高中學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

吳耀玲

[摘 要]高中學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。新時(shí)期高中學(xué)校應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作。本文在分析高中學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，從提高檔案管理的意識(shí)、提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建章立制，規(guī)范檔案管理，注重檔案資料的開(kāi)發(fā)及利用，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高信息化管理水平等方面探討了加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策，也歸納總結(jié)自身檔案管理的一點(diǎn)體會(huì)，以供廣大同仁參考。

[關(guān)鍵詞]高中學(xué)校；檔案資料；檔案管理

高中學(xué)校檔案管理工作是高中學(xué)校管理工作的重要組成部分之一。提升高中學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量有益于促進(jìn)高中學(xué)校管理工作水平的整體提高。高中學(xué)校檔案管理工作涉及面比較廣，既涵蓋教學(xué)檔案管理，又涵蓋學(xué)籍管理等。新時(shí)期要做好高中學(xué)校檔案管理工作，關(guān)鍵是要認(rèn)真找出當(dāng)前存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略。

1.高中學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1檔案資料收集比較困難

當(dāng)前，一些高中學(xué)校的教職工對(duì)教學(xué)資料歸檔并不重視，具有一定的抵觸心理。他們認(rèn)為自己的教學(xué)資料是自身通過(guò)教學(xué)實(shí)踐不斷探索而積累、完善起來(lái)的，假如交給學(xué)校檔案室存檔及管理就搖身一變成了學(xué)校公家“成果”。也有部分教師認(rèn)為將自己的教學(xué)成果資料存放在檔案室里，不方便自己使用及查找，因此覺(jué)得自己保管更妥當(dāng)。上述原因?qū)е赂咧袑W(xué)校檔案資料很難收集或者收集不夠及時(shí)、全面。

1.2檔案管理工作沒(méi)有形成合力

有些高中學(xué)校將檔案工作全部交給檔案室進(jìn)行全面管理，導(dǎo)致其它相關(guān)部門(mén)忽視檔案管理工作的重要性，事不關(guān)己、高高掛起。實(shí)際上，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要高中學(xué)校多個(gè)部門(mén)密切溝通、通力合作。只有形成合力，高中學(xué)校檔案管理工作才能做實(shí)、做活。

1.3檔案管理專業(yè)人才缺乏

當(dāng)前一些高中學(xué)校嚴(yán)重缺乏檔案管理專業(yè)人才，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員均為兼職人員，這些教師有的要承擔(dān)比較大的工作量，平時(shí)忙于備課及授課，所以投入在檔案管理工作的精力就有限。因此，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才顯得尤為重要了。

1.4信息化管理水平亟待提高

有一些高中學(xué)校檔案管理模式比較陳舊，還使用手工錄入的方式來(lái)錄入學(xué)生信息，導(dǎo)致學(xué)生信息檔案管理效率比較低、保密性不高。究其原因，主要是這些高中學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員缺乏一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，難以準(zhǔn)確及規(guī)范地采用計(jì)算機(jī)來(lái)完成學(xué)生檔案基本信息的錄入與管理。由此可見(jiàn)，高中學(xué)校檔案信息化管理水平亟待提高，從而提高檔案管理工作的效率及安全性。

2.加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高檔案管理的意識(shí)

高中學(xué)校檔案是指高中學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)、黨政管理工作及其它日常工作中所形成的對(duì)高中學(xué)校與社會(huì)具有保存及利用價(jià)值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。科學(xué)高效、規(guī)范合理、完善的檔案資料可以體現(xiàn)出高中學(xué)校深厚的文化積淀，是校風(fēng)、校貌、校規(guī)與校紀(jì)等隱性文化的真實(shí)反映。因此，高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及教職工均要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)，提升自己對(duì)檔案管理的意識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理在高中學(xué)校管理工作中所發(fā)揮著的重要作用；要知道何時(shí)要整檔以及如何做好整檔工作。

2.2提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要搞好檔案管理工作并非是一件容易的事情。因此，高中學(xué)校檔案管理工作需要安排專門(mén)的檔案管理工作者進(jìn)行負(fù)責(zé)。同時(shí)，可以通過(guò)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式來(lái)提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使檔案管理工作者一方面要熟悉檔案法律法規(guī)，另一方面要掌握檔案資料編碼等高中學(xué)校檔案管理之基本技能，同時(shí)要培養(yǎng)及提高檔案管理工作者的溝通交際能力，從而推進(jìn)高中學(xué)校檔案管理工作水平整體得到提升。

