高中學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理研究

【摘要】在新時(shí)代高速發(fā)展背景下，人們的生活、工作與學(xué)習(xí)方式發(fā)生的巨大變化。對(duì)此，各學(xué)校及其檔案管理人員應(yīng)給予足夠重視，及時(shí)更新管理理念，積極引用更新穎、更先進(jìn)的管理策略與手段，構(gòu)建更適合的信息化管理模式。

【關(guān)鍵詞】高中學(xué)校；檔案網(wǎng)絡(luò)信息化；管理研究

【中圖分類號(hào)】G623.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

一、高中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

首先，高中學(xué)校檔案管理的工作量相對(duì)較低，但效率卻一直難以得到顯著提升。尤其是在高中學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模之后，學(xué)生數(shù)量大幅度增加，而在此階段，學(xué)生不論是轉(zhuǎn)學(xué)還是輟學(xué)等問(wèn)題的產(chǎn)生都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作量的不斷增加。一直引用傳統(tǒng)管理方式，不僅會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，枯燥的工作內(nèi)容與方式也會(huì)導(dǎo)致其人員出現(xiàn)諸多錯(cuò)誤，既不利于管理工作效率的進(jìn)一步提升，也難以為信息的真實(shí)有效性提供保障；其次，檔案信息查找、使用上也存在諸多難題，程序的更新、維護(hù)也極為繁瑣。同時(shí)，再加上相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低，難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作提出的實(shí)際需求，無(wú)法保證工作質(zhì)量。

二、高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性

一、高中檔案信息化管理的有效實(shí)施能夠促進(jìn)檔案信息保密性的進(jìn)一步提升。主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)能夠從不同層面來(lái)促進(jìn)高中檔案信息保密性的不斷增強(qiáng)。基于計(jì)算機(jī)也能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息做成單份來(lái)促進(jìn)信息收集、整理質(zhì)量的大幅度提升；二、檔案管理信息化的有效實(shí)施，能夠促進(jìn)高中檔案管理工作效率的大幅度提升。在實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員可以擺脫紙張方面的種種限制，更便捷地完成信息的錄入與更改，既有助于促進(jìn)檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，也能夠有效避免因?yàn)楦男畔⒍粩喈a(chǎn)生紙張浪費(fèi)。此外，通過(guò)計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段的科學(xué)引用，能夠省去文件裝訂、打印等程序，能夠使檔案管理人員的工作量大幅度降低，節(jié)省了成本。

三、高中學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理

（一）增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

為了從整體上來(lái)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員可以從不同角度來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)分析自己部門的工作內(nèi)容，或者是定期向領(lǐng)導(dǎo)交一份工作內(nèi)容及相關(guān)計(jì)劃書(shū)，使得領(lǐng)導(dǎo)可以從不同角度來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案工作內(nèi)容、重要性的深入認(rèn)識(shí)，以此來(lái)引起、增強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的重視。同時(shí)，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者還要從不同角度來(lái)積極鼓勵(lì)本部員工積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，使其能夠從內(nèi)心認(rèn)識(shí)到認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作的意義。

（二）注重學(xué)校檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移

對(duì)于高中學(xué)校檔案管理來(lái)講，需要逐漸將其工作重心向信息化加工領(lǐng)域轉(zhuǎn)移，而不是將檔案管理工作單純的視為對(duì)相關(guān)信息資料的保存。轉(zhuǎn)移重心的主要目的是為了最大限度地避免出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤錄入情況，也只有為其檔案信息的正確性提供有力保證，才能夠?qū)⑵渥饔?、價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

