現階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對策

王燕林

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，應當從事業(yè)單位的發(fā)展需求出發(fā)，形成完善的事業(yè)單位檔案管理工作機制，有效解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，形成科學化、規(guī)范化與標準化的檔案管理機制。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題分析

本文從事業(yè)單位檔案管理工作的需求出發(fā)，根據事業(yè)單位檔案管理工作信息化與標準化的改革方向，在事業(yè)單位分類改革背景下探討事業(yè)單位檔案管理改革方向。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

1）檔案管理理念更新不足。當前事業(yè)單位檔案管理工作理念還較為落后，沒能從檔案管理信息化、標準化與行政化的角度進行建設，存在著檔案管理工作與實際業(yè)務發(fā)展需要不適應的問題。首先，沒有充分的實現事業(yè)單位有關公益事業(yè)檔案的全面開放，現有業(yè)務檔案資源不能發(fā)揮出其實現應用價值，檔案資源不僅不能滿足系統內部人員查閱使用需求，而且沒能有效的實現向社會公眾蔟。其次，事業(yè)單位檔案資料與上級行政部門與平級各單位的交互性不足，不能按照上級檔案局的要求完善事業(yè)單位檔案數據信息的報送機制，在檔案報送的過程中存在著質量低和效率差的實際問題。第三，還有的事業(yè)單位檔案管理沒能有效樹立互聯網與大數據思維，檔案管理工作還主要以制紙檔案為主，沒能建立完善的檔案數據信息源，檔案資料內容有限，數據有限，類型單一，影響事業(yè)單位檔案事業(yè)長遠發(fā)展。

2）檔案的信息化水平較低。在大數據與云計算的環(huán)境下，要求事業(yè)單位日益向著信息化的方向發(fā)展檔案事業(yè)，但是現有的檔案管理方式不僅不滿足信息化檔案管理工作的需求，而且檔案管理信息化軟硬件建設不足，影響檔案工作的長遠發(fā)展。首先，事業(yè)單位檔案管理系統不統一，市級及以上事業(yè)單位中部分科研型事業(yè)單位自主開發(fā)檔案管理系統，大部分事業(yè)單位自備檔案計算機硬件設備運行檔案局配發(fā)的檔案管理系統，但是統一的檔案管理系統運行效率較低，上級檔案主管部門沒能實現對基層事業(yè)單位檔案業(yè)務的統籌管理，現有統一檔案管理系統的業(yè)務針對性相對較弱。而自主開展的檔案管理系統雖然有較強針對性，但是安全性相對不足，存在較在的系統漏洞和安全隱患。還有的區(qū)、縣級事業(yè)單位檔案資料僅停留在電子化程度，還沒能實現數據電子信息檔案的共享與有效傳遞。

3）檔案管理人員素質較低。目前基層事業(yè)單位的檔案管理人員的素質相對較低，現有的檔案管理人員不足以應對事業(yè)單位檔案管理工作的需要，存在著檔案管理理念相對落后，技術手段不足以應付信息化檔案管理工作需要，檔案管理人員老化嚴重的問題。首先，基層事業(yè)單位普遍的欠缺優(yōu)質的檔案管理專業(yè)技術人員，擁有專業(yè)資質和相應學歷的檔案管理專業(yè)技術人員少之又少，存在著兼職檔案管理人員多于實職檔案管理人員的現實問題。其次，檔案管理人員的專業(yè)技術老化嚴重，由于缺乏長期針對性的業(yè)務培訓機制，現有檔案管理人員的業(yè)務素質不適應現代檔案管理工作的需要?，F有檔案管理人員不能滿足檔案管理系統開發(fā)與應用維護現實需要。第三，檔案管理人員的考核管理不足，不能有效指出檔案管理人員的改進空間，檔案管理人員晉升空間不足，在職稱評定與工資晉級方面明顯落后于業(yè)務干部，因此影響檔案管理工作人員的積極性。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

1）從事業(yè)單位實際出發(fā)原則。當前加強事業(yè)單位檔案管理工作的改革，必須從事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，著力圍繞著事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展需要進行改革，形成完善的事業(yè)單位檔案管理工作體系。首先，事業(yè)單位應當有效應對當前的事業(yè)單位分類改革形勢，著力按照公益類，轉企類和行政類事業(yè)單位的改革方向確定檔案管理工作的基本思路，明確具體的事業(yè)單位檔案管理方式。其次，事業(yè)單位檔案管理工作改革要從事業(yè)單位的具體業(yè)務需求出發(fā)，注重完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，明確事業(yè)單位檔案管理業(yè)務特征，著力構建與收集業(yè)務數據體系相適應的檔案管理工作體系。第三，完善內部運行工作體系，有效降低檔案管理工作的成本，全面提高檔案管理工作效率，解決當前事業(yè)單位管理工作存在的實際問題。

