現(xiàn)代新型企業(yè)檔案管理體制與模式分析

楊梅

摘 要：在企業(yè)的管理過程中，對檔案進(jìn)行管理是確保企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)發(fā)展的重要因素，同時(shí)，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，需要對企業(yè)經(jīng)營情況進(jìn)行相應(yīng)的分析，并記錄下來，有效地通過檔案管理來發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息所存在的價(jià)值，更好地推動企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，從而更高效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效化。那么本文將主要以新型企業(yè)檔案管理為主要話題，針對新型企業(yè)檔案管理的體制和模式進(jìn)行分析和論述。

關(guān)鍵詞：新型企業(yè) 檔案管理 模式 體制

在我國經(jīng)濟(jì)社會呈現(xiàn)不斷發(fā)展趨勢的背景下，相應(yīng)的檔案管理信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了快速的進(jìn)步，在實(shí)際的企業(yè)管理過程中，檔案管理成為了企業(yè)管理關(guān)注的重中之重，對于企業(yè)今后的長期發(fā)展有著十分重要的作用。與此同時(shí)，企業(yè)還需要對企業(yè)檔案管理的模式進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化，讓其更加適合企業(yè)的實(shí)際情況，對企業(yè)經(jīng)營所涉及的資源和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，幫助企業(yè)的管理層做出高效化的決策，推動企業(yè)的進(jìn)步。

一、新型企業(yè)檔案管理的模式

在現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理中有很多管理的模式，概括而言，主要分為了檔案分散管理、信息一體化管理以及檔案集中管理這三種模式。其中，檔案分散管理主要是指在企業(yè)的每個(gè)部門中都會有相應(yīng)的檔案管理，沒有統(tǒng)一和固定的管理模式，比如在人力資源部門中會有人員信息的檔案管理，這種管理模式存在最大的好處表現(xiàn)在于會使檔案的信息比較明確，但是這種管理模式也存在著一定的弊端，由于檔案管理分布在企業(yè)的各個(gè)部門中，使得整體的檔案管理的目標(biāo)不夠明確，在進(jìn)行各類信息進(jìn)行整合時(shí)，需要各個(gè)部門的同事進(jìn)行相應(yīng)的配合，這樣對企業(yè)整體的工作效率是有一定的影響的。檔案集中化管理是指在企業(yè)中設(shè)立專門的部門進(jìn)行企業(yè)信息的整理，做好相應(yīng)的歸檔，在這種檔案管理的模式下，可以實(shí)現(xiàn)信息的充分整合，但是由于各個(gè)部門之間所呈現(xiàn)的信息比較復(fù)雜，不利于開展相應(yīng)的檔案信息的處理，有關(guān)人員整理起來沒有頭緒。信息一體化管理主要是指將企業(yè)的檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合起來，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對企業(yè)經(jīng)營所涉及的各類信息有著更明確的認(rèn)識，使得各部門的信息管理起來更加的有序化，這種檔案管理模式更加符合時(shí)代對于企業(yè)檔案管理的要求，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，有關(guān)人員在進(jìn)行相應(yīng)信息的查閱時(shí)會更加的方便，這種模式成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要形式。

二、進(jìn)行新型企業(yè)檔案管理模式優(yōu)化的具體策略

通過以上內(nèi)容，我們充分地認(rèn)識到了在目前檔案管理中所存在的主要形式，同時(shí)，深刻地了解到在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中主要的管理模式是信息一體化的管理，那么以下將針對新型企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化的具體策略進(jìn)行分析。

（一）結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展相應(yīng)的檔案管理

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)該行業(yè)的優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，那么對于企業(yè)的檔案管理來說，信息化是現(xiàn)代檔案管理模式進(jìn)行改革的大方向。在企業(yè)的檔案管理中會包括大量的企業(yè)建設(shè)的信息，會議的內(nèi)容以及相應(yīng)的政策指令等，在實(shí)際對這些信息進(jìn)行管理時(shí)會比較復(fù)雜，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以很好地發(fā)揮檔案管理的高效性，利用相應(yīng)的信息技術(shù)發(fā)掘出數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，更好地幫助企業(yè)的高層管理人員做好相應(yīng)的決策。除此之外，也可以利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的檔案信息共享平臺，關(guān)于企業(yè)中的文件、年終報(bào)告、新聞等等信息可以實(shí)現(xiàn)共享，員工可以根據(jù)自己的工作需求進(jìn)行相應(yīng)的查閱，從而更好地實(shí)現(xiàn)了工作人員效率的提升。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定著整個(gè)企業(yè)檔案管理的工作是否可以順利地開展。對于企業(yè)來說，要對檔案管理人員的管理思想加以轉(zhuǎn)變，要加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，尊重每一名檔案管理人員的個(gè)性，為檔案管理工作營造良好的工作環(huán)境，最重要的是讓每一名檔案管理人員保持積極的工作態(tài)度，在工作中保持一顆負(fù)責(zé)任的心，從而打造出高素質(zhì)、高質(zhì)量化的管理團(tuán)隊(duì)。除此之外，還可以建立相應(yīng)的工作激勵(lì)制度，激勵(lì)每一名檔案管理人員對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，鼓勵(lì)每一名人員以一種負(fù)責(zé)任的態(tài)度投入到工作中來。

（三）積極地做好檔案信息服務(wù)的工作

在進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理時(shí)，要樹立好檔案信息服務(wù)的意識，充分地考慮好每一名使用者的想法，改變傳統(tǒng)的被動式的服務(wù)態(tài)度，要學(xué)會主動去了解每一名需要檔案信息的人員的想法和需求，做好相應(yīng)的檔案信息的編制工作，讓相應(yīng)的人員可以更加方便快捷的查詢到檔案的信息，讓信息發(fā)揮出巨大的價(jià)值。

三、結(jié)語

總而言之，在實(shí)際的企業(yè)管理中，檔案管理工作發(fā)揮著巨大的作用。我國現(xiàn)代信息技術(shù)在不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和時(shí)代的變化，那么企業(yè)需要對檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改革，在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上融入信息技術(shù)，并不斷地提高有關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]徐平，蘇愛明.淺議知識管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，（22）.

[2]姚玉娟.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（11）.