論公務即時信息歸檔管理的必要性

周璐 王媛

【摘要】近年來，新媒體因其網(wǎng)絡性、便捷性、實時性等特點，成為政府、企事業(yè)單位等機構(gòu)開展工作、服務社會的重要工具，公務即時信息正是依托新媒體產(chǎn)生的一種信息。論文在界定公務即時信息概念的基礎(chǔ)上，明確了公務即時信息具有數(shù)字性、即時性、全面性、多樣性、可靠性的特點，并從保存社會記憶等3方面分析了公務即時信息歸檔管理的必要性。

【關(guān)鍵詞】公務即時信息;新媒體信息;歸檔;檔案管理;必要性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進程的不斷加快，檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，到20世紀以來數(shù)量龐大、種類繁多的電子檔案，再到如今各類機構(gòu)通過各種新興技術(shù)和手段產(chǎn)生的急需歸檔的信息，檔案工作在面臨挑戰(zhàn)的同時，也面臨著順應社會發(fā)展趨勢，服務國家與社會發(fā)展的一大機遇。其中，網(wǎng)絡和社交媒體因其交互性、實時性、精準性等特點，成為了政府、企事業(yè)單位等各類機構(gòu)開展工作、服務社會的重要工具。

近年來，我國已開始逐步重視網(wǎng)頁和社交媒體信息的歸檔問題。國內(nèi)檔案學界在電子文件歸檔相關(guān)主題研究的基礎(chǔ)上，開始對這類新信息的歸檔管理進行探討?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展

“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要加快提升電子檔案管理水平，其中明確指出要研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法。網(wǎng)頁和社交媒體信息的歸檔，不僅僅是檔案學界關(guān)注的話題之一，也成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的題中之義。

一、公務即時信息的概念界定

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息傳播的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。各類機構(gòu)利用信息技術(shù)和手段呈現(xiàn)自己的發(fā)展情況和脈絡成為一種主流的方式。上世紀90年代，網(wǎng)頁誕生。各類機構(gòu)通過管理自己的網(wǎng)站和網(wǎng)頁，向大眾介紹機構(gòu)的構(gòu)成、宗旨、結(jié)構(gòu)和新聞等信息。網(wǎng)頁成為大眾了解機構(gòu)的一個窗口，也是機構(gòu)展現(xiàn)自我發(fā)展、履行機構(gòu)職能的一種方式。21世紀初，社交媒體成為了互聯(lián)網(wǎng)的一大趨勢，微博、微信、博客等新興的方式逐漸被各領(lǐng)域所關(guān)注，由于它們所具有的交互性、精準性、實時性等特點，更為用戶所接受和使用，因此成為各類機構(gòu)對外服務的另一窗口。公務即時信息，即是國家機構(gòu)或社會組織基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，運用網(wǎng)頁、微信、微博等新媒體手段，向公眾即時傳遞機構(gòu)公務活動的信息。對于公務即時信息的理解需要厘清以下幾個概念：

（一）公務即時信息不等同于新媒體信息。新媒體信息指利用數(shù)字技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡、無線通信網(wǎng)等渠道，以及電腦、手機等終端，向用戶提供信息和服務的傳播形態(tài)，包括網(wǎng)絡媒體、手機媒體、網(wǎng)絡電視等。相對來說，公務即時信息屬于新媒體信息的一部分，它強調(diào)信息內(nèi)容應反映的是各類機構(gòu)（包括政府機關(guān)、企事業(yè)單位等）在公務活動中的情況，同時還強調(diào)信息產(chǎn)生和傳遞的即時性。

（二）公務即時信息不同于電子文件。電子文件是指各類機構(gòu)在電子政務、電子商務及其他各類電子化業(yè)務中形成的信息記錄。而公務即時信息不僅限于電子化業(yè)務，它的關(guān)聯(lián)對象不是電子業(yè)務的雙方，而是機構(gòu)與公眾，它的受眾更廣;它的形式不僅限于政務或商務的標準文件格式，它可以有圖文結(jié)合、音頻視頻結(jié)合等多樣化的形式，可以更生動地呈現(xiàn)機構(gòu)公務活動的原貌;它的響應速度更快，能及時、甚至實時地反映機構(gòu)的工作動態(tài)。

（三）公務即時信息不同于網(wǎng)絡新聞。它直接產(chǎn)生于公務活動中，不僅限于機構(gòu)發(fā)布的新聞，還包括機構(gòu)通過各類網(wǎng)絡渠道向公眾全面、即時、可靠地展現(xiàn)本機構(gòu)、組織工作概況和發(fā)展脈絡的信息，如法律法規(guī)、工作動態(tài)、簡報聲明、財務狀態(tài)等等，詳見“圖1”。

基于公務即時信息的定義，公務即時信息檔案可定義為：國家機構(gòu)或社會組織在運作過程中，基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，運用網(wǎng)頁、微信、微博等新媒體手段，即時向公眾傳遞機構(gòu)公務活動情況的具有保存價值的歷史記錄。

