如何做好企業(yè)辦公室的行政事務管理

石燕

摘 要 本文分析了辦公室行政事務管理工作的內(nèi)涵和特性，以及現(xiàn)階段辦公室行政事務管理工作面臨的困境，在此基礎上研究了辦公室行政事務管理工作效果提升的對策。

關鍵詞 辦公室 行政事務管理工作

在企業(yè)內(nèi)部，辦公室是一個綜合、系統(tǒng)、全面的辦事機構，是進行企業(yè)文化宣傳、協(xié)調(diào)各個部門工作和對生產(chǎn)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持的關鍵部門?？梢哉f，辦公室在企業(yè)發(fā)展和變革中的重要性和地位是不言而喻的。在現(xiàn)代企業(yè)制度推行、社會發(fā)展速度加快的時代背景下，辦公室已經(jīng)逐漸地發(fā)展成為了一個綜合性服務管理機構，并有向企業(yè)核心層靠攏的趨勢。但是，從實際工作開展情況來看，辦公室行政事務不可避免地受到環(huán)境因素的影響，并遭遇到或多或少的管理困境。為此，相關人員需要思考如何去解決行政事務管理之中的現(xiàn)存困境。

一、辦公室行政事務管理工作概述

首先，我們要對辦公室行政事務管理的概念進行界定。在日常行政性事務處理之中，辦公室是一個不容忽視的場所和地點，為企業(yè)運營和發(fā)展之中各個部門的樞紐和紐帶，能夠在企業(yè)各項經(jīng)營決策的制定之中起到基礎性的數(shù)據(jù)支撐作用。在現(xiàn)代企業(yè)制度逐步深入人心的階段，辦公室已經(jīng)發(fā)展成為企業(yè)內(nèi)部重要的職能部門，對企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)、經(jīng)濟利益獲取和市場地位提升均有重要影響。

總的來說，辦公室行政事務管理具有如下特征：

（一）服務性

辦公室行政事務管理是為企業(yè)愿景和長遠發(fā)展服務的，因此其日常服務對象大多為企業(yè)高級管理層，可以說辦公室管理天然地帶有服務性屬性，日常需要處理大量繁雜的事務性工作，其工作牽涉到的部門也極其廣泛，需要隨時隨地和各個部門保持緊密的聯(lián)系。如何針對雜亂、無序、繁雜的事項進行有序穩(wěn)定的管理是每一個辦公室工作人員都要時刻思考的問題;與此同時，大量、繁復的行政事務性工作也使得工作開展面臨很大的困難。

（二）助手性

辦公室需要對上級領導部署的任務予以科學合理的實施，進而有效、穩(wěn)定地維護企業(yè)經(jīng)營秩序。首先，辦公室工作起到輔助領導的重要作用，一方面能夠為企業(yè)領導分擔工作、提供翔實的文件資料;另一方面則可以大幅度降低領導工作壓力。在長期的實踐和沉淀之后，辦公室行政事務管理部門應當成為企業(yè)信息的匯聚地。其次，辦公室工作能夠起到參謀的重要作用，辦公室行政事務管理工作能夠在第一時間內(nèi)了解到公司基層員工的想法，在上傳下達和意見溝通上能夠起到至關重要的作用。再次，辦公室行政事務性工作可以起到文化宣傳的作用，可以說辦公室是一個企業(yè)文化的匯聚和凝聚，是企業(yè)進行文化宣傳的重要窗口，也是企業(yè)對外溝通的關鍵所在。從某種情況來講，辦公室行政事務性工作決定了企業(yè)未來的發(fā)展方向，需要在執(zhí)行企業(yè)決策的過程中引起全體員工的認同和理解。

二、辦公室行政事務管理工作弊端闡述

（一）主動與被動協(xié)調(diào)的矛盾

鑒于辦公室行政事務性工作本身是一種服務屬性的工作，其在日常工作開展中需要動態(tài)、即時地發(fā)現(xiàn)自身問題并采取針對性措施予以解決，堅決不能放任問題惡化和累積。同時，辦公室行政事務性工作在開展過程中還要兼顧領導當下的心理狀態(tài)和管理意圖，以便鎮(zhèn)定自若、游刃有余地應對領導的要求，并對自身變革和改革的方向有更加清晰的認知，進而循序漸進地提升自身工作效率。但是，從目前的實際情況來看，具備戰(zhàn)略目光的辦公室可謂鳳毛麟角，大部分行政事務管理工作都停留在眼前利益的獲取上，也沒有和其他部門的工作形成妥善的協(xié)調(diào)機制。

（二）大局和小局權衡的矛盾

辦公室的行政事務管理工作是為企業(yè)內(nèi)部進行資源協(xié)調(diào)和決策支持的部門，協(xié)調(diào)成為其日常工作中必須要思考和考慮的一個重要方面。從這一層面來看，辦公室行政事務管理工作和其他工作存在本質(zhì)上的區(qū)別。新時期，辦公室行政事務管理工作要有效發(fā)展，首先要解決的是大局和小局之間的權衡問題。但是，辦公室在實際工作中往往被繁雜的事務性工作迷花了眼，缺乏對主要發(fā)展矛盾的解決和處理，最終陷入本末倒置的工作狀態(tài)。

