電子文件歸檔管理策略研究

趙婷

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-127-02

摘 要 隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展以及計算機的應(yīng)用。信息化工作以及信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。其中，電子文件已經(jīng)成為國家機關(guān)以及企事業(yè)單位文件的主要形式，同時也是許多企事業(yè)單位的主要信息源頭。鑒于此，可以知道電子文件歸檔管理在電子文件中占據(jù)著重要的地位。但是，也存在著許多問題，例如：文件內(nèi)容的不可控變化以及對文件的原件難以有效的界定等都對電子文件歸檔的管理帶來一定的困難。為此，本文將主要針對電子文件歸檔存在的主要問題進行闡釋，同時針對問題提出具體的解決對策。促進電子文檔歸檔管理的具有一定的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞 電子文檔 歸檔 問題 管理 策略研究

一、引言

人類進入信息化社會的主要優(yōu)勢就是，辦公自動化得到了廣泛的普及，以及電子政務(wù)以及電子商務(wù)都被廣泛的應(yīng)用到實際的生活中。隨著經(jīng)濟、政治的發(fā)展與進步，傳統(tǒng)的文件存檔方式以及文件的保存方式難以適應(yīng)時代的發(fā)展，需要更多的儲存空間，在很大的程度上浪費著我國的資源，不利于文件的保管，甚至造成文件的損壞以及文件的丟失。除此之外，對于緊急的文件查找來說，紙質(zhì)的文件歸檔管理加大了在查找上的難度與時間。而電子文檔由于具有接收以及存儲等多種優(yōu)勢，可以充分的適應(yīng)類型繁多以及緊急查找文件的需要。鑒于此，電子文件具有在文件歸檔管理中具有重要的地位，需要重視電子文件的特性，結(jié)合在電子文件歸檔中存在的一些問題，才能更好的保障文件信息的的真實性以及文件信息的完整性，促進文件歸檔管理的規(guī)范化。

二、電子文檔的特征分析

在信息化社會，電子文件具有一定的發(fā)展特性。這些特性會對電子文件的管理造成一定的影響。在電子文件中，最為主要的特性之一就是電子文件的不可控制性。電子文件由于是在計算機等設(shè)備上生成的文件，因此相對于傳統(tǒng)文件的難以更改性而言，電子文件更加容易更改，主要包括對文件內(nèi)容的刪除以及對內(nèi)容的更改操作。相對于傳統(tǒng)的電子文件來說，電子文件可以對存在錯誤的文件進行隨時性的修改，既方便了文件的修改工作，又可以促進資源的節(jié)約。其次，在信息化社會電子文檔的管理的另一個特性就是便于文件的整體性管理。傳統(tǒng)的文件管理，一般來說主要是以紙質(zhì)化的文件為主的，一方面需要使用許多的紙張，這在一定程度上加大了對文件管理的難度。另一方面，也不利于文件的歸檔與文件的查找。對于文件的歸檔來說，應(yīng)該做到文檔的精準(zhǔn)性，也就是說要確保文件可以及時的調(diào)出來。而如果使用紙質(zhì)化的文件還需要為文件添置基本的文件存儲裝置和專門的檔案管理人員。而隨著時間的推移，文件的增加會加重文件管理人員的工作負擔(dān)，不僅不利于文件的查找，而且可能還會出現(xiàn)為了查找一個文件將整個文件弄亂的現(xiàn)象。這樣的管理無疑會加重文件后期的整體性管理。而電子文件可以充分的對文件的類型，例如文件的文字以及文件的圖形標(biāo)志等多種多媒體文件進行管理，在需要提取文件時快速的定位所需的文件。

