信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王玲

當(dāng)今信息以及科技快速發(fā)展，在當(dāng)前的信息化條件之下，我國正在積極迎合現(xiàn)階段的發(fā)展形勢，將信息化建設(shè)運用到各個行業(yè)。其中，檔案管理在企事業(yè)單位中的地位是非常重要的，同時也是需要我們關(guān)注的重點工作。在當(dāng)前信息化條件之下，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行檔案的管理與服務(wù)創(chuàng)新，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，同時提高自身的工作效率，本文將圍繞這一方面進(jìn)行具體的分析和探討。

在當(dāng)前信息以及科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)階段，各個行業(yè)都在不斷抓住互聯(lián)網(wǎng)帶來的發(fā)展機遇，同時也在利用信息技術(shù)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型或者工作效率的提高。在檔案管理中運用信息化技術(shù)在當(dāng)前來說是符合時代特征的，同時也是提高檔案管理效率的必然選擇。當(dāng)前，計算機以及科學(xué)技術(shù)使得傳統(tǒng)的服務(wù)模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的需要，而且現(xiàn)階段隨著人們對服務(wù)質(zhì)量以及要求的不斷提高，更加需要通過科學(xué)先進(jìn)的管理方法進(jìn)行檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，這樣才能夠滿足現(xiàn)階段的需要，同時也能夠使得檔案管理更加專業(yè)化規(guī)范化。

1 當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前我國的檔案管理工作在信息化方面處于相對較為落后的狀態(tài)。首先，從檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的階段來說，屬于檔案信息系統(tǒng)建立的初級階段。其次，從檔案工作的管理方面來說，當(dāng)前的檔案管理工作缺少信息化以及專業(yè)化的管理水準(zhǔn)。再次，從信息化特點方面來說，當(dāng)前對檔案管理的層面沒有將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及程序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行充分地結(jié)合，使得當(dāng)前的管理缺少科學(xué)性，不符合現(xiàn)代化的發(fā)展特點以及發(fā)展進(jìn)程。下面就從這幾個方面出發(fā)，對當(dāng)前檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行具體的分析。

1.1 檔案信息系統(tǒng)處于初級階段

現(xiàn)階段，在檔案的信息管理方面，我們?nèi)匀惶幱跈n案信息管理的初級階段，并且僅僅滿足與檔案信息系統(tǒng)處于一個目錄，便于查找的階段。而且，從總體上來說，我國當(dāng)前對于檔案的信息化建設(shè)分為很多種，但是這些不同種類的建設(shè)僅僅停留在較為淺顯的層面，缺少專業(yè)性以及規(guī)范性，同時也難以滿足現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)的要求。

1.2 檔案管理工作較為傳統(tǒng)

當(dāng)前，從檔案管理工作的日常調(diào)查來說，對于檔案管理工作仍然處于一個較為落后的階段，使用的管理方法非常傳統(tǒng)，對于檔案的掃描記錄以及整理歸檔往往是通過人工方式進(jìn)行的，再加上各種客觀因素的影響，使得當(dāng)前的檔案管理效率極為低下，且查找和歸檔所需要的時間也較長。如此一來，受到各個方面的影響，當(dāng)前的檔案管理以及檔案目錄的建立就具有了一定的困難。而且盡管現(xiàn)階段倡導(dǎo)建立檔案的信息化管理以及服務(wù)創(chuàng)新，但是從目前總體環(huán)境上來看，大多數(shù)的檔案室僅僅停留在半信息化甚至不足半信息化的狀態(tài)。

1.3 信息化特點方面缺少有效的結(jié)合

信息化的特點就是速度快、及時有效、信息量大，同時還具有較快的更新速度，但是檔案室在進(jìn)行檔案管理的過程中，沒能夠及時將檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理的程序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效地結(jié)合，這就導(dǎo)致了盡管處于信息快速發(fā)展的階段，但是當(dāng)前的檔案管理工作仍然使用磁盤或者光盤進(jìn)行儲存，方法過于傳統(tǒng)，難以適應(yīng)現(xiàn)階段的信息化水平。

