科技項目檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

彭靖

【摘 要】檔案管理是科技項目管理中的重要組成部分，不僅能夠?qū)萍柬椖康闹R資源和信息資源進(jìn)行收集和保護(hù)，而且能夠促進(jìn)科技項目的轉(zhuǎn)化、經(jīng)營、管理等活動的有效開展，有助于科技項目的創(chuàng)新和發(fā)展。文章從科技項目檔案管理的基本原則及制度建設(shè)入手，闡述了新時期科技項目檔案工作中存在的一些現(xiàn)實(shí)問題，并系統(tǒng)分析了我國科技項目檔案管理工作的優(yōu)化途徑，提出了強(qiáng)化科技項目檔案的歸檔工作、完善科技項目檔案管理人員配置、提升管理人員專業(yè)水平等意見和建議。

【關(guān)鍵詞】科技項目;檔案管理;優(yōu)化途徑

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）10-0144-02

0 引言

科技項目是新時代科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要保障，是日常科技管理工作過程中形成的具有保存價值的文件資料。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，實(shí)施科技項目更加重要，而科技項目檔案能幫助科技管理工作變得更明晰、更高效，為技術(shù)開發(fā)、科技資金規(guī)劃與利用、知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)察、科技成果轉(zhuǎn)化等工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)的資料參考，為區(qū)域科技發(fā)展、科技政策規(guī)劃等工作提供了可靠依據(jù)?？萍柬椖抗芾硪裱韵碌脑瓌t：①科技項目檔案管理規(guī)范原則?？萍柬椖繖n案管理必須具備規(guī)范性，包括科技檔案收集規(guī)范、歸檔規(guī)范、電子檔案制作規(guī)范、檔案調(diào)用規(guī)范等。②科技項目檔案管理安全原則。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，科技項目檔案管理的方式和介質(zhì)更為多樣化、便捷化，但是檔案電子化的同時，也會帶來安全性的隱患，所以在管理檔案時必須注意其存在的問題，首先是保存介質(zhì)的時效性、保存格式的加密性，以確保信息足夠安全。其次對檔案進(jìn)行調(diào)取和查詢的時候也要注意安全性，特別是重大科技項目涉及的核心技術(shù)信息，可能關(guān)系到國家安全。③科技項目檔案管理效益原則。科技項目檔案管理的效益原則指的是通過分析科技項目檔案信息可以為行業(yè)和區(qū)域科技項目整體發(fā)展和創(chuàng)新提供助力，體現(xiàn)出檔案管理的效益。同時，科技項目是國家、地方、企業(yè)等主體投入了大量的人力、物力完成的，并產(chǎn)生了科技成果，對其檔案妥善保管收藏也是檔案效益的重要體現(xiàn)。

1 科技項目檔案管理普遍存在的問題

（1）重視程度不足。目前，大部分的科技項目檔案并沒有得到應(yīng)有的重視，基本都由基層科技管理部門進(jìn)行兼職管理，而基層的科技管理部門通常還有固定考核指標(biāo)，不能將主要精力放在檔案管理上，而檔案管理又是需要花費(fèi)大量時間、精力，所以在權(quán)衡之下，必然會相對忽視科技項目檔案管理的相關(guān)工作，導(dǎo)致相關(guān)工作不夠完善。

（2）科技項目歸檔存在問題?？萍柬椖繗w檔開展不順利是科技項目檔案管理存在的最主要的問題。很多科技項目在執(zhí)行過程中，對項目歸檔不夠重視，造成檔案無法被有效收集，例如項目執(zhí)行的經(jīng)營情況、產(chǎn)品的設(shè)計圖紙、專利申報信息、項目的人員信息等資料的缺失，對檔案的完整性和全面性有著嚴(yán)重影響，還會降低檔案質(zhì)量，甚至有些地區(qū)完全忽視了科技項目的檔案收集存儲。

（3）管理人手不足，專業(yè)程度較低。由于重視程度不足，檔案管理通常不會配備專職管理人員進(jìn)行管理，都是由基礎(chǔ)科技部門的工作人員兼任，只能負(fù)責(zé)基礎(chǔ)的收集和普通查閱，而專業(yè)的檔案管理則需要進(jìn)行完整甄別、有效檢索、數(shù)據(jù)對比等工作，只有這樣，才能完整地發(fā)揮檔案的真正作用。但是在實(shí)際操作中，由于科技項目執(zhí)行方通常由企業(yè)擔(dān)任，抽調(diào)人員組建項目組，完成科技研發(fā)后項目組則解散，只進(jìn)行了簡單的項目資料交接，而項目的管理方只是被動接受資料和進(jìn)行存檔，沒有專職人員進(jìn)行完整性鑒別、歸檔，所以造成了檔案材料零散、缺失，導(dǎo)致信息難以被準(zhǔn)確統(tǒng)計和使用。

