高校年鑒編纂工作之淺見

夏露

[關(guān) 鍵 詞] 高校；年鑒；編纂工作

[中圖分類號] C54 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2019）01-0130-02

檔案參考資料編研工作是以館（室）藏檔案為主要依據(jù)，以滿足本單位和社會利用檔案的需要為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯檔案史料和檔案參考資料的工作。年鑒是檔案編研工作的一部分，是檔案信息資源開發(fā)利用的一種方式。年鑒，從字面含義看，“年”是指年份、年度，是記述的時(shí)間界限；“鑒”是古代用銅制作的鏡子，有照、看和借鑒、對照、鑒戒的意思。古人云：“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以知得失。”中國的年鑒已經(jīng)有600多年的歷史，但是中華人民共和國成立后的前30年，年鑒種類不足10種，隨著中國改革開放政策的實(shí)施，年鑒以它獨(dú)特的優(yōu)勢受到黨和政府的關(guān)注，鄧小平同志在1979年就指出：“編輯出版年鑒很有必要，這是國家的需要，四化建設(shè)的需要。”自此年鑒編纂工作蓬勃發(fā)展，我國的年鑒編纂工作也進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代。

高校年鑒的編寫工作開展較晚，各高校的年鑒編纂工作都是主要由辦公室承擔(dān)，年鑒編輯部人員也是臨時(shí)拼湊，而辦公室工作人員由于本身工作任務(wù)繁重，瑣碎事情多，不能很好地將精力放到年鑒編纂工作上，更不用說還要經(jīng)常學(xué)習(xí)年鑒編纂方面的專業(yè)知識，其他的臨時(shí)人員也是階段性工作，經(jīng)常是應(yīng)付完成，導(dǎo)致年鑒存在質(zhì)量不高的問題。所以提高思想認(rèn)識，得到領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)年鑒專業(yè)知識學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)的年鑒編纂隊(duì)伍是做好高校年鑒編纂工作的關(guān)鍵。

一、指導(dǎo)思想要正確

年鑒的質(zhì)量首先要保證政治性，政治上出錯(cuò)，其他無從談起。習(xí)近平總書記于2018年教師節(jié)在全國教育大會上發(fā)表重要講話，從黨和國家事業(yè)發(fā)展全局出發(fā)，突出強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)對做好教育工作的極端重要性，對加強(qiáng)黨對教育工作的全面領(lǐng)導(dǎo)提出了明確要求，為加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化、建設(shè)教育強(qiáng)國、辦好人民滿意的教育指明了正確政治方向、提供了根本保障。高校作為國家的教育單位，年鑒作為史冊之一，它的全部內(nèi)容都要完全符合黨和國家的路線、方針、政策的精神，堅(jiān)決和黨中央保持一致。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視很重要

高校年鑒是記載學(xué)校一年以來教學(xué)、科研、管理等工作中發(fā)生的重大事件和發(fā)展概況的工具書，是記載和總結(jié)學(xué)校發(fā)展成就的重要載體，是各部門展現(xiàn)一年來工作的平臺。把年鑒看作是了解高校發(fā)展的窗口，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對年鑒的編纂工作高度重視，認(rèn)識到年鑒可以為高校發(fā)展科學(xué)決策提供依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，具有資政作用；也可為高校的各種教學(xué)評估、科研等工作提供翔實(shí)的資料和重要的線索，是最有價(jià)值的直觀材料。成立專門的機(jī)構(gòu)，規(guī)范經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出，配備軟硬件，每年投入大量的人力、財(cái)力、物力，經(jīng)常組織審稿聽取專門的匯報(bào)，為年鑒編纂工作提供良好的環(huán)境是年鑒工作取得成效的關(guān)鍵。山西警察學(xué)院的年鑒編纂工作受到了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，院長親自擔(dān)任編委會主任并在會上明確指出：“年鑒編纂具有很重要的歷史意義，反映學(xué)院一年工作的全貌，內(nèi)容有依據(jù)，經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)?！睂W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不僅積極參加年鑒的編審工作，對本校年鑒的框架設(shè)計(jì)、文字規(guī)范、書稿審查給予具體的意見和指導(dǎo)，還把年鑒工作納入單位的年度考核責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)。全力的支持和重視使山西警察學(xué)院的年鑒編纂工作開展得非常順利，縮一年為一瞬，時(shí)效性強(qiáng)，也有利于安排下一年的工作。

