財務(wù)機器人在財務(wù)共享中的應(yīng)用探索

李飛

摘 要：隨著人工智能的快速發(fā)展，財務(wù)機器人在財務(wù)工作中得到了推廣應(yīng)用，對優(yōu)化改進財務(wù)共享服務(wù)模式、提高財務(wù)管理的智能化水平起著至關(guān)重要的作用。本文分析了財務(wù)共享中存在的問題，提出了財務(wù)機器人在財務(wù)共享中的應(yīng)用策略，期望對提升財務(wù)共享中心管理效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：財務(wù)機器人;財務(wù)共享中心;固定資產(chǎn)管理;應(yīng)收管理;稅務(wù)管理

一、引言

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，大中型企業(yè)紛紛建立起財務(wù)共享服務(wù)模式，以提高對企業(yè)內(nèi)部各成員公司的財務(wù)集中管控能力。但是，傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)模式的業(yè)務(wù)流程繁瑣，需要投入大量的人力、物力資源，造成財務(wù)共享中心運行成本偏高。而財務(wù)機器人作為智能化技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域中的重要研發(fā)成果，將其應(yīng)用到財務(wù)共享服務(wù)模式中，可彌補財務(wù)共享中心在固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收管理、費用報銷管理以及稅務(wù)管理中的不足，全面提升企業(yè)財務(wù)管理的智能化水平。

二、財務(wù)共享中存在的問題

（1）固定資產(chǎn)管理問題

企業(yè)財務(wù)共享中心的固定資產(chǎn)管理效率偏低，具體表現(xiàn)在以下方面：固定資產(chǎn)變動信息仍采用人工錄入的方式，無法利用系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)信息。在人工錄入信息的過程中，需要進行大量文件信息處理、信息傳遞、信息提取等工作，易出現(xiàn)錄入信息數(shù)據(jù)錯誤;財務(wù)共享中心對企業(yè)各分子公司的固定資產(chǎn)損耗、折舊、減值、維修等信息掌握不及時、不完整，直接影響到企業(yè)對固定資產(chǎn)的采購、調(diào)撥和處置決策的正確性;財務(wù)共享中心資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的賬面信息與資產(chǎn)實物不符，加之企業(yè)擁有固定資產(chǎn)信息的各個系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑，進而增加了固定資產(chǎn)核查難度，不利于資產(chǎn)流失風(fēng)險控制。

（2）應(yīng)收管理問題

企業(yè)財務(wù)共享中心對應(yīng)收管理的重視程度不高，致使應(yīng)收管理存在很多問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：仍然沿用著傳統(tǒng)的事后評價方法，并未建立完善的客戶事前信用評估機制。因事前審查環(huán)節(jié)的缺失，加之對應(yīng)收賬款收回風(fēng)險的控制管理不到位，致使呆賬和壞賬增多;無法跨系統(tǒng)對相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動采集，從而使得數(shù)據(jù)的交接需要以人工操作的方式來完成，這樣不但效率不高，而且還容易出現(xiàn)錯誤和遺漏;未對影像管理技術(shù)進行應(yīng)用，導(dǎo)致信息采集工作需要通過人為手動的方式輸入，影響了應(yīng)收賬款的管理效率。

（3）費用報銷管理問題

在企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)日益復(fù)雜化的背景下，增加了財務(wù)共享中心對各分子公司費用管控的難度，易出現(xiàn)費用管控不到位的情況，具體表現(xiàn)為：在財務(wù)共享中心處理費用報銷業(yè)務(wù)時存在著大量的紙質(zhì)單據(jù)，這些單據(jù)需要人工審核、簽字，降低了報銷效率;在票據(jù)審批環(huán)節(jié)，財務(wù)共享中心現(xiàn)有設(shè)備系統(tǒng)不能對票據(jù)信息進行自動化掃描和提取，仍然需要人工審核發(fā)票的真實性和合法性;財務(wù)共享中心的報銷與審核崗位相分離，在審核完需要報銷的業(yè)務(wù)之后，報銷人員難以衡量資金支付的先后順序，造成重要的業(yè)務(wù)支出未能得到及時報銷。

