采購業(yè)務內(nèi)部控制風險防范

摘要：采購業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)和銷售計劃密切相關(guān)，其運行時涉及的部門較多、工作量較大，并且涉及大量的資金投入，所以此環(huán)節(jié)很容易產(chǎn)生管理漏洞，從而引發(fā)一系列的采購風險，最后直接影響了企業(yè)的正常運營，因此為降低企業(yè)的采購風險并對其提出相應的防范措施顯得尤為重要。本文在對企業(yè)采購內(nèi)部控制存在的風險進行分析的基礎(chǔ)上，進而提出了有效解決企業(yè)采購內(nèi)部控制風險的對策及應注意的幾個問題，從而有效地提升了采購效率。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購成本;采購風險;供應商;采購人員

物資采購處于企業(yè)生產(chǎn)的開端，對企業(yè)的其他生產(chǎn)活動具有約束作用，采購業(yè)務是企業(yè)生產(chǎn)運營管理的一個重要組成環(huán)節(jié)，應該受到嚴格的控制。如何加強采購內(nèi)部控制與風險防范，是企業(yè)十分關(guān)注的一個問題。

一、內(nèi)部控制的含義

內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益，各單位和各組織在業(yè)務活動中建立的一種相互制約的業(yè)務組織形式和職責分工制度。

企業(yè)建立與實施內(nèi)部控制時，應當涵蓋企業(yè)業(yè)務的各個方面，它需要經(jīng)歷決策、執(zhí)行和監(jiān)督的整個過程，在兼顧全面的基礎(chǔ)上，還應著眼于高風險領(lǐng)域和重大問題，并采取嚴格的控制措施，保證不發(fā)生重大失誤。

二、采購業(yè)務進行內(nèi)部控制的必要性

采購業(yè)務是單位整個生產(chǎn)管理活動中的重要環(huán)節(jié)，采購業(yè)務管理的好壞直接影響著企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。

近年來，由于采購業(yè)務在內(nèi)部管理上缺乏公平公正，采購業(yè)務流程透明度不高，導致很多貪污腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)，從而導致了采購貨物的價格昂貴、質(zhì)量低下等負面影響，因此，為了保護企業(yè)的資產(chǎn)，節(jié)約采購成本以及加強公司防范風險的能力，做好企業(yè)采購內(nèi)部控制工作將是重中之重。

三、采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的風險

（一）合同方面的風險

采購合同指企業(yè)根據(jù)采購需求、交付方式、采購價格等情況與供貨方簽訂的法律性文件。其風險主要集中在：第一，未經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)對外簽署采購合同，合同對方的主體資格、履約能力等都未達標，內(nèi)容上存在重大欺騙，從而給企業(yè)造成損失。第二，未能根據(jù)市場情況及時調(diào)整合同內(nèi)容，造成企業(yè)采購行為脫離市場供需情況;第三，雙方在擬定合同的過程中，對合同條款模糊不清，盲目簽約。

（二）成本方面的風險

采購成本主要是指在采購活動中所花費的資金及勞動總支出。首先，采購價格不合理，采購前沒有進行詳細的詢價和采購成本分析工作，從而使物資購進底價不合理;其次，訂購量不合理，沒有按照計劃制定采購需要，盲目制定購貨批量，最后可能會導致訂貨量較高，積壓庫存，倉儲費用上升;訂貨量較低，到貨不及時，使得生產(chǎn)線不得不待工，造成缺貨損失。

（三）付款方面的風險

采購付款是企業(yè)活動的重要環(huán)節(jié)，因為它會直接導致資金支出或者往來款項的增多，也很可能導致企業(yè)管理的漏洞。其主要風險包括：首先，由于采購付款業(yè)務流程包括倉儲、采購、財務等部門，采購期間職責分工不明，不相容的業(yè)務沒有得到相互分離，失去內(nèi)部牽制，因此使采購過程中會出現(xiàn)利用職務之便為自己謀利益;其次，付款審核不嚴格，如果財務人員在付款前沒有對原始單據(jù)進行嚴格的審查，有可能出現(xiàn)重復付款、金額有誤等情況，這樣就會給企業(yè)帶來相應的經(jīng)濟損失。

四、采購風險的應對措施

（一）合同方面

第一，簽訂合同時，根據(jù)簽訂的供貨商、采購價格、交付方式、驗收標準等情況，正確描述合同內(nèi)容，明確雙方的權(quán)利、義務和違約責任;第二，審核人員應該對采購合同的各項條款進行嚴格審查，對于影響重大的合同，應組織法律、財務、技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員參與，合理設(shè)置合同簽署權(quán)限;第三，履行采購合同時，對合同中沒有約定或者約定不明確的地方，當事人雙方可以協(xié)議補充。

（二）成本方面

采購成本的控制直接影響著一個企業(yè)的經(jīng)營成果，必須重視。采購成本的控制措施如下：第一，現(xiàn)在是信息社會，作為采購人員要在各個方面搜集物資的采購信息，真正做到貨比三家，采購到物美價廉的物資;第二，對采購人員的談判技能要定期進行培訓，一個好的談判人員至少會給你的企業(yè)帶來更大的利潤。

（三）付款方面

支付是采購的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財務對需付款的憑單核對無誤后，經(jīng)領(lǐng)導審批后方可向供貨方支付貨款。針對此環(huán)節(jié)存在的風險，單位需做到：第一，應當建立規(guī)范合理的支付流程，付款請購單需要相應的領(lǐng)導審核其真實性、有效性和合法性，判斷此款項是否應該支付，最后由授權(quán)人審批;第二，全面考慮采購物資的價格、企業(yè)的資金現(xiàn)狀選擇適合的支付方式，提高資金的利用率;第三，涉及大額的預付款項，應嚴格對照合同、相關(guān)領(lǐng)導的審批權(quán)限，謹慎支付。

五、采購業(yè)務內(nèi)控應注意的問題

（一）成立專門的監(jiān)督管理部門

監(jiān)督管理部門主要用來組織和協(xié)調(diào)采購內(nèi)部控制工作，因此應確保該監(jiān)督部門的獨立性;合理規(guī)劃采購責任，建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度，明確采購活動的執(zhí)行程序，有效規(guī)范企業(yè)采購工作的各個環(huán)節(jié)，減少其他因素干擾采購活動，從而提升企業(yè)采購業(yè)務的效率。

（二）內(nèi)部牽制與協(xié)調(diào)配合并行

一項完整的采購業(yè)務，涉及采購、財務、倉管等多個業(yè)務部門，采購業(yè)務的進行，需要經(jīng)過兩個以上部門的相互牽制才能完成，但是，內(nèi)部牽制與崗位分離并不是說讓各部門或各人員絕對分離，在工作中，部門、人員間既要相互牽制，又要團結(jié)協(xié)作，如物資的采購、驗收授予不同的部門，而采購物資的議價、供應商的信用評估可交由其他部門，這樣既完善了內(nèi)部控制，又優(yōu)化了業(yè)務流程。

參考文獻：

[1]王志毅.采購流程中存在的風險分析及防范措施[J].物流工程與管理，2012（10）

[2]陳曉慧.制造企業(yè)采購業(yè)務的風險管理及其控制[J].工商管理，2011（12）

作者簡介：

趙婷（1984- ?），女，漢族，河南新鄉(xiāng)人，助教，研究方向：財務會計理論與方法。