高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題與對策研究

楊琪

【摘要】提高高校人事檔案管理水平是新時代檔案工作的重要課題，是高校改革和發(fā)展的內(nèi)在需求。從高校人事檔案管理模式傳統(tǒng)化、檔案利用率低下、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、無頭檔案增多和人才隊伍不足的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了存在問題的原因，并從提高管理理念、改變管理體制、改善利用手段、進行網(wǎng)絡(luò)化管理和提高人員素質(zhì)5個方面提出了加強人事檔案管理的對策，為新時代高校的人事檔案管理工作提供改革的方向。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案;理念;體制;創(chuàng)新

為迎接新形勢下國際競爭的挑戰(zhàn)，進一步轉(zhuǎn)換運行機制，增強高等學(xué)校辦學(xué)活力，提高高等學(xué)校辦學(xué)效益，適應(yīng)高校教育改革和發(fā)展的要求，國家教育部出臺《面向21世紀教育振興行動計劃》，要求高等學(xué)校要抓住當(dāng)前有利時機，以積極創(chuàng)新的姿態(tài)，加快高校人事分配制度改革的步伐，大力推進新一輪的高校內(nèi)部管理體制改革。高校人事工作的一項重要內(nèi)容是人事檔案管理工作，高校人事檔案管理工作的宗旨和最終目標是服務(wù)高校人事工作。近年來，高校建設(shè)快速發(fā)展，高校人事管理工作改革不斷推進，人事檔案管理工作也需要加快改革步伐，要不斷完善人事檔案管理工作，創(chuàng)新人事檔案工作方式方法，提高人事檔案管理的規(guī)范化、信息化、公開化水平，從而更好地服務(wù)高校人事工作。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）管理模式傳統(tǒng)化。人是所在學(xué)校的人、所在單位的人、地區(qū)的人，人事檔案也是歸學(xué)校、單位、地區(qū)所有，一般情況不對外開放，這是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。高校人事檔案管理目前采用的多是這種傳統(tǒng)的模式。此種管理模式特點是收集相對集中、管理范圍相對較小，主要是方便本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員及時查看人事檔案，提供的是“你查閱我調(diào)取”的單一服務(wù)，優(yōu)點是有利于檔案的保護和保密。但是，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人才流動的加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的弊端也越來越明顯，利用面狹窄，準入門檻過高，特別是當(dāng)檔案相對人需要查閱本人檔案時，要單位主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，或需要專門的介紹信、函件，手續(xù)繁瑣，等待時間長，不利于檔案的利用。

（二）檔案利用率低下。人事檔案在利用上也有一定的局限性，一般只是用于工資調(diào)整、晉升、政審、財產(chǎn)繼承等工作時提供個人基本情況等材料證明，是比較低級的、簡單的利用。這種利用在挖掘教職工潛在能力、合理配置崗位人員、發(fā)揮教職工特長等方面都不能很好地發(fā)揮作用，有些單位為了保住人才、限制人才流動，將人事檔案扣留，其人事檔案不能順利遷出，直接影響今后人才的工資收入、住房的分配、出國留學(xué)訪學(xué)等，致使“棄檔”“重建檔案”等現(xiàn)象的發(fā)生，極大地限制了人才的合理流動和社會人力資源的合理分配和使用。這種封閉、被動落后又浪費人力資源的管理模式，不適應(yīng)當(dāng)今高校發(fā)展的客觀需求，不適應(yīng)信息化的現(xiàn)代社會，不利于高校人事制度的改革，需要一種開放式的人事檔案管理模式。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。當(dāng)前，由于對人事檔案管理工作的重視不足，長期投入不夠，高校人事檔案管理的現(xiàn)狀是部分檔案室面積太小不符合要求，檔案柜、計算機等軟硬件設(shè)備落后，人事檔案管理軟件陳舊，舊的操作平臺跟不上快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化信息化發(fā)展的步伐，防火、防水、防潮、防蟲等設(shè)施缺乏，對現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理所需的技術(shù)、資金、人力投入嚴重不足，極易造成人事檔案的損壞和丟失，難以適應(yīng)現(xiàn)代化人才的管理和人才資源開發(fā)，嚴重影響高校人事檔案管理水平的提高。

