基于提高檔案管理科學(xué)化水平的措施研究

向麗瓊

摘 要：本文分析了科學(xué)技術(shù)對檔案管理工作的促進(jìn)作用，包括提升管理工作效率、順應(yīng)科技社會(huì)的發(fā)展。而動(dòng)態(tài)化在檔案管理工作中更是一個(gè)新的發(fā)展支點(diǎn)，可以使信息資源形象化、傳遞全面簡潔、利用率被提升以及管理全過程更加流暢等。所以我們要利用科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化。這就需要我們具備現(xiàn)代意識(shí)、形成合適的管理制度、借助有效的措施和決策、利用科學(xué)的程序和方法等。如此，則可以為實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案；科學(xué)化管理；實(shí)現(xiàn)路徑

檔案是歷史的真實(shí)記錄，收集著大量的信息。文書管理是整個(gè)文書管理工作的重要組成部分。檔案管理的質(zhì)量不僅直接影響到檔案單位整體檔案管理的質(zhì)量，而且關(guān)系到整個(gè)單位的檔案管理水平。檔案資料是今后工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要基礎(chǔ)。

1 科學(xué)技術(shù)對檔案管理工作的促進(jìn)作用

首先在檢索過程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠提升檔案的查找速度，提高查找的準(zhǔn)確率，節(jié)約了工作者的速度，提高了服務(wù)的質(zhì)量。其次在存儲(chǔ)過程中產(chǎn)生了極大的便利。因?yàn)殡娮訖n的存儲(chǔ)和保管的體積大大縮小，以壓縮版格式提供的檔案材料既節(jié)約了空間，也保證了檔案原件的可利用性，延長了檔案的使用壽命。再次有了科學(xué)技術(shù)的加入，檔案管理工作中信息數(shù)據(jù)的傳遞更加方便。而且能大大節(jié)約信息傳遞的時(shí)間和周期，減少檔案傳遞過程可能的損耗。這對提升檔案管理工作的效率是有極大好處的。最后，在建立了計(jì)算機(jī)檢索端口以后，檔案資料能快速復(fù)制和復(fù)印，這為檔案管理的管理和再利用帶來很大的好處。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

1）檔案歸檔不夠齊全。由于近年來科技不斷進(jìn)步，辦公室自動(dòng)化程度也不斷提高。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等大量技術(shù)產(chǎn)品的普及，大大提高了文書收集和處理的效率。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備所形成的檔案材料與傳統(tǒng)檔案方式所形成的檔案材料之間也存在著沖突。目前單位檔案管理存在兩種傾向：一是部分單位的檔案只存在于電腦和光盤中，無法以印刷文字材料保存，因此難以實(shí)現(xiàn)長期保存。二是部分單位只儲(chǔ)存文字資料，不儲(chǔ)存光盤，不利于保管重要檔案。

2）文書工作和檔案管理工作相互脫節(jié)。文書工作是文書管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，而文書管理工作是文書工作的延伸，兩者之間有著密不可分的關(guān)系。然而，在實(shí)際工作中，文書工作和檔案工作往往是分開和管理的。從某種意義上說，這增加了文書工作和檔案管理之間的距離。由于文秘人員的檔案意識(shí)普遍薄弱，檔案工作者很少涉及文書工作，兩者在趨同過程中往往存在脫節(jié)。目前，部分單位公文的格式和處理方法仍有不少不規(guī)范之處。例如，文書的紙張格式不一致，文書的使用不合理，程序不規(guī)范，編號(hào)不準(zhǔn)確。有些單位有更多的部門由文書組成。各部門的文書人員無法正確理解存檔的重要性。不愿將組織良好的檔案置于檔案部門的統(tǒng)一管理之下，也導(dǎo)致了一些檔案的缺乏。

3）檔案管理人員的整體素質(zhì)不高。人是檔案管理的主觀因素。檔案的質(zhì)量取決于檔案工作人員的質(zhì)量。該股的一些檔案管理人員沒有接受過專業(yè)檔案方面的培訓(xùn)。他們對檔案的分類和歸檔沒有足夠的了解，也沒有任何重要的資料。雖然檔案管理部門的一部分人員有資格擔(dān)任這一職位，但很少參加相關(guān)的檔案繼續(xù)教育和培訓(xùn)，也無法及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和檔案管理水平，特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)文書管理是一個(gè)必然的趨勢，但一直未能正確掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。有些檔案人員缺乏檔案意識(shí)或檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致文書的歸檔不符合規(guī)定和方法。檔案保管期限的劃分甚至出現(xiàn)混亂，或者檔案的收集工作尚未完成。

3 動(dòng)態(tài)化發(fā)展對檔案管理工作的影響

1）信息資源更加形象化。音頻、視頻、動(dòng)態(tài)圖等電子資源的出現(xiàn)讓信息資源更加形象化。很多信息內(nèi)容從文字描述變成了圖文結(jié)合的形式，讓檔案管理的信息資源形成動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的兩種形式。動(dòng)靜資源之間的互補(bǔ)可以讓信息資源更加形象化。