二、公務即時信息的特點

（一）數(shù)字性。公務即時信息的傳播依賴于網(wǎng)絡，是以二進制數(shù)字代碼形式記錄和表示的信息。它可以是單一的文字形式，也可以是圖片、聲音、影像等復合的形式。

（二）即時性。從傳遞速度來看，公務即時信息的一大特點是即時性。這可以從兩方面來理解：其一，公務即時信息的產(chǎn)生和傳播都依托于計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，當產(chǎn)生者確定發(fā)布公務即時信息時，它很快會呈現(xiàn)出來，傳遞的過程是即時的。其二，公務即時信息是機構(gòu)對外展現(xiàn)工作軌跡和發(fā)展歷程的信息，它是公眾了解機構(gòu)工作情況的首要途徑，因此，對于機構(gòu)本身來說，公務即時信息能即時反映最新的工作動態(tài)，從這兩方面來看，它具有即時性。

（三）全面性。從公務即時信息反映的內(nèi)容來看，它具有全面性。公務即時信息包含了機構(gòu)工作動態(tài)、管理制度、簡報聲明、財務狀態(tài)等方面的內(nèi)容。在社會號召政務公開的大背景下，公務即時信息的全面性特點更為突出。機構(gòu)只有及時更新媒體信息，及時發(fā)布公務即時信息，才能實時地反映機構(gòu)工作動態(tài)，為機構(gòu)樹立良好的形象，同時也能更好地滿足公眾對機構(gòu)的信息獲取及輿論監(jiān)督。

（四）多樣性。從傳遞內(nèi)容的途徑來看，它具有多樣性。根據(jù)信息傳遞載體的更新變化，公務即時信息的傳播也可有多種途徑。目前，使用較為便利且效果較好的途徑包括官方網(wǎng)頁、微信公眾平臺、官方微博等。

（五）可靠性。公務即時信息作為機構(gòu)反映工作動態(tài)的信息，可真實反映當下機構(gòu)發(fā)展的情況，而且部分為圖文結(jié)合，生動且具有可靠性?？蓮囊韵聝煞矫胬斫猓阂环矫?，它所反映的內(nèi)容，從時間、地點、內(nèi)容、資金等方面均為準確數(shù)據(jù);另一方面，它的內(nèi)容在發(fā)布前需經(jīng)過機構(gòu)相關(guān)部門和負責人審核，語言措辭、核心信息均多方斟酌，內(nèi)容可靠。

三、公務即時信息歸檔的必要性

（一）歸檔公務即時信息，能促進機構(gòu)完整記憶的保存，使所收集的檔案能全面展現(xiàn)機構(gòu)發(fā)展的情況。檔案本身是“記錄”的產(chǎn)物，檔案館則是對這種記錄物進行保存和公共利用的社會設施。早在1950年，時任國際檔案理事會主席、法國國家檔案局局長夏爾·布萊邦（C·Braibant）在第一屆國際檔案大會上發(fā)言指出：“檔案是一個國家、省、行政機關(guān)的記憶”。這是最早提及檔案與記憶關(guān)系的論述。2004年，在奧地利召開的第十五屆國際檔案大會上，各國參會者圍繞“檔案、記憶與知識”進行了廣泛深入的討論，并達成了如下共識：“檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體……是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認識正在為記憶庫和知識庫的認識所取代。”2013年，加拿大著名檔案學家特里·庫克（Terry Cook）在《證據(jù)、記憶、認同和社區(qū)：檔案學四種轉(zhuǎn)變范式》（Evidence，Memory，Identity，and Community：Four Shifting Archival Paradigms）中詳細分析了檔案的記憶屬性及記憶與證據(jù)的關(guān)系，他提到，在國家的文件數(shù)量爆炸式增長的背景下，檔案鑒定更為重要，檔案人員有意識地構(gòu)建公共記憶也更為關(guān)鍵。隨著時代的發(fā)展，檔案由原有的證據(jù)作用，拓展為記憶、社會認同作用。因此，檔案工作者在檔案管理工作過程中不僅僅是被動的保管者，更應該是積極的中介人，社會活動家;不僅關(guān)注核心的、主流的檔案收集，更應該關(guān)注非主流的、甚至是邊緣的社會資源型檔案。這有助于我們積極地迎接數(shù)字時代的新挑戰(zhàn)，避免為了傳統(tǒng)而死守傳統(tǒng)，淪為缺乏時代感的資料保管員。

公務即時信息具有更新快、受眾廣、及時反映機構(gòu)工作動態(tài)等特點。依托于網(wǎng)頁和社交媒體技術(shù)的優(yōu)勢，公眾幾乎可以在任何有網(wǎng)絡的地方獲得最新的所關(guān)注機構(gòu)的官方信息。公務即時信息作為機構(gòu)服務公眾的一類信息，成為構(gòu)建機構(gòu)記憶的一個非常重要的部分。因此，從構(gòu)建和完善機構(gòu)記憶的角度來說，對公務即時信息的抓取、篩選、歸檔、保管和利用，是檔案工作者的責任意識的體現(xiàn)，是檔案部門堅守檔案社會觀、檔案記憶觀的一次積極嘗試，也是信息社會檔案工作迎接挑戰(zhàn)必須面臨和解決的一個重要課題。

