如何高效做好綜合檔案管理工作

劉芳宜

摘 要：隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理開始引入各種新的信息技術(shù)，這大大提高了管理效率。此外，檔案工作的完成質(zhì)量也是直接關(guān)系到單位管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。本文對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討，提出了做好檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高效；措施

檔案是歷史的真實記錄，檔案工作是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作，檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)的發(fā)展之基和立足之本。加快推進(jìn)新時代檔案資源建設(shè)，要高舉習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想偉大旗幟，增強政治意識，牢記“檔案工作姓黨”的政治要求，增強對檔案工作政治屬性的認(rèn)識，以走向依法管理為根本遵循，以堅持需求導(dǎo)向為基本原則，以法治檔案、智慧檔案、民生檔案為主抓手，以法治化、信息化、社會化為方向，以推進(jìn)民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步示范區(qū)、生態(tài)文明排頭兵、面向南亞東南亞輻射中心檔案資源建設(shè)為重點。

1 檔案管理的重要性

就日常工作而言，單位所發(fā)的各類文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定以及固定資產(chǎn)情況等都被詳細(xì)記錄在檔案資料里，檔案管理人員要做的就是將檔案文件進(jìn)行編號，登記并標(biāo)識后進(jìn)行發(fā)放。如果有文件需要進(jìn)行編制任務(wù)，應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行分類，之后編號，完成文件編制審批工作再將文件進(jìn)行發(fā)放。各部門在文件發(fā)放后，依照其中的相關(guān)規(guī)定在具體工作中參考使用，若發(fā)現(xiàn)文件與實際工作存在矛盾，則需要將其進(jìn)行回收處理并填寫更改單審核、校對，經(jīng)上級部門領(lǐng)導(dǎo)查閱通過后再次發(fā)放文件，以供各部門使用。如果檔案文件完全不能滿足各項工作開展的要求就需要作廢該文件，否則將不利于各項工作的順利開展。作廢后的檔案文件應(yīng)當(dāng)由專門人員回收登記，如需保留原文件，要在該文件上標(biāo)識“作廢”的字樣，再存檔保留。如果不需要留存，則直接銷毀即可。可見，檔案作為單位管理的具體書面資料，能夠做到真切反映各項工作的開展情況。對于檔案管理工作者來說，必須在工作過程中充滿熱情，高度重視自己的本職工作，要及時認(rèn)識到自己的使命，秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對檔案進(jìn)行仔細(xì)歸檔和分類，爭取做到為促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作的不足

2.1 重視程度不夠

檔案管理工作無法直接產(chǎn)生企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，所以大部分領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為它沒有實際應(yīng)用，失去了存在的價值和作用。所以在日常工作中，檔案管理工作常常容易被忽視。在與其他部門管理人員進(jìn)行溝通交流中得知，他們認(rèn)為檔案管理只是單純地抄錄部分相關(guān)文件并封存起來。由此可見，檔案管理工作缺乏單位領(lǐng)導(dǎo)層的支持，這一定程度上限制了單位檔案管理工作的健康發(fā)展。對于檔案管理者來講，也要對自己的工作重視起來，正確認(rèn)識自己崗位所起的作用，努力做好每一個工作細(xì)節(jié)。

2.2 管理水平落后

相比之下，我國的檔案管理工作起步較晚，發(fā)展水平也比較落后，綜合實力有待提高。加上許多檔案管理人員開始向其他崗位流動，這一現(xiàn)象造成經(jīng)驗豐富的檔案管理者流失；而一些新入職的檔案管理者，僅僅依靠書本上學(xué)到的知識進(jìn)行整理工作，缺乏對業(yè)務(wù)的了解和掌握，且缺少創(chuàng)新性思維。在檔案管理的方法上，許多單位仍保留著陳舊的手動操作，隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，這種方式與發(fā)展模式不符，已經(jīng)漸漸被社會淘汰。

2.3 專業(yè)水平低下

現(xiàn)階段，我國檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平較低，大多數(shù)人都沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)就直接上崗，基本的業(yè)務(wù)流程還不太清楚，這不利于檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。由于檔案管理部門對單位的貢獻(xiàn)力度小，許多職工紛紛選擇了調(diào)崗，使得該部門的在崗員工越來越少，所以單位不得不從其他科室借調(diào)人員過來，或者是請別的部門的人來兼職檔案管理工作。檔案管理屬于專業(yè)性較強的工作類別，借調(diào)其他部門的人員來從事，將會導(dǎo)致管理工作的混亂，嚴(yán)重影響工作效率的提高。

