提升辦公室文秘工作水平的方法和策略

韓敏娜

摘 要：辦公室文秘工作的主要內(nèi)容是處理辦公室的各項(xiàng)事務(wù)，其任務(wù)龐雜、重要性強(qiáng)。在21世紀(jì)的今天，現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)競爭激烈，要求通過提升辦公室文秘水平和其他專業(yè)素養(yǎng)，以達(dá)到增強(qiáng)競爭力的目的。為此，本文在充分了解辦公室文秘工作重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公室文秘工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘工作；問題

1 辦公室文秘工作的重要性

一是領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊。文秘工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書的信息收集處理工作、領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議前，文秘會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后整理工作。文秘的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。因此，一定要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程各環(huán)節(jié)的時(shí)間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等。還要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備，并且要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。

二是領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展和伸延。具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位；文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行動(dòng)態(tài)、反映及效果。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。

2 辦公室文秘工作中存在的問題

1）問題解決能力較差。因?yàn)檗k公室日常工作相對(duì)繁忙，造成文秘人員經(jīng)常忙于處理各種日常事務(wù)，在開展工作時(shí)，沒有真正把握工作重點(diǎn)，造成對(duì)實(shí)際問題進(jìn)行解決的能力相對(duì)較差，無法與上級(jí)開展有效溝通，對(duì)文件進(jìn)行起草時(shí)，缺乏清晰的思路，難以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供有效幫助。

2）辦公室文秘人員數(shù)量較少，工作量比較大。當(dāng)前，很多辦公室的文秘人員相對(duì)缺乏，而且辦公室日常工作也比較多，造成文秘人員經(jīng)常十分繁忙，甚至需要不斷的加班，人員數(shù)量少，工作量卻又很大，這就造成工作的效率不斷降低，工作缺乏質(zhì)量保證，這對(duì)整個(gè)辦公室的運(yùn)行管理也有很大影響。

3）辦公室文秘人員良莠不齊。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室文秘人員的要求也在不斷提高，造成很多文秘人員當(dāng)前的知識(shí)能力無法滿足發(fā)展需要。從實(shí)際情況來看，文秘人員并沒有學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，無法順利的完成相關(guān)工作。受到工作的性質(zhì)影響，辦公室的文秘人員出去開展學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)比較少，這就造成其知識(shí)系統(tǒng)的更新相對(duì)緩慢，無法滿足整個(gè)辦公室運(yùn)行的需要。還有一些文秘人員缺乏服務(wù)意識(shí)，工作缺乏責(zé)任心，比較懶散，這對(duì)整個(gè)辦公室的效率都有很大影響。

3 提升辦公室文秘工作水平的措施

辦公室工作非常繁瑣，這也給辦公室文秘的工作能力提出了較高的要求。辦公室文秘人員只有具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的工作能力，才能勝任和做好辦公室文秘工作。為此，針對(duì)如何提升辦公室文秘工作水平，特提出了以下措施：

1）轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法。公室各項(xiàng)工作都和全局聯(lián)系非常緊密，身為文秘工作者，需要盡快轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方法，不斷提升辦事效率。第一，應(yīng)甘于奉獻(xiàn)，認(rèn)真完成本職工作。文秘人員在工作中要表現(xiàn)得積極和主動(dòng)，任勞任怨，一絲不茍，并逐步完善與充實(shí)自己，最大限度發(fā)揮自身的才能。第二，保持清晰的思路，確保各項(xiàng)工作有序開展。辦公室文秘工作涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容雜，需要文秘人員注意輕重緩急，對(duì)時(shí)間進(jìn)行合理安排，統(tǒng)籌兼顧，在日常工作中總結(jié)規(guī)律，確保工作效率。第三，始終高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，塑造良好形象。辦公室文秘工作性質(zhì)非常復(fù)雜，每天都會(huì)接觸不同的人員，文秘人員應(yīng)保持低調(diào)，干實(shí)事，嚴(yán)于律己，工作中要養(yǎng)成謙虛謹(jǐn)慎的性格，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)與對(duì)待他人，從而將內(nèi)部各部門關(guān)系協(xié)調(diào)好，保證各項(xiàng)工作正常進(jìn)行。

