基于人力資源和成本管控的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)機(jī)制研究

要佳 劉超

【摘 要】近年來(lái)，企業(yè)越來(lái)越重視信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)，推行企業(yè)信息化能夠使企業(yè)獲得更多的內(nèi)在發(fā)展動(dòng)力，產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。文章研究信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的影響因素，重點(diǎn)關(guān)注人力資源和成本對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的影響。建立高效的人力資源團(tuán)隊(duì)及成本管控機(jī)制，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性，規(guī)避人員及成本造成的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，減少成本超支和浪費(fèi)，確保信息系統(tǒng)項(xiàng)目的順利實(shí)施。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)項(xiàng)目;人力資源;成本管理

【中圖分類號(hào)】TP315 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）10-0252-02

企業(yè)信息化建設(shè)是促進(jìn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)轉(zhuǎn)型的重要舉措，以“兩化深度融合”“智能制造”“互聯(lián)網(wǎng)+”為方向，大力推進(jìn)企業(yè)信息化，對(duì)國(guó)家的信息化建設(shè)及促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。目前的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理已經(jīng)從粗線條的項(xiàng)目立項(xiàng)、節(jié)點(diǎn)跟蹤、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)審核，發(fā)展到更加精細(xì)化的過(guò)程控制，包括各個(gè)項(xiàng)目階段的審核、過(guò)程審計(jì)及成熟的管理方法論等[1-2]。多數(shù)信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施“項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制”的管理模式，對(duì)其所負(fù)責(zé)的整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全程監(jiān)督[3]。信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功率不高的原因有很多，除了項(xiàng)目的需求不明確、項(xiàng)目的計(jì)劃不清楚、公司的支持不到位等原因外，更多的是人力資源和成本管控沒(méi)有到位。

本文從人力資源和成本管控兩個(gè)方面提出相應(yīng)的工作機(jī)制，從項(xiàng)目的人力資源和成本管理入手，按照項(xiàng)目特點(diǎn)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、制定項(xiàng)目預(yù)算，組建高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有效地管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，控制項(xiàng)目成本。通過(guò)這一系列的舉措，大幅提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體績(jī)效，有效保證項(xiàng)目的最終交付和價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

1 信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的影響因素

信息系統(tǒng)項(xiàng)目是根據(jù)目標(biāo)用戶的需求，選擇最優(yōu)的技術(shù)和產(chǎn)品進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，將各個(gè)分離的“信息孤島”連接成為一個(gè)完整、可靠、經(jīng)濟(jì)和有效的整體，且彼此間能協(xié)調(diào)工作，發(fā)揮整體效益，達(dá)成整體優(yōu)化的目的。

根據(jù)PMI的項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK指南）[4]，將項(xiàng)目管理劃分為五大過(guò)程組及十大知識(shí)領(lǐng)域，包括啟動(dòng)過(guò)程組、規(guī)劃過(guò)程組、執(zhí)行過(guò)程組、監(jiān)控過(guò)程組及收尾過(guò)程組;在十大知識(shí)領(lǐng)域中，項(xiàng)目整合管理及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿項(xiàng)目始終，項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本是項(xiàng)目管理的三大基準(zhǔn)，此外還有質(zhì)量、資源、采購(gòu)、相關(guān)方和溝通管理。本文主要討論信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的成本管理及人力資源管理。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理主要包括規(guī)劃成本管理、估算項(xiàng)目成本、制定項(xiàng)目預(yù)算和控制成本。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的人力資源管理主要包括規(guī)劃人力資源管理、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理團(tuán)隊(duì)。

2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)機(jī)制

2.1 編制科學(xué)合理的人力資源和成本的管理計(jì)劃

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)初期，參考項(xiàng)目管理計(jì)劃，識(shí)別和記錄項(xiàng)目角色、職責(zé)、所需技能、報(bào)告關(guān)系等，編制人員配備管理計(jì)劃，包括人員進(jìn)入和遣散的時(shí)間安排、需要進(jìn)行的培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)的策略、針對(duì)項(xiàng)目成員或團(tuán)隊(duì)的認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、對(duì)公司的影響等。針對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特殊需求，配備各級(jí)別、各專業(yè)的人才，業(yè)務(wù)專家的支持也應(yīng)列在內(nèi)（如圖1所示）。在建立人員規(guī)劃計(jì)劃的同時(shí)，進(jìn)一步完善信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的管理計(jì)劃，詳細(xì)描述如何規(guī)劃、安排、控制項(xiàng)目成本（如圖2所示）。組織相關(guān)人員參與信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理計(jì)劃的討論，反復(fù)溝通，修改完善，最終確定人力資源管理計(jì)劃和信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理計(jì)劃，明確職責(zé)定義、人員配備，完備信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理。

