論非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的人力資源管理

程琛

摘 要 2014年6月，H省文化廳就《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源數(shù)字化管理系統(tǒng)》的開發(fā)工作簽訂合同，該項目投資額500萬元，工期為八個月，我作為項目建設(shè)負(fù)責(zé)人該項目的需求收集、組織實施與管理控制工作。這是一個包括名錄項目管理、代表性傳承人管理、普查資源管理、保護(hù)單位管理、專家管理、普查資源管理、媒體資產(chǎn)管理的綜合管理系統(tǒng)，2015年2月，該系統(tǒng)如期完工并通過驗收，獲得用戶一致好評。本文結(jié)合實際經(jīng)驗從人力資源計劃、團(tuán)隊組建、團(tuán)隊建設(shè)、管理項目團(tuán)隊等方面討論了項目人力資源管理中一般過程、可能遇到的問題和對策，總結(jié)了該項目管理過程中存在的不足之處和取得的經(jīng)驗教訓(xùn)。

關(guān)鍵詞 非物質(zhì)文化遺產(chǎn) 數(shù)字化 人力資源 管理

由于所有的項目活動都是由“人”完成的，如何充分發(fā)揮“人”的作用，人力資源管理是有效發(fā)揮每一個參與項目人員作用的過程，是項目的成功的基礎(chǔ)保障，項目失敗的原因有很多，在人力資源管理方面，招募到的項目成員不適合當(dāng)前項目的需要、團(tuán)隊沒有形成合力、職責(zé)不清、缺乏合理的約束與激勵等都會影響項目的順利完成，下面將從人力資源計劃、團(tuán)隊組建、團(tuán)隊建設(shè)、管理項目團(tuán)隊等方面討論項目人力資源管理方法。

一、制定人力資源管理計劃

制定人力資源管理計劃的目的是為了厘清項目中的角色、職責(zé)和匯報關(guān)系，并形成文檔。首先，我根據(jù)公司資源現(xiàn)有情況和項目WBS初步劃分了架構(gòu)組、集成組、質(zhì)量保證組、軟件開發(fā)組、界面設(shè)計組、用戶培訓(xùn)組、資源遷移組、后勤保障等七個項目小組并規(guī)定了報告關(guān)系，從基層到項目管理層報告關(guān)系不超過三層，實施扁平化組織管理；其次，細(xì)化每小組的內(nèi)部人員構(gòu)成，用職責(zé)矩陣說明角色與職責(zé)；最后我制定了人員配備計劃，規(guī)定了人員獲取途徑、釋放標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)計劃、后勤、報銷、考勤制度、獎勵原則等；另外，我專門制作了項目管理手冊，項目組成員人手一冊，保證所有人員明確自己的任務(wù)和匯報關(guān)系。

二、組建項目團(tuán)隊

組建項目團(tuán)隊是指按照計劃獲取人力資源的過程。合同要求提取基層現(xiàn)有資料并規(guī)范編目后遷移到新系統(tǒng)中，由于資料中含有建造圖紙、古籍、樂譜、拳譜、刺繡樣稿、少數(shù)民族文字等內(nèi)容，專業(yè)性強(qiáng)而且龐雜，項目組現(xiàn)有人員無法勝任該工作，經(jīng)甲方同意并簽訂保密協(xié)議，我們通過談判的方式邀請該省某高校非物質(zhì)文化遺產(chǎn)研究中心40名大三學(xué)生在暑假期間組建資源遷移組進(jìn)行資源編目與遷移工作，工作完成后為其簽署“暑期社會實踐表”。因為能在實踐中印證所學(xué)專業(yè)，學(xué)生們對這項工作熱情度很高，提出很多建設(shè)性的意見，不少學(xué)生的畢業(yè)論文題材也取自該項目，學(xué)校支持力度也比較大。通過談判，我有效地控制了公司的人力資源成本，實現(xiàn)了雙贏。用戶培訓(xùn)組則是抽調(diào)各地分公司售后服務(wù)人員組建，一方面利用他們良好的溝通能力，另一方面通過項目培訓(xùn)他們熟悉公司產(chǎn)品，軟件開發(fā)、架構(gòu)、質(zhì)量保證、系統(tǒng)集成、界面設(shè)計、后勤保障等小組則是直接抽調(diào)公司各職能部門人員組成，由于有些人員還有其他項目任務(wù)，所以我在項目活動清單的基礎(chǔ)上制作了一個資源日歷，調(diào)整了部分非關(guān)鍵路徑工作安排，留出相應(yīng)的管理儲備應(yīng)對風(fēng)險，同時也按照整體變更流程調(diào)整了相應(yīng)的成本基準(zhǔn)和進(jìn)度基準(zhǔn)。正式啟動后，項目團(tuán)隊成員基本按時到位，沒有發(fā)生過因人員到位不及時影響工期的事件。

