提高辦公室文秘工作質(zhì)量芻議

高馳

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）3-117-02

摘 要 辦公室作為一個(gè)單位的綜合性管理部門，起著聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外和承上啟下的作用。文秘工作人員作為辦公室的重要成員，其素質(zhì)高低直接影響單位行政效能的高低與行政成本的大小。在新時(shí)代，文秘工作人員必須要從苦練內(nèi)功、加強(qiáng)調(diào)查研究和提高保密意識(shí)等方面著手，聯(lián)系本單位的實(shí)際工作情況，努力提高辦公室文秘工作的水平、效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 辦公室 文秘工作 效率

辦公室作為一個(gè)單位的綜合性管理部門，起著聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外和承上啟下的作用。文秘工作人員作為辦公室的重要成員，其素質(zhì)高低直接影響單位行政效能的高低與行政成本的大小。在新時(shí)代，文秘工作人員必須要從苦練內(nèi)功、加強(qiáng)調(diào)查研究和提高保密意識(shí)等方面著手，聯(lián)系本單位的實(shí)際工作情況，努力提高辦公室文秘工作的水平、效率和質(zhì)量。如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量？本人認(rèn)為需要注意以下八個(gè)方面。

一、苦練內(nèi)功，夯實(shí)個(gè)人業(yè)務(wù)水平

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展日新月異，新事物、新知識(shí)、新思想不斷地充斥在我們周遭，文秘工作者要想給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手，必須要樹立終身學(xué)習(xí)的理念。首先，注重自我學(xué)習(xí)。文秘工作者要善于通過書籍、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等多種途徑搜集有效信息，并加以提煉，在不斷思考和總結(jié)中提煉新思想，學(xué)、思、踐、悟、行齊頭并進(jìn)，增加自身信息儲(chǔ)備量，努力提升自身理論和實(shí)踐素養(yǎng)。其次，加強(qiáng)討論學(xué)習(xí)。文秘工作者可以就新政策、思想等進(jìn)行交流與討論，集中學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，加快自身信息更新頻率。最后，文秘工作者要重視自我的思想政治教育，深化責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化理論武裝，拔高個(gè)人的思想及政治站位，為高謀篇布局打牢基礎(chǔ)。同時(shí)，文秘工作在企業(yè)中工作相對(duì)繁重，只依靠一個(gè)人根本無法將辦公室文秘工作做好，對(duì)企業(yè)今后的穩(wěn)定發(fā)展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人員的薪資待遇，在多方面實(shí)行激勵(lì)措施，拓展文秘工作人員數(shù)量，為企業(yè)辦公室文秘工作人員提供有效保障。

二、加強(qiáng)調(diào)查研究，做好信息準(zhǔn)備

毛澤東同志曾說：“沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)?！鳖I(lǐng)導(dǎo)的決策是基于文秘工作者所提供的信息進(jìn)行的，文秘工作者所反映的信息是否全面、準(zhǔn)確，將直接影響領(lǐng)導(dǎo)者決策的成功與否。這就要求文秘工作者必須要保持實(shí)事求是的工作作風(fēng)和嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，深入實(shí)際，積極進(jìn)行實(shí)踐調(diào)查研究，了解第一手材料，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行全面分析，做細(xì)做實(shí)做深相關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù)與參考，使決策結(jié)果更加符合客觀實(shí)際情況，切實(shí)做到?jīng)Q策規(guī)范化與科學(xué)化。文秘工作者要增強(qiáng)對(duì)信息調(diào)查準(zhǔn)備的主動(dòng)性，做好參謀服務(wù)工作。為此，文秘工作者一要圍繞中心，通盤考慮，做到參之有道；二要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到謀之有方；三要做好調(diào)查研究工作，提高信息處理效率，做到言之及時(shí)。

三、提高保密意識(shí)，做好機(jī)要保密工作

辦公室是一個(gè)單位的重要部門，同時(shí)也是一個(gè)單位機(jī)密高度集中的機(jī)要部門，常常接觸到一些涉密文件和資料，因此，如何做好保密工作是至關(guān)重要的。機(jī)關(guān)保密范圍，一般包括文電、會(huì)議、印信、通信、各類情況、高層領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)保密等內(nèi)容。

