大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理研究

吳園園 劉玥

摘 要：近年來，各種電子終端設(shè)備在人們?nèi)粘Ｉ钪械钠占芭c應(yīng)用，使數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長，這也使我國真正迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理是高校管理工作中的重要內(nèi)容，不過就目前來看，高校在檔案管理工作中卻存在諸多問題，這些問題嚴(yán)重影響了高校對檔案信息的有效利用。鑒于此，該文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理應(yīng)遵循的原則進(jìn)行探討，分析了高校檔案電子化管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的建議，以期能夠提高我國高校的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校檔案 電子管理

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（a）-0-02

檔案作為高校在日常管理及人才培養(yǎng)中的重要工具，對檔案進(jìn)行高效化的管理，已經(jīng)成為高校在發(fā)展過程中的迫切需求。在高校檔案中，檔案內(nèi)容包括教學(xué)、科研、行政、學(xué)生管理等許多方面的信息，這些信息也關(guān)系到上級(jí)部門對人才的選拔與應(yīng)用，因此高校必須要對檔案管理工作予以高度的重視。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，越來越多的高校開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，從而使檔案管理從原有的紙質(zhì)類管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化管理，從而為檔案信息的存儲(chǔ)與調(diào)閱帶來了巨大便利，使人力與物力的投入得到了有效節(jié)約，提高了檔案管理效率，使檔案能夠?yàn)楦咝５娜瞬排囵B(yǎng)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要采取更多手段和措施，努力提高高校檔案的電子化管理水平，使高校的發(fā)展能夠緊隨時(shí)代發(fā)展潮流。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理應(yīng)遵循的原則

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案的電子化管理必須要遵循五大原則，這五大原則分別是合法性、效益性、真實(shí)性、可用性以及安全性。在合法性原則下，不論檔案是紙質(zhì)類，還是電子類，都需要嚴(yán)格按照我國出臺(tái)的檔案管理法律法規(guī)及高校的檔案管理規(guī)定來執(zhí)行，使高校檔案的電子化管理工作能夠合理、合法地開展。在效益性原則下，高校在檔案電子化管理中，需要對管理成本及其效益進(jìn)行衡量，使檔案管理的人力、物力花費(fèi)能夠控制在允許范圍內(nèi)，對檔案管理方法進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，確保在降低檔案電子化管理成本的同時(shí)，提高檔案的管理效益。在真實(shí)性原則下，必須要確保檔案的真實(shí)性，如果檔案不夠真實(shí)，則也失去了管理的意義。因此，在檔案電子化管理工作中，需要確保檔案信息完整、準(zhǔn)確、可靠。在可用性原則下，高校檔案的電子化管理不僅涉及到人事檔案的管理，同樣還包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息檔案的管理，自會(huì)計(jì)電算化在我國進(jìn)行推廣與應(yīng)用以來，會(huì)計(jì)信息也普遍呈現(xiàn)出電子類形式，不過，相比于高校的檔案管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)在技術(shù)層面上的差異，使部分財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息無法錄入至檔案管理系統(tǒng)中，即使錄入到系統(tǒng)中，也難以對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生偏誤，可用性較差。在安全性原則下，高校檔案的安全性不僅關(guān)系到高校的未來發(fā)展，還關(guān)系到高校許多人員的切身利益，因此在高校檔案的電子化管理中，應(yīng)采取相應(yīng)的安全措施來防范黑客入侵，避免高校檔案被不法分子所竊取。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理現(xiàn)狀分析

2.1 大量紙質(zhì)類檔案難以實(shí)現(xiàn)電子化管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國各個(gè)高校正致力于盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。與此同時(shí)，在高校中存儲(chǔ)著大量的紙質(zhì)類檔案，要想將這些紙質(zhì)類檔案全部轉(zhuǎn)化成電子信息，需要高校投入大量的時(shí)間、精力和人員，而對于高校來說，其本身只有較少的人員從事檔案管理工作，這也造成高校對檔案信息的電子化錄入無法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。

