高校文秘工作研究探討

柏才麗

【摘 要】目前，我國高等教育事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了快速發(fā)展階段，高校辦公室工作也隨之復(fù)雜化，而高校文秘工作作為這一部門的基本職能也開始變得日益繁雜。在本文中，筆者針對高校文秘工作的現(xiàn)實(shí)問題就高校辦公室文秘工作新時(shí)期的發(fā)展提出了一些建議，以期能為高等教育事業(yè)的快速發(fā)展盡一點(diǎn)綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】高校；文秘工作；能力

一、高校文秘工作的內(nèi)涵闡釋

簡單來講，可以將高校文秘工作歸納為“三服務(wù)兩育人”。 文秘工作要服務(wù)于校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工以及高校的改革與發(fā)展 此即“三服務(wù)”， 而在管理和服務(wù)上堅(jiān)持育人即“兩育人”。高校文秘工作者開展一切工作都是以學(xué)校改革與發(fā)展為中心的，其工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包括常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作這兩項(xiàng)主要任務(wù)，如各類文書的起草與印發(fā)、信息的搜集與整理、機(jī)要文件收發(fā)、處理和保密、信訪人員的接待等工作都屬于文秘工作，甚至連領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的工作都在文秘工作者的職責(zé)范圍內(nèi)?？傮w而言，在高校文秘工作中，事務(wù)性工作占據(jù)較大的比例，如收發(fā)文件、跑腿等工作，除此以外，文秘工作還具有明顯的服務(wù)性，是促進(jìn)師生員工與校領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)與溝通的潤滑劑。

二、高校文秘工作的現(xiàn)實(shí)困境解析

（一）現(xiàn)實(shí)困境

1、主觀上公共服務(wù)意識不足

部分高校文秘人員缺乏“服務(wù)為業(yè)”的意識。文秘工作以服務(wù)為中心，這一特點(diǎn)主要?dú)w因于其工作性質(zhì)，事務(wù)管理和公共服務(wù)是其主要工作內(nèi)容。 目前，文秘工作者普遍沒有認(rèn)真對待這份工作，具有較強(qiáng)的自我意識，缺乏服務(wù)意識。 在制定辦事流程與相關(guān)政策時(shí)時(shí)，一些部門完全考慮自身的利益，而不顧及這些制度所能帶來的其它效益。這樣一來，會導(dǎo)致公共服務(wù)市場化受到嚴(yán)重阻礙。所以，高校開展文秘工作應(yīng)該樹立服務(wù)理念，加大創(chuàng)新力度，明確服務(wù)對象，制定規(guī)范、科學(xué)的文秘工作。

2、高校文秘工作隊(duì)伍建設(shè)不完善

首先，隊(duì)伍整體素質(zhì)較低。近年來，市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，總體而言，高校普遍出現(xiàn)辦公行政人員流失的情況，這一現(xiàn)象在文秘工作這一崗位更加突出，大部分辦公室許多崗位閑置、空缺，盡管還有部分辦公室各個(gè)崗位編制都已滿員，但其所聘用的工作人員普遍素質(zhì)較低，大多數(shù)沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，根本不具備專業(yè)文秘工作者的專業(yè)水平。 此外，大部分年輕人不大喜歡文秘這份工作，他們認(rèn)為這份工作太過繁雜，這樣一來，高校辦公室工作崗位空缺的現(xiàn)象就會更加嚴(yán)重，即使工作人員充實(shí)也容易出現(xiàn)老齡化問題。

其次， 隊(duì)伍穩(wěn)定性較差。高校辦公室這一部門的職能決定了穩(wěn)定性是高校文秘工作隊(duì)伍的必備特征。近年來，辦公室隊(duì)伍穩(wěn)定性較差。一方面，工作人員流動性較大，一些工作時(shí)間長、經(jīng)驗(yàn)豐富的辦公室工作人員會因升職被調(diào)離，或者走上從公之路而離開學(xué)校，這些人員是造成高校辦公室隊(duì)伍人員流動較大的主要因素。另一方面，在崗人員往往會因工作待遇上的差別而心理不平衡，甚至抱怨而無心于工作。