（二）歸檔公務即時信息，是新形勢下檔案部門革新檔案工作理念，服務政府職能轉(zhuǎn)變的有益實踐。黨的十九大報告提出，要轉(zhuǎn)變政府職能，深化簡政放權(quán)，創(chuàng)新監(jiān)管方式，增強政府公信力和執(zhí)行力，建設人民滿意的服務型政府。服務型政府具有高效、廉潔、公正、法治、透明、責任等特點。核心價值是“人本精神、責任意識和服務理念”，其中，人本精神是服務型政府的靈魂，凸顯政府服務意識，強化政府服務職能是服務型政府最為顯著的特征。新形勢下的檔案工作是建立服務型政府的重要方面。長期以來，檔案工作的服務性是檔案工作賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。習總書記在考察浙江省檔案局時也提到，檔案部門“要及時向領(lǐng)導機關(guān)、向社會提供有價值的信息，為經(jīng)濟建設、社會發(fā)展服務”。那么，新形勢下檔案工作如何更好地做好服務工作呢？非常重要的一點就是適應社會的發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，用開闊的思維，積極思考現(xiàn)代社會中檔案工作的方式與地位。信息社會中，檔案工作已不能將自己局限在證據(jù)型文件的收集、整理及保存，而應該“想方設法把自我滿足的封閉的檔案界轉(zhuǎn)變成與當代社會同步、對社會有益、并具有活力的檔案界，否則的話，我們就會在數(shù)字時代變成毫無用處的化石”。正如加拿大檔案理論家休·泰勒（Hugh Taylor）所說的，“只有無限探索和拓展，觸碰整個檔案行業(yè)的局限，……我們才能逃脫死水一潭的狀態(tài)”。

公務即時信息廣泛存在于政務機構(gòu)、企事業(yè)單位中。只要機構(gòu)是社會中的機構(gòu)，必然會產(chǎn)生這類信息。它往往是機構(gòu)在相關(guān)業(yè)務活動結(jié)束后對活動內(nèi)容的準確記錄，或是機構(gòu)對外發(fā)布有關(guān)本機構(gòu)內(nèi)部信息的可靠信息。公務即時信息的歸檔，正是檔案部門革新檔案工作理念，從機構(gòu)記憶角度出發(fā)，保存本機構(gòu)發(fā)展歷史的一次有益嘗試。在檔案學界開始用檔案社會觀思考檔案工作的大背景下，公務即時信息歸檔從小的社會單元出發(fā)，以小見大，為政務信息資源的管理提供實踐經(jīng)驗，公務即時信息歸檔后的開發(fā)與利用，能更好地服務國家與社會。

（三）歸檔公務即時信息，是新媒體普及背景下，檔案部門應對機構(gòu)工作方式拓展的必然之舉。2010年發(fā)布的《中國新媒體發(fā)布報告》指出，我國已成為全球新媒體用戶第一大國。新媒體的普及，使社會公眾獲取信息的途徑和渠道由以往完全依賴期刊、報紙、廣播、電視轉(zhuǎn)向更多地依靠互聯(lián)網(wǎng)和手機等移動設備，多數(shù)人通過新媒體獲取新聞、動態(tài)的社會熱點信息和個人生活資訊。機構(gòu)可運用新媒體，為公眾提供更高效和便捷的公共信息服務。但是，值得警醒的問題也出現(xiàn)了：由于管理理念和工作的滯后，在依賴新媒體的公務即時信息井噴式產(chǎn)生的同時，大量有關(guān)機構(gòu)發(fā)展的信息無法得到長期、可靠的保存和管理。一方面，由于新媒體依賴于網(wǎng)絡和計算機技術(shù)，公務即時信息可以被瞬間刪除和修改;另一方面，公務即時信息的產(chǎn)生和傳播部分需要依靠機構(gòu)外部的第三方平臺，如果第三方平臺停止運營，這部分信息將會面臨消失和不可長久利用的危險。

探討公務即時信息的歸檔及存在的法律性、證據(jù)性等問題，根據(jù)機構(gòu)工作的特點，設計出公務即時信息檔案歸檔管理系統(tǒng)，并配套制定了相關(guān)的管理辦法，是檔案（下轉(zhuǎn)第89頁）

（上接第62頁）部門及時響應社會形勢變化，應對機構(gòu)工作方式拓展的必然之舉。

四、結(jié)束語

綜上所述，在每天都有大量公務即時信息產(chǎn)生的情況下，及時探討和研究公務即時信息的歸檔工作，具有必要性，而且有迫切性。檔案部門只有及時革新理念，跟上時代的腳步，才能更好地保存機構(gòu)記憶，服務國家和社會的發(fā)展。

【基金項目：本文系2017年國家檔案局科技項目“公務即時信息單套制歸檔制度與方法研究”（編號：2017-X-05）的研究成果之一】

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