新時(shí)期檔案管理工作探析

劉敏

摘 要：社會(huì)在進(jìn)步科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，很多傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，只有不斷的完善現(xiàn)有的管理體系，才會(huì)更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國(guó)一些基層檔案管理局做好自身的本職工作。檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程，是人類記憶的傳承。檔案工作作為保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會(huì)的重視。 因此，檔案局檔案管理工作與檔案局的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱、管理滯后方面的問題，嚴(yán)重的影響了我國(guó)檔案局檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：歷史新時(shí)期； 檔案管理； 工作策略；

引言

基層檔案局的職能定位現(xiàn)如今我國(guó)一些基層檔案管理局對(duì)自己的定位并不正確，首先對(duì)于檔案管理局而言，其本身的工作性質(zhì)就是儲(chǔ)存和管理檔案，并且在民眾有需求的時(shí)候，還需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢等，這些都是基層檔案管理局的主要任務(wù)。但是從目前的情況來(lái)看，基層檔案管理局都更加傾向于檔案的儲(chǔ)存和管理，并沒有采用創(chuàng)新式的檔案合理化運(yùn)用，從客觀的角度上來(lái)看，基層檔案局并沒有明確自身的方向性，在某些程度上出現(xiàn)了偏離。社會(huì)在進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，很多傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，只有不斷的完善現(xiàn)有的管理體系，才會(huì)更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國(guó)一些基層檔案管理局做好自身的本職工作。

1檔案局檔案管理制度的開放性

在美國(guó)，檔案局檔案資料不僅對(duì)本人開放，而且還對(duì)個(gè)人、企業(yè)和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請(qǐng)，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對(duì)所有人都開放的。美國(guó)公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實(shí)的請(qǐng)求，如果請(qǐng)求屬實(shí)，可以根據(jù)錯(cuò)誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對(duì)于我國(guó)來(lái)說(shuō)，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來(lái)模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對(duì)開放性以供人民查詢。

2基層檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案存儲(chǔ)制度不完善

基層檔案局的主要工作就是對(duì)當(dāng)?shù)貐^(qū)域檔案的收錄和管理，當(dāng)需要有查詢?nèi)蝿?wù)的時(shí)候，檔案局可以第一時(shí)間找到需要的檔案，但是在實(shí)際工作中，檔案局卻存在著存儲(chǔ)制度不完善的情況，造成這一問題的主要原因也是因?yàn)槠渌块T的不配合。例如財(cái)務(wù)局、工商局、民政局等，這些部門與檔案管理局屬于同級(jí)部門，并沒有上下級(jí)之間的關(guān)系，而這些部門往往更愿意自己管理自己的檔案，并沒有將自身的檔案交由檔案管理局進(jìn)行管理，對(duì)于其他部門來(lái)說(shuō)，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來(lái)就會(huì)造成檔案管理局內(nèi)部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質(zhì)。

2.2人員設(shè)置不合理

基層檔案局的檔案管理分為兩大部分，其中一部分是檔案的收錄和管理，而另外一部分是進(jìn)行檔案查閱。對(duì)檔案查閱是檔案局的一個(gè)重要部分，也是檔案局對(duì)外開放的一個(gè)主要窗口。但是有關(guān)研究人員發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理局并沒有對(duì)檔案查閱工作給予更多的重視， 在設(shè)置檔案查閱工作人員的時(shí)候，往往會(huì)選擇安排一些返聘人員，有一些返聘人員已經(jīng)年過(guò)五旬，雖然在接待來(lái)訪群眾時(shí)態(tài)度和藹， 但是畢竟年齡較大，只能夠操作一些簡(jiǎn)單的方案查閱，對(duì)于信息化技術(shù)了解甚少， 并不能夠熟練的操控電腦技術(shù)。檔案局在日常的工作中并不是每天都有檔案需要查閱，所以負(fù)責(zé)該崗位的人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)空崗的情況，這一職業(yè)似乎已經(jīng)成為了兼職，并沒有受到人們的高度重視。

2.3檔案管理施展空間有限

基層檔案管理現(xiàn)已有了初步的規(guī)模，但是現(xiàn)如今各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位都在不斷的發(fā)展和壯大，檔案管理局已經(jīng)準(zhǔn)備進(jìn)行一次全新的檔案管理改革，將現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行全新的規(guī)劃，這樣做的目的是為了更加方便人們查閱檔案和調(diào)取檔案。但是在實(shí)際的規(guī)劃過(guò)程中會(huì)遇到很多問題，首先就是人手不足的問題。因?yàn)闄n案常年積累，其數(shù)量巨大，在整理的時(shí)候必將會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力、資金等，而現(xiàn)如今基層檔案局人員明顯不夠，如果外聘人員，這就會(huì)有額外的經(jīng)費(fèi)開銷。所以很多基層檔案局雖然想要改善現(xiàn)如今的檔案管理狀況，卻總是因?yàn)楦母餀n案局的現(xiàn)有格局耗時(shí)太大，人們總是盡量維持現(xiàn)狀 。

3基層檔案管理工作中問題的改進(jìn)措施

3.1完善檔案存儲(chǔ)制度

完善檔案存儲(chǔ)制度是非常重要的，對(duì)于一些基層檔案管理局來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候存在著一些小問題，有些基層檔案管理局并沒有與其他的部門建立合作聯(lián)系，例如檢察院、工商局等，這些部門的有些檔案具有一定的保密性，是無(wú)法備份的，而檔案局要想收錄這些檔案就應(yīng)該采用更加完善的管理制度。為了雙方都能夠?qū)崿F(xiàn)快捷的存儲(chǔ)和查詢方式，可以建立專門的檔案管理通道，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，這對(duì)于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價(jià)值。

3.2加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)

基層檔案管理中工作人員的自身素質(zhì)是非常重要的，工作人員首先應(yīng)該具備一定的電腦操作技能，當(dāng)今各行各業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于檔案管理局來(lái)說(shuō)，熟練的操作電腦可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸，為檔案管理的創(chuàng)新式發(fā)展具有十分重要的意義。另外工作人員還應(yīng)該具有一定的敬業(yè)精神，尤其是在訪客來(lái)查詢檔案的時(shí)候， 工作人員應(yīng)該以和藹可親的服務(wù)態(tài)度，認(rèn)真的做好自己的本職工作。

3.3加強(qiáng)各個(gè)部門交流和合作，提高檔案

管理的技術(shù)和工作效率。要想更好提升基層檔案管理局的工作，人們首先就應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流和溝通，以往檔案管理局不能夠收錄其他部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因?yàn)榛鶎訖n案管理局缺乏與其他部門的溝通和交流，所以加強(qiáng)各個(gè)部門之間溝通是順利合作的一個(gè)良好開端。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，本文主要論述了目前我國(guó)基層檔案管理工作中存在的一些問題及對(duì)策，通過(guò)分析可以發(fā)現(xiàn)，基層檔案管理工作在現(xiàn)代化的發(fā)展中存在著一些問題， 只有站在宏觀的角度去考慮和分析問題， 并且及時(shí)的解決問題，才會(huì)更好的促進(jìn)基層檔案管理工作的開展，做好檔案管理工作，讓檔案管理充分的發(fā)揮出自身的價(jià)值和重要性。

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