2.2 組建高效的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)

為了開(kāi)展信息系統(tǒng)項(xiàng)目活動(dòng)，需要確認(rèn)資源的可用情況，選擇信息系統(tǒng)項(xiàng)目成員并分配職責(zé)，最終組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。根據(jù)信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度活動(dòng)的關(guān)鍵路徑進(jìn)行資源評(píng)估，確定在什么時(shí)候需要什么樣級(jí)別的人員及數(shù)量。結(jié)合公司的人員現(xiàn)狀，選擇合適的項(xiàng)目成員，與職能經(jīng)理進(jìn)行談判，爭(zhēng)取到合適的人員，并確保能夠在項(xiàng)目期間保持人員穩(wěn)定。對(duì)于必需的專業(yè)人才不在本地的情況，采用虛擬團(tuán)隊(duì)的方式進(jìn)行管理。信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員確定后，編制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通訊錄，明確角色和職責(zé)，更新資源日歷，明確人員可用性和時(shí)間限制，以便于完善信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。

2.3 制定切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制

信息系統(tǒng)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建設(shè)是重中之重。通過(guò)有效的手段，加深團(tuán)隊(duì)間的信任感，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。在信息系統(tǒng)項(xiàng)目收尾階段，組織大家進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，加強(qiáng)相互之間的理解，改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作。同時(shí)，建立認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效好的團(tuán)隊(duì)成員，提振士氣。獎(jiǎng)勵(lì)可以是有形的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，比如在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃內(nèi)完成既定工作，設(shè)置項(xiàng)目階段獎(jiǎng)金;也可以是無(wú)形的精神獎(jiǎng)勵(lì)，比如對(duì)于績(jī)效好的成員給予額外榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀之星、深造培訓(xùn)機(jī)會(huì)等。

參照馬斯洛五個(gè)需求理論[5]，建立有效的激勵(lì)機(jī)制（如圖3所示）。在了解項(xiàng)目成員的職業(yè)規(guī)劃及愿景的情況下，根據(jù)每名項(xiàng)目組成員設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，有效地調(diào)動(dòng)成員的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。只有信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一位成員充分發(fā)揮自己的作用，做好本職同時(shí)相互協(xié)作，進(jìn)度、質(zhì)量、成本才有保障，才能有效地提升整體項(xiàng)目績(jī)效。

2.4 建立以人為本的成本管控機(jī)制

緊抓績(jī)效、控制成本，提高執(zhí)行力，引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員從忙碌導(dǎo)向到效率導(dǎo)向。定期更新工作績(jī)效報(bào)告，跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)，并提供反饋意見(jiàn)，解決團(tuán)隊(duì)成員及信息系統(tǒng)項(xiàng)目上的問(wèn)題，建立以人為本的成本管控機(jī)制。

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，利用掙值管理（EVM）進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效的監(jiān)測(cè)，以及項(xiàng)目完工估算（EAC）的預(yù)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。掙值管理（EVM）是把項(xiàng)目范圍、進(jìn)度和資源績(jī)效綜合考慮，以評(píng)估項(xiàng)目績(jī)效和進(jìn)展的方法[6]。項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)通過(guò)比較掙值EV與實(shí)際成本AC、計(jì)劃成本PV之間的關(guān)系得出當(dāng)前的項(xiàng)目績(jī)效情況：成本績(jī)效指數(shù)CPI=EV/AC<1，成本超支;進(jìn)度績(jī)效直屬SPI=EV/PV<1，進(jìn)度落后。依照當(dāng)前成本偏差一直持續(xù)（典型偏差），通過(guò)完工預(yù)算BAC預(yù)測(cè)完工估算EAC=BAC/CPI。在此情況下，項(xiàng)目經(jīng)理與團(tuán)隊(duì)組織專題會(huì)議討論、分析該問(wèn)題，尋找原因。針對(duì)進(jìn)度落后的情況進(jìn)行趕工、或資源平衡，提交人力資源變更申請(qǐng)，在批準(zhǔn)后，調(diào)換更資深的技術(shù)人員替換，及時(shí)進(jìn)行人力資源計(jì)劃的更新和成本計(jì)劃的更新。掙值分析如圖4所示。

3 結(jié)論

本文通過(guò)建立有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和成本管控機(jī)制，借助項(xiàng)目管理的理論知識(shí)體系，進(jìn)行規(guī)范化的項(xiàng)目管理，立標(biāo)準(zhǔn)、跟進(jìn)度、管階段、控偏差、審交付，加強(qiáng)過(guò)程控制力，進(jìn)而提升項(xiàng)目的質(zhì)量和成功率。

參 考 文 獻(xiàn)

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[3]張衡.基于信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)特點(diǎn)的人力資源管理對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2018，330（13）：68-70.

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