三、框架設(shè)計(jì)要合理，條目要規(guī)范

評判一部年鑒作品是否質(zhì)量高，不僅僅是看它的外觀裝幀設(shè)計(jì)，更主要看它的內(nèi)在質(zhì)量。萬事開頭難，框架設(shè)計(jì)是編好年鑒的首要問題，一個(gè)好的框架設(shè)計(jì)對年鑒的編纂具有重要意義。

首先，框架作為主體骨架設(shè)計(jì)要科學(xué)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，雖然現(xiàn)在年鑒分類還沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，但可以參照地方志的有關(guān)意見和規(guī)定，結(jié)合高校特點(diǎn)，涵蓋全面，能夠反映高校的全貌。其次，框架設(shè)計(jì)要有層次，年鑒采用條目體，框架一般分為篇目、分目、類目、條目幾個(gè)層次。層次要清晰，反應(yīng)客觀事實(shí)，弄清楚讀者需要什么，以此為軸心策劃框架。最后，框架設(shè)計(jì)要有特色，就高校而言，教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、師資幾大重點(diǎn)篇目的地位功能明顯，還要充分考慮到本單位的實(shí)際和特色，突出優(yōu)勢和強(qiáng)項(xiàng)。作為公安院校的我們還有民警培訓(xùn)、公安專業(yè)研究、各類公安專業(yè)基地建設(shè)方面的特色欄目，它體現(xiàn)了山西警察學(xué)院在政治建警、學(xué)院發(fā)展、基本建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)建設(shè)等方面取得的突破、發(fā)展和提高。

年鑒的條目內(nèi)容是記載年度內(nèi)的客觀事實(shí)，編寫目的在于供人們查閱和檢索。因此，年鑒條目基本上采用說明體和記敘體。不管是說明體或記敘體，年鑒條目的基本特征是：篇幅短小精悍、寫法直入直出、不拐彎抹角、不藏頭露尾；要求回避議論和抒情，使信息資料高度密集；用客觀的、準(zhǔn)確、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、平實(shí)的語體記敘內(nèi)容；要實(shí)話實(shí)說，做到一是一，二是二，決不含糊其辭。因此，語體上要求杜絕一切虛浮之語，即要用冷靜的、歷史的眼光看待所記的事物，用實(shí)事求是的詞語。條目的標(biāo)題是內(nèi)容的概括體現(xiàn)，從標(biāo)題便能知內(nèi)容，既是內(nèi)容的聚集點(diǎn)，也是讀者檢索資料、獲取信息的門戶。標(biāo)題雖小，但它直接影響條目的質(zhì)量。條目標(biāo)題的信息性，框定了條目的內(nèi)容范圍，如學(xué)院概況，它闡述的是一個(gè)學(xué)院的發(fā)展歷史沿革、學(xué)院簡介、人員情況等；條目標(biāo)題的檢索性表現(xiàn)在標(biāo)題內(nèi)涵規(guī)范、通用、簡明，便于讀者查閱，如教學(xué)工作、人才隊(duì)伍建設(shè)、科學(xué)研究和社會服務(wù)等。因此，規(guī)范條目標(biāo)題文字是提高年鑒條目質(zhì)量的重要組成部分。

四、資料要精準(zhǔn)全面

年鑒是資料性工具書，實(shí)用性很強(qiáng)，它內(nèi)容廣博、信息量大、選材精當(dāng)，內(nèi)容包括文字、圖片、圖表等，文字的方面主要包括重要文件、機(jī)構(gòu)設(shè)置、概括、年度工作、表彰與獎(jiǎng)勵(lì)、大事記等，圖片是在一年內(nèi)學(xué)校發(fā)生的重大事件，圖表包括各種統(tǒng)計(jì)信息等，內(nèi)容中增設(shè)必要的特載和專文。

