聲像檔案的信息化管理探析

王磊

摘 要：聲像檔案即是相關(guān)單位、社會組織或者企業(yè)在進(jìn)行各項業(yè)務(wù)活動的過程中逐漸形成的具有較高保存利用價值的照片、影片、錄音、視頻等各種載體的以影像和聲音為主，輔助文字說明的客觀記錄。聲像檔案是單位日常經(jīng)營管理活動中形成的非常重要的檔案資源。在實際的工作中了解到，聲像檔案的開發(fā)利用工作和科學(xué)管理，促進(jìn)聲像檔案管理信息化建設(shè)，是一個值得深入研究的課題。本文分析了聲像檔案信息化管理的必要性及現(xiàn)狀，并提出了聲像檔案信息化管理的對策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;信息化管理;對策

聲像檔案和過去的文字信息檔案比起來，在現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展的今天，其直觀形象的特征更加凸顯。不同于過去的普通文字檔案，也與早期聲像檔案中的錄音、錄像帶等材料不同，現(xiàn)階段以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為支撐的聲像檔案表現(xiàn)出更加突出的數(shù)字化特點，即是對實物載體的依賴性進(jìn)一步降低，對信息技術(shù)“云”存儲空間的依賴性有所提升。所以，聲像檔案的信息化建設(shè)對于提升檔案管理工作效率而言至關(guān)重要，也是實現(xiàn)聲像檔案科學(xué)化規(guī)范化發(fā)展的有效途徑。

一、聲像檔案信息化管理的必要性

首先，促進(jìn)聲像檔案的信息化管理是未來的必然發(fā)展趨勢?，F(xiàn)階段，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展與持續(xù)創(chuàng)新，各個行業(yè)的經(jīng)營管理工作已經(jīng)越來越強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)，檔案管理亦是如此，因此促進(jìn)聲像檔案的信息化建設(shè)是計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的必然需要，也是檔案管理工作與時俱進(jìn)的客觀要求。其次，聲像檔案信息化建設(shè)能夠在很大程度上降低單位其他資源的使用，減少檔案數(shù)據(jù)信息所占的存儲空間。聲像檔案借助于圖片、音視頻等載體，能夠非常直觀形象的還原現(xiàn)場，表現(xiàn)出非常重要的開發(fā)利用價值。聲像檔案依靠計算機(jī)信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字版，能夠直接存儲到光盤或硬盤等介質(zhì)內(nèi)，同時還能夠利用目前較為普遍的云盤技術(shù)，直接將檔案數(shù)據(jù)存儲與網(wǎng)絡(luò)平臺中，不但能夠降低存儲空間，也有效減少了資源的消耗。最后，聲像檔案信息化建設(shè)有助于更加高效的對檔案信息數(shù)據(jù)實施檢索，近年來各單位對于聲像檔案的開發(fā)利用需求日益增大，各種活動、會議等聲像檔案材料也逐漸增多，依靠計算機(jī)技術(shù)實施數(shù)字化處理，能夠幫助檔案使用者更加高效的對檔案資源進(jìn)行檢索，不但有效節(jié)省了資料收集、統(tǒng)計以及對比的時間，也有助于后期的開發(fā)和管理工作[1]。

二、聲像檔案管理現(xiàn)狀分析

近年來，各單位在聲像檔案的信息化建設(shè)過程中即便積累了一定的經(jīng)驗，取得了顯著的成效，然而從檔案管理工作的整體情況而言，聲像檔案資源的重要性認(rèn)識還需要進(jìn)一步提升，聲像檔案信息化管理程度還需要逐漸深入，聲像檔案資源的收集、存儲和傳輸?shù)裙ぷ餍枰訌?qiáng)。從現(xiàn)階段的實際情況來說，不管是從內(nèi)容、形式、類型等角度來說，以聲像為載體的檔案信息數(shù)據(jù)表現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，聲像檔案管理也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。首先是數(shù)碼技術(shù)與相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用形成了很多電子文件，聲像檔案的類型從過去的照片、底片、錄音、錄像帶慢慢演變?yōu)閿?shù)碼照片、數(shù)碼影像以及光盤等各種形式;其次是存儲方式逐漸發(fā)展為數(shù)碼、光盤存儲，錄音和錄像設(shè)備不斷更新，形成了豐富的音視頻以及光盤等材料;最后是聲像檔案存儲也出現(xiàn)了很大變化，發(fā)展為以盤、片、卷為存儲單位。上述改變對聲像檔案的管理工作產(chǎn)生了很大的影響，過去的管理模式難以符合新時期的新要求，所以必須要重視聲像檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