2.2 高校的檔案電子化管理缺乏相應(yīng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)支持

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校在檔案電子化管理工作中，需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來快速整合現(xiàn)有的檔案信息，使檔案信息能夠分門別類，從而提高檔案信息的利用效率。不過，就目前來看，高校檔案管理人員并沒有熟練掌握和運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這也使其無法通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行整合，再加上高校在檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)上較為滯后，致使高校在檔案電子化管理中對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不足，從而無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案的電子化管理要求。

2.3 高校的電子檔案管理存在較大的安全隱患

現(xiàn)階段，我國對網(wǎng)絡(luò)安全形勢的愈發(fā)重視，使越來越多的高校認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，這也使許多高校開始采取相應(yīng)的手段及措施來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。不過，由于許多高校并沒有建立較為完善的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，致使高校在電子管理工作中無法得到可靠的安全保證，再加上檔案管理人員在電子化管理中的疏忽、操作失誤等行為，使高校的電子檔案管理面臨著很大的安全隱患，這不僅會(huì)對高校的管理工作造成影響，甚至還會(huì)損害到相關(guān)人員的切身利益。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理的相關(guān)建議

3.1 加強(qiáng)高校檔案電子化管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校要想盡快實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理目標(biāo)，就必須要加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，選拔一些具有較強(qiáng)實(shí)踐能力、責(zé)任感較強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)豐富的學(xué)生，使其能夠在畢業(yè)后從事高校的檔案電子化管理工作。此外，還可在校外招聘一些有著較強(qiáng)專業(yè)能力的人員進(jìn)行任職。高校還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)水平，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，使其能夠?yàn)楦咝５臋n案電子化管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

3.2 加快高校檔案電子化管理體系建設(shè)

為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展形勢，高校必須要加快檔案電子化管理體系建設(shè)，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下提高檔案電子化管理水平，對于現(xiàn)有的紙質(zhì)類檔案，加速其向著電子類檔案的轉(zhuǎn)化。在高校檔案電子化管理中，應(yīng)不斷完善現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，解決檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中遇到的各種技術(shù)問題，同時(shí)采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能防火墻技術(shù)等多種大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，防止高校檔案信息發(fā)生泄漏、丟失。此外，還要建立完善的檔案電子化管理制度，規(guī)范電子檔案的管理流程，使電子化管理模式能夠取代原有的紙質(zhì)類檔案管理模式，從而更好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案信息的管理要求。

3.3 優(yōu)化高校檔案電子化管理方法

高校在進(jìn)行檔案電子化管理時(shí)，需要規(guī)范電子檔案的具體格式，根據(jù)電子檔案中的信息所具有的識(shí)別特征，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在檔案電子化管理中，應(yīng)采取超鏈接方法，使檔案內(nèi)容和目錄能夠關(guān)聯(lián)起來，從而幫助用戶通過目錄來快速查閱自己所需的檔案內(nèi)容。在檔案電子化管理工作中，應(yīng)不斷優(yōu)化現(xiàn)有的管理方法，提高電子檔案管理的高效性，對電子檔案進(jìn)行快速的分門別類，并高度整合檔案中的信息內(nèi)容，以此最大限度地提升檔案信息的利用效率。

4 結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種新技術(shù)、新理念的出現(xiàn)，使其給我國高校的檔案電子化管理工作帶來了巨大的影響，徹底改變了高校中原有的紙質(zhì)類檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了對檔案資料信息的電子化、信息化管理，使高校的檔案管理水平得到了顯著提高。因此，高校必須要緊緊把握此次發(fā)展機(jī)遇，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念及技術(shù)，大力引入電子檔案管理專業(yè)人才，不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理方法，加快檔案電子化管理體系建設(shè)，增強(qiáng)電子檔案信息共享性。

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