研究檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用

摘 要：針對檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用，做了簡單的論述，總結(jié)了檔案信息化的應(yīng)用優(yōu)勢，提出了推進(jìn)退耕還林工程檔案管理信息化的策略，共享給相關(guān)人員參考。從退耕還林工程檔案管理實(shí)踐來說，實(shí)施檔案信息化管理，能夠提高信息處理的效率，保證信息的準(zhǔn)確性，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮著積極的作用。現(xiàn)結(jié)合具體研究進(jìn)行如下分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;退耕還林;檔案管理;檔案資源

近年來，我國各地區(qū)積極實(shí)施退耕還林工程，獲得了不錯的成效。在退耕還林工作中做好檔案管理工作，通過歸檔保存系列原始信息資料，能夠?yàn)橄嚓P(guān)建設(shè)工作的開展提供數(shù)據(jù)信息依據(jù)，發(fā)揮著積極的作用。由于退耕還林工程涉及面很廣，加之管理的復(fù)雜性很強(qiáng)，需要高質(zhì)量的檔案資料支持，進(jìn)而保障工程建設(shè)的高效推進(jìn)，因此提出實(shí)施檔案信息化管理，現(xiàn)結(jié)合具體應(yīng)用進(jìn)行分析。

一、退耕還林檔案管理工作的意義和要求

從檔案管理實(shí)施的角度來說，其具有以下優(yōu)勢：1.提高退耕還林工程管理水平。通過對工程建設(shè)全過程產(chǎn)生的問題和情況等真實(shí)記錄，為相關(guān)部門開展調(diào)查工作提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持。除此之外，還能夠?yàn)橄嚓P(guān)法律法規(guī)以及政策等的制定提供數(shù)據(jù)依據(jù)，提高退耕還林管理水平。2.為政策兌現(xiàn)提供依據(jù)。實(shí)施檔案管理，除錄工程相關(guān)信息外，為退耕還林工作檢查和驗(yàn)收等工作提供原始數(shù)據(jù)，能夠提高檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性，為政策兌現(xiàn)提供依據(jù)。3.反映廉政建設(shè)的成效。退耕還林工程的投資大，涉及到的部門較多，極易引發(fā)廉政問題。在具體實(shí)踐中推行專戶管理模式，踐行公開、公平、公正的基本原則，通過檔案的形式準(zhǔn)確記錄，能夠提高資金管理利用率。新時期，退耕還林工程檔案管理工作的開展，要求從工程建設(shè)開始之際，將農(nóng)戶的申請、委托以及退耕還林合同、自查驗(yàn)收等相關(guān)資料，嚴(yán)格按照具體要求收集、立卷和歸檔、保管，保證檔案資料的真實(shí)性以及完整性。積極探索電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理模式相融合的新型管理模式，同時提高退耕還林電子檔案信息的準(zhǔn)確性以及安全性，推動檔案管理科學(xué)化。

二、檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.信息處理能力強(qiáng)。從退耕還林檔案管理的角度來說，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工錄入模式，使用數(shù)碼相機(jī)和攝像機(jī)以及錄音設(shè)備等手段錄入信息，高效提高了檔案收集工作的效率;同時借助微縮技術(shù)與光盤技術(shù)等，提高了檔案信息的存儲量，改變了傳統(tǒng)檔案存儲占據(jù)空間大和不易貯存的現(xiàn)狀，增加了檔案資料信息的貯存量。實(shí)施的檔案信息化是借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的貯藏功能、計(jì)算功能、歸類以及統(tǒng)計(jì)功能等，替代傳統(tǒng)作業(yè)技術(shù)手段，降低了人為差錯率，提高了檔案管理工作的效率。

2.提高了信息的準(zhǔn)確性。從退耕還林工作的具體實(shí)施角度來說，政策和相關(guān)數(shù)據(jù)具有動態(tài)性特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案相關(guān)信息的及時修改，比如政策變化和土地面積變化等，確保了檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。隨著工程的不斷推進(jìn)，動態(tài)化收集檔案信息，及時更新檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供最新的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息。

3.實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享。從林業(yè)科技檔案的角度來說，其為科技資源，有很高的經(jīng)濟(jì)價值。若能夠?qū)崿F(xiàn)檔案和林業(yè)生產(chǎn)相互結(jié)合，對挖掘和實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案資源的價值，使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，有重要的意義。推行林業(yè)檔案信息化，利用計(jì)算機(jī)的功能，對檔案信息進(jìn)行編目，形成電子化檔案，利用檢索功能和查看功能等，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱，提高了檔案資源的共享程度，突破了地域局限，提高了檔案資源的開發(fā)能力以及利用率，保障了檔案資源的利用效益。

