工程檔案開發(fā)與利用

倪小紅

摘 要：工程檔案是工程建設(shè)、開發(fā)過程中的真實(shí)記錄，同時也能夠充分反映出建設(shè)成果，為石化企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。工程檔案貫穿于整個工程之中，施工、工藝、作業(yè)等各個環(huán)節(jié)都離不開工程檔案。本文論述了石化建設(shè)工程檔案開發(fā)與利用的特點(diǎn)，分析了其開發(fā)與利用中存在的問題，并提出了完善工程檔案開發(fā)與利用的措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案 開發(fā) 利用 石化企業(yè)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-01

一、工程檔案開發(fā)與利用的特點(diǎn)

1.過高的被動性

與其他檔案相同石化建設(shè)工程檔案自身無法創(chuàng)造價值，但是如果加以科技手段進(jìn)行使用時其價值就會凸顯出來。工程檔案應(yīng)用于實(shí)際的工程項(xiàng)目時，能夠有效驗(yàn)證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和正確性，才會創(chuàng)造出價值。另外，管理人員的加工整理也是不能夠缺少的，如果沒有他們的辛勤勞動，工程檔案也只是一堆作用微小的紙張而已。

2.具有時效性

工程檔案作為檔案類資料，難免在開發(fā)與利用方面具有一定的時效性，其時效性主要表現(xiàn)在時間上的即時性。目前，我國正處于高速發(fā)展時期，需要大量的能源，因此石化建設(shè)工程檔案一旦形成，尤其是數(shù)字化檔案就會被快速進(jìn)行開發(fā)與利用。另外在開發(fā)與利用的時間上工程檔案又具有長期性，因此不僅能夠?qū)δ壳罢谶M(jìn)行中的工程項(xiàng)目進(jìn)行指導(dǎo)，還有利于在一定時間內(nèi)對企業(yè)發(fā)展進(jìn)行分析。最后，遞減性也是石化建設(shè)工程檔案開發(fā)與利用在時間上的一種性質(zhì)，也就是說時間越長工程檔案開發(fā)與利用的價值就越低。

二、工程檔案開發(fā)與利用中存在的問題

1.石化建設(shè)工程檔案匯交管理不足

匯交管理不足給工程檔案的開發(fā)與利用增加了不小的難度，究其原因主要有以下幾種：第一，工程建設(shè)工作程度不足，缺乏完善的檔案管理體系。因此，許多新安裝項(xiàng)目處于空白區(qū)，項(xiàng)目缺乏對應(yīng)的工程檔案。第二，在體制上受到了各部門之間利益的束縛。所以說使得工程檔案不能夠及時進(jìn)行匯交，使現(xiàn)有工程資料的緊缺狀況更加明顯，進(jìn)而導(dǎo)致工程檔案無法順利進(jìn)行開發(fā)與利用。

2.相關(guān)政策法規(guī)不配套

近年來，我國陸續(xù)出臺了相關(guān)石化建設(shè)工程檔案管理的法律法規(guī)，做出了明確的要求以引導(dǎo)工程檔案的開發(fā)與利用工作。但是，工程檔案開發(fā)與利用的相關(guān)制度并不完善。在進(jìn)行工程檔案的開發(fā)與利用時沒有較為具體的利用辦法，在工程建設(shè)過程中責(zé)任不明晰，權(quán)利不明，缺乏規(guī)范和約束，也不能為工程檔案的開發(fā)和利用提供可以遵循的規(guī)律。

3.社會服務(wù)體系不健全

目前，在部分石化企業(yè)工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程與工作管理流程出現(xiàn)脫節(jié)情況，給工程檔案的開發(fā)與利用工作帶來阻礙?，F(xiàn)行保密法中的相關(guān)規(guī)定與工程檔案開發(fā)與利用的要求并不契合，使得導(dǎo)致大量工程檔案不能夠及時開發(fā)與利用，提供社會服務(wù)。

4.利用效率低

想要還原工程檔案的價值就需要提高利用率，才能夠歸納出工程建設(shè)信息的重要意義。由于認(rèn)知問題很多的相關(guān)單位并不重視工程檔案的利用，缺乏經(jīng)費(fèi)和人員，延緩了工程檔案的利用效率。