（4）稅務(wù)管理問題

在“營改增”背景下，企業(yè)財務(wù)共享中心對各分子公司的稅務(wù)管理難度不斷增加，易增大涉稅風(fēng)險，具體體現(xiàn)在以下方面：財務(wù)共享中心對企業(yè)分散于全國各地的分子公司難以實現(xiàn)統(tǒng)一的增值稅專業(yè)發(fā)票管理，只能采用人工認(rèn)證方式，錄入發(fā)票信息，降低了發(fā)票管理效率;財務(wù)共享中心的稅款計提工作由各個分子公司的財務(wù)部門分別核算計提，在各稅核算時一般采用手工核算方式，存在著核算出錯風(fēng)險;企業(yè)財務(wù)共享中心需要負(fù)責(zé)合并多個納稅主體的財務(wù)報表，收集不同來源的納稅申報數(shù)據(jù)，增加了共享中心的工作量，降低了納稅申報工作效率。

三、財務(wù)機器人在財務(wù)共享中的應(yīng)用建議

（1）優(yōu)化改進固定資產(chǎn)管理

財務(wù)機器人融合了大數(shù)據(jù)技術(shù)、OCR識別技術(shù)等先進的科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息動態(tài)的審核、管控、預(yù)警和自動化錄入，解決財務(wù)共享中心固定資產(chǎn)管理效率偏低的問題。具體應(yīng)用措施如下：其一，自動傳輸資產(chǎn)信息。財務(wù)共享中心配置財務(wù)機器人工具，在各個系統(tǒng)連接影像掃描端口，通過財務(wù)機器人可自動獲取資產(chǎn)實物照片、采購合同、付款單、驗收單等掃描文件，并利用OCR識別技術(shù)對文件中的信息進行自動化識別，提取需要記錄的信息，實現(xiàn)對固定資產(chǎn)信息的實時動態(tài)更新。其二，自動審核資產(chǎn)信息。財務(wù)機器人與企業(yè)各分子公司盤點所使用的外部移動設(shè)備對接，及時獲取資產(chǎn)實物信息，并將實物信息與盤點報告數(shù)據(jù)進行對比分析，以確保各分子公司上報固定資產(chǎn)報告信息的真實性。其三，提供資產(chǎn)決策依據(jù)。企業(yè)利用財務(wù)機器人獲取各個系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)信息，借助智能算法、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析處理數(shù)據(jù)，自動生成固定資產(chǎn)減值、折舊等方面的信息，為企業(yè)固定資產(chǎn)采購、調(diào)撥、報廢提供決策依據(jù)。

（2）優(yōu)化改進應(yīng)收管理

財務(wù)機器人是一種基于計算機編碼和關(guān)聯(lián)規(guī)則的應(yīng)用軟件，其能夠?qū)θ蝿?wù)進行重復(fù)執(zhí)行，由此可實現(xiàn)操作過程自動化。企業(yè)財務(wù)共享中心，可以利用財務(wù)機器人解決應(yīng)收管理問題，具體的應(yīng)用措施如下：一是財務(wù)共享中心應(yīng)加快構(gòu)建客戶信用體系，并依托財務(wù)機器人對應(yīng)收賬款風(fēng)險進行實時監(jiān)管。財務(wù)機器人能夠?qū)蛻舻漠惓Ｐ畔⑦M行識別，如負(fù)債比率過高、虛假業(yè)績數(shù)據(jù)等等，并發(fā)出預(yù)警提示，自動篩選出不合格的客戶。同時財務(wù)機器人可自動對客戶的償債能力進行分析，合理設(shè)置客戶的付款期，自動進行催收，從而實現(xiàn)收款時效最優(yōu)化，企業(yè)的應(yīng)收管理水平隨之提高，壞賬發(fā)生率顯著降低。二是財務(wù)機器人可跨系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行自動采集，由此可實現(xiàn)自動開票，最終形成發(fā)票憑證。三是引入影像管理技術(shù)，對原始憑證、發(fā)票等進行掃描及條碼識別，掃描通過后，財務(wù)機器人便可按照內(nèi)置的邏輯程序，對付款客戶的相關(guān)信息進行自動匹配，最后發(fā)送給復(fù)核崗位生成憑證，自動進行核銷。

