淺談保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對(duì)策

陳霞

摘 要：我國(guó)的檔案管控事業(yè)在進(jìn)入到全新的發(fā)展時(shí)期之后形成了很多新的進(jìn)展，在新型檔案管理工作模式中，檔案安全問題與其他類型的管理風(fēng)險(xiǎn)問題被解決，為了更好地發(fā)展檔案管理事業(yè)，管理者需要結(jié)合檔案管理工作的不足之處，調(diào)整管理手段，并加大對(duì)特殊檔案材料的處理工作，在形成保管檔案程序時(shí)要注意解決檔案保密問題。本文探討檔案保密管理工作的實(shí)際價(jià)值，并提供管理對(duì)策。?

關(guān)鍵詞：保密問題;檔案保管程序;重要意義;管理對(duì)策

信息化的檔案管理模式幫助各個(gè)檔案管理結(jié)構(gòu)提升了檔案管理的實(shí)際效率，檔案管理者在處理各類繁雜的檔案文件時(shí)也不會(huì)輕易出現(xiàn)差錯(cuò)。而開發(fā)化的檔案保管程序在帶來一些便捷之處的同時(shí)，也將一些新的風(fēng)險(xiǎn)因素融入到檔案管控系統(tǒng)中，其中保密問題給保管檔案的工作帶去的影響最直接。落實(shí)保管檔案的工作時(shí)，檔案管理者必須清晰認(rèn)知各種檔案保密要求，本文結(jié)合保管程序建設(shè)需求，探討解決檔案保密問題的科學(xué)途徑。

1 檔案保密工作的重要意義

在保管程序中管理檔案文件，可以使保管檔案的工作變得更加合理化，數(shù)據(jù)化時(shí)代降臨之后，檔案材料也被以數(shù)據(jù)化的方式處理，管理者可通過運(yùn)用電腦等信息化設(shè)備來直接查詢與使用檔案文件材料，甚至可以將一些檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，檔案的應(yīng)用價(jià)值被最大化地開發(fā)，用戶了解檔案信息的工作隨之變得更加便捷化，但是如果檔案管理機(jī)構(gòu)的安全防護(hù)沒有做好，檔案信息有可能會(huì)產(chǎn)生被竊取的情況，檔案安全會(huì)受到影響，用戶的隱私安全也不能被保障。

消除檔案保管環(huán)節(jié)中的保密問題之后，大量的檔案材料可被更加安全地存儲(chǔ)，用戶可以對(duì)檔案機(jī)構(gòu)持有更高的滿意度，保管過程中的問題也能夠被直接消除掉，一些特殊文件的使用價(jià)值也不會(huì)受到影響。管理者通過各種保密措施保持檔案材料的完整性時(shí)，不僅要做好信息安全保護(hù)工作，還要通過監(jiān)督體系來保護(hù)檔案材料，全面消除現(xiàn)有檔案材料保管過程中的保密問題。

2 保密管理工作幾點(diǎn)建議

2.1 強(qiáng)化庫(kù)房管理工作

管理絕密類型的檔案時(shí)，需要先將庫(kù)房管理工作做好，通過優(yōu)化檔案管理庫(kù)房來改進(jìn)檔案保密管理的工作條件，消除檔案所處的環(huán)境的安全隱患。

檔案具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，檔案是一種記錄，記載社會(huì)的發(fā)展過程，人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容，歸納歷史的發(fā)展規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案是社會(huì)財(cái)富，是國(guó)家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，而最合適保管檔案的場(chǎng)所就是檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來的，具有保存價(jià)值，也是按照機(jī)關(guān)單位的檔案管理實(shí)際要求而設(shè)立的，具有現(xiàn)實(shí)作用。