（四）無頭檔案增多。高校中的“無頭檔案”主要是指由于不知教職工的去向而存放在高校人事檔案管理部門或檔案室的人事檔案材料。伴隨著高校人事制度改革的深入和人才競爭的日益加劇，高校出現(xiàn)“無頭”“空頭”檔案增多的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的增多一方面是因為某些教職工在單位不同意其調(diào)走的情況下，“棄檔”離校。第二次換工作時，沒有領(lǐng)取檔案。久而久之，學(xué)校與這位教職工失去了聯(lián)系，其人事檔案無處投遞，就成了“無頭檔案”。另一方面是一些高校為了限制人才流動，扣留人才人事檔案不放，致使其人事檔案不能順利遷出，人事檔案相對人只能“凈身出戶”，從而形成“無頭檔案”。而隨著人才流動政策逐步放開，部分高校為了吸引緊缺型人才，來校工作不要求攜帶人事檔案，可以重新建檔，致使原單位人事檔案成為“無頭檔案”。三是由于人事檔案補充不及時，在轉(zhuǎn)出時分批次轉(zhuǎn)出，在轉(zhuǎn)遞的過程中，轉(zhuǎn)遞不徹底、不及時，久了就成了“無頭檔案”。

（五）人才隊伍不足。人事檔案管理人員不足和專業(yè)技術(shù)人員嚴重缺乏是目前高校人事檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，大部分高校沒有專職的人事檔案管理人員，由兼職人員負責(zé)人事檔案管理，導(dǎo)致管理人員不穩(wěn)定，工作持續(xù)性、完整性、規(guī)范性難以保證。在人事檔案管理人員的配置方面，由于人員不足，造成無法根據(jù)人才所學(xué)專業(yè)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)來科學(xué)合理配置人事檔案管理崗位?，F(xiàn)有的人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高，精通人事檔案管理業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才更是少之又少，無法促進人事檔案管理工作的發(fā)展和信息化建設(shè)。

二、高校加強人事檔案管理的對策

（一）提高管理理念。高等學(xué)校的人事檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，高等學(xué)校的管理人員和教職工要高度重視人事檔案資源對高等學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要作用，要全力支持人事檔案管理工作，為人事檔案管理工作的正常開展和深入改革提供力所能及的幫助，形成人人重視人事檔案工作，人人支持人事檔案管理工作的良好局面。另一方面，由于社會主義市場經(jīng)濟社會人才流動頻繁，對高校人事檔案管理提出了更高的要求，要改變原來狹隘的人事檔案歸所在學(xué)校所有的管理觀念，建立人事檔案重在利用、注在服務(wù)，注重人的發(fā)展、注重服務(wù)于教職工、服務(wù)于本校的人事管理制度以及相關(guān)部門的人事管理制度的理念，變控制型管理為服務(wù)型管理。

（二）改變管理體制。目前，高校各項改革不斷深入，人事檔案管理制度改革便是一項重要的工作。但是，現(xiàn)在高校的人事檔案管理體制仍然具有濃烈的計劃經(jīng)濟的味道，部分高校在教職工要求調(diào)出時，采取扣留檔案的方式阻止人才外流。另一方面，部分高校在引進人才時，采取允許不用人隨檔走，可以在新單位重新建檔，并以此來吸引人才，教職工人事檔案被部分學(xué)校當(dāng)成阻止人才流動的工具，想扣留就扣留，想重建就重建。教職工的教學(xué)、管理、服務(wù)等活動產(chǎn)生了人事檔案，人事檔案應(yīng)該為教職工服務(wù)，不應(yīng)成為教職工發(fā)展、人才流動的絆腳石。改變現(xiàn)有的管理體制，建立新時代的管理體制，就是應(yīng)用現(xiàn)代人力資源管理的先進理念，以服務(wù)為本，在堅持保密的前提下，構(gòu)建服務(wù)型的管理體制，以簡化查閱審批程序，提供方便快捷的服務(wù)為目標，確保人事檔案信息利用的時效性。

（三）改善利用手段。改善利用手段，進一步加強人事檔案管理，要充實檔案材料，對行政管理干部和教輔人員要及時將他們的工作業(yè)績和在重大活動、重點項目工作中的表現(xiàn)情況和任務(wù)的完成情況、考察考核材料收集歸檔，為干部的聘用、提拔等提供必要的依據(jù)。對一般從事教學(xué)工作的教師，要將他們的重大教學(xué)成果和學(xué)術(shù)研究技術(shù)成果和成果轉(zhuǎn)化等材料收集歸檔。加快人事檔案記載和更新的速度，要與人員流轉(zhuǎn)的速度相當(dāng)，同時收集的內(nèi)容要更加適用、準確、全面。增加人事檔案信用憑據(jù)功能、業(yè)績認定功能等，加強高校人事檔案的效能。要積極主動地、廣泛而系統(tǒng)地做好人事檔案的編研工作，擴大人事檔案的編研范疇，如編制一些檢索工具，方便日后查找和利用;做好學(xué)校教職工現(xiàn)狀情況、發(fā)展趨勢、統(tǒng)計信息等資料的編制，便于更好地利用和服務(wù)。

