企業(yè)來說，是企業(yè)內(nèi)部的重要資源也是建設(shè)工程時(shí)的參考書，是自己優(yōu)于其他電力設(shè)計(jì)公司的資本。工程檔案能夠保證電力工程建設(shè)的順利高質(zhì)量進(jìn)行，同時(shí)工程檔案也能保障企業(yè)的自身合法權(quán)益免受侵害，它是整個(gè)電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的重要組成部分，對整個(gè)電力設(shè)計(jì)企業(yè)的發(fā)展有著增益作用。

2）項(xiàng)目完成的必備材料。對于一個(gè)項(xiàng)目來說，對項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)流程的完整記錄能夠大大的提高整體工作效率，而且項(xiàng)目其他方面的文件都對項(xiàng)目的管理起到十分重大的作用，文件材料的完整度對工程建設(shè)的進(jìn)度有一定的影響。在工程設(shè)計(jì)文件中，通常對一些材料用量，對設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且對于項(xiàng)目所出現(xiàn)的問題和存在的安全隱患能夠做出明確的記錄，在日后的維修檢查時(shí)，能通過數(shù)據(jù)的對比，很快找出項(xiàng)目的問題所在，大大減少了在檢修方面所花費(fèi)的時(shí)間和人力物力資源。我國一直對工程檔案的保密工作持重視態(tài)度，要求相關(guān)企業(yè)不但要建立完善的文檔保密體系，對工程文件進(jìn)行妥善保管，而且也要求企業(yè)根據(jù)國家法律規(guī)定，向國家上交工程檔案的復(fù)印件并由國家專門的文件管理保密機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

2 現(xiàn)階段電力設(shè)計(jì)檔案保密工作遇到的問題

1）檔案保密設(shè)備老化。由于企業(yè)為了得到企業(yè)更好地發(fā)展，一般將更多的資金投入到企業(yè)的建設(shè)中，而忽視了對企業(yè)檔案保密設(shè)備或者場地的維修后建設(shè)。而且一些企業(yè)不重視對檔案的保密工作，沒有對檔案進(jìn)行分類加密處理。現(xiàn)階段我國很多的電力設(shè)計(jì)企業(yè)的保密設(shè)備存在設(shè)備老化現(xiàn)象，企業(yè)存儲(chǔ)檔案的庫房存在設(shè)備老舊、防盜裝置失靈或者老化的現(xiàn)象，不能發(fā)揮其保護(hù)文件和防止文件被盜的作用。這樣就讓一些不法分子有可乘之機(jī)，讓一些機(jī)密文件和一些具有很高價(jià)值的文件落入他人手中。

2）企業(yè)的保障制度不能很好的落實(shí)。我國雖然很多企業(yè)已經(jīng)建立了很多完整科學(xué)的檔案保障體系，但是中國人比較重視情面，導(dǎo)致了人情大于制度的情況發(fā)生。很多人通過一些手段便取得了企業(yè)內(nèi)部人員的同意，進(jìn)入檔案管理室對檔案進(jìn)行竊取，極大的損害了企業(yè)檔案保密工作。所以企業(yè)要從每一個(gè)員工抓起，按照法律建立獎(jiǎng)懲制度，防止企業(yè)保密文件失竊的事情發(fā)生。

3）對檔案的管理沒有秩序。一個(gè)企業(yè)對于檔案的管理如果沒有秩序，那么就會(huì)讓檔案的保密工作受到制約。我國的電力設(shè)計(jì)工程行業(yè)對于檔案的管理工作有著幾十年的管理經(jīng)驗(yàn)。但是就我國現(xiàn)在電力設(shè)計(jì)企業(yè)來說，企業(yè)對工程檔案的歸納整理經(jīng)驗(yàn)還是不足，長時(shí)間對文件不進(jìn)行整理歸納工作，就會(huì)讓文檔雜亂無章，在下次使用的時(shí)候，就需要耗費(fèi)大量的人力去尋找檔案。而且檔案猶豫過長時(shí)間的未整理，導(dǎo)致檔案的大量積壓，就會(huì)導(dǎo)致檔案混亂或者檔案缺少的情況發(fā)生。不能讓企業(yè)的檔案保密工作具有規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性和完整性。

4）缺少相關(guān)保密管理人才。由于現(xiàn)在國家知識教育的普及，人們更愿意選擇對高新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以方便在日后的工作中能夠更好地運(yùn)用?，F(xiàn)階段的檔案管理人員素質(zhì)質(zhì)量普遍不高，并且也沒有合理的管理關(guān)系對檔案管理人員進(jìn)行管理，這樣一來就使得很多檔案管理人員玩忽職守，不能盡自己應(yīng)盡的義務(wù)?，F(xiàn)在好多檔案管理人員對外來人員沒有足夠的防備，查閱人不需要持有相關(guān)證明就能進(jìn)入檔案室進(jìn)行檔案的查閱，這樣子就在無形中泄露了企業(yè)的信息，將文檔信息流露出去。

