用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作

孫勤紅

【摘要】本文就檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的各種問題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出相關(guān)的管理工作要點(diǎn)，以供同行參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;現(xiàn)代化檔案;價(jià)值管理

近年來，隨著我國信息技術(shù)的快速普及和發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的快速進(jìn)步，我國在檔案管理方面?zhèn)鹘y(tǒng)手工檢索及人工調(diào)卷等管理方法逐漸無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需求，取而代之的是以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的現(xiàn)代化的管理方式，其管理理念及管理技術(shù)得到升級(jí)換代，改變了傳統(tǒng)檔案管理中的靜態(tài)管理模式，使得紙質(zhì)檔案管理逐漸被電子檔案管理方式所替代，不僅有效節(jié)約了大量的人力物力成本，同時(shí)也為環(huán)保事業(yè)貢獻(xiàn)了一份力量，推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。到目前為止，檔案管理為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在管理人才和技術(shù)方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，形成了一批有著復(fù)合技能的人才管理隊(duì)伍，使得檔案管理事業(yè)更加富有創(chuàng)新性，充滿現(xiàn)代化氣息。

一、電子檔案的管理原則

（一）規(guī)范性原則。首先，規(guī)范性是加強(qiáng)檔案管理信息化、電子化最重要的原則之一，也是在實(shí)現(xiàn)電子檔案管理過程中需要著重注意的規(guī)范之一。所謂規(guī)范性原則，其基本要求是：全部檔案信息需要根據(jù)電子化的要求制定一定的技術(shù)模式和文本格式及相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并考慮國際通用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化。開展檔案的電子化管理，其目的主要是為了便于通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞、服務(wù)及管理。所以，為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享及管理的目的，需要對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理，依據(jù)共同的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行建檔、保存和管理，采取各方都統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。通過這種方式，使得檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)上共享、可查及進(jìn)行相應(yīng)的修改、保管等管理，從而有效地避免不同平臺(tái)及系統(tǒng)之間由于存儲(chǔ)格式及軟件平臺(tái)不同而產(chǎn)生的信息無法共享的弊端，提高資源利用率，促進(jìn)信息的存儲(chǔ)傳輸效率的提高，從而使得檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

（二）效率原則。在開展檔案信息電子化時(shí)，所需要的工作量較大，涉及的范圍較廣，耗費(fèi)大量的人財(cái)物力，所以需要重視工作效率的提高，兼顧效益。因此，首先需要事先科學(xué)分析和研究，從而選擇最佳的檔案信息電子化管理方案，要對(duì)相應(yīng)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化選擇，研究科學(xué)合理的技術(shù)模式，如信息存儲(chǔ)格式及信息組織模式等，從而使得檔案信息化管理獲得較高的效率，使其與經(jīng)濟(jì)效益有效結(jié)合，促進(jìn)電子化加工系統(tǒng)設(shè)施的有效利用。在這一過程中合理的技術(shù)方案確定是整個(gè)過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，關(guān)系著整個(gè)檔案電子化管理工程的成敗及工作效率的高低;同時(shí)還需要開發(fā)一套科學(xué)而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，從而使得檔案信息的信息化工作得到有效保障。雖然電子化加工系統(tǒng)在相應(yīng)的配置設(shè)施方面需要投入較大的資金，不過從長遠(yuǎn)發(fā)展角度來看有著長期受益的特點(diǎn)。所以，不僅要配備科學(xué)合理的檔案信息電子化方案，同時(shí)也需要投入一定的資金，從而保障檔案信息電子化工程得到健康、有序發(fā)展。

二、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理在社會(huì)發(fā)展中起到重要的作用，不僅在企業(yè)經(jīng)營中有著巨大的作用，同時(shí)在政府及相關(guān)公共事業(yè)中也有著重要作用，應(yīng)給予積極的重視。從當(dāng)前的檔案管理工作來看，還存在一定的不足和缺陷，主要表現(xiàn)在：一是在檔案管理方面缺少系統(tǒng)的管理，工作人員的專業(yè)知識(shí)及技能較為缺乏，使得檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不高。由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，企業(yè)在檔案管理方面較為落后，科學(xué)技術(shù)成果的轉(zhuǎn)化率較低，信息化管理技術(shù)低下。二是檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。由于時(shí)代在不斷地發(fā)展進(jìn)步，這就使得檔案管理工作人員所需要具備的知識(shí)和技能也不斷更新和充實(shí)，從而滿足工作不斷發(fā)展進(jìn)步的需求。另外在相應(yīng)的管理制度及職責(zé)設(shè)定方面，還不夠健全，缺乏相應(yīng)的管理制度和檢查、考核方案等。三是在檔案管理中還缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施。為了更好地做好檔案管理工作，還需要投入所需的先進(jìn)的各種設(shè)備、設(shè)施，同時(shí)為檔案管理提供必要的保護(hù)措施、檔案機(jī)密管理措施等，這些條件根據(jù)單位的不同所缺乏的設(shè)施不盡相同，因此為了更好地做好檔案管理工作，需要對(duì)原有的設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行相應(yīng)的配套升級(jí)，從而提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

三、應(yīng)對(duì)和研究措施

（一）檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。在檔案管理中，信息資源的主體是文獻(xiàn)信息，因此在建設(shè)檔案信息化工程中需要做好文獻(xiàn)信息資源的開發(fā)和建設(shè)，對(duì)于已納入信息系統(tǒng)的檔案，在開展管理時(shí)需要建立科學(xué)的信息接收及加工、存儲(chǔ)、輸出和反饋系統(tǒng)。也就要求檔案工作者需要提高信息化意識(shí)，不斷更新自我信息管理理念，使得檔案管理從靜態(tài)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，做好信息資源的開發(fā)和利用。當(dāng)前很多電子文獻(xiàn)信息已經(jīng)被收入到各種數(shù)據(jù)片中，包括了紙質(zhì)的文獻(xiàn)檔案資源以及磁盤和光盤等信息資源中，并已加工上網(wǎng)。

（二）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。做好檔案保存的目的在于開發(fā)和利用。而檔案的來源則是社會(huì)實(shí)踐，所以又應(yīng)該應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，從而使得檔案管理工作具有所需的社會(huì)價(jià)值，為社會(huì)各界提供有效的服務(wù)。因此要以開發(fā)、利用檔案信息作為整個(gè)工作的突破口，逐步開展檔案的有償服務(wù)，這不僅可以有效推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，同時(shí)也可以促進(jìn)檔案事業(yè)自身的發(fā)展進(jìn)步，從而使得檔案管理更加具有社會(huì)價(jià)值，將檔案信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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