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      論非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的人力資源管理

      2019-04-29 01:49:46程琛
      經(jīng)營者 2019年1期
      關(guān)鍵詞:非物質(zhì)文化遺產(chǎn)人力資源數(shù)字化

      程琛

      摘 要 2014年6月,H省文化廳就《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源數(shù)字化管理系統(tǒng)》的開發(fā)工作簽訂合同,該項目投資額500萬元,工期為八個月,我作為項目建設(shè)負(fù)責(zé)人該項目的需求收集、組織實施與管理控制工作。這是一個包括名錄項目管理、代表性傳承人管理、普查資源管理、保護(hù)單位管理、專家管理、普查資源管理、媒體資產(chǎn)管理的綜合管理系統(tǒng),2015年2月,該系統(tǒng)如期完工并通過驗收,獲得用戶一致好評。本文結(jié)合實際經(jīng)驗從人力資源計劃、團(tuán)隊組建、團(tuán)隊建設(shè)、管理項目團(tuán)隊等方面討論了項目人力資源管理中一般過程、可能遇到的問題和對策,總結(jié)了該項目管理過程中存在的不足之處和取得的經(jīng)驗教訓(xùn)。

      關(guān)鍵詞 非物質(zhì)文化遺產(chǎn) 數(shù)字化 人力資源 管理

      由于所有的項目活動都是由“人”完成的,如何充分發(fā)揮“人”的作用,人力資源管理是有效發(fā)揮每一個參與項目人員作用的過程,是項目的成功的基礎(chǔ)保障,項目失敗的原因有很多,在人力資源管理方面,招募到的項目成員不適合當(dāng)前項目的需要、團(tuán)隊沒有形成合力、職責(zé)不清、缺乏合理的約束與激勵等都會影響項目的順利完成,下面將從人力資源計劃、團(tuán)隊組建、團(tuán)隊建設(shè)、管理項目團(tuán)隊等方面討論項目人力資源管理方法。

      一、制定人力資源管理計劃

      制定人力資源管理計劃的目的是為了厘清項目中的角色、職責(zé)和匯報關(guān)系,并形成文檔。首先,我根據(jù)公司資源現(xiàn)有情況和項目WBS初步劃分了架構(gòu)組、集成組、質(zhì)量保證組、軟件開發(fā)組、界面設(shè)計組、用戶培訓(xùn)組、資源遷移組、后勤保障等七個項目小組并規(guī)定了報告關(guān)系,從基層到項目管理層報告關(guān)系不超過三層,實施扁平化組織管理;其次,細(xì)化每小組的內(nèi)部人員構(gòu)成,用職責(zé)矩陣說明角色與職責(zé);最后我制定了人員配備計劃,規(guī)定了人員獲取途徑、釋放標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)計劃、后勤、報銷、考勤制度、獎勵原則等;另外,我專門制作了項目管理手冊,項目組成員人手一冊,保證所有人員明確自己的任務(wù)和匯報關(guān)系。

      二、組建項目團(tuán)隊

      組建項目團(tuán)隊是指按照計劃獲取人力資源的過程。合同要求提取基層現(xiàn)有資料并規(guī)范編目后遷移到新系統(tǒng)中,由于資料中含有建造圖紙、古籍、樂譜、拳譜、刺繡樣稿、少數(shù)民族文字等內(nèi)容,專業(yè)性強(qiáng)而且龐雜,項目組現(xiàn)有人員無法勝任該工作,經(jīng)甲方同意并簽訂保密協(xié)議,我們通過談判的方式邀請該省某高校非物質(zhì)文化遺產(chǎn)研究中心40名大三學(xué)生在暑假期間組建資源遷移組進(jìn)行資源編目與遷移工作,工作完成后為其簽署“暑期社會實踐表”。因為能在實踐中印證所學(xué)專業(yè),學(xué)生們對這項工作熱情度很高,提出很多建設(shè)性的意見,不少學(xué)生的畢業(yè)論文題材也取自該項目,學(xué)校支持力度也比較大。通過談判,我有效地控制了公司的人力資源成本,實現(xiàn)了雙贏。用戶培訓(xùn)組則是抽調(diào)各地分公司售后服務(wù)人員組建,一方面利用他們良好的溝通能力,另一方面通過項目培訓(xùn)他們熟悉公司產(chǎn)品,軟件開發(fā)、架構(gòu)、質(zhì)量保證、系統(tǒng)集成、界面設(shè)計、后勤保障等小組則是直接抽調(diào)公司各職能部門人員組成,由于有些人員還有其他項目任務(wù),所以我在項目活動清單的基礎(chǔ)上制作了一個資源日歷,調(diào)整了部分非關(guān)鍵路徑工作安排,留出相應(yīng)的管理儲備應(yīng)對風(fēng)險,同時也按照整體變更流程調(diào)整了相應(yīng)的成本基準(zhǔn)和進(jìn)度基準(zhǔn)。正式啟動后,項目團(tuán)隊成員基本按時到位,沒有發(fā)生過因人員到位不及時影響工期的事件。

