淺談會計檔案信息化管理

劉陽 李莎 王瓅

摘 ?要：會計檔案是企業(yè)進(jìn)行會計核算的重要依據(jù)。在計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)大范圍普及的當(dāng)代，會計檔案信息化水平顯著提升。如今，會計檔案信息化管理工作已經(jīng)成為了企業(yè)管理工作的重要組成部分。本文對會計信息化管理工作進(jìn)行了探究，對工作中所出現(xiàn)的問題以及解決對策進(jìn)行分析和論述。

關(guān)鍵詞：會計檔案;檔案信息化;會計檔案管理

企業(yè)的經(jīng)營管理發(fā)展歷程都被記錄在會計檔案之中，對于企業(yè)而言，會計檔案管理工作極為重要。當(dāng)前，會計檔案實現(xiàn)了信息化發(fā)展，由紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，為企業(yè)開展管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)選用高素質(zhì)人才，依據(jù)會計檔案信息化的特點，開展有針對性地高效管理工作。

一、會計檔案信息化管理的問題

（一）會計檔案信息化管理制度建立不完善

規(guī)章制服不健全是管理工作難以發(fā)揮成效的根本原因。當(dāng)前，許多企業(yè)并不足夠重視會計檔案信息化管理問題，也沒有為其設(shè)置配套的管理規(guī)章制度。如此一來，工作開展無章可依，常常出現(xiàn)失誤。也有一些企業(yè)建立了與之相關(guān)的管理制度，但是各項規(guī)定并不明確，可操作性不高。

（二）會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性不高

實現(xiàn)會計檔案信息化，使得電子檔案逐漸成為了會計檔案的主要形式。電子檔案的確為工作人員帶來了極大的便利，但是也存在著安全隱患。會計檔案信息化管理工作開展主要依托于財務(wù)管理系統(tǒng)，而財務(wù)管理可能會受計算機(jī)系統(tǒng)軟硬件的性能影響，也可能受到病毒或黑客侵襲，可對其中所保存的數(shù)據(jù)信息造成極大威脅，電子文件的安全性和完整性難以得到保證[1]。

（三）會計檔案信息化管理人才素質(zhì)不高

會計檔案形式以及技術(shù)水平的發(fā)展，對會計檔案信息化管理人才提出了新的要求。管理人員不僅需要具備專業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)該要擁有應(yīng)用計算機(jī)的能力，可以及時地發(fā)現(xiàn)管理系統(tǒng)的問題，并提出解決辦法。不過，當(dāng)前的大部分管理人員素質(zhì)并不達(dá)標(biāo)，難以保證管理工作的有效開展。

二、提高會計檔案信息化管理質(zhì)量的方法

（一）建立健全管理規(guī)章制度

為了提高會計檔案信息化管理質(zhì)量和效率，應(yīng)該建立健全管理規(guī)章制度，讓管理工作變得更加規(guī)范、有序。相關(guān)工作人員必須提高管理意識，將會計檔案信息化管理工作納入工作范圍，并根據(jù)其工作內(nèi)容和特點，制定嚴(yán)格的管理和評價機(jī)制，提高管理工作的有效性。比如，相關(guān)部門應(yīng)該嚴(yán)格地規(guī)定電子會計檔案的整理、審閱以及使用制度。某企業(yè)根據(jù)會計檔案信息的類別劃分了檔案使用級別，使該公司的會計檔案信息化管理工作的開展變得更加具體。在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，工作人員能按照工作開展要求和標(biāo)準(zhǔn)，圓滿地完成管理工作任務(wù)，管理工作質(zhì)量得以提升。相關(guān)管理人員在制定管理制度時，一定要考慮全面，將影響會計檔案信息化管理質(zhì)量的因素理順清楚，并根據(jù)這些內(nèi)容制定工作開展規(guī)章制度，為會計檔案信息化管理工作提供更為全面的規(guī)章制度保障。

（二）提高會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性

會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全是影響管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對會計檔案信息化管理軟硬件的投入，確保系統(tǒng)使用的有效性;同時提高系統(tǒng)抵御外界風(fēng)險的能力，降低網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客侵襲所帶來的危險。開展管理工作必須在計算機(jī)以及相關(guān)軟件的配合之下才可以進(jìn)行。為了確保會計信息的安全性，存放會計檔案的場所必須具備防磁硬件條件;該場所內(nèi)也應(yīng)保持溫濕度適中，且干凈整潔，這樣才能有效避免環(huán)境對電子檔案存儲安全性的干擾[2]。存儲電子會計檔案時，企業(yè)可以選擇檔案管理系統(tǒng)或者使用磁盤存儲。但是，無論企業(yè)選擇哪種存儲方式，都必須根據(jù)其特性進(jìn)行妥善保管，以確保會計檔案信息的有效性。

以某企業(yè)為例。該企業(yè)將所有的會計檔案信息儲存在財務(wù)管理系統(tǒng)中。該系統(tǒng)具有自動備份功能，可以為檔案信息的安全性和完整性提供保障。為了進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)運行安全性，企業(yè)還搭建了系統(tǒng)防火墻，并在計算機(jī)內(nèi)安裝了病毒查殺軟件。防火墻和病毒查殺軟件可以有效地為會計檔案管理系統(tǒng)抵御來自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險，保護(hù)系統(tǒng)不受網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的威脅。所以，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)在會計檔案信息化管理軟硬件設(shè)施上的投入，加強(qiáng)其軟硬件設(shè)備的有效性。打造良好的檔案儲存和管理環(huán)境，并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的安全，保持會計檔案的完整有效。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

人才是確保工作有效開展的基石。只有培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案管理人才才可以滿足當(dāng)前的會計檔案信息化管理需求，提升檔案管理工作的有效性。所以，管理部門應(yīng)該不斷優(yōu)化人才配置，讓擁有管理能力和計算機(jī)應(yīng)用水平的人才擔(dān)任會計檔案信息化管理工作崗位，完成管理任務(wù)，達(dá)到管理工作目標(biāo)。計算機(jī)以及財務(wù)管理軟件在當(dāng)前的會計檔案信息化管理工作中應(yīng)用廣泛，這就要求參與此工作的人員必須掌握相關(guān)軟件和系統(tǒng)的應(yīng)用能力，否則無法滿足崗位要求。

所以，管理部門必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)。先對已有的管理人才進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的管理專業(yè)知識以及管理系統(tǒng)使用能力。培訓(xùn)后，應(yīng)根據(jù)崗位需求對所有人員進(jìn)行考核，淘汰不合格人員。隨后通過招聘的方式補(bǔ)充人次缺口，打造一支真正具有現(xiàn)代化管理水平與計算機(jī)應(yīng)用水平的會計檔案信息化管理人才隊伍。此外，管理部門應(yīng)該持續(xù)性地進(jìn)行人才選拔和考核，并對他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，這樣才能始終保證這些管理人才掌握著最先進(jìn)的管理理念，并學(xué)習(xí)到最高效的管理方法，使他們的工作質(zhì)量能夠得以提升。

結(jié)論：

會計檔案信息化為會計檔案的采集、管理、應(yīng)用帶來了便利。但是，也因為計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在其工作中的普遍應(yīng)用，而產(chǎn)生了部分安全隱患。所以，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對會計檔案信息化管理的重視，選用提高安全意識并選用該素質(zhì)管理人才;同時，加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)，提高系統(tǒng)的防御能力，增強(qiáng)檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]張婉瑩.新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設(shè)[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018（15）：23-24.

[2]王玉擎.探討醫(yī)院會計檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2016（12）：157.