（三）“過”和“不過”之間平衡的矛盾

在實際工作中，辦公室行政事務管理工作還需要積極履行職責的分配和策劃問題，進而為企業(yè)的決策和領導提供的數(shù)據(jù)支撐和技術支撐。在實際工作開展中，辦公室行政事務管理部門很少對各項工作進行清晰的職責劃分，對自身的工作界限也沒有清晰的認知，工作越位和工作缺位的現(xiàn)象同時存在。

三、辦公室行政事務管理工作對策分析

（一）提升工作人員服務意識

辦公室行政事務管理人員要對自己的本職工作有一個清晰的認知，在工作中堅持服務和端正的態(tài)度，提升自身服務各個部門的能力，以良好的心態(tài)應對日常繁雜的工作內(nèi)容，養(yǎng)成兢兢業(yè)業(yè)、逐步攻堅的工作習慣，并在這個過程中進行經(jīng)驗總結和積累，找到適合辦公室行政事務工作開展的最佳模式。

（二）開展行政事務管理監(jiān)督

監(jiān)督工作是為領導決策提供信息支持的前提和基礎。在新的歷史條件下，辦公室行政事務管理工作要從提升工作執(zhí)行力度、樹立各級黨委權威的方式來提升工作威信力和可靠性，將工作精力和重點向服務督查傾斜。行政督查管理之中，要注重各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證各個部門都能夠心甘情愿地接受辦公室行政事務管理工作模式。辦公室行政事務工作在新時期要實現(xiàn)對員工、基層和領導的三重服務，這意味著其需要時刻對常規(guī)的工作思路和工作思維進行挑戰(zhàn)，積極地拓展管理和服務的范圍，將解決基層發(fā)展困境和為企業(yè)發(fā)展服務作為一切工作開展的出發(fā)點。

（三）構建良好的培訓機制

第一，積極組織各種各樣的學習活動，讓辦公室行政管理人員可以接觸到最新的行政管理知識，進而提升他們的工作能力和服務企業(yè)的能力。

第二，要構筑辦公室行政事務管理人員共享學習平臺，通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡對辦公室行政事業(yè)管理人員的思想狀況予以動態(tài)把握，了解他們的職業(yè)發(fā)展動向和職業(yè)需求，把握其心理動態(tài)，積極地進行人力資源配置的優(yōu)化，將行政事業(yè)工作人員的工作潛力激發(fā)出來。

第三，提升工作人員智力能力。辦公室行政事務管理人員為企業(yè)內(nèi)部各個部門職工服務，需要根據(jù)企業(yè)當前的經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略任務、資源分配重點隨時調(diào)整自己的工作模式，這就對其智力能力提出了較高的要求。與此同時，企業(yè)行政事務性管理人員還要在工作實踐中培養(yǎng)自身的發(fā)展性眼光和戰(zhàn)略性眼光，以辯證和客觀的視角來看待工作之中存在的問題，提升對工作的把控力和預見力。除此之外，辦公室行政事務管理人員還要提升自身的人際交往能力和協(xié)調(diào)能力，與其他部門之間的工作人員形成融洽的工作氛圍，將部門打造成為一個良好的管理團隊。

（四）創(chuàng)新管理模式

在辦公室行政事務管理過程中，人是最重要的、最活躍的因素，在工作變革過程中起到直接的影響作用。為此，在辦公室行政事務管理之中，首先要構建科學合理的管理模式，用以引導員工規(guī)范工作流程和工作行為。在行政事務管理工作開展之中，要始終堅持人本思想，將職工的工作熱情和工作積極性的激發(fā)作為工作宗旨，為員工個人職業(yè)生涯提供長久規(guī)劃，使其對企業(yè)產(chǎn)生歸屬感和依賴感，進而為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻。

（五）開展辦公室行政事務信息化管理

在市場經(jīng)濟逐步深入，市場經(jīng)濟逐步步入到攻堅時期之后，企業(yè)之間的競爭態(tài)勢愈加激烈。從時代發(fā)展需求的角度來看，辦公室行政事務工作成效的提升在很大程度上依賴信息技術的運用程度。信息化技術的應用能夠?qū)⑥k公室行政事務管理人員從繁重的事務性工作中解脫出來，使其有時間去思考和探索為企業(yè)提供更加全面信息的機會，為企業(yè)未來的發(fā)展提供更具備適應性的環(huán)境。另外，辦公室行政事務管理部門還需要通過內(nèi)部管理制度的完善和內(nèi)部控制制度的實施來對分公司經(jīng)營狀況和發(fā)展狀況的把控，進而提升企業(yè)整體的運營能力和管理能力，為集團公司的戰(zhàn)略目標實現(xiàn)提供最大的支持。

總而言之，作為企業(yè)內(nèi)部看似基礎性但是作用非凡的部門，辦公室行政事務性管理工作要從信息化建設、人員素質(zhì)培養(yǎng)、提升服務意識和完善工作流程等視角進行工作創(chuàng)新，構建良好的行政事務性工作局面和氛圍。

（作者單位為金堆城鉬業(yè)集團有限公司）

參考文獻

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