2 信息化條件下的檔案管理及服務(wù)創(chuàng)新分析

通過上述分析，我們可以看出當(dāng)前的檔案管理對于信息化技術(shù)的運用較為欠缺，同時也處于一個運用的初級階段，因此各個方面都不成熟，使用效果也不夠理想。那么應(yīng)當(dāng)如何在信息化條件下進(jìn)行檔案的管理工作呢，下面就進(jìn)行具體的分析。

2.1 實行檔案數(shù)字化管理

檔案的數(shù)字化管理是提升檔案管理效率以及管理速度的一個重要的方式，一般來說，檔案的數(shù)字化管理就是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，通過這樣的方式便于對檔案進(jìn)行提取以及搜索等具體的操作，這可以算是技術(shù)上的提升與飛躍，同時也是檔案信息化管理一個最為直觀的表現(xiàn)形式。但是在這一階段中需要我們尤為注意的就是在對電子檔案進(jìn)行歸檔整理的過程中，需要對電子檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類以及編碼，并且對于同一種類型的檔案來說，要使用同樣的形式，嚴(yán)格控制好檔案管理的系統(tǒng)，使得電子檔案在信息化的管理下既方便調(diào)取與查找，同時也能夠充分保證電子檔案的安全性，防止出現(xiàn)丟失以及被泄露的現(xiàn)象。對于電子檔案的儲存載體來說，通常為了長久保存以及具有較強的實用性，需要盡量選擇大容量的儲存載體以及高質(zhì)量的儲存載體。

2.2 實行雙向管理機制

雙向管理就是指不僅僅要依靠檔案的信息化管理提高管理的質(zhì)量以及效率，同時也不能夠放棄對紙質(zhì)檔案的管理以及維護(hù)。因為每個事物的存在都具有其優(yōu)勢以及缺點。首先，紙質(zhì)檔案的管理來說，對于原始材料的保留較為全面，同時具有較強的說服力，從形式上來講也較為正式，但是紙質(zhì)檔案往往需要占據(jù)較大的空間，且管理起來需要花費更多的時間以及精力。而電子檔案具有方便快捷、容量大，不占據(jù)地方等優(yōu)勢，但是也具有其局限性，首先，電子檔案依靠電腦或者網(wǎng)絡(luò)等硬件及平臺進(jìn)行，因此它的儲存具有一定的不穩(wěn)定性，并且受到網(wǎng)絡(luò)上各種客觀因素的影響，使得其安全性也受到威脅。因此紙質(zhì)檔案以及電子檔案兩者各自具有其優(yōu)勢，這樣一來，單純通過一種當(dāng)時進(jìn)行管理，不僅僅是對于另一種方式的浪費，同時也是一種較為局限的做法。因此在進(jìn)行檔案工作的時候，可以通過建立健全全面有效的檔案信息化管理體系來提升信息化管理的水平，同時還需要及時加強對紙質(zhì)檔案的維護(hù)以及規(guī)整，實現(xiàn)兩者的優(yōu)勢互補，取得更好的檔案管理效果。

2.3 建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在檔案的信息化管理過程中尤為關(guān)鍵，通過上述分析可以看到當(dāng)前對于檔案管理的系統(tǒng)處于初級階段，因此就需要不斷完善以及提升，將檔案室的檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，并且詳細(xì)劃分檔案的類型，同時為了保證檔案的安全，可以通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登錄授權(quán)，只允許某些管理員登錄，方式出現(xiàn)安全問題。

2.4 完善好電子文件自動收集系統(tǒng)

電子文件自動收集系統(tǒng)解放了大量的勞動力，同時也提升檔案收集的能力以及速度，首先，需要在急性電子文件的收集過程中對電子文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嬕约疤幚恚浯尉褪切枰覀兘⒆詣由蟼髌脚_，實現(xiàn)電子文件的審查以及上傳，具備專業(yè)性以快捷性。

3 結(jié)語

總而言之，當(dāng)前的檔案管理處于一個初級階段，需要不斷進(jìn)行提升和努力，同時也可以充分吸收和借鑒國外在檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗，并且結(jié)合自身的形式進(jìn)行合理的變通，從而形成符合我國檔案管理的方式，提升檔案管理的效率，為向人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：四平市疾病預(yù)防控制中心）