分析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運用

車洪玲

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作的總結和提升，對醫(yī)院的發(fā)展有直接的影響。隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，醫(yī)院檔案管理也隨之發(fā)生了較大的變化。醫(yī)院檔案管理模式也應該優(yōu)化管理理念、完善有關工作，提高工作效率。本文主要分析了醫(yī)院檔案管理模式改革的必要性和問題，提出了醫(yī)院檔案管理模式改革對策，期望能夠為醫(yī)院檔案管理提供一定的參考。

關鍵詞：檔案管理模式；改革；對策

檔案是醫(yī)院珍貴的材料，包括醫(yī)療檔案、人事檔案等各類檔案，是醫(yī)院歷史的記載和未來發(fā)展的重要基礎。隨著醫(yī)院檔案管理模式改革的不斷推進，醫(yī)院檔案管理的發(fā)展空間進一步擴大醫(yī)院檔案管理的價值將進一步提高。

1 醫(yī)院檔案管理模式改革的必然性

1）信息時代發(fā)展的推動。醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量巨大，是醫(yī)院各項工作的總結和升華，是醫(yī)院重要的資源。隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理要充分利用信息技術加強對檔案資料的分析，實現(xiàn)檔案搜集、儲存、使用等工作的數(shù)字化，將傳統(tǒng)的人工管理轉變?yōu)橛嬎銠C管理，這樣才能夠在信息時代實現(xiàn)檔案的高效利用，提高檔案管理水平。

2）醫(yī)院檔案管理自身的需要。當前，醫(yī)院發(fā)展迅速，各種業(yè)務更加頻發(fā)，而且還會在未來與更多的單位合作，檔案資料會不斷增多，種類更加繁多。例如，醫(yī)院和醫(yī)學院校合作，就會產(chǎn)生醫(yī)院教學檔案；醫(yī)院與法律部門的合作會產(chǎn)生法律案件檔案。因此，為了優(yōu)化檔案管理，為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務，就必須加強醫(yī)院檔案管理模式改革，迎合醫(yī)院發(fā)展的需求。另外，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容豐富，在管理過程中要注重提高管理效率。在醫(yī)院發(fā)展的關鍵期，要從醫(yī)院檔案管理模式入手，將檔案作為重要資料加以利用，還要從當前模式的弊端入手，清除醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展道路上的障礙，推動醫(yī)院的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1）管理制度不完善。由于檔案種類的不同，檔案管理的形式也是多樣的。醫(yī)院檔案有病歷檔案和文書檔案。如果在檔案的管理中不能準確對檔案分類，就無法實現(xiàn)對檔案實施計劃性的管理。檔案管理不是簡單的搜集、保存，而是要通過對檔案內(nèi)容的分析，挖掘更深、更大價值。目前，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都不能正確認識檔案的主要內(nèi)容，檔案之間缺乏聯(lián)系，導致檔案重復保管，不僅加大了管理人員的工作量，而且使檔案整理不便，檔案查詢也很困難。另外，還有一些醫(yī)院仍使用傳統(tǒng)的手工歸檔，出現(xiàn)了字跡不規(guī)范、裝訂不統(tǒng)一等。

2）管理人員管理意識弱。當前，仍有很多管理人員對檔案管理不夠重視，忽視了檔案的實用價值，使其在檔案管理中缺乏管理意識，不注重檔案管理方法的創(chuàng)新，忽視了檔案的完整性，記錄方法也不完整，影響了檔案的價值。還有的檔案管理人員年齡偏大，管理理念落后，不善于使用信息技術，操作不熟練，對檔案管理也有不利的影響。

3）檔案形式不統(tǒng)一。當前，很多醫(yī)院都加強了檔案管理的信息化，但在使用信息技術的過程中仍存在一些問題。一方面，檔案整合不合理。一般的，醫(yī)院的各個科室各自管理自己的檔案，但這些資料不能被共享，當遇到特殊病例的查詢時會在一定程度上阻礙檔案的正常使用。另一方面，信息技術自身的局限性。在醫(yī)院檔案管理工作中，有些只能對資源進行搜集、整合和查找，而不能對檔案進行分析。而信息技術的應用提高了檔案管理的便捷性，但很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)還不完善，例如信息搜索單一化，不能全面查詢信息。