2）面向信息化發(fā)展方向原則。加強事業(yè)單位檔案管理工作水平，應當面向檔案管理工作的未來發(fā)展方向，從傳統的檔案管理理念向著信息檢索技術方向發(fā)展，要切實從提高檔案管理使用智能化的方向加強檔案管理工作。首先，突出事業(yè)單位檔案管理的公益屬性，著力圍繞著事業(yè)單位檔案資源是社會寶貴財務的特點，不斷提高事業(yè)單位檔案的開放性，注重應用開放性的思維努力構建事業(yè)單位服務社會大眾的開放服務系統。其次，加強數據的實時互動傳輸，全面實現檔案管理系統與事業(yè)單位辦公自動化系統的深入聯系，全面加強數據信息的收集工作。第三，形成完善的檔案管理工作機制，注重形成全兼職配合的檔案管理工作體系，促進信息化檔案管理制度形成。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

1）完善事業(yè)單位檔案管理制度。為了做好事業(yè)單位的檔案管理水平，實現事業(yè)單位檔案管理工作質量的快速提升，應當加強事業(yè)單位檔案管理工作制度建設，著力提高對檔案管理重視程度。首先，運用制度化的要求，有效明確上級有關事業(yè)單位檔案管理工作任務要求，提出事業(yè)單位檔案管理工作的先進理念，在上級文件要求下制定本單位檔案管理工作方案。其次，形成完善的責任制度體系，加強事業(yè)單位檔案管理工作責任制度的建設工作，要安排專職人員進行檔案管理工作，提高領導對檔案管理工作的重視程度，有效解決檔案管理責任不落實的問題。第三，形成標準化的檔案管理流程文件與操作細責要求，提高檔案管理工作的標準化與制度化水平，解決檔案管理工作中的實際問題，達到全面提高檔案管理水平目標。

2）提升檔案管理信息化水平。信息化是檔案管理工作的趨勢，當前應當從大數據的前沿需求著眼，完善做好事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，全面加強對事業(yè)單位檔案管理信息化工作水平的提升。首先，開發(fā)符合各系統檔案管理需求的行政事業(yè)單位共享的檔案運行體系，切實把基層事業(yè)單位納入到廣泛的大型檔案管理系統當中，著力有上級部門融合開發(fā)完善的檔案管理系統。其次，提高事業(yè)單位檔案智能化上網水平，進一步加強事業(yè)單位檔案資源的網絡化，注重找出事業(yè)單位檔案管理信息化的改進拓展空間。第三，全面提升事業(yè)單位檔案管理信息系統的硬件建設水平，完善階梯式的發(fā)展思路，能夠以小步快走的方式加快事業(yè)單位檔案管理硬件的建設。第四，找出檔案管理信息化的安全漏洞，全面加強信息化環(huán)境下的檔案管理安全問題，著力從安全角度加強硬件設施設備的配備工作。

3）加強檔案管理人才的建設。只有提高事業(yè)單位檔案管理人才的水平，才能解決事業(yè)單位檔案管理工作中的實際問題，全面提高檔案管理工作有效性。首先，加強專業(yè)檔案管理人才的配置工作，著力利用事業(yè)單位公開招聘與特殊人才引進的方式引進高端的檔案管理人才，并且加強事業(yè)單位檔案管理人員的待遇。其次，加強對現有專兼職檔案管理人員進行培訓，創(chuàng)新使用網絡化、講座、脫崗學習等培訓方式，完善檔案管理人才的發(fā)展培訓計劃，著力提高現有檔案管理人員的知識能力。第三，加強檔案理人員的業(yè)務技能考核評價，形成完善的績效考評體系，從專業(yè)角度加強對檔案管理人員的管理考評，找出檔案管理人員改進的空間和發(fā)展目標，促進檔案管理人員不斷進行自我完善，從而為實現創(chuàng)新性的檔案事業(yè)發(fā)展貢獻力量。

4 結論

加強事業(yè)單位檔案管理改革，必須完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，發(fā)揮現有檔案管理人員的作用，強化檔案管理工作的信息化水平，解決檔案管理中的實際問題，在現有條件下促進事業(yè)單位檔案管理快速發(fā)展。

參考文獻

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