通過(guò)不斷加強(qiáng)檔案信息的信息化加工，積極引用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段，能夠?qū)n案信息管理工作做出進(jìn)一步規(guī)范，充分體現(xiàn)其各項(xiàng)工作的科學(xué)性。同時(shí)，信息網(wǎng)絡(luò)的智能化也能夠?qū)斎氲臋n案信息結(jié)果做出智能化分析，提示可能存在的信息錯(cuò)誤，高效完成二次信息檢測(cè)；檔案管理人員在查閱檔案過(guò)程中，也不需要親自進(jìn)入到檔案的保存地點(diǎn)來(lái)翻閱檔案原件，只需要調(diào)取網(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)數(shù)據(jù)資源即可，能夠快速、簡(jiǎn)潔地完成查閱、更新檔案信息的工作，促進(jìn)其工作水平的提升。尤其是對(duì)于學(xué)生檔案管理來(lái)講，在實(shí)施信息化管理之后，能夠?yàn)槠渫暾?、連續(xù)性提供有力保障。而在此基礎(chǔ)上打印出來(lái)的檔案信息紙質(zhì)檔文件，既可以在格式方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，也能夠更清晰地呈現(xiàn)相關(guān)信息。

（三）重視學(xué)校檔案服務(wù)潛在價(jià)值的挖掘

學(xué)校檔案與資源存在著密切聯(lián)系，很多信息都存在相應(yīng)檔案之中，而最初要加強(qiáng)檔案管理的主要目的也是為了給學(xué)校的經(jīng)營(yíng)管理、建設(shè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但就目前來(lái)看，大多數(shù)高中學(xué)校檔案管理者都側(cè)重于管理這一方面，很少會(huì)重視起資源利用方面的深入分析。對(duì)此，應(yīng)注重學(xué)校檔案服務(wù)價(jià)值的深入挖掘，只有將學(xué)校檔案服務(wù)潛能全面挖掘出來(lái)，才能夠探索出更新穎、多樣化的資源開(kāi)發(fā)、利用思路，才能夠?yàn)闄n案價(jià)值的充分發(fā)揮提供有力支持。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)懂得深層次開(kāi)發(fā)檔案資源，將其更好地向領(lǐng)導(dǎo)、各處室，進(jìn)行傳遞，使檔案服務(wù)內(nèi)容得到不斷豐富，更好地服務(wù)與教育教學(xué)工作。在檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中，其管理人員應(yīng)本校獨(dú)有的一系列原始信息的科學(xué)引用，針對(duì)性整理、調(diào)整相關(guān)信息，使其能夠成為使用的教學(xué)檔案信息，使其能夠逐漸成為具有具有一定權(quán)威性的教學(xué)信息。進(jìn)而使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門以及學(xué)校外來(lái)人士提供更便捷的了解學(xué)校的路徑。

為了盡可能發(fā)掘檔案的潛在價(jià)值，更有效地為當(dāng)前的學(xué)校工作服務(wù)，在當(dāng)前管理中需要應(yīng)用辯證法的原則，這樣可以處理好多和少、靜態(tài)和動(dòng)態(tài)、整體和個(gè)體的關(guān)系。每個(gè)檔案都有著一定的特點(diǎn)，需要在整體管理中實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，重視每個(gè)檔案的具體性，并且不能忽略整體的普遍性，在檢索、編目和收集中需要重視整體和個(gè)體的統(tǒng)一。在引入信息技術(shù)之后，原來(lái)靜態(tài)的檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性，成為活躍的資料內(nèi)容，可以為學(xué)校當(dāng)前的工作服務(wù)。所以，在管理中需要重視檔案的動(dòng)態(tài)性，讓學(xué)校的財(cái)務(wù)管理、人事管理、學(xué)籍管理人員能夠有效使用檔案開(kāi)展工作。這些檔案需要進(jìn)行持續(xù)的修訂和更新，這樣可以提升檔案資料的及時(shí)性和實(shí)效性，應(yīng)用這樣的辯證原則能夠深度發(fā)掘檔案的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)手段

首先，基礎(chǔ)設(shè)施能夠?yàn)闄n案管理信息化的有效落實(shí)提供有力支持，對(duì)此，各高中學(xué)校應(yīng)給予足夠重視，結(jié)合具體情況，適當(dāng)增加對(duì)檔案管理部門的投入，進(jìn)一步優(yōu)化計(jì)算機(jī)軟件、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，且要結(jié)合學(xué)校不同階段的檔案管理要求來(lái)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，為檔案信息的手機(jī)、整理提供一定便捷，促進(jìn)檔案管理軟件實(shí)效性、針對(duì)性的顯著提升。條件允許的學(xué)校可以和軟件工作合作開(kāi)發(fā)更適合自身需求的檔案管理軟件，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量、效率的大幅度提升。

