科研項目設(shè)備檔案收集整理之我見

馬連英

科研項目是科技人員開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，是開展高水平科學(xué)研究和支撐高質(zhì)量人才培養(yǎng)的重要依托，也是引領(lǐng)學(xué)科發(fā)展的重要力量。對于涉及創(chuàng)新型設(shè)備研制的科研項目，其設(shè)計、研制的設(shè)備是其研究的主要內(nèi)容。如何將這些設(shè)備檔案資料收集齊全完整、并進行系統(tǒng)地整理，既符合國家和行業(yè)對科研項目設(shè)備檔案收集整理的要求，達到科研項目檔案驗收的條件，又為日后科技人員和維修人員能便捷地利用這些設(shè)備檔案進行技術(shù)改造、設(shè)備的維護等工作提供詳實的設(shè)備檔案資料，是檔案人員在進行科研項目設(shè)備檔案管理中著重解決的問題。

1 設(shè)備檔案收集整理過程中常見問題分析

1.1 收集不全，部分核心設(shè)計文件缺失

收集是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)，有的單位的設(shè)備檔案資料嚴(yán)重缺失。有的只收集了設(shè)備的采購或加工合同，而設(shè)備合同簽署的授權(quán)委托書、設(shè)備的隨機文件，設(shè)備到貨驗收文件及設(shè)備進行的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書公示文件，進口設(shè)備的報關(guān)材料等未收集；標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購缺少三方比價單位的資格文件等。非標(biāo)設(shè)備是科研項目的重點和技術(shù)核心，其價值體現(xiàn)了科研人員的科技創(chuàng)新成果。有的單位收集了非標(biāo)設(shè)備的加工合同、最終的竣工圖紙等，缺少科研人員的設(shè)計文件，加工過程反復(fù)修改的加工圖紙和設(shè)計變更單及最終形成的設(shè)備使用說明書、操作手冊及質(zhì)量保證文件及驗收文件。有的科研項目的設(shè)備資料的核心設(shè)計文件及技術(shù)總結(jié)因技術(shù)人員擔(dān)心核心技術(shù)資料歸檔后會被其他技術(shù)部門或技術(shù)人員看到，影響成果申報和后續(xù)的技術(shù)研究，而不提供相應(yīng)有價值的核心技術(shù)資料。從而使核心研究的內(nèi)容不全，嚴(yán)重影響了設(shè)備檔案的完整性。特種設(shè)備因其具有涉及生命安全、危險性較大的承壓、載人和吊運設(shè)備或設(shè)施構(gòu)成，如：電梯、起重機、鍋爐、壓力容器、壓力管道等。特種設(shè)備檔案資料有的缺少特種設(shè)計、制造、安裝資質(zhì)文件，出廠質(zhì)量檢驗合格證明文件等。而設(shè)備安裝調(diào)試階段文件中缺少安裝調(diào)試記錄等。

究其設(shè)備檔案資料收集不全的種種原因，是檔案人員沒有按照國家和行業(yè)的設(shè)備檔案收集范圍，制定該科研項目的設(shè)備檔案收集整理方案及歸檔范圍并缺少與技術(shù)人員對檔案安全的措施的溝通。檔案人員沒有做到對科研人員對設(shè)備檔案收集工作進行到位的監(jiān)督、檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使收集的設(shè)備檔案資料不齊全，不具備驗收要求和日后的提供利用。

1.2 整理不夠系統(tǒng)，專業(yè)性不強

有的科研項目設(shè)備檔案的整理沒有國家、行業(yè)的整理規(guī)則確定該科研項目設(shè)備檔案的整理方案，沒有按照科研項目的子項、系統(tǒng)、單臺套設(shè)備的整理原則對設(shè)備檔案進行系統(tǒng)整理。而是按照設(shè)備的采購或加工合同設(shè)備進行整理，不同子項、系統(tǒng)的單臺套設(shè)備也沒有進行鏈接，造成整理的設(shè)備檔案系統(tǒng)性不強，重復(fù)組卷，不能滿足科研項目的技術(shù)人員在維修、技術(shù)改造時快速查找單臺套設(shè)備資料。