3 提高電力企業(yè)檔案保密的舉措

1）要讓企業(yè)工作人員認(rèn)識到保密工作重要性。檔案管理工作中，最為重要的步驟就是對文件的保密工作。對文檔的保密工作是檢驗(yàn)一個(gè)文檔管理員好壞的硬性標(biāo)準(zhǔn)。檔案對于企業(yè)的發(fā)展來說具有著重大的作用，檔案記錄的內(nèi)容能夠?qū)ζ髽I(yè)未來的發(fā)展起到借鑒作用。當(dāng)一個(gè)企業(yè)做好檔案的保密工作可以確保完整的對企業(yè)歷史進(jìn)行記述，企業(yè)也能夠在未來某些糾紛中以此作為憑證。

2）要妥善管理好檔案庫房。庫房是檔案的集中場所，對庫房安全的保障就是對企業(yè)文件的保障。按照國家的法律規(guī)定，企業(yè)的檔案庫房選址不宜選用企業(yè)內(nèi)部的辦公樓內(nèi)，應(yīng)該另行選址單獨(dú)興建。對于檔案庫房的外圍保護(hù)工作要做到位，對于門窗等設(shè)施要專門的進(jìn)行加固。并且對門的選用要具有一定的安全防盜性能。同時(shí)也要在檔案庫房的外圍加設(shè)防盜器具。且也應(yīng)該在庫房內(nèi)部安裝監(jiān)控?cái)z像頭，防止檔案失竊時(shí)，可以通過視頻資料進(jìn)行找回。企業(yè)需要雇傭?qū)ｉT的人員對倉庫進(jìn)行看管。而且檔案庫房也要做好防火系統(tǒng)，防止因?yàn)槭韬龌蛘唠娐返睦匣瑢⑺袡n案燃燒殆盡。而且也要對檔案倉庫進(jìn)行防蟲措施，定期對廠房進(jìn)行滅蟲滅鼠，防止這些生物對紙質(zhì)檔案造成損害。

3）企業(yè)要建立好檔案管理制度。電力設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)該建立一套完整科學(xué)的管理制度，通過管理制度可以很大程度的制約企業(yè)內(nèi)部人員的行為，提高1檔案管理人員的職業(yè)道德與責(zé)任意識。并且在制度上也應(yīng)該明確的規(guī)定，要求檔案管理人員要對檔案及時(shí)編號分類，要建立立卷歸檔程序，對于歸檔的過程中要嚴(yán)加監(jiān)督，防止在檔案在歸檔的過程中被掉包或者被拷貝下來的情況發(fā)生。對于審核不過關(guān)的文檔要進(jìn)行退回重做，嚴(yán)加管理。

4）要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)多與企業(yè)管理人員和項(xiàng)目建設(shè)人員進(jìn)行溝通，這樣一來就能更好地對檔案的管理要求和檔案機(jī)密等級做出分類。企業(yè)檔案管理人員也要多向國家檔案管理部門進(jìn)行溝通，學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識和技巧。檔案管理者要爭取企業(yè)管理者對自己的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，以便更好地進(jìn)行檔案的驗(yàn)收和移交，這樣一來檔案管理者就能在檔案的收集和管理過程中少走彎路，有效地提高工作效率。

5）企業(yè)要加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)。企業(yè)要對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并定時(shí)對檔案管理者進(jìn)行知識培訓(xùn)，教給他們?nèi)绾文軌蚋咝Ц踩墓芾頇n案。在電力設(shè)計(jì)企業(yè)中，工程檔案保密工作人員與檔案的安全有著直接的聯(lián)系。企業(yè)在聘用檔案管理人員時(shí)，要盡可能聘請較高責(zé)任意識以及工作能力的人進(jìn)行管理，而且企業(yè)管理者也要培養(yǎng)檔案管理人員獨(dú)立處事的能力。對于企業(yè)來說，也要定期開展講座或者組織政治學(xué)習(xí)，從而提高工作人員的工作覺悟，提高檔案管理者的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4 結(jié)束語

企業(yè)的檔案保密工作對于企業(yè)來說有很重大的意義，企業(yè)要注重對檔案的保密和管理。企業(yè)要建立完善的管理制度，完善檔案庫房的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從而保證電力設(shè)計(jì)企業(yè)的工程檔案保密工作順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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