但是，電子文件的管理還具有一定的缺陷性。這也是為什么紙質(zhì)化文件管理并沒有被電子文件管理完全取代的主要原因之一。電子文檔在進行文件歸檔的時候可能會出現(xiàn)這樣的情況，就是具有非實體歸檔的可能性很大。而實際的應(yīng)用中，需要電子文件不改變其物理性質(zhì)的儲存。因為一旦改變了電子文件的物理存儲就會導(dǎo)致已經(jīng)歸檔的文件被分布到各個計算機網(wǎng)絡(luò)的多個位置中，導(dǎo)致原來的文件并沒有真正的被歸檔。一旦原來的計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障就會導(dǎo)致原來的文件的永久性丟失。因此，在現(xiàn)實生活中，無論電子文檔如何的方便與快捷，紙質(zhì)的文件管理的存在都是必需的。

另外，電子文件還具有非直接讀取性。對于電子文件的非直接讀取性主要指的就是電子文件由于具有多種不同的文件讀取格式和不同的文件輸出形式，所以在讀取的時候都需要事先在電腦中安裝相應(yīng)的讀取軟件，才可以直接的對文件進行讀取。但是，一旦電腦中缺少文件的輸出形式就會導(dǎo)致所有的文件難以直接讀取，不可被直接識別和利用。與此同時，電子文件的物理結(jié)構(gòu)與電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)是比較復(fù)雜的兩個方面，兩者之間難以達成一致性。因此，為了對電子文件進行系統(tǒng)的歸檔與管理就需要保持物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，保證文件的完整性，保障電子文件的信息和電子文件的載體之間的分離性，將文件存放在不同的位置與載體，促進電子文件的使用與電子文件的信息傳遞。

三、電子文件歸檔管理存在的主要問題

（一）電子文件的內(nèi)容容易被篡改

相對于傳統(tǒng)的文件管理來說，電子文件雖然具有較多的優(yōu)勢，但是也存在著許多的問題影響著電子文件的使用。而的內(nèi)容紙質(zhì)化的文件雖然具有許多缺陷但是也具有其難以抹滅的優(yōu)勢。對于紙質(zhì)的文件來說，電子文件更加容易變化，更加容易被篡改內(nèi)容。雖然目前來說已經(jīng)出現(xiàn)了防止篡改以及偽造的軟件，但是并不能完全的杜絕這種問題，也難免就會發(fā)生非法分子對文件的非法利用。這就是電子文件歸檔與管理的主要問題之一。相對于電子文件的歸檔來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的文件不容易被篡改內(nèi)容。這主要是由于紙質(zhì)化的文件的信息篡改更加明顯，既浪費時間，還使得非法分子暴露了犯罪動機。鑒于此，在電子文件的內(nèi)容管理上存在著一定的缺陷性，一旦發(fā)生文件的內(nèi)容被篡改就會給電子文件的歸檔管理的可靠性帶來質(zhì)疑。

（二）電子文件在原件的鑒定上存在著困難

電子文件主要是使用計算機的基本操作設(shè)備對信息化文件的一系列制作。鑒于此，并不是每一份電子文件都可以制作出一批電子原件，在多數(shù)情況下電子文件的許多信息和內(nèi)容都是在某一個軟件以及窗口上進行制作的，這就會導(dǎo)致窗口中的內(nèi)容能夠被復(fù)制到其他的計算機設(shè)備上，導(dǎo)致對電子文件的原件難以進行有效的分辨。電子文件。電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機為載體的文字性材料。首先，電子文件具有一定的法律效力，如果不能確定電子原件，電子文件作為法律證據(jù)的力度將大幅度的降低了。根據(jù)我國的相關(guān)的法律法規(guī)，證據(jù)只有被查實才能作為定案的根據(jù)，而電子文件由于難以確定其是否屬于原件，很難作為具有法律效力的文件。其次，原始證明受到了質(zhì)疑。電子文件具有客觀的事實性，作為一種人類社會實踐的活動記錄，與社會的事務(wù)是密切相關(guān)的，而電子文件在原件上的鑒定困難會破壞其直接或者間接的為各種活動提供原始的證明，同時也會成為法律效力的現(xiàn)實障礙。