（4）管理方法滯后。在很多基層科技部門，科技項目的檔案仍然在使用紙質(zhì)版進(jìn)行存檔和管理，一旦存留時間較長就會由于管理人員調(diào)動、保管不嚴(yán)格、保存環(huán)境惡劣等因素，導(dǎo)致項目檔案缺乏完整性。此外，由于缺乏專業(yè)的檔案管理，檔案的各種調(diào)閱權(quán)限松散混亂，隨意移交、隨意使用，不重視檔案手續(xù)辦理，對檔案的歸檔、整理、檢閱等操作都比較粗放，沒有編寫，或者只有簡略編寫卷宗目錄等。這些過于滯后的管理方法，給檔案管理工作帶來了很多的問題，對科技項目的推進(jìn)、統(tǒng)計、管理等造成了很大的困擾。

（5）利用率較低。一套完善的區(qū)域科技項目檔案從理論上來說，可以幫助科技管理部門制定區(qū)域科技發(fā)展方向、科技策略，為技術(shù)開發(fā)與研究經(jīng)費(fèi)政策的制定提供依據(jù)。但是，在實(shí)際操作上，很多地方還是沒有轉(zhuǎn)變認(rèn)識，只是對檔案進(jìn)行簡單的保存和管理，很少利用科技項目檔案提升科技管理能力，相關(guān)的檔案工作基本處于被動狀態(tài)，信息利用率極低。

2 科技項目檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（1）重視科技項目檔案管理工作，強(qiáng)化科技項目檔案的管理意識。科技項目的檔案管理對區(qū)域科技發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，科技項目檔案越完善，科技管理越準(zhǔn)確。所以，無論是頂層科技管理部門還是基礎(chǔ)科技管理部門都應(yīng)該加大投入資金，完善人員配置，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，改革管理模式，提升檔案管理水平，將檔案管理納入常態(tài)考核，使檔案管理工作全面深入地開展，從而更為有效地幫助區(qū)域科技發(fā)展和政策制定。具體來說，一是引進(jìn)更多的專業(yè)化檔案管理人才，并加強(qiáng)對從事相關(guān)工作的人員培訓(xùn)。二是根據(jù)實(shí)際需求，完善硬件配置，包括檔案館、查閱室的場地建設(shè)，以及配備檔案柜、監(jiān)控設(shè)備、保護(hù)設(shè)備、電子信息終端、掃描儀等。三是要結(jié)合科技管理的特殊性，完善科技檔案管理的各項規(guī)章制度，使相關(guān)的管理、檢索、借閱等環(huán)節(jié)都有章可循。

（2）強(qiáng)化科技項目檔案的歸檔工作。隨著科技的發(fā)展，各類科技項目變得越來越復(fù)雜，項目的數(shù)量和種類也大量增加，這給本就較為困難的歸檔工作提出了更高的要求。所以在進(jìn)行檔案收集時，需要進(jìn)行更加精細(xì)化的操作，包括技術(shù)背景、技術(shù)路線、技術(shù)指標(biāo)、研發(fā)團(tuán)隊、發(fā)展計劃等進(jìn)行全面的歸檔，提升檔案的精準(zhǔn)性、規(guī)范性。這一方面需要項目承擔(dān)企業(yè)配合提供材料，另一方面也需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行歸集、甄別及完整性檢驗(yàn)。

（3）完善科技項目檔案管理人員配置，提升管理人員專業(yè)水平。科技項目的檔案管理是一項工作量很大、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅要求有足夠的人員團(tuán)隊支持檔案工作，而且人員也需要有相對較高的專業(yè)素養(yǎng)。一般來說，越是基層的科技項目檔案越繁雜，所以要從兩個方面推進(jìn)相關(guān)工作：一是組建好檔案管理團(tuán)隊，不能只是臨時抽調(diào)人員負(fù)責(zé)暫時性的管理工作，也不合適讓本身工作繁忙的基層管理人員兼任相關(guān)工作，最好能夠組建一個專門的團(tuán)隊，長期穩(wěn)定地負(fù)責(zé)科技項目檔案管理。二是加大對團(tuán)隊人員的培訓(xùn)力度，讓團(tuán)隊學(xué)習(xí)好專業(yè)的檔案管理知識，開展更多的行業(yè)交流，了解相關(guān)規(guī)章制度，使團(tuán)隊的檔案管理水平穩(wěn)步提高。