三、項目團(tuán)隊建設(shè)

團(tuán)隊成員就位后，首先是培訓(xùn)。為了提高效率，僅在啟動之初組織全體成員進(jìn)行一次項目動員會，公司高層列席并講話，各組業(yè)務(wù)培訓(xùn)在各小組內(nèi)部進(jìn)行，項目經(jīng)理列席。其次是同地辦公，這樣可以加強(qiáng)橫向聯(lián)系和協(xié)作，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，另外我們規(guī)定了一些激勵政策，每月月底用掙值分析對各小組績效情況進(jìn)行排序，排名前三的小組可安排聚餐、戶外拓展，KTV等團(tuán)隊活動，由于以小組為單位進(jìn)行考核，小組內(nèi)部自然形成合力，大家參與團(tuán)隊活動更是可以增進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作，一舉多得。對于績效不理想的小組，我一方面從項目整體管理和技術(shù)方面查找原因并改進(jìn)，另一方面使用360度評估法對團(tuán)隊成員進(jìn)行測評，定性評估團(tuán)隊建設(shè)績效情況，擬定對策進(jìn)行改進(jìn)。各種舉措之下，團(tuán)隊順利地渡過了震蕩階段和規(guī)范階段，進(jìn)入發(fā)揮階段。

四、管理項目團(tuán)隊

在管理項目時，項目管理團(tuán)隊要跟蹤個人和團(tuán)隊的執(zhí)行情況，提供反饋和協(xié)調(diào)變更，以此來提高項目的績效，保證項目的進(jìn)度。由于最終用戶來自項目建設(shè)方的各個部門，提出的變更需求時有沖突，用戶培訓(xùn)組對變更的記錄和理解也比較混亂，導(dǎo)致變更處理不及時，用戶意見較大，各小組之間也互相推諉。分析原因后，我向人力資源部申請了兩名產(chǎn)品負(fù)責(zé)人統(tǒng)一接收用戶變更要求，反饋變更結(jié)果，解決了這個問題。

項目績效好壞是評價團(tuán)隊管理過程成功與否的準(zhǔn)則，團(tuán)隊成員每天下班前填寫工作完成單，每周例會我都和各小組組長評價上周工作完成情況，制訂下周工作計劃，對于偏離及時糾正，確保不超過管理儲備。

五、結(jié)語

經(jīng)過8個月努力，《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)數(shù)字化管理系統(tǒng)》于2015年2月完成首批試點16個單位的培訓(xùn)應(yīng)用，系統(tǒng)全面上線并驗收通過，獲得了用戶的高度評價，驗收專家組認(rèn)為該系統(tǒng)在多媒體資料的轉(zhuǎn)碼、編目、檢索以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資源搶救性記錄標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、大數(shù)據(jù)挖掘與分析等領(lǐng)域都有一定的創(chuàng)新性和前瞻性，推薦其參加當(dāng)年度文化部科技創(chuàng)新獎申報。

總結(jié)整個項目過程，仍存在一些不足之處，如變更管理沒有劃分出變更事件優(yōu)先級，所有變更都要走變更流程，降低了工作效率；干系人識別不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致角色與權(quán)限管理模塊一再返工等等。這些不足都直接或間接導(dǎo)致質(zhì)量管理的不一致成本增加，如接手下個項目，我將嘗試采取更合理的方式來解決這些問題。

（作者單位為湖北省非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)中心）