關(guān)于船舶產(chǎn)品檔案的開發(fā)利用探討

張嵐熙

摘要：船舶產(chǎn)品檔案是船舶制造企業(yè)生產(chǎn)運營過程中產(chǎn)生的有社會價值的歷史記錄，這種檔案是船舶制造企業(yè)總檔案的重要組成部分。船舶產(chǎn)品檔案來源于造船企業(yè)，又服務(wù)于造船企業(yè)。本文根據(jù)實際工作經(jīng)驗，闡明了我國船舶產(chǎn)品檔案實際開發(fā)利用過程中存在的種種問題，又為船舶產(chǎn)品檔案開發(fā)利用提供了新路徑。希望能夠通過對船舶產(chǎn)品檔案的深度開發(fā)來實現(xiàn)船舶企業(yè)知識資產(chǎn)的不斷豐富，最終為我國造船業(yè)帶來豐富資源信息。

關(guān)鍵詞：檔案開發(fā)利用；船舶制造；信息資源

一、船舶產(chǎn)品檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析

（一）檔案結(jié)構(gòu)不盡合理

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國船舶制造企業(yè)的文書檔案、基建檔案較為完善，而船舶產(chǎn)品檔案的數(shù)量少、內(nèi)容也不全面，尤其是船舶產(chǎn)品的聲像檔案更加缺乏，甚至存在空白。檔案結(jié)構(gòu)不合理制約了船舶產(chǎn)品檔案的深度開發(fā)，也不利于船舶業(yè)做好檔案工作。此外，一些船舶企業(yè)雖然建立了船舶產(chǎn)品檔案，但是許多檔案年限較長、信息陳舊也未及時更新，調(diào)用檔案的人員也很難從這些檔案中獲取有用信息。

（二）職員對檔案缺乏了解

一些船舶制造企業(yè)的船舶產(chǎn)品檔案處于封閉和半封閉的狀態(tài)，很多時候，企業(yè)員工需要上級批準或其他證明才能查閱船舶產(chǎn)品檔案，這種較為繁瑣的手續(xù)制約了員工對船舶檔案的使用與借閱，一些企業(yè)的員工對船舶檔案的熟識度較低，船舶檔案開發(fā)利用工作自然也很難持續(xù)推進。

（三）檔案信息的開發(fā)力度不足

根據(jù)調(diào)查，許多船舶制造企業(yè)有著豐富的船舶檔案，但是他們過分重視檔案的收集與管理，往往收集了許多信息繪制成檔以后卻鮮有人利用，這樣檔案就好像一個花瓶一樣，其實際價值不能有效發(fā)揮，費時費力制作的珍貴檔案資源也被白白浪費了，總之，檔案信息開發(fā)力度不足成為船舶產(chǎn)品檔案開發(fā)利用現(xiàn)存的主要問題。

二、船舶檔案開發(fā)利用的方式分析

（一）查閱與借閱

船舶產(chǎn)品檔案不能被高高掛起，只有被人使用、為人服務(wù)才能真正發(fā)揮檔案的價值。船舶公司要鼓勵員工在工作需要時積極查閱船舶產(chǎn)品檔案，同時還要簡化員工查閱、調(diào)用檔案的手續(xù)，優(yōu)化程序，省去不必要的手續(xù)才能拉近員工與船舶檔案的距離。此外，還要打破船舶檔案的封閉狀態(tài)，開通社會人員借閱船舶產(chǎn)品檔案的渠道，但是，船舶檔案不能隨意借閱，要根據(jù)我國《檔案法》，使得借用船舶檔案的人員能夠按時歸還檔案、保護檔案的內(nèi)容和形態(tài)，一旦出現(xiàn)破壞檔案的行為，船舶企業(yè)要及時責(zé)令借閱者進行賠償?？傊?，使得船舶產(chǎn)品檔案不再封閉、更加開放才是檔案信息資源的有效開發(fā)利用的關(guān)鍵。

（二）編制檢索工具

21世紀是信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，所以，船舶產(chǎn)品檔案的開發(fā)利用方式也要隨著時代的發(fā)展不斷更新、進步。傳統(tǒng)的查閱檔案的方式費時費力、程序繁瑣、效率低下，所以，我們要積極探索檔案利用新方式，使得船舶產(chǎn)品檔案開發(fā)利用的方式能夠朝著電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向前進?；谌藗兊默F(xiàn)實需求，我建議船舶企業(yè)編制檢索工具方便人們查閱、調(diào)用船舶檔案，這種現(xiàn)代化的檢索工具能夠快速查找到相關(guān)檔案信息，提升效率。最后，船舶制造企業(yè)要盡快建立起船舶數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，使得紙質(zhì)化、音像化的檔案信息能夠被制作成數(shù)字檔案，這樣既能實現(xiàn)檔案備份，也能方便他人開發(fā)利用檔案，最終提升船舶產(chǎn)品檔案檢索、利用的效率。

（三）增強服務(wù)意識，優(yōu)化咨詢服務(wù)機制

服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，檔案管理者要致力于為人民服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)也能吸引更多人使用、開發(fā)船舶產(chǎn)品檔案。船舶檔案工作人員首先要不斷提升自己的工作能力和水平，清楚地掌握船舶產(chǎn)品知識和檔案業(yè)務(wù)知識，這樣別人在查找、利用檔案之前，檔案工作者才能為其提供更好地服務(wù)，為其迅速查找到檔案信息，還能為其提供指導(dǎo)性咨詢服務(wù)。除了提升業(yè)務(wù)能力，檔案工作人員還要主動、積極更新自身的服務(wù)觀念和服務(wù)方式，使得服務(wù)更加全面、到位，為船舶產(chǎn)品檔案的開發(fā)利用助力。

（四）電子文件的應(yīng)用

在信息化時代，船舶產(chǎn)品檔案的載體更加豐富，不再局限于書籍、雜志。光盤、磁盤、成為船舶檔案的新載體，電子文件應(yīng)用也成為船舶產(chǎn)品檔案開發(fā)的最新穎、最現(xiàn)代化的方式。值得注意的是，電子文件容易損壞也容易被有心之心惡意復(fù)刻、惡意船舶，所以，船舶產(chǎn)品檔案中的電子文件是不能開放的，只能供企業(yè)內(nèi)部員工查閱使用，內(nèi)部員工查閱需要登記借閱目的和借閱份數(shù)，以備不時之需。

三、結(jié)語

如今，我國船舶制造業(yè)的發(fā)展如火如荼，但是制造業(yè)在發(fā)展經(jīng)濟、不斷創(chuàng)收的同時也要注重船舶檔案的管理。我國船舶產(chǎn)品檔案信息不斷增多，人們對這些檔案的利用也更加頻繁，基于種種條件，船舶產(chǎn)品檔案的開發(fā)利用在新時期也要有新方法。我認為船舶檔案管理部門要打破封閉狀態(tài)，以更加開放的姿態(tài)歡迎他人了解船舶產(chǎn)品檔案信息，為他們提供更完善的咨詢服務(wù)，這樣才能推進船舶產(chǎn)品檔案的深度開發(fā)與利用，最終使得船舶企業(yè)的檔案管理工作更加科學(xué)、完善。

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