淺談醫(yī)院歸檔文件收集的難點及對策

楊郡

摘 要：當(dāng)前，各個醫(yī)院大都在檔案資料的收集歸檔過程中還存在一些問題，特別是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展背景下，電子文件的收集也是必須關(guān)注的一個重要方面。本文對各類問題進行分類總結(jié)，并針對性地提出解決辦法，為更好地收集、歸檔醫(yī)院的資料提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文件資料；收集；難點；對策

在持續(xù)不斷的醫(yī)療活動過程中，醫(yī)院各科室產(chǎn)生了海量的歷史記錄，分別以文字、聲像、圖表、影像等不同形式出現(xiàn)，形成了醫(yī)院檔案的基礎(chǔ)材料，特別是近年來在網(wǎng)絡(luò)使用背景下形成的難以計數(shù)的電子文件，這些都是醫(yī)院歸檔文件的全部對象。雖然醫(yī)院方面一直在加強收集力度，但在具體的實際工作中還是存在許多問題，本文分別加以探討。

1 醫(yī)院文件資料收集的難點

1.1 收集困難

一是醫(yī)院科室門類多，專業(yè)性突出，各有側(cè)重，而且從業(yè)人員水平大體不同，使得醫(yī)院檔案分散性強，特別是以往醫(yī)生在書寫病歷時字體隨意，不僅增加了收集難度，也增加收集后使用的難度。

二是雖然醫(yī)院兼職人員較多，然而從事檔案管理人員卻明顯不足，而且在事實上，許多醫(yī)院的檔案管理人員流動性較大，大多還是從行政、護理等崗位轉(zhuǎn)來，專業(yè)性較弱，檔案意識不足。

三是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)或醫(yī)改項目的時間都較多，有的經(jīng)年累月，從勘察、設(shè)計、施工到交付使用，都需要很多時間，而在這其中，資料員往往都是兼職使用，到最后有些資料甚至都不知去處，使得相關(guān)資料從源頭上失去了收集的可能。

四是醫(yī)院在開展新技術(shù)、出臺新制度、處理突發(fā)事件或糾紛等情況下，有些資料不能及時收集，有些資料在收集過程中又因處理其他事件而有所延誤，這些都造成了醫(yī)院檔案信息的流失。

五是醫(yī)院各類醫(yī)療設(shè)備較多，每年都需要新進或更新，這些設(shè)備在入庫后有很多資料都會交到使用科室，與檔案收集形成了事實上的沖突。

1.2 已經(jīng)收集的資料不夠全面

一直以來，醫(yī)院大多注重紙質(zhì)材料的收集歸檔，對于影像、音頻、視頻等電子文件則要求較少，需要重點推進。

1.3 歸檔文件材料質(zhì)量不高

收集資料的工作質(zhì)量，直接影響著檔案業(yè)務(wù)水平的高低，很多時候，各科室為了完成任務(wù)，內(nèi)容簡單、格式不一、數(shù)據(jù)分散，甚至失去了檔案的意義。

1.4 將沒有最終完成的材料歸檔

實際工作中，一些科室為了避免檔案工作的繁雜，在沒有對資料進行整理、組卷、編號、去除雜物等的情況下，直接將分散的文件送到檔案室，增加了檔案整理工作量，也影響了后期使用效果。

1.5 電子文件難于收集歸檔

電子文件浩如煙海，收集起來有許多操作上的困難，具體體現(xiàn)在沒有統(tǒng)一的命名標(biāo)準，不同的人在制作不同的電子文件時主觀性強，收集起來還需要一頁一頁地打開來看，無形中增加了時間耗費；另一方面，電子文件的保存只是局限在個人電腦上，從個人電腦上轉(zhuǎn)移到醫(yī)院進行集中歸檔，還需要更加先進的系統(tǒng)或軟件，也需要更加完善的制度或標(biāo)準。

當(dāng)前，醫(yī)院方面都認識到了計算機形成電子文件的快捷性，同時隨著各科室計算機的普遍應(yīng)用，幾乎找不到手寫文件材料，海量的電子文件給檔案工作增加了巨大的壓力，難于整理收集已經(jīng)是重要工作。

2 解決醫(yī)院文件資料收集困難的對策

2.1 醫(yī)院開展資料收集的首要工作，應(yīng)加強檔案工作的制度化、規(guī)范化管理，確保各類文件材料能夠完整歸檔

一是重視日常收集工作。醫(yī)院檔案工作面對的關(guān)鍵情況是科室多、專業(yè)強、人員復(fù)雜、文件分散、賬外文件多，因此要加強日常收集資料的意識與措施，保證各類文件及時、完整留存。