因而，作為文秘工作者不僅要嚴(yán)守政治紀(jì)律，更要對(duì)崗位忠誠(chéng)，做到“不該問的不問，不該說的不說，不該做的不做，不該記的不記”。一要嚴(yán)格恪守單位相關(guān)保密制度，注重對(duì)機(jī)密文件、圖紙、資料、照片、檔案、信函和視頻資料的管理工作，做好文件歸類工作。二要積極踐行“知密但不失密”的原則，慎言慎行。三要提高意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)辦公電腦網(wǎng)絡(luò)安全重要性的認(rèn)識(shí)，定期、及時(shí)地更新辦公電腦殺毒軟件、防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全工具，真正做到“涉密電腦不上網(wǎng)，上網(wǎng)電腦不涉密”，以杜絕各類泄密事件的發(fā)生。

四、講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，改進(jìn)工作方法

辦公室工作面較廣且繁雜，每一項(xiàng)工作都會(huì)對(duì)全局有一定的影響。一方面，辦公室內(nèi)部要優(yōu)化文秘人員結(jié)構(gòu)，明晰工作內(nèi)容，協(xié)調(diào)分工合作，夯實(shí)工作實(shí)效。另一方面，要做好各個(gè)部門的協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌工作，堅(jiān)持重大情況歸口匯報(bào)，做到“不越位、不貪功，識(shí)大體、顧大體”，當(dāng)好單位各個(gè)部門之間溝通的橋梁。文秘工作者既要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考慮到多種復(fù)雜的主、客觀因素，兼顧到各方各面；既要善于抓大事，抓關(guān)鍵處，突出工作重點(diǎn)，又要注重細(xì)節(jié)管理，注意工作的細(xì)微處，嚴(yán)防“破窗效應(yīng)”。文秘工作者在工作過程中，要不斷摸索辦公室工作的規(guī)律，講求方法，分清工作的主輕重緩急，堅(jiān)持原則底線。樹立“大事講原則，小事講風(fēng)格”的工作思路，凡事公心推動(dòng)，時(shí)刻維護(hù)集體的利益，只為集體想辦法，不為私利找理由。

五、深化責(zé)任及服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化工作作風(fēng)

辦公室主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)、部門及基層工作人員服務(wù)，工作往往有著一定的偶然性和突發(fā)性，這就要求文秘工作者要做到未雨綢繆，以工作的超前性和預(yù)見性增強(qiáng)對(duì)于工作的服務(wù)能力，切實(shí)打造成服務(wù)型辦公室。文秘工作者要提高個(gè)人的責(zé)任及服務(wù)意識(shí)，保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)和其他部門交辦的工作任務(wù)。從文件的整理、形成到公布，決不能拖拖拉拉，要快速及時(shí)、高質(zhì)高效。力戒“多、推、虛、浮”的作風(fēng)，牢固樹立全局意識(shí)、補(bǔ)臺(tái)意識(shí)、命運(yùn)共同體意識(shí)，凡事一旦考慮周全就要馬上行動(dòng)。工作中狠抓“勤”字，做到勤在點(diǎn)子上，勤在關(guān)鍵處。持續(xù)地在上傳下達(dá)、流程實(shí)施、政策制定、監(jiān)督落實(shí)、辦文辦會(huì)方面上下足功夫。消除自身懶、慢、拖的不良思想及行為，理清工作思路及頭緒，以“穩(wěn)、快、準(zhǔn)”的工作風(fēng)格，將各種文件有條不紊的處理好。

此外，文秘工作者要嚴(yán)格遵守單位工作紀(jì)律，強(qiáng)化規(guī)矩意識(shí)，形成團(tuán)結(jié)一致、勤政廉潔、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、不圖名利、默默無聞的優(yōu)秀品質(zhì)，特別是對(duì)內(nèi)部規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，將紀(jì)律和規(guī)矩?cái)[在首位。用好制度，制度是感情的壁壘，人情的屏障，做到“有所為，有所不為?！睆奈募暮炇?、登錄、擬批、閱批、催辦、督辦到立卷、歸檔、銷毀，都要嚴(yán)格按規(guī)則處理，嚴(yán)禁粗放隨意。