2）抓住中心，主動(dòng)服務(wù)。第一，應(yīng)規(guī)范細(xì)致，提升會(huì)務(wù)服務(wù)水平，這樣才能確保會(huì)議取得成功。文秘人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定詳細(xì)、合理的會(huì)務(wù)工作計(jì)劃，明確具體的工作流程，讓會(huì)務(wù)工作可以分解到組、量化到人。執(zhí)行期間也要主動(dòng)溝通，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，解決問題。第二，認(rèn)真開展公文處理工作。審核內(nèi)容的過程中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)政策，分析文件是否與現(xiàn)行法規(guī)相符，確保將發(fā)文意圖體現(xiàn)出來。同時(shí)嚴(yán)把文字關(guān)，確保文字能夠準(zhǔn)確、通順、簡練表達(dá)，文句與語法、邏輯相符，標(biāo)點(diǎn)、引文和數(shù)字都嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。審核程序的時(shí)候，還要嚴(yán)把簽審關(guān)，確保公文的審簽?zāi)軌蚋鶕?jù)規(guī)定處理程序進(jìn)行。審核格式的時(shí)候，必須保證文種恰當(dāng)、文件格式與規(guī)范相符等。第三，主動(dòng)開展信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室文秘工作中的重要內(nèi)容，發(fā)揮著“上情下達(dá)、下情上報(bào)”的作用，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供可靠依據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)全面掌握工作開展情況，便于科學(xué)、合理制定下一步?jīng)Q策。

3）做好重點(diǎn)工作督辦工作。通過做好督辦工作，能夠真正保證部門政令的通暢，同時(shí)督辦也對(duì)文秘人員提出了較高的要求。督辦工作具備較強(qiáng)的實(shí)效性，需要文秘人員擁有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠保持高度的責(zé)任心，嚴(yán)格按照督辦工作程序，工作中要認(rèn)真再認(rèn)真、細(xì)心再細(xì)心，要分清輕重緩急，所做事情要經(jīng)得起推敲、檢驗(yàn)和核實(shí)。在開展督辦工作的過程中，第一，文秘人員先要分解上級(jí)安排的年度、月度和周重點(diǎn)工作，同時(shí)對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行分解。第二，及時(shí)將督辦單位限定辦結(jié)時(shí)間下發(fā)出去，能夠按期督辦，同時(shí)加大對(duì)執(zhí)行落實(shí)情況的核對(duì)力度，并認(rèn)真開展匯總分析工作，匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)審閱，這樣有利于領(lǐng)導(dǎo)全面、準(zhǔn)確了解工作進(jìn)展?fàn)顩r，讓領(lǐng)導(dǎo)安排的工作有落實(shí)、有匯總、有分析和有整改提升，實(shí)行閉環(huán)管理。

4）提高文秘人員綜合素質(zhì)。工作方式的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。我們要緊緊圍繞發(fā)展的中心，按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識(shí)和政治敏銳性，學(xué)會(huì)從政治的角度來辯證地分析問題和解決問題，“吸眾家之長，補(bǔ)一己之短”。同時(shí)，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員現(xiàn)有的知識(shí)很難滿足工作的需要。因此，要著力加強(qiáng)辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，常言道，心態(tài)決定狀態(tài)，思想決定高度。辦公室工作節(jié)奏快、要求高、工作細(xì)、任務(wù)重，為人作嫁，默默無聞，沒有熱情激情不能擔(dān)當(dāng)，沒有拼勁韌勁不能堅(jiān)持，沒有定力抗力不能堅(jiān)守。這就對(duì)我們辦公室文秘工作人員提出更高的要求。文秘人員作為辦公室的重要組成人員，需要保持高度的責(zé)任心，在工作中兢兢業(yè)業(yè)，做好自己的本職工作，才能提升辦公室文秘工作水平，并為各方提供更好的服務(wù)。

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