（三）電子文件的字跡具有不固定性

對于電子文件的字跡的不固定性主要值指的就是電子文件在利用計算機對字體進行統(tǒng)一的字跡編輯時，使得文件在字跡上沒有任何區(qū)別。也就意味著文件沒有固定的可以進行分辨的字體。這種不固定性也會影響電子文件在文件原始性的辨別上。對于傳統(tǒng)的文件來說，其字跡鮮明，因此也就可以針對不同的字跡對文件的原始性進行判斷，而電子文件在字跡上等量齊觀的特性會加大電子文件字跡的不固定性。鑒于此，電子文件在歸檔管理上就會存在一定的困難。

四、電子文件歸檔管理的解決措施分析

（一）加強對電子文件的組織管理

加強對電子文件的組織管理主要就是要按照公安各行政管理部門的電子文件管理辦法的具體要求，結(jié)合本企業(yè)實際的情況，制定出出既符合文件管理辦法的舉措，同時制定出適合本企業(yè)的規(guī)章與制度。對于電子文件的歸檔管理來說具有一定的規(guī)章制度可以促進企業(yè)明確歸檔的工作程序，是企業(yè)的電子文件的歸檔管理符合相應(yīng)的內(nèi)容與要求，最大范圍的保留電子文件的真實性以及電子文件的完整性和電子文檔的原始性。鑒于此，加強對于電子文件的組織管理是促進電子文件規(guī)范化的重要舉措。對于文件的組織管理可以在一定程度上文件降低篡改文件的犯罪率，促進電子文件的歸檔管理。

（二）對電子文件施行一體化的管理措施

電子文件的一體化管理需要將文件的自動化辦公系統(tǒng)有機的結(jié)合起來，實現(xiàn)文檔的一體化管理。對于文件的一體化管理可以促進企業(yè)的文件部門與企業(yè)的檔案管理部門在工作中可以實現(xiàn)更好的協(xié)調(diào)，對文件的責(zé)任進行確切的落實。也就是說將電子文件的責(zé)任具體落實到某一個具體責(zé)任人的身上，然后對責(zé)任人進行相關(guān)的制度檢測和業(yè)績考核。與此同時，對文檔施行一體化的管理可以促進整個文件歸檔的過程更加的具有連續(xù)性，從而保證對文件的一致性管理，加強對于電子文件原件的辨認，同時促進對原始文件進行有效的確認，防止原始文件的丟失。

（三）制定方案進行輔助化管理，建立長期可讀的保障性機制

由于電子文件歸檔管理存在著不可讀性以及電子文件的字跡存在不固定性的問題。需要結(jié)合本單位的實際要求對電子文件進行分類方案的制定，同時使用文件的管理系統(tǒng)需要對各類文件的歸檔的目錄中增加相關(guān)的代碼，將電子文件的歸檔與紙質(zhì)化的文件的歸檔實現(xiàn)統(tǒng)一順序管理，促進電子文件的原件對應(yīng)，減輕進行紙質(zhì)化文件查找的麻煩，同時也讓電子文件有源頭可循，增加電子文件的可信度。除此之外，對于一些非文字性的電子文件也可以使用這種方法來提高其檢索的效率，更好的管理電子文件，有效的利用電子文件資源。最后，對于電子文件在保存中遇到的故障性問題可以建立長期的可讀保障機制，對于長期需要保存的電子文件，需要定期檢查和維護電子儲存設(shè)備的，對重要的電子文件進行云備份。

五、結(jié)語

綜上所述，可以知道電子文件在實際的工作中涉及到的范圍具有廣泛性的特征，同時也存在著許多的問題。只有充分的認清電子文件歸檔管理的特征與問題，對電子文件歸檔管理進行采取實際性的舉措才能確保電子文件以及電子檔案的真實性與完整性。同時也更能發(fā)揮出電子文件的重要作用，為現(xiàn)代化的辦公以及現(xiàn)代化的信息保存提供更為長遠的支持。鑒于此，也更加需要對電子文檔進行必要的組織管理和制定相應(yīng)的規(guī)章與制度。

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