      三、項目團(tuán)隊建設(shè)

      團(tuán)隊成員就位后,首先是培訓(xùn)。為了提高效率,僅在啟動之初組織全體成員進(jìn)行一次項目動員會,公司高層列席并講話,各組業(yè)務(wù)培訓(xùn)在各小組內(nèi)部進(jìn)行,項目經(jīng)理列席。其次是同地辦公,這樣可以加強(qiáng)橫向聯(lián)系和協(xié)作,便于及時發(fā)現(xiàn)問題,另外我們規(guī)定了一些激勵政策,每月月底用掙值分析對各小組績效情況進(jìn)行排序,排名前三的小組可安排聚餐、戶外拓展,KTV等團(tuán)隊活動,由于以小組為單位進(jìn)行考核,小組內(nèi)部自然形成合力,大家參與團(tuán)隊活動更是可以增進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作,一舉多得。對于績效不理想的小組,我一方面從項目整體管理和技術(shù)方面查找原因并改進(jìn),另一方面使用360度評估法對團(tuán)隊成員進(jìn)行測評,定性評估團(tuán)隊建設(shè)績效情況,擬定對策進(jìn)行改進(jìn)。各種舉措之下,團(tuán)隊順利地渡過了震蕩階段和規(guī)范階段,進(jìn)入發(fā)揮階段。

      四、管理項目團(tuán)隊

      在管理項目時,項目管理團(tuán)隊要跟蹤個人和團(tuán)隊的執(zhí)行情況,提供反饋和協(xié)調(diào)變更,以此來提高項目的績效,保證項目的進(jìn)度。由于最終用戶來自項目建設(shè)方的各個部門,提出的變更需求時有沖突,用戶培訓(xùn)組對變更的記錄和理解也比較混亂,導(dǎo)致變更處理不及時,用戶意見較大,各小組之間也互相推諉。分析原因后,我向人力資源部申請了兩名產(chǎn)品負(fù)責(zé)人統(tǒng)一接收用戶變更要求,反饋變更結(jié)果,解決了這個問題。

      項目績效好壞是評價團(tuán)隊管理過程成功與否的準(zhǔn)則,團(tuán)隊成員每天下班前填寫工作完成單,每周例會我都和各小組組長評價上周工作完成情況,制訂下周工作計劃,對于偏離及時糾正,確保不超過管理儲備。

      五、結(jié)語

      經(jīng)過8個月努力,《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)數(shù)字化管理系統(tǒng)》于2015年2月完成首批試點16個單位的培訓(xùn)應(yīng)用,系統(tǒng)全面上線并驗收通過,獲得了用戶的高度評價,驗收專家組認(rèn)為該系統(tǒng)在多媒體資料的轉(zhuǎn)碼、編目、檢索以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源搶救性記錄標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、大數(shù)據(jù)挖掘與分析等領(lǐng)域都有一定的創(chuàng)新性和前瞻性,推薦其參加當(dāng)年度文化部科技創(chuàng)新獎申報。

      總結(jié)整個項目過程,仍存在一些不足之處,如變更管理沒有劃分出變更事件優(yōu)先級,所有變更都要走變更流程,降低了工作效率;干系人識別不夠準(zhǔn)確,導(dǎo)致角色與權(quán)限管理模塊一再返工等等。這些不足都直接或間接導(dǎo)致質(zhì)量管理的不一致成本增加,如接手下個項目,我將嘗試采取更合理的方式來解決這些問題。

      (作者單位為湖北省非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)中心)

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