石油企業(yè)人事檔案電子信息化管理

靳妮娜

【摘要】當(dāng)前，企業(yè)人事檔案管理工作的復(fù)雜程度在不斷提高，將電子信息化管理方式融合進(jìn)企業(yè)的人事檔案管理工作當(dāng)中，能使其工作效率和質(zhì)量有所提高，從而有利于提高企業(yè)的整體工作水平。本文就企業(yè)人事檔案電子信息化管理的相關(guān)內(nèi)容展開一系列的研究。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;電子信息化;管理方式

人事檔案管理是企業(yè)工作體系中非常重要的組成部分，實(shí)現(xiàn)其電子信息化已經(jīng)成為企業(yè)管理工作發(fā)展的必然方向。企業(yè)檔案管理部門將電子信息方法融入到管理工作當(dāng)中不僅能使檔案管理工作趨于規(guī)范化、系統(tǒng)化，還能在很大的程度上為企業(yè)節(jié)省更多的人力和物力，從而從整體的角度提高企業(yè)的工作效率。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到應(yīng)用電子信息技術(shù)開展人事管理工作的重要性，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，發(fā)揮電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從而更好地推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

一、構(gòu)建健全的電子信息化檔案管理系統(tǒng)

構(gòu)建健全的電子信息化檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)其信息化發(fā)展的前提。在電子信息技術(shù)支持下構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備分類和整理功能，能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況對(duì)不同部門的檔案進(jìn)行分類，并在網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)上使數(shù)據(jù)能實(shí)現(xiàn)共享。首先，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該仔細(xì)收集企業(yè)各個(gè)部門員工的檔案信息，并將其錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。其次，利用信息技術(shù)對(duì)不同部門、不同崗位的員工信息進(jìn)行整理和分類，提高檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性。最后，對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置一定的登陸權(quán)限和安全防護(hù)措施，盡量避免由于網(wǎng)絡(luò)故障造成人事檔案的丟失，為企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。

二、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理部門人員的信息化意識(shí)

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，信息收集工作的進(jìn)度比較緩慢，這樣的工作情況對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理造成了一定的困難。所以，要想更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的構(gòu)建，相關(guān)人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，保證對(duì)檔案信息進(jìn)行保密。企業(yè)檔案信息管理部門還應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密處理，防止惡意盜取檔案信息的行為發(fā)生，防止有人故意破壞檔案信息系統(tǒng)。對(duì)于一些重要的數(shù)據(jù)應(yīng)該進(jìn)行多重保護(hù)，從而保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。另外，檔案管理部門還可以制定相應(yīng)的管理制度，更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量。

三、在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子信息化主要是在一定的程度上解放人力，主要依靠現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的管理。這樣的工作方式就涉及到將紙質(zhì)檔案信息錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中這一項(xiàng)工作，這也是建立信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理人員在對(duì)企業(yè)從經(jīng)營(yíng)之初到當(dāng)下所積累的人事檔案進(jìn)行由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)的過(guò)程中，會(huì)涉及大量的文件，其包含的內(nèi)容也較為冗雜，這樣的工作內(nèi)容對(duì)企業(yè)檔案管理部門開展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作造成了一定的困難。因此，企業(yè)的相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案信息化改革給予高度重視，調(diào)派更多的工作人員參與到這項(xiàng)工作當(dāng)中，這樣的工作方式能在很大的程度上提高紙質(zhì)文件掃描與錄入的效率，并能更加細(xì)致完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分類和歸納，從而形成一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)的輸入、歸納、更正、檔案查詢以及系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行正確的安排，從而更好地實(shí)現(xiàn)將信息網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)結(jié)合在一起。這樣的工作方式不僅能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)距離傳輸，還能在一定的區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享。

四、提高對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的力度

企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子信息化，對(duì)檔案管理部門提出了新的要求，這樣的工作形式使得負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員也應(yīng)該提高自己的管理能力以及運(yùn)用信息化系統(tǒng)的能力。因此，企業(yè)的人事部門應(yīng)該為檔案管理部門的工作人員制定合適的培訓(xùn)計(jì)劃，特別是計(jì)算機(jī)操作技術(shù)以及運(yùn)用信息軟件的技術(shù)。企業(yè)可以為員工聘請(qǐng)一些該方面的專家，對(duì)檔案管理部門的人員提供一些專業(yè)指導(dǎo)，也可以在網(wǎng)絡(luò)中查找一些相關(guān)課程供檔案部門的工作人員觀看。另外，培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)后，企業(yè)可以組織相關(guān)工作人員參與考核，考查其對(duì)信息化軟件的操作程度。

五、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)延伸到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中。企業(yè)對(duì)人事檔案進(jìn)行電子信息化管理具有非常重要的意義。這樣的管理方式不僅能為企業(yè)發(fā)展提供推動(dòng)力，還能在很大的程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過(guò)本文對(duì)企業(yè)人事檔案電子信息化管理的相關(guān)內(nèi)容展開的一系列研究，希望能為促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案信息化發(fā)展提供一些有價(jià)值的參考。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王艷春.企業(yè)人事檔案電子信息化管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：138-140.

[2]張躍民.企業(yè)人事檔案電子信息化管理[J].中國(guó)商貿(mào)，2015（02）：21-22+25.

[3]李春志，周亞，董霞.對(duì)企業(yè)人事檔案電子信息化技術(shù)管理的思考[J].交通企業(yè)管理，2014，29（12）：30-32.