（3）優(yōu)化改進費用報銷管理

財務(wù)機器人可利用電子發(fā)票報銷系統(tǒng)、OCR掃描識別技術(shù)和票據(jù)信用評級系統(tǒng)，對各類報銷票據(jù)進行智能化審核，減少人工工作量。為此，企業(yè)財務(wù)共享中心要應(yīng)用財務(wù)機器人優(yōu)化費用報銷流程，具體實踐策略如下：其一，運用電子發(fā)票。財務(wù)共享中心可應(yīng)用財務(wù)機器人對紙質(zhì)發(fā)票進行電子化處理，再通過機器人提取電子發(fā)票上的信息，自動生成記賬憑證。其二，自動化費用申報。在財務(wù)機器人工具的支持下，企業(yè)員工可登錄財務(wù)系統(tǒng)中的報銷模塊，申報相關(guān)費用數(shù)據(jù)，并錄入語音信息，由財務(wù)共享中心人員收到數(shù)據(jù)和信息后進行在線審核。在審核過程中，財務(wù)機器人可根據(jù)申報人員的信用評級進行自動排序，優(yōu)先處理等級高的用戶。如果在報銷審核中遇到信用等級差的用戶，系統(tǒng)會自動給予提示，并暫時停止辦理程序。三是自動化資金結(jié)算。財務(wù)共享中心利用財務(wù)機器人對提單人的信用等級進行審核，按照信用等級確定是否采用簡化報銷流程的措施。

（4）優(yōu)化改進稅務(wù)管理

財務(wù)機器人可與ERP系統(tǒng)及其任何IT系統(tǒng)進行對接，自動獲取有關(guān)稅務(wù)方面的數(shù)據(jù)信息，將其轉(zhuǎn)換成稅務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，自動生成納稅申報表，進而高效率、高質(zhì)量地完成稅務(wù)管理工作。所以，企業(yè)可在財務(wù)共享中心要應(yīng)用財務(wù)機器人，優(yōu)化改進稅務(wù)管理流程，具體應(yīng)用措施如下：一是批量認(rèn)證發(fā)票。將財務(wù)機器人與企業(yè)各分子公司的管理系統(tǒng)連接，多角度對比分析增值稅發(fā)票，批量查驗發(fā)票，提高發(fā)票認(rèn)證效率。財務(wù)機器人根據(jù)發(fā)票信息自動記賬、編制分錄，保證報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。二是自動計提稅款。在財務(wù)共享中心的稅款計提環(huán)節(jié)嵌入財務(wù)機器人工具，自動收集稅務(wù)數(shù)據(jù)信息，完成對企業(yè)增值稅、附加稅、土地稅、企業(yè)所得稅以及個人所得稅等各個稅種稅款的計提。三是自動申報納稅。財務(wù)共享中心利用財務(wù)機器人工具登錄財務(wù)系統(tǒng)、國稅系統(tǒng)批量導(dǎo)出財務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合企業(yè)各分子公司生成的納稅申報底稿，自動處理會計與稅務(wù)之間的差異，調(diào)整納稅事項，自動進行納稅申報。

四、結(jié)論

總而言之，在財務(wù)機器人智能化功能不斷強大的發(fā)展趨勢下，企業(yè)財務(wù)共享中心的財務(wù)管理水平也會隨之不斷提升。財務(wù)共享中心要充分利用財務(wù)機器人工具優(yōu)化固定資產(chǎn)、費用報銷、應(yīng)收管理以及稅務(wù)管理的流程，實現(xiàn)對財務(wù)管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的智能化運作，減少人工處理差錯，進而實現(xiàn)財務(wù)機器人與財務(wù)共享服務(wù)模式相融合，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

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