三、檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用策略

1.構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。從退耕還林檔案管理信息化的推行角度來說，若想實(shí)現(xiàn)對各類文件和圖文音像資料等的高效管理和利用，需要構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對國家政策和地形圖以及光盤資料等的管理。構(gòu)建的信息化系統(tǒng)要包括以下子系統(tǒng)：（1）退耕還林基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)的應(yīng)用，主要負(fù)責(zé)存儲和管理氣候信息和土壤類型以及人口等數(shù)據(jù)資料，以林業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施以及工程建設(shè)進(jìn)展等為主要內(nèi)容。（2）退耕還林文件查詢和匯總管理系統(tǒng)。在實(shí)際應(yīng)用中利用此系統(tǒng)，對綜合性材料進(jìn)行管理，包括退耕還林方針政策和地方性法規(guī)等。（3）退耕還林信息實(shí)時管理系統(tǒng)。主要內(nèi)容包括退耕還林?jǐn)?shù)據(jù)查詢功能、面積計(jì)算功能模塊、檢查驗(yàn)收功能模塊、錢糧兌現(xiàn)功能模塊等，實(shí)現(xiàn)對歷史資料和現(xiàn)狀資料的動態(tài)化管理。

2.更新管理工具和方式。從退耕還林工作實(shí)際來說，如何鞏固既得成果是后續(xù)管理工作的重點(diǎn)。實(shí)施檔案信息化，對各類具有利用價值的工程原始資料，以電子化形式存儲和管理，進(jìn)而為后續(xù)管理的開展提供支持。若想保證檔案資料的利用價值，需要做好原始資料的采集和管理工作。一般來說，小班檔案以外業(yè)調(diào)查野賬為主;工程設(shè)計(jì)資料主要包括小班位置示意圖和工程設(shè)計(jì)圖等;文件主要包括國家政策和林業(yè)局工作會議等資料。為了能夠高效管理上述檔案資料，助力檔案信息化的實(shí)施，提高檔案管理水平，要注重更新管理工具和方式。采取以下措施：（1）科學(xué)組卷。在組卷記錄工作實(shí)踐中，要做好案卷相關(guān)記錄工作，包括案卷號和保管期限以及卷內(nèi)張數(shù)等。（2）結(jié)合檔案信息化管理的實(shí)際需求，配置微機(jī)和掃描儀以及檔案柜等，采取數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化管理模式，實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理。

3.加大基礎(chǔ)投入力度。退耕還林檔案信息化的推行，需要加大信息化建設(shè)的投入力度。具體內(nèi)容如下：（1）加強(qiáng)硬件建設(shè)的投入力度。在退耕還林檔案管理工作中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，輔助林業(yè)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)一鍵查詢和一次輸入多次使用功能。開展信息化建設(shè)時，要配置相應(yīng)的硬件設(shè)備，比如掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等。這需要投入相應(yīng)的資金，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施。（2）開發(fā)或者直接購買應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。實(shí)施退耕還林檔案信息化管理，除了需要硬件設(shè)備的支持外，還需要應(yīng)用軟件以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等的支持。這需要加大系統(tǒng)研發(fā)力度，或者直接購買，升級信息化系統(tǒng)，為退耕還林檔案信息化的實(shí)施提供支持。（3）做好人才培養(yǎng)。若想要保證退耕還林檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要注重專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，打造高素質(zhì)工作人員隊(duì)伍，使其能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)手段，保證檔案信息化的實(shí)施效率和質(zhì)量。檔案管理人員除了要具備扎實(shí)的理論知識外，還要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，發(fā)揮檔案信息化管理的功能作用，提高檔案資源的利用率。（4）從檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)角度來說，其是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上，若想不斷提高現(xiàn)代化水平，那么必須要提高標(biāo)準(zhǔn)化水平。在具體實(shí)踐中，從硬件設(shè)備的配置到檔案數(shù)據(jù)的處理等方面，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，保證檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一，提高檔案資源的共享率。

四、結(jié)語

綜上所述，退耕還林檔案信息化的實(shí)施，對提高檔案管理水平，提升檔案資源利用率，有重要的意義。若想發(fā)揮檔案信息化的作用，要做好相關(guān)的把控。在具體實(shí)踐中采取以下措施：構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng);更新管理工具和方式;加大基礎(chǔ)投入力度。

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作者簡介：王道路（1990-）布依族，貴州望謨?nèi)?，本科，林業(yè)助理工程師，從事退耕還林工程管理工作。