三、加強(qiáng)工程檔案開發(fā)與利用的措施

1.提升工程檔案的管理水平

通常情況下，工程檔案管理水平主要體現(xiàn)在資料的完整度和資料分類規(guī)范兩方面。

俗話常說巧婦難為無米之炊，對于檔案管理工作也是如此，完整的檔案能夠?yàn)橐?guī)范管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行工程檔案管理時，需要有完善管理制度和較強(qiáng)責(zé)任感的檔案管理工作人員，只有這樣才能夠使資料及時、全面的歸檔。要建立健全工程檔案匯交的相關(guān)規(guī)范，使工程檔案匯交的范圍與程序更加明確和細(xì)化，不斷提升匯交質(zhì)量。另外，數(shù)據(jù)加工與處理等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠?yàn)楣こ虣n案數(shù)據(jù)中心建設(shè)和搭建檔案共享平臺奠定基礎(chǔ)。工程檔案管理與服務(wù)納入企業(yè)的管理體系的前提就是具備完善的工程檔案管理相關(guān)機(jī)制，強(qiáng)化基層石化企業(yè)對重要實(shí)物工程檔案、原始工程檔案及工程檔案的管理與服務(wù)職責(zé)，增強(qiáng)匯交意識。要將實(shí)物工程檔案、原始工程和成果工程檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)綜合性較高的一體化管理，促進(jìn)工程檔案集成化服務(wù)。

在進(jìn)行工程檔案管理工作時還需要進(jìn)行規(guī)范化分類管理，因此每個檔案都必須要進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。為了能夠進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)與利用，要制定統(tǒng)一的工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。工程檔案開發(fā)利用的范圍、流程及資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行明確，使工程檔案開發(fā)利用工作有法可依、有規(guī)可循，促進(jìn)工程檔案管理工作實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的社會化服務(wù)體系，加強(qiáng)相互溝通

設(shè)立工程檔案管理機(jī)構(gòu)，有助于對區(qū)域內(nèi)的工程檔案匯交管理，從而有效進(jìn)行監(jiān)督管理。企業(yè)檔案館藏機(jī)構(gòu)與基層工程檔案管理人員之間也需要及時進(jìn)行溝通和交流，給工程檔案的接受、驗(yàn)收、保管、開發(fā)利用工作創(chuàng)造環(huán)境。作為檔案管理人員必須要了解施工人員對于檔案的需求，技術(shù)人員要對檔案情況做到了如指掌航。通過面對面座談、檔案利用培訓(xùn)等手段來增強(qiáng)檔案管理人員與檔案利用人員之間的溝通交流，以便更好地進(jìn)行管理工作。

3.提高工程檔案利用率

石化建設(shè)工程檔案的利用就是對原有檔案進(jìn)行集成管理。在進(jìn)行開發(fā)與利用工程檔案時需要原始的檔案信息，更需要經(jīng)濟(jì)分析和預(yù)測后的綜合信息。為了能夠順利進(jìn)行工程檔案的開發(fā)與利用需要領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，檔案管理人員應(yīng)將工程檔案的利用工作提到日程上，加強(qiáng)工程檔案信息的集成和開發(fā)的力度，不斷提升工程資料的綜合集成、分析能力，創(chuàng)造出更具有前瞻性的工程檔案，提升工程檔案對于工程建設(shè)的服務(wù)質(zhì)量。由于石化建設(shè)工程裝置多、管道多、設(shè)備多、危險性大;因此對工程設(shè)備檔案利用率極高，通過歸檔和集成檔案信息，進(jìn)行危險點(diǎn)和安裝技術(shù)要點(diǎn)分析，從而可以有效的制定施工方案，提高工程建設(shè)的施工效率。

4.加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)

現(xiàn)代化綜合性人才是目前檔案信息化管理工作中所迫切需要的，這些人才不但具有高水平的專業(yè)素養(yǎng)及熟練掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，更擁有石化工程建設(shè)的專業(yè)知識。針對現(xiàn)有檔案管理人員需要進(jìn)行外出培訓(xùn)、專題講座、學(xué)術(shù)研究等手段，才能使工作思路更寬廣，創(chuàng)新能力更強(qiáng)，從而打造出信息化條件下檔案事業(yè)發(fā)展所需的高素質(zhì)管理隊(duì)伍。

總結(jié)

工程檔案是石化企業(yè)工程建設(shè)重要的信息資源，在盤活存量、做優(yōu)增量、充分認(rèn)識、發(fā)揮潛力、促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展的過程中起著重要作用。了解工程檔案管理與利用的特點(diǎn)和規(guī)律，重視工程檔案管理與利用工作，充分運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)，全方位、多層次地利用工程檔案信息資源，才能為石化企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。