六、注重總結(jié)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率

公文種類繁雜，運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜，有些重要公文必須經(jīng)多位領(lǐng)導(dǎo)審閱，多個(gè)部門聯(lián)合辦理，如無一定章法，差錯(cuò)難以避免。為此，一要及時(shí)做好收文記錄，對(duì)收到的公文進(jìn)行詳細(xì)的登錄，把內(nèi)容及相關(guān)要求進(jìn)行整理記錄。二要靈活領(lǐng)會(huì)催辦的技巧，如利用下次公文傳閱的時(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)詢問上次傳閱的公文情況，或是將公文傳閱夾放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌顯眼位置。三要抓住領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)規(guī)律。例如：傳達(dá)文件既要遵守流程又要提高效率，這就需要文秘工作人員發(fā)揮作用，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容和時(shí)間，促進(jìn)公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)的政策流轉(zhuǎn)。四要做好督辦工作。一分部署，九分落實(shí)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)要做好處理進(jìn)度的記錄，做到緊抓不放，大膽督查，跟蹤問效，直至落實(shí)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)及反饋。同時(shí)也要向交辦工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門工作同志，做出必要的解釋和情況反饋，避免產(chǎn)生矛盾與誤解，影響工作進(jìn)展。綜合辦公室和其他部門有所不同，工作往往比較雜亂，如果不能夠及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)，各項(xiàng)工作就難以形成系統(tǒng)。因此文秘工作者要注重對(duì)自身工作的總結(jié)，這樣可以在工作中少走彎路，有效提高工作質(zhì)量和效率。

七、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高辦文、辦會(huì)等工作的效率

現(xiàn)階段是“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，越來越多的網(wǎng)絡(luò)新媒體技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)中。以其高效、便捷的優(yōu)點(diǎn)，使得辦公自動(dòng)化在各單位普遍應(yīng)用。辦公自動(dòng)化徹底改變了以往那種通知靠電話，文件靠雙腿，工作質(zhì)量上不去，工作效率低下的局面。辦公自動(dòng)化的核心在于人機(jī)關(guān)系，這就要求對(duì)人員素質(zhì)進(jìn)行提高與改造，積極參加各種相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)技能，以盡快適應(yīng)新時(shí)期辦公室文秘工作的需要。堅(jiān)決杜絕由于技術(shù)不過關(guān)、操作不到位的因素，而影響工作的現(xiàn)象發(fā)生，更要做好無人狀態(tài)、非工作時(shí)間的辦公室管理工作。

八、注重黨建工作，發(fā)揮黨建生產(chǎn)力作用

文秘工作者雖說沒有直接參與到單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等環(huán)節(jié)，但也為生產(chǎn)出力。尤其表現(xiàn)在黨建文秘人員身上。黨建工作主要是調(diào)節(jié)組織和員工的思想和行為，發(fā)揮凝聚人心、鼓舞士氣的作用。黨建工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)越契合，組織和員工的思想就越正向。由此可知，黨組織的領(lǐng)導(dǎo)力與員工的積極性和創(chuàng)造性成正比關(guān)系，黨建作用發(fā)揮的越充分，員工為單位創(chuàng)造的價(jià)值也就越高。因此，黨建文秘工作者要將崗位實(shí)際和行政工作相結(jié)合，堅(jiān)定理想信念，堅(jiān)持正確的政治方向，以敏銳的政治洞察力和工作執(zhí)行能力，貫穿于黨建工作的全過程，抓好消化關(guān)和轉(zhuǎn)化關(guān)，當(dāng)好參謀和助手。

辦公室文秘工作是一項(xiàng)綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，需要每一位文秘工作者在實(shí)踐的過程中多聽、多看、多想、多悟，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、理論聯(lián)系實(shí)際的科學(xué)方法論，不斷吐故納新，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，夯實(shí)自身建設(shè)，這樣才能高質(zhì)量做好辦公室文秘工作。同時(shí)，在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展背景下，信息技術(shù)同樣也在處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，企業(yè)要想不斷提升自身競(jìng)爭(zhēng)力，就要對(duì)辦公室進(jìn)行整改，切實(shí)提高辦公室文秘工作水平及質(zhì)量，促進(jìn)辦公室工作的效率整體增強(qiáng)，對(duì)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 史煒煒.關(guān)于新時(shí)期企業(yè)文秘工作的若干思考[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2013（30）.

[2] 蔡潤(rùn)琪.辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘的影響[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013（23）.

[3] 陳斕.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：102-103.

[4] 石晉媛.如何做好企業(yè)辦公室文秘工作[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014（03）：53.