事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及對(duì)策分析

吳志華

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分。在當(dāng)今信息時(shí)代，信息技術(shù)水平不高，管理效率低下。這就要求事業(yè)單位更加重視信息技術(shù)，大力運(yùn)用各種信息技術(shù)手段，提高檔案利用率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化；管理問題

人事檔案數(shù)據(jù)信息管理是人力資源合理優(yōu)化配置的重要憑證，是事業(yè)單位管理不可缺少的組成部分。對(duì)于事業(yè)單位來說，加強(qiáng)人事檔案管理，可以極大地促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的不斷更新，有效地改善事業(yè)單位的工作模式，提高工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。加強(qiáng)人事檔案的審計(jì)、整理和管理，是一項(xiàng)重大的政策工作，關(guān)系到廣大干部職工的前途命運(yùn)和切身利益。

1 信息技術(shù)的作用

人事檔案是個(gè)人管理的重要憑證，是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。在檢查和確定干部、選拔優(yōu)秀人才、加強(qiáng)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)生產(chǎn)、監(jiān)督和黨政管理發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息檢索模式由離線檢索和在線檢索向智能檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)。另外，通過對(duì)計(jì)算機(jī)的管理，人事檔案可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析和處理，直接提高檔案工作的效率。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢和修改，可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳輸，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。

只有通過檔案信息化的建設(shè)和工作效率的提高，檔案管理者才能從復(fù)雜的手工操作中解放出來，推動(dòng)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。通過信息平臺(tái)開展的工作是實(shí)現(xiàn)檔案合理配置和科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

由于不同地區(qū)、不同部門對(duì)人事檔案信息化的要求不同，大多數(shù)事業(yè)單位都是獨(dú)立開發(fā)人事檔案管理軟件，這導(dǎo)致了軟件互操作性的失效，影響了一般規(guī)范管理軟件的開發(fā)。然而，事業(yè)單位人事檔案信息管理需要計(jì)算機(jī)、影印件、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備不完善，給人事檔案信息管理帶來了障礙。

2.2 人事檔案信息化建設(shè)資金短缺

為了提高檔案建設(shè)的信息化程度，事業(yè)單位首先要完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，建立專門的倉(cāng)庫(kù)。由于事業(yè)單位的重點(diǎn)是獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理部門的投資也集中在檔案的建設(shè)和發(fā)展上。然而，信息管理所需的先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)軟件系統(tǒng)投入不足，影響了信息建設(shè)的進(jìn)程。在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，事業(yè)單位人事檔案存儲(chǔ)條件差，硬件設(shè)備相對(duì)落后，工作場(chǎng)所狹窄，有的單位甚至將人事檔案與辦公室合并。由于資金不足，檔案信息化進(jìn)程十分緩慢。

2.3 人事檔案管理分散

長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位人事檔案管理體制不完善。有的人事檔案由組織部門管理，有的由人事部門管理，有專門檔案的由檔案部門管理。在事業(yè)單位中，組織部門和人事部門的工作側(cè)重于組織建設(shè)和人員建設(shè)，而人事檔案建設(shè)的工作還沒有放在核心位置。在檔案部門，人事檔案被認(rèn)為是組織部門和人事部門研究的對(duì)象，但并沒有受到重視。因此，由于管理制度的不完善，人事檔案已成為部門之外的一個(gè)附屬部分。對(duì)人事檔案的管理難以給予足夠的重視，也沒有進(jìn)行過探索。

2.4 人事檔案不能充分利用

事業(yè)單位人事檔案管理的目的是為人事部門提供人事信息，對(duì)人才的現(xiàn)狀進(jìn)行研究和分析，從而充分發(fā)揮人才的價(jià)值。同時(shí)，還可以提高員工的積極性，使人事檔案管理具有成本效益和社會(huì)效益，充分發(fā)揮管理的價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將人員的基本情況記錄下來，然后放在檔案柜中保存，不需要長(zhǎng)時(shí)間查閱。事業(yè)單位只有調(diào)動(dòng)人員或者提升職稱，才能移交檔案，不能充分利用。