再次，隊(duì)伍工作繁重，很難找到合適人選能擔(dān)此重任。高校辦公室整個(gè)部門的工作事務(wù)繁雜，因而要求只有具備較高的綜合素質(zhì)的應(yīng)聘者才能真正做好這一工作，因此，一方面，高校在選人時(shí)要求嚴(yán)格，另一方面，也很少有人敢應(yīng)聘這一崗位。

（二）原因分析

1、缺乏服務(wù)意識

公共服務(wù)市場不同于一般的商品服務(wù)市場，其以服務(wù)為要旨，并不以追逐私利為目的，因此，在這樣一個(gè)領(lǐng)域，一個(gè)缺乏公共服務(wù)意識的集體或個(gè)人是很難立足的。 以最大化的個(gè)人效用為追求的大多是理性經(jīng)濟(jì)人，而目前文秘工作者卻也一味追逐私利，在開展文秘工作中，各人打好各人的算盤。然而，文秘工作者實(shí)際上又不同于理性經(jīng)濟(jì)人，其工作具有公共服務(wù)性，這種性質(zhì)的工作往往是很難兼容私利的，這就決定了在文秘這一工作中，要追逐私利就很難實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)，要想做好公共服務(wù)就不能像理性經(jīng)濟(jì)人一樣追求私利。因而，目前高校文秘工作者的這種工作動機(jī)對于做好高校文秘工作這項(xiàng)公共事務(wù)是很不利的。

2、價(jià)值取向與現(xiàn)實(shí)的矛盾

在作為人才培養(yǎng)基地的這樣一個(gè)環(huán)境中，高校文秘工作者同樣會追求自我提升，關(guān)注個(gè)人的發(fā)展。不過，過于繁重的工作以及狹窄的職業(yè)提升空間使得文秘工作者對于當(dāng)前這份職業(yè)不抱有多大熱情，因此大多數(shù)人會將視線轉(zhuǎn)向其他更具有發(fā)展空間的崗位， 為自己謀求一個(gè)更好的職業(yè)發(fā)展。在外部環(huán)境上，基于高校這一主體本身的特質(zhì)，教學(xué)才是其一切工作的重中之重，高校往往會在教學(xué)和教師隊(duì)伍建設(shè)工作上投入更多，這樣一來，就容易忽視文秘工作者的素質(zhì)提升，很少為文秘工作者提供培訓(xùn)機(jī)會。要比專任教師少

三、高校辦公室文秘工作的重要性

（一）是維系高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間溝通、協(xié)調(diào)

在高校管理中，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充，高校辦公室文秘工作既服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，又負(fù)責(zé)基層工作，充當(dāng)著參謀助手的角色，發(fā)揮著承上啟下的作用。通常而言，上情下達(dá)和下情上達(dá)是高校辦公室的文秘工作者的日常工作內(nèi)容，對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決定以及學(xué)校的有關(guān)精神，文秘工作者應(yīng)該及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)下去，并加以解釋，再將各學(xué)院、部門和廣大師生的真實(shí)情況收集起來，及時(shí)反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作出下一步工作考慮。

（二）是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手

隨著高等教育的快速發(fā)展，高校領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力也隨之增加，在高校發(fā)展過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)需要處理的問題越來越多。高校辦公室是高校的信息處理中心，作為這一部門的主要組成人員，高校文秘工作者應(yīng)充分利用在這一工作環(huán)境工作的優(yōu)勢，做好信息的收集、整理、傳播、反饋等一系列工作，以確保將最為全面有效的信息反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，并附以合理的建議以及科學(xué)的備選方案，以便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

更加迅速地作出決策，這還僅僅是對于一些比較復(fù)雜的工作。而對于一些較為簡單的工作，文秘工作者則要視情況自己應(yīng)對，對于情況的性質(zhì)、程度作出準(zhǔn)確地分析、判斷，選擇合適的處理方案，進(jìn)而及時(shí)作出理性的處理，以待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做最后審查、批準(zhǔn)即可。這樣一來，高校領(lǐng)導(dǎo)擁有了文秘工作者這樣一支隊(duì)伍就相當(dāng)于擁有了一個(gè)“智囊團(tuán)”，在工作上可以在很大程度上幫助校領(lǐng)導(dǎo)減負(fù)，提高黨務(wù)、政務(wù)等事務(wù)的決策效率。