2）信息資源傳遞更加全面簡潔。在檔案管理工作中，信息資源內(nèi)容繁雜。如果是直接的紙質(zhì)檔案信息很可能在修改和整理的過程中出現(xiàn)“污”檔案的現(xiàn)象，造成不美觀或者難以辨識(shí)的困難。

3）信息資源的利用率被提升。檔案中信息資源的動(dòng)態(tài)化可以讓資源的傳播面更加廣泛。而且借助了科學(xué)技術(shù)手段，檔案資源的傳播廣度和深度都有了很大的變化。那么，檔案資源的利用基礎(chǔ)也會(huì)發(fā)生不同的變化，資源的利用率會(huì)被大幅度的提升。

4）現(xiàn)檔案管理的流暢。檔案管理工作本身是非常繁瑣的。如果要查閱相關(guān)內(nèi)容則需要從海量信息中進(jìn)行篩選。然而在實(shí)現(xiàn)了檔案管理的動(dòng)態(tài)化以后，整個(gè)檔案管理工作將會(huì)變的輕便而簡潔。整個(gè)檔案管理工作的流程會(huì)更加有序。甚至有的時(shí)候只要輕輕一點(diǎn)就能完成信息資源的收集、篩選、傳播等各個(gè)具體的內(nèi)容。

4 利用科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理動(dòng)態(tài)化的策略

1）管理工作者具備現(xiàn)代意識(shí)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展的確對檔案管理工作影響深刻。在現(xiàn)代社會(huì)，要想有發(fā)展的前景就需要有良好的發(fā)展意識(shí)。隨著企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的發(fā)展，大量的錄音、錄像、視頻等新型電子文書被收納到檔案管理內(nèi)容之中。然而，檔案管理的動(dòng)態(tài)化并不是簡單地為傳統(tǒng)的管理穿上網(wǎng)絡(luò)的外衣。而是要從思想根源上來形成檔案管理動(dòng)態(tài)化發(fā)展的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)可以在平時(shí)的工作中獲取，也可能是通過企業(yè)或者單位的培訓(xùn)教育，通過改為工作的培訓(xùn)來取得檔案管理動(dòng)態(tài)化認(rèn)識(shí)的進(jìn)一步發(fā)展。

2）設(shè)置合適的管理體制。信息自動(dòng)化的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了人機(jī)的結(jié)合。在檔案管理中，業(yè)務(wù)人員利用科學(xué)技術(shù)來開展檔案管理工作，這需要在動(dòng)態(tài)化管理中形成高度集中的原則，還要將高度集中原則與使用方便原則結(jié)合起來。在檔案發(fā)展的過程中要注重業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在整個(gè)管理部門內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源管理的集中處理，不允許自建系統(tǒng)而造成資源的浪費(fèi)。而且很多的體制內(nèi)容是可以寫進(jìn)管理制度和章程中的，將其變成一種制度而鞏固下來。

3）占有先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理動(dòng)態(tài)化的條件基礎(chǔ)。企業(yè)或單位要準(zhǔn)備先進(jìn)的硬件和軟件設(shè)備。電子文書歸檔和利用的起點(diǎn)要高，要有發(fā)展的空間。在保管、翻拍、復(fù)制等活動(dòng)中要盡可能使用新的技術(shù)手段。這就需要單位或者企業(yè)從基礎(chǔ)設(shè)施和人才兩個(gè)角度來進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃。購買設(shè)備和技術(shù)的時(shí)候要考慮到實(shí)際情況，搞好基礎(chǔ)設(shè)施的利用。做好了這些基礎(chǔ)性的工作才能夠有檔案管理動(dòng)態(tài)化的首要條件。要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需要來進(jìn)行人才技術(shù)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。

4）科學(xué)工作程序及引導(dǎo)活動(dòng)。在檔案管理工作中要進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理，需要有對社會(huì)發(fā)展的預(yù)見性思考，要以長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來看待現(xiàn)有的問題，并且對未來社會(huì)有預(yù)見性的認(rèn)識(shí)和逆向性的運(yùn)動(dòng)思考。從檔案的未來發(fā)展趨向中找到檔案工作的未來發(fā)展傾向，并據(jù)此來進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)劃。

5 結(jié)束語

總之，在科學(xué)技術(shù)的影響下，檔案管理工作動(dòng)態(tài)化發(fā)展已經(jīng)有了很大的可能。而且有了技術(shù)和設(shè)備的支持會(huì)讓我們的檔案管理工作發(fā)展得更快。無論是對企業(yè)、單位、還是個(gè)人來講，檔案管理的動(dòng)態(tài)化發(fā)展具有重要的作用。我們要堅(jiān)持檔案管理工作的改革創(chuàng)新，以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展求生存。為我國社會(huì)信息資源的現(xiàn)代化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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