（4）強(qiáng)化科技項目檔案管理，提升科技項目檔案質(zhì)量。隨著科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)逐步被納入檔案管理的工作流程，成為檔案管理必不可少的工具。在現(xiàn)代化的檔案管理中，無論是歸檔整理、信息加工、錄入存儲、索引編碼等，都離不開信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而在科技項目檔案的信息化管理中，要注意加強(qiáng)以下幾個方面的工作：一是注意科技檔案的類別索引和時間排序，要根據(jù)區(qū)域科技發(fā)展情況構(gòu)建出本地科技項目樹，科技管理人員通過調(diào)閱和對比可以便捷地了解發(fā)展情況，以便制定出符合轄區(qū)情況的科技政策，加強(qiáng)長處，補(bǔ)足短處，整體提升轄區(qū)科技水平。二是保證科技項目檔案的完整性，由于科技項目的特殊性，檔案中包羅萬象，所以在歸檔整理的過程中，需要對每個檔案進(jìn)行細(xì)化分類，建立關(guān)鍵索引，甄別每一個檔案中的技術(shù)細(xì)節(jié)和完整性，以便調(diào)用的時候能進(jìn)行項目復(fù)盤和技術(shù)還原。三是制定好科技項目管理規(guī)程，加強(qiáng)檔案的調(diào)用跟蹤。保證檔案的每一次使用都有跡可循，每一次交接都有交接記錄，保證檔案完整，避免遺失。在強(qiáng)化科技項目檔案管理的同時，也不能忽略其安全性，特別是在引入信息化技術(shù)后，安全要求也隨之變高。在信息化檔案管理的條件下，科技項目檔案安全性提升主要包括以下幾個內(nèi)容：一是要加強(qiáng)科技項目檔案的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，在檔案庫房加裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火設(shè)備，檔案服務(wù)器要做好地址保密，構(gòu)建軟硬件防火墻，使用專線連接，以及添置防雷擊、防靜電設(shè)備。二是做好檔案的備份，例如建立服務(wù)器云備份，冗余存儲陣列，同時要保證電子檔案和紙質(zhì)檔案雙存檔，以便不時之需。三是提升檔案管理技術(shù)，不斷完善檔案管理制度和使用流程，對檔案的調(diào)閱人員建立合理的分級規(guī)則，針對不同的人群設(shè)定不同的權(quán)限，確保信息的保密性。

（5）構(gòu)建科技項目數(shù)字檔案館，提升科技項目檔案管理利用率。在做好科技項目檔案管理基礎(chǔ)工作的同時，提升檔案的利用率也是檔案工作的一個重要方面。而構(gòu)建好科技項目數(shù)字檔案館就是提升檔案的利用率的一個最重要的手段，盡管前期投入的人力、物力較大，但是建成后能極大地提升檔案的利用率。首先，所有檔案經(jīng)過細(xì)致的編碼索引，歸入了界面友好的數(shù)據(jù)庫，可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的對比、計算、調(diào)用。其次，數(shù)字化信息的真實(shí)可靠，不會隨著時間的推移出現(xiàn)遺失、損壞、模糊等問題，能夠長期保存使用。再次，數(shù)字化后的檔案能方便地進(jìn)行量化處理，形成清晰的圖像、曲線，方便科技管理部門理清科技脈絡(luò)，制定出更符合實(shí)際的政策。并且，應(yīng)用智能化技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)一張圖管理，無論是科技成果轉(zhuǎn)化、科技項目發(fā)布還是調(diào)閱產(chǎn)業(yè)科技信息，都能通過簡單的點(diǎn)擊了解詳細(xì)情況，方便管理。

3 結(jié)論

綜上所述，為推進(jìn)科技項目檔案管理，保證相關(guān)檔案資源得到充分利用，科技部門的管理者應(yīng)該注意到當(dāng)前存在的問題，增強(qiáng)對科技項目檔案管理的重要性的認(rèn)識，積極采取措施，開拓創(chuàng)新，運(yùn)用好現(xiàn)代化的管理模式和信息技術(shù)，提升科技項目檔案的管理水平，為區(qū)域科技發(fā)展提供堅實(shí)的保障。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]于雪蓮.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（3）.

[2]李翠.檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析[J].才智，2019（4）.

[3]樂梅.淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策 [J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）.

[4]羅衛(wèi)民.探討檔案管理工作存在的問題及對策[J].智庫時代，2019（4）.

[5]蒲明桂.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）.