1.3 檔案資料人員業(yè)務(wù)能力不強

科研項目設(shè)備檔案的收集整理工作需要檔案人員熟悉國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度，了解科研項目可行性研究批復(fù)新增設(shè)備的臺套情況。而現(xiàn)實是，因參與設(shè)備檔案收集整理的技術(shù)人員及資料人員不具備相關(guān)的檔案知識，負責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的檔案人員對設(shè)備檔案收集范圍及整理的業(yè)務(wù)不精，對科研項目中涉及的設(shè)備不了解，沒有按照可行性研究批復(fù)的新增設(shè)備清單制定設(shè)備檔案的收集范圍和整理方案。造成科研項目的設(shè)備檔案資料收集整理工作的質(zhì)量大打折扣。

2 解決的措施

2.1 建立設(shè)備檔案的收集整理方案

作為科研項目設(shè)備檔案收集整理的主要責(zé)任的檔案部門，在科研項目立項后，要依據(jù)國家、行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，按照科研項目的特點和科研項目可行性研究批復(fù)的新增設(shè)備清單，在與科研項目負責(zé)人充分溝通的情況下，制定該科研項目設(shè)備檔案的收集整理方案。方案中需要確定該科研項目設(shè)備檔案收集整理的主體責(zé)任；掌握科研項目可行性研究批復(fù)的新增設(shè)備臺套內(nèi)容；確定設(shè)備所屬的子項、系統(tǒng)名稱；單臺套設(shè)備組卷原則和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備、特種設(shè)備等的收集范圍及保管期限等。檔案人員和技術(shù)人員按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備和特種設(shè)備檔案資料的收集范圍及保管期限進行收集，檔案人員指導(dǎo)科研人員按照設(shè)備檔案的收集范圍進行有效收集，并按照科研項目的特點，按照子項、系統(tǒng)、單臺套的原則進行整理。涉及不同子項、系統(tǒng)的單臺套設(shè)備檔案資料建立鏈接，避免重復(fù)組卷和產(chǎn)生大量復(fù)印件。便于科研人員查閱利用。

2.2 聘請技術(shù)總工對設(shè)備檔案完整性和系統(tǒng)性審核

檔案人員和科研人員按照設(shè)備檔案收集整理方案，對設(shè)備檔案資料進行完整性收集和系統(tǒng)整理后，此設(shè)備檔案資料收集得是否齊全，非標(biāo)設(shè)備核心技術(shù)文件是否收集齊全，是否歸入相應(yīng)的子項、系統(tǒng)，是否與科研項目子項、系統(tǒng)的劃分一致等等問題，需要科研項目的技術(shù)總工對收集整理的設(shè)備檔案進行審核，發(fā)現(xiàn)缺失的文件及時進行收集，歸入的子項、系統(tǒng)有誤，鏈接不對等問題進行調(diào)整整改等。從而保證可行性研究批復(fù)的設(shè)備資料能夠全部收集，核心技術(shù)的設(shè)備檔案資料從設(shè)計、到加工過程、驗收各個階段形成的設(shè)備資料完整，內(nèi)容真實有效，真實反映科研項目設(shè)備檔案的實際情況，真正體現(xiàn)科研項目的科技創(chuàng)新內(nèi)容，學(xué)術(shù)價值。不是只收集了一些結(jié)論性資料。從而為今后設(shè)備檔案的利用打下堅實的基礎(chǔ)。

2.3 提高檔案資料人員的業(yè)務(wù)水平

檔案人員是科研項目設(shè)備檔案收集整理的主導(dǎo)，檔案人員對設(shè)備檔案資料管理的能力決定了該科研項目檔案收集整理的質(zhì)量。一個具有較高的檔案業(yè)務(wù)能力的檔案人員，依據(jù)所熟知的國家和行業(yè)設(shè)備檔案的相關(guān)要求，按照科研項目設(shè)備檔案收集整理方案能夠高水平指導(dǎo)科研人員及資料人員將設(shè)備檔案資料收集齊全并系統(tǒng)整理好。而一個不具備相應(yīng)業(yè)務(wù)能力的檔案人員需要通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識外，還需要能力強的人員帶領(lǐng)示范或通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、查閱業(yè)務(wù)手冊、規(guī)范等不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)來提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

參考文獻

[1]于莉.論設(shè)備檔案的收集與利用[J].黑龍江科技信息，2008（3）：174-174.