精準(zhǔn)方面，要選錄一些在一年中確實(shí)有代表性的、具有重大意義的事件。資料收集離不開各部門、各單位的大力支持和配合，應(yīng)該要求每個(gè)部門在提供材料時(shí)做到重大事件不遺漏，小小細(xì)節(jié)不疏忽。為了保證材料的質(zhì)量以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，要嚴(yán)格把關(guān)，每個(gè)部門提供的材料都應(yīng)由負(fù)責(zé)人審稿簽字。年鑒編寫人員應(yīng)加強(qiáng)審稿工作，反復(fù)考核、訂正，為以后的利用提供可靠的支持。全面方面，要注意類目齊全、內(nèi)容完備，既要反映一個(gè)單位全面的工作概況，又要有相關(guān)專業(yè)、相關(guān)工作的概況，做到有點(diǎn)有面、點(diǎn)面結(jié)合。信息資料形式多樣，以文字材料為主，還要輔以數(shù)據(jù)、圖表，相互配合、圖文并茂。

年鑒不可代替檔案，并不是各部門提供的內(nèi)容必須編寫進(jìn)去，而是將材料對比，取精華，記錄過去一年工作中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、亮點(diǎn)部分，總攬全局、突出重點(diǎn)，高校年鑒的讀者以廣大師生為主，為方便師生，主要欄目相對穩(wěn)定，上、下年卷大致內(nèi)容具有連續(xù)性，使師生可以看到過去發(fā)生的重大事情，為今后的查閱提供一些基本線索。

五、時(shí)效性要強(qiáng)

年鑒屬年刊，時(shí)效性不能與媒體相比，但是作為工具書是資料權(quán)威、反應(yīng)及時(shí)的一種，年鑒出版的不及時(shí)會使使用率大打折扣，甚至成為擺設(shè)。年鑒編輯部是年鑒的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，出謀劃策，組織好年鑒的編纂工作。可以提前做好計(jì)劃、制定行為規(guī)范，每個(gè)編纂人員明確自己的職責(zé)、方向、內(nèi)容、截稿日期等，還可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，在網(wǎng)上收集資料，減少中間環(huán)節(jié)，做到有的放矢、環(huán)環(huán)緊扣、按期完成。年鑒編纂六項(xiàng)要求中有一項(xiàng)是“新”，即內(nèi)容要新，有新鮮感。所以應(yīng)縮短出版周期，贏得廣大師生青睞，有利于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)年鑒功用，從而真正提高年鑒的使用價(jià)值。

六、編纂人員業(yè)務(wù)要專

首先，年鑒工作本身具有客觀性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，這就要求年鑒編纂人員要有高度的責(zé)任感，熱愛年鑒事業(yè)，能深刻領(lǐng)會編纂年鑒的歷史意義和重要作用，熟悉高等教育教學(xué)情況，有較高的文字功底和編審水平，提高業(yè)務(wù)技能。平時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，養(yǎng)成資料積累的習(xí)慣，保持人員的相對穩(wěn)定，從實(shí)際出發(fā)，制定本單位年鑒編寫計(jì)劃，向兄弟單位和年鑒編纂的先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，把重要的信息傳遞給本單位領(lǐng)導(dǎo)，還應(yīng)多與各部門的特約編輯溝通聯(lián)系，傾聽他們的呼聲，不定期進(jìn)行組織培訓(xùn)，并可以通過年度考核和表彰先進(jìn)，使年鑒工作人員在實(shí)踐中不斷接受新鮮事物，提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)年鑒作者的責(zé)任感和榮譽(yù)感，努力保證年鑒工作的順利完成。

其次，校對工作是年鑒編纂質(zhì)量好壞的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是編輯工作的延續(xù)，校對時(shí)必須把握校對標(biāo)準(zhǔn)，高度負(fù)責(zé)、認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)周密、一絲不茍，并且要多次校對。

以上僅為一些淺見，由于各高校情況不同，編纂人員的素質(zhì)有差異，編纂工作各有差異，但只要多吸取各地的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校實(shí)際，一定能編纂出高質(zhì)量的年鑒作品，認(rèn)真履行好“為黨管史，為國守史，為民服務(wù)”的職責(zé)。

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編輯 尚思達(dá)