2.5 管理人員的水平不高

目前，一些事業(yè)單位人事檔案管理人員還沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行研究，只能從感性的角度來理解檔案管理。隨著人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行，這些人員的崗位需求無法滿足，缺乏相關(guān)的信息檔案管理知識(shí)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理需要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)、具有較高檔案管理水平的人才。

3 人事檔案信息化管理對(duì)策

3.1 對(duì)信息化管理提高重視

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視思想觀念，支持人事檔案管理信息化。人事檔案如實(shí)記錄事業(yè)單位員工的基本個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)，能夠反映其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，有利于事業(yè)單位人才的選拔。在人事檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)技術(shù)要求很高。要提高檔案管理的效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須引起各方的重視，確保信息技術(shù)在人事檔案管理中的有效應(yīng)用。

3.2 加大檔案信息化建設(shè)資金投入

檔案信息化建設(shè)的前提是完善基礎(chǔ)設(shè)施，因此機(jī)構(gòu)需要投入資金完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案信息管理是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是檔案管理者實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的重要任務(wù)。一是按照檔案?jìng)}庫(kù)管理“八防”要求，合理配置事業(yè)單位人事檔案?jìng)}庫(kù)，配備防火、防盜、空調(diào)、滅火設(shè)備、溫濕度測(cè)試儀等設(shè)施。其次，配置信息管理儀器，如高配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、燃燒器、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備。加大對(duì)人才檔案員培訓(xùn)的投入，對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

3.3 加強(qiáng)完善人事檔案信息化管理

事業(yè)單位人事檔案信息化管理是以互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，不斷更新和升級(jí)原有的數(shù)據(jù)庫(kù)和管理軟件，以提高人事檔案的管理水平。檔案管理者應(yīng)建立技術(shù)含量高、使用方便、使用方便的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的自動(dòng)化和信息化公共機(jī)構(gòu)可以提高檔案管理的效率，延長(zhǎng)檔案的壽命，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的依據(jù)，生產(chǎn)和達(dá)到高度的統(tǒng)一，在公共機(jī)構(gòu)管理和操作活動(dòng)。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作者的專業(yè)技能提出了更高的要求。檔案管理者不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的使用知識(shí)。在人事檔案的信息管理中，管理者的任務(wù)十分繁重。因此，有必要開展職業(yè)道德教育和思想素質(zhì)教育，提高大學(xué)生的責(zé)任感和政治覺悟。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，使其能夠熟練使用計(jì)算機(jī)管理軟件，提高綜合分析和寫作能力。將檔案管理人員培養(yǎng)成既掌握檔案管理技能，又能熟練使用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型檔案管理人員。

3.5 完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

雖然技術(shù)進(jìn)步在信息環(huán)境建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，但人仍然是決定性的因素。電子環(huán)境下檔案工作者素質(zhì)的提高和工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)的干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代的到來，每個(gè)文件工人在服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，管理人員應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大他們的知識(shí)和提高寫作能力，綜合分析能力，并加強(qiáng)知識(shí)管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)軟件文件學(xué)習(xí)，努力成為掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)。熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，具有知識(shí)型人才的雙重結(jié)構(gòu)，熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。此外，由于人事檔案工作中承擔(dān)重要的責(zé)任檔案建設(shè)和管理，因此也繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理人員和政治思想和職業(yè)道德教育，使他們有很高的政治和意識(shí)形態(tài)的意識(shí)，強(qiáng)烈的政治責(zé)任感和政治敏銳性和政治洞察力。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位人事檔案信息管理適應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)的新形勢(shì)?？茖W(xué)改進(jìn)檔案管理方式，可以使檔案管理職能發(fā)揮更大的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作水平，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的根本性改革，為檔案管理提供了巨大的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)

[1]項(xiàng)耿政.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化[J].信息與電腦（理論版），2018（21）：17-18.