在保管檔案的時(shí)候，首先，一定要清楚檔案的內(nèi)容、價(jià)值、和保存期限，我國(guó)現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國(guó)家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，部分單位在保管檔案的時(shí)候，隨意的把檔案庫(kù)房設(shè)立在單位樓內(nèi)，辦公樓里的最底層就不應(yīng)該設(shè)立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護(hù)檔案;其次，還要注意檔案庫(kù)房合理規(guī)劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設(shè)要符合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定;然后，要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報(bào)警機(jī)制，以防止檔案被盜;最后要強(qiáng)調(diào)是，檔案庫(kù)房管理者制度要嚴(yán)格，各個(gè)崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)。

2.2 做好保密期限設(shè)定工作

根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案保密和檔案保管是兩個(gè)不同的概念，在檔案工作中，經(jīng)常會(huì)遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用，檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實(shí)作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發(fā)展進(jìn)程，是國(guó)家的文化財(cái)富，具有歷史作用，檔案保存工作也是本單位的實(shí)際需要，具有現(xiàn)實(shí)意義。

檔案保密原則是國(guó)家秘密的重點(diǎn)，國(guó)家秘密在確定的期限內(nèi)，是受國(guó)家法律保護(hù)，是具有法律效力的，國(guó)家有關(guān)規(guī)定，檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來制定，有相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)以及保密標(biāo)準(zhǔn)，但是，在我國(guó)，在當(dāng)前環(huán)境下，我國(guó)現(xiàn)有的法律法規(guī)有時(shí)限，產(chǎn)生的法律效力也有限，因此，我國(guó)會(huì)遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況， 所以，針對(duì)這種情況，同時(shí)具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位，要對(duì)檔案館規(guī)劃設(shè)計(jì)。

2.3 完成檔案分類工作

面對(duì)內(nèi)容繁雜、數(shù)量極多的檔案材料時(shí)，管理者首先需要進(jìn)行分類管理工作，對(duì)檔案材料的重要程度加以區(qū)分，以檔案材料的內(nèi)容來劃分檔案的保密等級(jí)，針對(duì)絕密檔案這種核心檔案，考慮到其對(duì)于國(guó)家與人民的重要意義，需要極為慎重地管理這種檔案，不可輕易開放檔案信息，必須要同時(shí)增設(shè)訪問權(quán)限的方法來保護(hù)絕密類型的檔案。指派管理絕密類型的檔案文件的工作人員需要保持較高的素質(zhì)，絕密型檔案的內(nèi)容廣泛，機(jī)密要求等級(jí)高，管理者不僅要具有基本的管理檔案的能力，還必須有一定的責(zé)任心與職業(yè)道德素養(yǎng)。管理結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將普通檔案與絕密檔案分開，針對(duì)保密要求不同的檔案材料，可使用具有針對(duì)性的管理方法，在檔案室中使用防盜設(shè)備、保險(xiǎn)鎖以及保險(xiǎn)柜等，給絕密型檔案創(chuàng)造良好的管理?xiàng)l件。

對(duì)保密要求嚴(yán)格的絕密檔案展開日常管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照管理規(guī)范來銷毀、移出以及查閱檔案材料，查閱與使用檔案時(shí)必須要經(jīng)過審核環(huán)節(jié)，不可出現(xiàn)擅自查閱的情況，通過這種管理方式可以保障絕密檔案的安全性。

檔案在借閱利用中，管理人員要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，善于推測(cè)其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。對(duì)于某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷、撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線、翻書沾口水、折疊書等不良習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒，建立法制的檔案管理的新秩序。

結(jié)束語(yǔ)

本文以保密問題為研究核心，探討了保管檔案的相關(guān)工作，檔案管理者可以通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督工作來消除管理環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)問題，科學(xué)保管檔案，根據(jù)檔案文件的不同保管要求來選用合適的保管方法。利用信息網(wǎng)絡(luò)完成管理檔案的工作任務(wù)時(shí)，必須要將管理與監(jiān)督檔案兩項(xiàng)工作結(jié)合展開，使檔案保管程序能夠保持合理化的運(yùn)行狀態(tài)，在后續(xù)的檔案管理程序優(yōu)化活動(dòng)中，管理者還需結(jié)合其他的檔案保管問題繼續(xù)展開研究，確保檔案管理合理合規(guī)。

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