2.3建章立制，規(guī)范檔案管理

高中學(xué)校應(yīng)該進(jìn)一步明確高中檔案管理工作的具體目標(biāo)，應(yīng)該按照上級(jí)部門(mén)的關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)通知精神，詳細(xì)制定出本學(xué)校檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作目標(biāo)；要進(jìn)一步明確檔案管理工作之責(zé)任范圍，尤其要明確檔案管理工作崗位的職責(zé)，實(shí)施年終考核制度；充分調(diào)動(dòng)高中學(xué)習(xí)各個(gè)部門(mén)參與、配合檔案管理工作的積極性，從而規(guī)范檔案管理，推動(dòng)檔案管理工作更上一層樓。

2.4注重檔案資料的開(kāi)發(fā)及利用

高中學(xué)校檔案管理工作一方面是對(duì)各種檔案資料的收集與管理之過(guò)程，另一方面是通過(guò)仔細(xì)、全面分析檔案資料為我們廣大教職工提供有價(jià)值的參考經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而促進(jìn)高中學(xué)校管理水平。此外，高中學(xué)校檔案管理工作者應(yīng)該樹(shù)立積極的心態(tài)，與高中學(xué)校其他部門(mén)一同梳理、加工、開(kāi)發(fā)檔案資料。針對(duì)有獨(dú)特價(jià)值的檔案資料，應(yīng)該創(chuàng)新工作思路與工作方法，多渠道、多方位匯編成小冊(cè)子供高中學(xué)校內(nèi)部參考使用與傳閱，進(jìn)而發(fā)揮出檔案資料的開(kāi)發(fā)及利用價(jià)值。

2.5靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高信息化管理水平

高中學(xué)校要充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)新時(shí)期高中學(xué)校檔案信息資源建設(shè)，把書(shū)面檔案資料進(jìn)行適當(dāng)加工成為電子文本資料，建立網(wǎng)上檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)高中學(xué)校檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案資料管理信息化與自動(dòng)化。實(shí)踐證明，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)輔助高中學(xué)習(xí)檔案管理，則可以比較方便地檢索、調(diào)整或補(bǔ)刪資料，大幅度地提升了檔案管理工作的時(shí)效性。同時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提高檔案保密性，減輕了高中檔案管理工作人員之工作強(qiáng)度。

與此同時(shí)，高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)校檔案室信息化建設(shè)，主動(dòng)探索信息化建設(shè)的方法與路子。高中學(xué)校只有構(gòu)建高效、快捷的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，才可以全方位地實(shí)現(xiàn)檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲(chǔ)到開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，從而為高中學(xué)校提供及時(shí)、準(zhǔn)確的、具有非常高的參考應(yīng)用價(jià)值的檔案信息資料，全面實(shí)現(xiàn)高中學(xué)校檔案信息資源之有效利用與共享。

3.高中學(xué)校檔案管理工作體會(huì)

筆者在管理高中學(xué)校檔案工作至今已經(jīng)有多年，也積累了一些體會(huì)：第一，檔案工作要突出本學(xué)校的特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開(kāi)發(fā)中應(yīng)注意總結(jié)本校的典型經(jīng)驗(yàn)和自己獨(dú)特的教學(xué)、科研內(nèi)容和教學(xué)方法，更好地運(yùn)用教學(xué)、科研檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。第二，檔案人員要更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。不斷提高教學(xué)、科研檔案的質(zhì)量和管理水平，更新觀念，拓寬視野，增強(qiáng)分析問(wèn)題的能力，提高編研水平，從手工操作型向?qū)W術(shù)型轉(zhuǎn)變，從而使學(xué)校的檔案管理逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化。第三，學(xué)校檔案工作要逐步從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，采用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)管理檔案，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足教學(xué)和各項(xiàng)工作需要。第四，學(xué)校應(yīng)制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制；在布臵、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)考慮做好檔案工作。第五，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。檔案人員要熟悉庫(kù)藏，主動(dòng)為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)提供利用服務(wù)。要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著檔案管理工作日益受到人們的廣泛關(guān)注，高中學(xué)校檔案管理工作的重要性不言而喻。這就要求高中學(xué)校檔案管理工作者發(fā)揮出自身的聰明才智，提高檔案管理工作意識(shí)，努力學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)，從而為提升高中學(xué)校檔案管理水平作出貢獻(xiàn)。

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