（四）進行網(wǎng)絡(luò)化管理。以往的人事檔案利用方式，需要到檔案管理部門或人事部門借閱、查閱人事檔案原件的方式。在信息化時代，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，人們可以足不出戶購物、繳費等，人事檔案的利用也要跟上時代的發(fā)展，要加強檔案的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，編制適應(yīng)高校實際的人事檔案存儲和服務(wù)利用系統(tǒng)，使用掃描儀、計算機等先進設(shè)備將人事檔案資料通過技術(shù)處理，將人事檔案材料以文字、圖片等形式存儲到電腦中，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)材料和電子材料同時利用，同時優(yōu)先查閱和使用電子檔案，既發(fā)揮了電子材料方便查找和統(tǒng)計的特點，又能防止由于重復(fù)翻閱造成人事檔案的破損，達到了不僅提高人事檔案利用效率，又保護了檔案的雙重效果。在確保保密性、使用權(quán)限的前提下，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，對需要利用檔案的人員公開部分人事檔案信息，可以通過校園局域網(wǎng)或電子郵件等服務(wù)方式，進行檔案查閱和咨詢相關(guān)問題。

（五）提高人員素質(zhì)。提高高校人事檔案工作人員的整體素質(zhì)，組建一支能勝任新時代高校人事檔案管理工作的高素質(zhì)的人才隊伍，要提高工作人員政治素質(zhì)和保密意識，要堅決貫徹黨的路線、方針、政策，嚴格遵守保密規(guī)定，絕對不能口無遮攔，隨意散播他人檔案中的內(nèi)容，這是確保人事檔案保密性、安全性的基本要求。提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立工作人員崗前培訓(xùn)制度和持證上崗制度，工作人員在上崗前要進行系統(tǒng)、科學(xué)的崗前培訓(xùn)，獲得當(dāng)?shù)貦n案部門或相關(guān)部門頒發(fā)的上崗資格證書。上崗后要根據(jù)實際進行有計劃、有層次的在職繼續(xù)教育培訓(xùn)，培養(yǎng)具有專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識、法律知識、計算機存儲傳遞技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息知識的復(fù)合型人才。

三、結(jié)語

一支專業(yè)、負責(zé)、高效的高校人事檔案管理隊伍是做好高校人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。提高高校人事檔案整體從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，可通過人才引進和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合的方法，檔案工作者應(yīng)發(fā)揮主觀能動性，優(yōu)化自己的專業(yè)技能和理論知識體系，自覺把創(chuàng)新理念應(yīng)用到檔案工作中，以適應(yīng)高校管理體制創(chuàng)新和變革的實際需求。

完善檔案管理人員績效考評激勵體系是提高高校人事檔案管理工作的有效手段。在檔案隊伍的管理與開發(fā)上，做到以人為本，尊重個人，為從業(yè)人員創(chuàng)建良好工作氛圍，對人員的管理從以使用為中心轉(zhuǎn)變?yōu)閷⑷艘暈樽钣袃r值和創(chuàng)造力的資源。對從業(yè)人員的需求經(jīng)常進行評估，做到招才、愛才和用才，把單位檔案管理工作的成效與員工長遠發(fā)展融為一體，使部門與個人的命運緊緊交織在一起。重視檔案管理部門內(nèi)部工作人員之間的溝通，檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)集體化，在注重整體工作效益的前提下，發(fā)揮個體的能動性。如果說個體工作是檔案管理工作的細胞的話，那么集體協(xié)作是檔案管理工作的機體。因此，要注重檔案部門員工的組織、協(xié)調(diào)和控制，加強檔案部門員工分工協(xié)作的運籌，加強檔案專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的溝通交流，注重集體目標的實現(xiàn)，鼓勵檔案人員集體協(xié)作精神。注重檔案從業(yè)人員發(fā)展的長遠規(guī)劃，把人才資源作為檔案部門的第一資源，檔案從業(yè)人員的潛能具有巨大開發(fā)價值，制定部門與個人開發(fā)計劃，實施培訓(xùn)和繼續(xù)教育，培育提高檔案人員的素質(zhì)和技能，釋放檔案人員潛能，實現(xiàn)部門發(fā)展，提高個人價值。重視優(yōu)秀人才的選拔與培養(yǎng)，在選拔用人上，在檔案部門內(nèi)部各項工作中體現(xiàn)愛才之心，用才之道。實行“能上能下”的競爭制度，形成“能者上，平者讓，庸者下”的有效競爭機制，探索廢除領(lǐng)導(dǎo)干部職務(wù)終身制和員工職稱終身制，推行管理干部聘用制和用工制度雙項選擇制。當(dāng)前，國家正在大刀闊斧開展高校人事管理制度改革，高校人事檔案管理制度也將迎來改革的契機，但改革離不開人才、激勵與創(chuàng)新等，高校人事檔案管理制度改革與創(chuàng)新仍方興未艾。

【基金項目：廣西科技師范學(xué)院校級科研基金項目（GXKS2017YB001）】

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