2.4 管理體系不完善

目前檔案管理管理工作停滯不前的根本原因在于制度方面的欠缺，好多單位并不注重這項工作，沒有建立健全完善的規(guī)章制度，即時建立了一些管理制度，也不能按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。由于缺乏完善的檔案管理制度，相關(guān)人員在實際進(jìn)行檔案管理工作時沒有書面依據(jù)和制度章程作為參考，導(dǎo)致日常的檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，他們不能按照規(guī)范對相關(guān)資料進(jìn)行收集和歸檔；也不能依照管理細(xì)則的規(guī)定分類保存檔案，使日常管理工作雜亂無章。盡管有些單位參考國外先進(jìn)的企業(yè)管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行力度，所制定的制度根本沒有發(fā)揮出作用。在日常工作中還存在職責(zé)劃分不明確的現(xiàn)象，當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題時，管理人員就相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

3 高效做好綜合檔案管理工作的途徑

3.1 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度對檔案管理工作的優(yōu)化具有至關(guān)重要的作用，因為完善的檔案管理制度制定完畢之后就可以使具體的管理工作有證可循、有法可依。檔案管理部門如果想制定出更加科學(xué)的相關(guān)管理制度，需要做好以下幾方面的工作。確定檔案管理的規(guī)范性。檔案管理工作具有連續(xù)性，能夠為后期工作的開展提供參考借鑒，所以規(guī)范的檔案管理辦法可以為日后的工作省去許多不必要的麻煩。制定嚴(yán)格的人員獎懲制度。為了提高檔案管理人員的工作積極性，單位應(yīng)當(dāng)對于在日常工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的職工進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎勵，并形成示范作用，鼓勵更多的人向其學(xué)習(xí)，提高人們的積極性。

3.2 提升管理人員綜合能力

如果檔案管理人員的綜合能力不高，可以肯定他手中的工作也不會認(rèn)真完成，所以要想使檔案管理工作得到優(yōu)化，必須提升管理人員的綜合能力。部門領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)科室的實際情況和在崗人員的了解對檔案管理人員進(jìn)行合理搭配。每年要定期招聘一批新職工，為檔案管理部門注入新的活力，讓年輕人的青春熱情感染到在崗職工，充分提升整體的活力，從而使工作效率得到提升。另外，單位要每年對在崗職工進(jìn)行培訓(xùn)教育，這種教育包括兩個方面，一是老員工對新入職的員工進(jìn)行培訓(xùn)，二是請培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的專業(yè)人士為單位所有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不論那種培訓(xùn)方式，目的都是為了提升職工的自身素質(zhì)。

3.3 創(chuàng)新檔案管理辦法

隨著高新技術(shù)的普及，要增加計算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，達(dá)到快速準(zhǔn)確地掌握檔案相關(guān)工作發(fā)展情況的目的?？茖W(xué)先進(jìn)的檔案管理辦法能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，為此檔案管理部門要在實踐過程中摸索經(jīng)驗，積極主動創(chuàng)新檔案管理辦法。例如，在繁瑣的工作中對檔案進(jìn)行分類管理，將工作性質(zhì)相同的檔案分為一類，并對其分組管理，這將大大縮短工作時間，提高工作效率。除此之外，檔案管理部門的管理人員還可以運用計算機(jī)制定各類Excel表格，將制作的表格打印出來留檔保存，倘若日后上級部門要對本部門進(jìn)行檢查，可以將表格直接拿出來供領(lǐng)導(dǎo)翻閱，此舉有利于增加工作的靈活性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對單位多項工作的科學(xué)管理具有至關(guān)重要的作用，良好合理的管理檔案文件能夠促進(jìn)單位健康有序的發(fā)展，為提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，單位必須提高對檔案管理部門的重視力度。當(dāng)然，如果要想不斷提升檔案管理水平，僅僅提高重視程度還是不夠的，還需要從管理人員、管理方法和管理制度等多個方面著手。只有這樣，才能更加優(yōu)化檔案管理工作，才能為單位提供更加全面的幫助和更完善的檔案服務(wù)。

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