3 醫(yī)院檔案管理模式改革對策

1）優(yōu)化檔案管理方法。在醫(yī)院檔案管理過程中，應進一步優(yōu)化檔案管理方法，加強創(chuàng)新。一方面，要豐富檔案獲取渠道，確保檔案信息的完整性，提高檔案的使用價值。另一方面，檔案管理部門還要加強信息化建設，改變傳統(tǒng)落后的檔案處理方法，提高檔案信息搜集效率，豐富資料處理方法。另外，還要加強檔案檢索建設，為檔案的查找提供便利，為醫(yī)院工作成果的分享和轉化提供良好的條件。

2）創(chuàng)新檔案管理技術。醫(yī)院檔案管理要改變落后的檔案管理技術，加強創(chuàng)新，根據(jù)檔案的實際建立完善的管理技術制度。一方面，檔案管理部門要樹立先進的管理理念，充分認識現(xiàn)代管理技術對檔案管理的重要作用，還要對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理工作的效率。另一方面，還要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡，為各部門提供一定的檔案管理權限，為檔案的豐富提供一個良好的條件，創(chuàng)新檔案管理工作，推動檔案管理模式的改革。

3）加強檔案管理人員培訓。當前，醫(yī)院檔案管理人員的流動性較大，對檔案管理工作造成了不利影響。因此，在檔案管理模式的改革過程中要加強對管理人員的培訓。一方面，定期對檔案管理人員開展檔案信息分類的知識，使其能夠熟練掌握檔案信息的類型。另一方面，還要對醫(yī)務人員進行培訓，使其能夠快速掌握病歷管理的方式，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)雙向發(fā)展，推動管理方式的改革。

4）完善檔案管理機制。檔案管理模式的改革要注重管理機制的建設，推動檔案管理工作的規(guī)范化。由于醫(yī)院長期處于重業(yè)務、輕文檔的現(xiàn)象，檔案管理水平低。在新的發(fā)展環(huán)境中，要加強檔案管理機制的完善，結合檔案法的規(guī)定和本醫(yī)院的實際開展有關工作，要求管理人員要嚴格按照制度開展工作，確保檔案管理的科學性，提高檔案信息的價值，規(guī)范操作。醫(yī)院檔案管理人員要承擔應有的責任，明確自身的權責，提高服務意識，推動檔案管理模式的改革。

5）創(chuàng)新檔案管理模式。檔案管理要從多角度入手，加強檔案管理模式的創(chuàng)新，確保檔案整體質(zhì)量的提升。醫(yī)院檔案管理工作應業(yè)務層面進行橫向拓寬，加強檔案管理服務，激發(fā)各個科室搜集、使用檔案的熱情，以更加多樣化的檔案管理模式為檔案的發(fā)展提供基礎。

6）加強檔案數(shù)據(jù)庫。隨著數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也逐漸應用了數(shù)據(jù)庫。要加強檔案數(shù)據(jù)庫建設，注重信息搜集的拓寬，從醫(yī)院全局考慮對檔案資料進行統(tǒng)一管理。應將檔案資源通過軟件進行分類整理，以更好地應對檔案檢索和資源共享。

7）進一步提高檔案管理的信息化。醫(yī)院檔案管理模式的改革是時代發(fā)展的需要，是信息技術發(fā)展的必然結果。醫(yī)院檔案管理部門要注重計算機的使用。一方面，可以使用計算機將檔案分類錄入計算機，優(yōu)化檔案的資料的檢索，提高檔案管理質(zhì)量。另一方面，還可以引進檔案掃描儀，通過掃描儀將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，以更好地保存檔案，同時也能夠提高檔案錄入效率。此外，還可以使用音頻、視頻等形式建立檔案，豐富檔案形式，轉變傳統(tǒng)檔案的枯燥性，為使用者提供便利。

還要建立檔案工作網(wǎng)絡。在未來的醫(yī)院中，檔案會越來越多，檔案管理工作人員的分類也會更多，教學檔案負責人、法律案件負責人等。要針對不同檔案的類型制定相應的管理模式，提高檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化。

4 結語

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，和信息時代的全面化，醫(yī)院檔案管理模式也要進行相應的變革。這不僅是醫(yī)院發(fā)展的需要，同時也是患者合法權益，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需求。因此，醫(yī)院檔案管理部門要完善檔案管理制度、加強檔案管理人員培訓、完善檔案數(shù)據(jù)庫、拓寬檔案搜集范圍等，為醫(yī)院檔案管理模式的改革提供有利條件，進一步提高檔案的完整性，提高檔案的使用價值，推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

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