其次，針對(duì)服務(wù)手段的創(chuàng)新探索，以及現(xiàn)代化檔案管理模式的科學(xué)構(gòu)建來(lái)講。為了緊跟新時(shí)代發(fā)展腳步，檔案管理信息化建設(shè)也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，重視網(wǎng)絡(luò)、各種平臺(tái)的科學(xué)引用來(lái)獲取豐富信息，為此，檔案管理部門應(yīng)注重檔案管理模式的創(chuàng)新探索、應(yīng)用研究，注重新穎、多樣化服務(wù)手段的科學(xué)引用，使檔案管理內(nèi)容能夠得到不斷豐富，為高中檔案管理提供具有顯著現(xiàn)代化、信息化優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)的檔案管理模式。

（五）管理人員應(yīng)注重信息系統(tǒng)的科學(xué)靈活引用

在信息時(shí)代高速發(fā)展背景下，大多數(shù)學(xué)校檔案載體都逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案方向轉(zhuǎn)變，電子檔案形式也是豐富多樣的。除了從紙質(zhì)到電子之間發(fā)生的巨大變化之外，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大、格局逐漸發(fā)生改變，也會(huì)導(dǎo)致檔案種類的不斷增加，以及時(shí)間跨度的不斷拓展等，這些都會(huì)在一定程度上給各項(xiàng)檔案管理工作的有效落實(shí)增加很大難度，迎來(lái)了新一輪的發(fā)展挑戰(zhàn)。對(duì)此，各高中學(xué)校應(yīng)給予足夠重視，注重檔案管理信息系統(tǒng)的科學(xué)利用。若能夠促進(jìn)檔案管理人員信息系統(tǒng)利用水平的進(jìn)一步提升，不僅能夠給各項(xiàng)工作帶來(lái)諸多便利，在實(shí)際整理過(guò)程中，既可以省掉諸多時(shí)間與精力，也能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接引用來(lái)給予妥善處理，不需要人為地一個(gè)一個(gè)進(jìn)行檢測(cè)，以促進(jìn)工作效果與效率的大幅度提升。

（六）完善信息安全保障體系，提示人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先，針對(duì)信息安全保障體系的構(gòu)建與完善來(lái)講。為檔案信息安全提供有力保障也是檔案管理工作的主要內(nèi)容。同時(shí)，其工作人員還要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，進(jìn)一步提升自身安全意識(shí)，始終堅(jiān)持對(duì)檔案信息的嚴(yán)格保密。除此之外，學(xué)校也可以針對(duì)檔案信息工作內(nèi)容來(lái)進(jìn)行責(zé)任機(jī)制的科學(xué)構(gòu)建，真正將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使檔案信息安全能夠獲得有力保障，促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理信息化水平的進(jìn)一步提升。

其次，檔案管理人員作為檔案管理主體。對(duì)此，為了進(jìn)一步生信息化檔案管理水平，應(yīng)充分重視相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的顯著提升，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。而要想真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，在緊跟時(shí)代發(fā)展腳步、提升技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ)上，要將綠色環(huán)保理念充分體現(xiàn)出來(lái)。信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的主要路徑，能夠?yàn)闄n案管理信息化推進(jìn)提供有力支持。為此，檔案管理人員應(yīng)注重計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的熟練掌握，實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的靈活應(yīng)用，注重自身認(rèn)知視野的進(jìn)一步拓展，全面適應(yīng)社會(huì)高速發(fā)展需求，探索出更適合本校的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量、效率的大幅度提升。

綜上所述，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化管理建設(shè)，既可以跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，也能夠促進(jìn)管理工作質(zhì)量、效率的大幅度提示，為工作人員盡可能地減輕工作負(fù)擔(dān)。對(duì)此，為了給學(xué)校的經(jīng)營(yíng)管理提供有力參考資料，將檔案信息資源的利用共享價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，各學(xué)校應(yīng)不斷整合各方力量加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化管理體系的構(gòu)建，更全面、高效且有序地落實(shí)各項(xiàng)管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：蔡菊（1976-），女，漢族，江蘇新沂人，教師管理員，本科，研究方向：檔案管理。