三、聲像檔案的信息化管理的對策

1.聲像檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

借助于多媒體技術(shù)以及信息技術(shù)把聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，各種數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與文件存儲格式的應(yīng)用讓聲像檔案的數(shù)字化處理質(zhì)量也存在較大的差異。因此對于聲像檔案的信息化建設(shè)工作來說，首先應(yīng)當(dāng)對格式進(jìn)行統(tǒng)一，加快存儲標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。比如說照片數(shù)字化處理后的存儲格式千差萬別，針對存檔級的照片可以選擇TIFF存儲格式，這是一種較為靈活的格式，你能夠存儲彩色、灰度圖像?，F(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)碼相機(jī)的照片格式為JPEG，也能夠直接進(jìn)行存檔。針對視頻圖像的存儲格式，可選擇MPEG系列標(biāo)準(zhǔn)，能夠直接進(jìn)行播放或編輯。針對存檔級的音頻文件，可以選擇WAV格式進(jìn)行存儲，這是微軟研發(fā)的波形存儲文件，因為微軟自身在軟件行業(yè)中的領(lǐng)頭羊地位，這種格式也得到了非常廣泛的應(yīng)用，WAV格式能夠在采樣率足夠的基礎(chǔ)上精準(zhǔn)記錄聲音。對聲像檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)而言，應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，比如說是否包含案卷號、文件號、題名以及拍攝時間等相關(guān)元素，保證數(shù)字聲像檔案資源格式的統(tǒng)一。聲像檔案的存儲工作是確保有效傳輸?shù)闹匾緩?，開展好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作才可以有效發(fā)揮出檔案資源的利用價值，標(biāo)準(zhǔn)化之后的聲像檔案也能夠和其他系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，便于嵌入，進(jìn)而在很大程度上擴(kuò)展了聲像檔案的利用途徑[2]。

2.拓寬聲像檔案信息利用途徑

開展好聲像檔案的信息化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)符合社會信息服務(wù)體系構(gòu)建特征以及實際發(fā)展趨勢，把聲像檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后予以開發(fā)利用，進(jìn)一步挖掘出聲像檔案資源的服務(wù)價值，促進(jìn)檔案利用效率的提升。一方面應(yīng)當(dāng)促進(jìn)聲像檔案編研工作效率的提升，以更高層次的二次開發(fā)成果服務(wù)廣大用戶，將具備一定廣度與深度的信息編研成果帶給用戶，增強(qiáng)聲像檔案的價值。比如說對已收集的錄像資料實施數(shù)字化處理，借助于專題片的方式形成成果，讓其能夠更好的保存;照片檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后不單單能夠更好的保存，還可以根據(jù)各個主題類別，通過新舊對比的方式，形成畫冊進(jìn)行展覽等，更加直觀的展示出檔案內(nèi)容，為單位管理者決策提供直接的幫助。另一方面應(yīng)當(dāng)完善服務(wù)體系，聲像檔案基本上能夠在互聯(lián)網(wǎng)中面向社會公布，所需要的對象能夠直接從網(wǎng)絡(luò)平臺中進(jìn)行查詢下載，所以應(yīng)當(dāng)加快網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系的構(gòu)建，把聲像檔案數(shù)字化處理后予以公布。應(yīng)當(dāng)注意的一點是使用者在利用數(shù)字聲像檔案的過程中要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)程進(jìn)行操作，檔案管理部門也需要借助于技術(shù)手段來保護(hù)網(wǎng)絡(luò)平臺中的檔案資源。

3.聲像檔案信息化安全建設(shè)

一是應(yīng)當(dāng)對單位過去形成的聲像檔案資源盡快實施數(shù)字化處理;二是將數(shù)字化處理之后的聲像檔案資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，將其存儲于聲像檔案管理系統(tǒng)中并實現(xiàn)多級管理，保證檔案信息資源的安全;三是應(yīng)當(dāng)做好對檔案部門軟硬件系統(tǒng)設(shè)備的保護(hù)。首先是要做好計算機(jī)防毒工作，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的安全管理體系，針對計算機(jī)病毒要堅持預(yù)防為主，定期對檔案管理信息系統(tǒng)實施掃描檢測，針對關(guān)鍵性程序數(shù)據(jù)必須予以備份。在計算機(jī)中安裝正版殺毒軟件，避免從網(wǎng)絡(luò)中任意下載或不通過檢測就直接使用外來存儲介質(zhì)。針對計算機(jī)操作人員和維護(hù)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理，避免重要檔案資源被破壞或竊取。其次站在信息安全的層面來說，對聲像檔案資源實施分級分類管理，有針對性的設(shè)置秘密等級，對訪問對象予以限制，設(shè)置訪問IP范圍或嚴(yán)格做好用戶注冊登記，確保擁有相關(guān)權(quán)限的人員才能夠?qū)β曄駲n案予以查詢。

4.提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作的高效開展必須要依靠一支高素質(zhì)的隊伍，促進(jìn)聲像檔案信息化建設(shè)，必須要著力培養(yǎng)更多既懂檔案理論知識，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。人才資源是推進(jìn)聲像檔案信息化建設(shè)的重要力量，也是核心資源，因此必須要從兩個方面做好人才建設(shè)工作：一方面是采取在職培訓(xùn)、脫產(chǎn)培訓(xùn)以及外派進(jìn)修等途徑，對單位檔案管理工作人員實施計算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)教育，讓其能夠熟悉了解基本的計算機(jī)操作技能，為聲像檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。另一方面是在確保檔案管理工作人員熟悉計算機(jī)基本操作技能的前提下，持續(xù)開展信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)教育活動，讓其真正符合新時代下檔案管理工作的要求，將其當(dāng)成是聲像檔案管理人員繼續(xù)教育的核心內(nèi)容[3]。

四、結(jié)語

總而言之，促進(jìn)聲像檔案信息化管理，不但能夠有效處理好過去的管理混亂局面以及聲像檔案存儲、開發(fā)、利用效率不高的問題，還可以充分挖掘出聲像檔案的利用價值，讓其更好的為單位發(fā)展服務(wù)，避免出現(xiàn)檔案資源的浪費，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升，真正做到檔案資源共享，讓單位檔案管理工作朝著更加科學(xué)化、人性化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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