二是強化檔案工作人員的培訓(xùn)。通過崗前培訓(xùn)、崗中技能提升、經(jīng)驗交流等多種形式，對檔案工作人員進行檔案管理政策、制度、標(biāo)準、要求等多方面的專業(yè)知識培訓(xùn)，進行檔案收集、歸檔、保存、使用、專業(yè)術(shù)語等方面的技能培訓(xùn)，進行計算機操作、軟件使用、信息傳播技術(shù)等方面的操作技能培訓(xùn)，進行職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，以全面提升檔案工作人員的水平。

三是注重項目材料的收集。醫(yī)院要在開始項目工程的建設(shè)時，同步執(zhí)行相關(guān)文件的跟蹤管理，隨時將各類材料分類、編號、備份，經(jīng)常邀請專業(yè)人員進行業(yè)務(wù)操作上的具體指導(dǎo)，以提高收集項目資料的精準度。

四是加強醫(yī)院工作人員的培訓(xùn)。對各科室工作人員進行檔案工作的培訓(xùn)指導(dǎo)，確定文件材料的收集歸檔范圍，通過建章立制來探索完善收集方法。

五是在購入新設(shè)備后，設(shè)備檔案工作人員參與驗貨，初步審核、收集、整理設(shè)備資料，按照檔案要求，辦理借閱手續(xù)，確定時間節(jié)點后及時將資料歸檔，確保原始資料完整。

2.2 為了促進醫(yī)院相關(guān)工作的開展，能夠反映醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展的各類活動、事項，以及日常開展的醫(yī)療診治活動等，所產(chǎn)生的文字、音頻、視頻等各類資料，都應(yīng)納入收集歸檔范圍，以保存利用價值

因此，醫(yī)院檔案工作人員要拓寬收集范圍，同時配套推廣使用基于計算機的管理平臺，提高資料入檔、使用的效果。此外，電子文件還應(yīng)以時間、專業(yè)、事項等為單位，分別建立文件夾，完善醫(yī)院檔案資料庫，為實現(xiàn)資源共享而打好基礎(chǔ)。

2.3 提高歸檔文件材料的質(zhì)量與安全

文件材料的質(zhì)量與安全，是檔案工作的關(guān)鍵所在。因此，應(yīng)從源頭上，對文件用紙、書寫規(guī)則、編號規(guī)則等進行標(biāo)準化的制定、實施與監(jiān)督，以提高檔案質(zhì)量；對分散、修改等不完整的資料要及時進行補充、搶救、修復(fù)，建立檔案資料登記、傳播、使用的動態(tài)管理制度，并納入相關(guān)人員的績效考核體系當(dāng)中，以確保文件材料的完整性。

2.4 醫(yī)院應(yīng)對歸檔的文件有明確的規(guī)定

收集歸檔的各類文件材料，應(yīng)由醫(yī)院各科室進行初步收集、整理、立卷，定期向檔案管理部門移交，最后由檔案工作人員進行專業(yè)的管理。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實際情況，對這一流程進行明確的規(guī)定，細化流程，提高效率。

2.5 制定電子文件歸檔新標(biāo)準

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)多、軟件多、系統(tǒng)多、人員多等情況，造成了電子文件格式不一、互不兼容、留存有距的問題，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身情況，制定統(tǒng)一制作、保存、收集、傳遞、歸檔等的標(biāo)準，實現(xiàn)持續(xù)可讀、相互兼容的問題；要把現(xiàn)實中遇到的難點問題，通過標(biāo)準化的制度來解決，特別是對電子檔案的使用、打印也要同步做出原則性的規(guī)定；要制定電子文件格式規(guī)范，確保電子檔案的持續(xù)利用； 要制定電子文件全程動態(tài)管理的數(shù)據(jù)標(biāo)準，統(tǒng)一電子文件形成、歸檔、使用的數(shù)據(jù)標(biāo)準，提高統(tǒng)一性，解決格式不同、使用率低的問題。

2.6 開展電子文件歸檔實踐

從業(yè)務(wù)開展的角度，對電子文件形成、收集、整理、使用等各個環(huán)節(jié)進行落實；從保存格式的角度，從各類格式向標(biāo)準規(guī)定的格式轉(zhuǎn)變，保證電子檔案永久不用；從安全措施的角度，從應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運行、權(quán)限設(shè)置等各個方面進行360度的管理控制；從職能職責(zé)的角度，對人員、操作、數(shù)據(jù)、使用、責(zé)任等各個方面的行為，進行規(guī)章制度的規(guī)范與精細管理。

3 結(jié)語

總而言之，要采取針對性的方法措施，把一切有價值、各類不同形式的資料全部收集、歸檔，實現(xiàn)集中管理、統(tǒng)一標(biāo)準，以維護檔案資料的完整安全，達到檔案工作標(biāo)準化、精細化，為利用檔案信息資源創(chuàng)造良好的條件，最終促進醫(yī)院各項工作的高質(zhì)量發(fā)展。

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