（三）在日常工作中發(fā)揮先鋒模范作用

學(xué)者群體是高校文秘工作的服務(wù)對象，這一群體具有較高的文化水平和良好的素質(zhì)。大學(xué)校園可以說是一個(gè)文化搖籃，凝聚了各種現(xiàn)代文化以及中華民族的精神精髓。在日常工作中，高校文秘工作更應(yīng)該發(fā)揮這種優(yōu)秀精神，腳踏實(shí)地、勤勤懇懇地做好文秘工作，培養(yǎng)吃苦耐勞的品質(zhì)，講究禮節(jié)，熱愛自身這份職業(yè)，發(fā)揮先鋒模范作用，以良好的精神面貌、認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)來處理每一工作任務(wù)。

四、高校辦公室文秘工作新時(shí)期的業(yè)務(wù)要求

（一）端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識

高校文秘工作的服務(wù)對象多樣，既要服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，又要服務(wù)于下屬職能部門、院系和廣大師生員工。這些服務(wù)對象具有文化水平高這一共性，再加上文秘工作本身繁雜這一特點(diǎn)，因此，文秘工作者只有提高自身素質(zhì)才能更好的服務(wù)于這些群體。因此，一方面，辦公室文秘人員應(yīng)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識，不斷提升自身水平，另一方面，辦公室文秘工作人員應(yīng)端正工作態(tài)度，正確認(rèn)識這一工作的性質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識，更好地服務(wù)于高校領(lǐng)導(dǎo)的管理工作、教師的教學(xué)工作以及學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，以全體師生的利益為考量開展工作。

（二）刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格辦事

在高校領(lǐng)導(dǎo)制定工作方針、政策的過程中，程序文字信息發(fā)揮著重要作用。實(shí)際上，接收、變換和傳輸信息等一系列信息處理工作是高校文秘工作的主要內(nèi)容，高校文秘工作主要是通過做好這一系列信息處理工作來協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策。因此，文秘工作者必須形成良好的信息嗅覺，及時(shí)收集校內(nèi)外信息，做好信息處理工作，為校領(lǐng)導(dǎo)作出決策爭取時(shí)間、減輕負(fù)擔(dān)、提高效率；嚴(yán)格按照學(xué)校制度以及部門規(guī)定辦事，不追逐私利，不徇私情，認(rèn)真對待領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，善于待人接物與協(xié)調(diào)關(guān)系。

（三）增強(qiáng)綜合素質(zhì)，不斷提高辦事效率

高校文秘人員要想做好高校文秘工作，就需要具備綜合素質(zhì)。高校文秘工作負(fù)責(zé)的是綜合性事務(wù)，因此是一項(xiàng)繁雜的工作，這就要求高校文秘人員具備較強(qiáng)的分析能力、組織能力以及表達(dá)能力，善于分析工作中遇到的各種情況，采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣硖幚?；善于運(yùn)用各方面資源來配合工作，提高工作效率；善于通過自身的語言以及文字來實(shí)現(xiàn)更好的溝通，以便更好地待人處事，總之，文秘工作人員應(yīng)不斷提升自己的各方面能力。

五、結(jié)語

總而言之，要想做好高校辦公室文秘工作，首先應(yīng)該樹立服務(wù)意識，規(guī)范文秘工作的程序，制定合理有效的工作規(guī)則與相關(guān)政策，做好高校領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，更好地為全校師生服務(wù)，促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。因此， 廣大高校文秘工作者應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，增強(qiáng)服務(wù)意識，正確對待文秘工作，而高校一方面則應(yīng)深入思考文秘工作的發(fā)展，關(guān)注文秘工作者的成長，努力建設(shè)一支高素質(zhì)的文秘工作隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

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