大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理工作的探索

吳婷婷

【摘要】社會(huì)的不斷進(jìn)步，帶動(dòng)了信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展。在企事業(yè)單位中，往往要管理十分龐雜的人事檔案，而如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)來(lái)提升現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的效率是一個(gè)重大的問(wèn)題。當(dāng)前，面對(duì)人事管理面臨的問(wèn)題，檔案管理部門要響應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，建立大檔案思維，使人事檔案數(shù)據(jù)的管理工作合理有序，為企業(yè)的人才培養(yǎng)和評(píng)估以及組建科研團(tuán)隊(duì)提供方便。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案管理;探討

所謂大數(shù)據(jù)就是指利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)集中管理巨量的數(shù)據(jù)信息。而當(dāng)前，在企事業(yè)單位中人員眾多，涉及的信息眾多，這些大量的人事信息，歸檔和管理起來(lái)將會(huì)十分困難和復(fù)雜。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理這類數(shù)據(jù)歸檔和整體的工作來(lái)說(shuō)，提供了大量的機(jī)遇，這為我們?cè)跈n案管理上提供了新思路，開辟了新路徑。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)一般以收集、整理和保存人事檔案為主要工作內(nèi)容，這不能滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)要求。因此，當(dāng)前運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方法和理念對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這是我們需要面臨的重要問(wèn)題。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

企事業(yè)單位在人事檔案管理上，主要是注重人事檔案的完整性、真實(shí)性和全面性，這是人事檔案管理中需要時(shí)刻注意的重點(diǎn)。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，由于信息的海量劇增，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的管理任務(wù)越來(lái)越繁重，為了有效提升數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，需要明確企事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題。

（一）保密性原則導(dǎo)致檔案所有人無(wú)法及時(shí)完整地核對(duì)、補(bǔ)充個(gè)人信息。作為企業(yè)的重要機(jī)密信息之一，人事檔案需要專門的人員和部門進(jìn)行管理。人事檔案管理部門的工作人員要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔、整理、審查和保存。檔案不是企業(yè)的所有人都可以申請(qǐng)查看的，特別是對(duì)于一些保密級(jí)別高的個(gè)人人事資料，更應(yīng)該注意保密。這種過(guò)度的保密措施，也帶來(lái)了一些弊端，導(dǎo)致企業(yè)人員不能及時(shí)了解自己的檔案信息，也就談不上對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充完善。

（二）檔案所有人的個(gè)人重視程度不夠。當(dāng)前在一些企業(yè)中，特別是一些私營(yíng)企業(yè)，企業(yè)的人事檔案管理存在一些重視不足的問(wèn)題。由于人事檔案涉及了企業(yè)員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，同時(shí)也包括個(gè)人的成長(zhǎng)歷程和所取得的成績(jī)等，這是十分有用的信息。但是，許多的企業(yè)在人事檔案管理上流于形式，不重視實(shí)質(zhì)，為了節(jié)約成本，雇傭非專業(yè)的檔案管理人員對(duì)企事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行記錄和管理。這些非專業(yè)的管理人員管理水平和專業(yè)素養(yǎng)方面存在一定的欠缺，當(dāng)然也很容易忽視在檔案記錄環(huán)節(jié)需要特別關(guān)注的地方和需要特別重視的信息。這主要是由于企業(yè)的管理層的偏見(jiàn)導(dǎo)致的，企業(yè)的大部分資金都投入市場(chǎng)和科研環(huán)節(jié)，在人事檔案的工作中投入的資金和重視程度不足。

（三）人事檔案收集頻率過(guò)低，導(dǎo)致歸檔信息有所丟失。當(dāng)前，我國(guó)的許多企事業(yè)單位中，對(duì)于企業(yè)員工個(gè)人檔案的總結(jié)和更新一般是以年為周期的。這種以年為周期的檔案更新頻率太低，導(dǎo)致對(duì)于職工的個(gè)人總結(jié)和成果更新較為緩慢。這導(dǎo)致在較長(zhǎng)的時(shí)間中，很多重要資料失去了重要價(jià)值，同時(shí)由于保管不當(dāng)，還會(huì)出現(xiàn)資料丟失的情況，這些問(wèn)題都直接導(dǎo)致人事檔案信息的丟失。

二、人事檔案管理制度中存在問(wèn)題的解決措施

（一）建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于人事檔案信息，要有的放矢，對(duì)于檔案中一些需要個(gè)人填寫的內(nèi)容，需要當(dāng)事人進(jìn)行填寫和完善，同樣對(duì)于個(gè)人的成果和科研成果也需要在監(jiān)督之間進(jìn)行完善。這樣快速的檔案完善，可以確保歸檔信息資料的全面性和完整性。而對(duì)于一些需要上級(jí)評(píng)價(jià)的重要信息，要積極采取保密原則進(jìn)行管理。在這方面，企業(yè)的檔案管理部門要擴(kuò)大宣傳力度，加強(qiáng)職工對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，這有助于培養(yǎng)員工對(duì)檔案愛(ài)護(hù)的習(xí)慣。同時(shí)企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)人員重視程度的提高，也有助于企業(yè)檔案管理水平的發(fā)展。

（二）創(chuàng)新“大檔案”思維，掌握人事檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來(lái)，不僅給我們提供了新的數(shù)據(jù)處理工具和方法，最主要的是提供給我們一種面對(duì)問(wèn)題的新思路。海量的信息在分析、整理和存儲(chǔ)方面已經(jīng)不是問(wèn)題的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)分析在整個(gè)企事業(yè)人事檔案管理上的作用十分突出。數(shù)據(jù)記錄工具的變革，使得海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)起來(lái)更加方便。我們相信隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，在存儲(chǔ)方面的技術(shù)水平也會(huì)越來(lái)越高，所以在信息的存儲(chǔ)上，我們可以對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行更加有效的管理。當(dāng)前，在各大企業(yè)中，人事管理部門要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立適合自己的大數(shù)據(jù)檔案體系，來(lái)促進(jìn)企業(yè)的管理效率。所謂的大數(shù)據(jù)檔案體系，主要是指在端口中能夠迅速、準(zhǔn)確和全面地搜索到個(gè)人的全部信息資料，即個(gè)人基本信息、工作情況、科研成果等所有信息，包括各個(gè)方面，例如文字、圖片、視頻的全部資料。大數(shù)據(jù)檔案體系是指在體系中建立能有效提升辦事效率的端口，提升企業(yè)各部門的同時(shí)對(duì)于企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、人才評(píng)估和科研團(tuán)隊(duì)的組建都有十分重要的意義。同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息管理，用戶可以設(shè)置權(quán)限、限制訪問(wèn)權(quán)限和密級(jí)，有效防止人事信息泄露，維護(hù)企業(yè)人事信息的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，相關(guān)的檔案管理事務(wù)呈現(xiàn)不斷增加的趨勢(shì)，這使得檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越大。當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為了進(jìn)一步提升相關(guān)企事業(yè)單位人員的專業(yè)水平，進(jìn)一步提升檔案資源管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前檔案管理工作要及時(shí)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，來(lái)提高檔案的使用率和管理率。

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