高校科技查新服務現狀及其質量管理研究

梁美宏　吳東敏　付天香

【摘 要】科技查新質量影響查新服務的效果以及用戶滿意度，論文從主觀方面與客觀方面對查新質量影響因素進行分析，并以江蘇地區(qū)高校查新站為例，通過問卷調查與網絡調研方法，了解高?？萍疾樾略谌藛T組成、資源建設、項目情況、服務類型等方面的現狀及其存在問題。結合查新質量影響因素與高校查新現狀，從查新聯(lián)盟與單個查新機構角度，探討高?？萍疾樾沦|量管理建議，以期改善目前科技查新服務存在的問題，促進科技查新事業(yè)整體發(fā)展。

【關鍵詞】高?？萍疾樾?調查研究;質量管理;查新聯(lián)盟

中圖分類號： G354 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）05-0006-008

0 引言

科技查新是一項重要的科研管理工作，其在科研立項、學術評估、專利申請等方面發(fā)揮著重要作用。查新結果的質量直接影響查新服務的效果以及用戶滿意度，因此各查新站及相關工作人員有必要對整個查新工作過程嚴格進行質量把關，確保查新結果的準確性、客觀性、公正性。

為規(guī)范查新單位的查新工作流程及內容，確保查新質量，國家相關部委機構已出臺多項標準、規(guī)范等政策，例如2000年12月國家科技部發(fā)布了《科技查新規(guī)范》，對查新過程進行了明確規(guī)定[1]。同時，相關學者結合實際工作，對查新質量管理方面的研究也已有眾多，包括查新質量制約因素與評價指標、查新檢索質量影響因素及優(yōu)化策略、查新報告質量控制與評價體系等等。基于查新服務現狀及其存在問題的查新質量管理研究相對較少。

本文以江蘇地區(qū)高校為例，調查研究目前高?？萍疾樾路宅F狀及其存在的問題，結合查新質量影響因素，探討高?？萍疾樾沦|量管理措施，以改善目前存在的問題，促進科技查新事業(yè)發(fā)展。

1 查新質量影響因素

目前國內學者對于查新質量影響因素已有一定研究。例如董曉夏結合科技查新實際工作情況對查新質量的影響因素進行研究，認為主要的影響因素有查新內容、查新點、關鍵詞、查新工作量、查新人員素質、資源情況等[2];張慧卿等人從查全率和查準率角度，認為影響查新質量的重要因素有查新點的分析與提煉和檢索策略的制定兩方面[3];李高蘭基于查新過程分析查新質量影響因素，得出的委托方、查新機構方均會對查新質量產生影響[4]。本文在前人研究的基礎上，從主客觀角度出發(fā)，基于科技查新概念、涉及對象、工作流程，對查新質量影響因素進行系統(tǒng)分析與歸納。

科技查新是具有查新資質的機構按照查新規(guī)章制度，基于現有文獻信息資源、人力資源、查新業(yè)務狀態(tài)，對委托人提交的課題項目展開查新服務的一項工作，以查新員為主、委托人為輔、審核人審定的合作方式來確保查新報告的公正、公平及質量。根據概念可知，查新過程涉及的主觀對象主要有：查新機構、查新用戶（委托人）、查新員和審核員，涉及的客觀對象主要有：查新規(guī)章制度、文獻信息資源、人力資源、查新業(yè)務狀態(tài)。

查新工作流程包括委托人提交委托書，查新機構受理委托，查新員進行具體查新過程并撰寫查新報告，審核員審核報告，蓋章簽字，將查新報告交于委托人并歸檔。其中查新員的查新過程是整個查新工作完成質量的主要因素，其主要過程包括：查閱查新委托書，并通過與委托人溝通，確定科學技術要點與查新點;根據項目內容選擇數據庫，運用檢索技能對查新點進行預檢;調整檢索式，并對檢索結果進行篩選;結合科學技術要點與查新點，對所得文獻進行比較與分析;撰寫查新報告。查新涉及的對象參與查新工作流程各個環(huán)節(jié)，其表現直接影響著查新質量。

主觀方面，查新機構的實力、知名度、影響力等是用戶選擇的首要因素，其查新實力從一開始就影響著查新的質量情況。查新用戶認知與觀念對查新質量的影響則貫穿在整個查新流程當中，一方面在查新之前，用戶對查新機構的了解決定著其對委托單位的選擇;一方面其對查新和本項目情況的熟悉情況影響著查新委托書的填寫質量、與查新員的配合情況及查新結束后的反饋情況等。查新員對查新質量的影響主要有兩點：其一是個人業(yè)務能力，包括熟悉查新規(guī)范與流程和查新所需的基本能力（檢索能力、信息分析與組織能力、報告撰寫能力、英語能力、溝通能力等）;其二是工作態(tài)度，包括工作積極性與主動性、認真負責、承受壓力的能力等。審核員對查新質量的影響則主要在于其職業(yè)素養(yǎng)，以公正、公平的態(tài)度對查新報告進行專業(yè)把關。

客觀方面，統(tǒng)一規(guī)范的查新規(guī)章制度是查新質量的基本保障。文獻信息資源是查新的內容基礎，學科專業(yè)資源的覆蓋面會影響查新結果的查全率，進而影響質量高低。人力資源是查新過程的直接參與者，人員組成結構對查新質量有一定影響，包括學歷、職稱、專業(yè)結構等。查新業(yè)務狀態(tài)也在一定程度影響著查新質量，例如短期內項目集中會產生任務多、時間緊的情況，帶來查新人員為了完成任務而降低查新質量的可能。

2 高?？萍疾樾路宅F狀

采用網絡調查、問卷調查相結合的方法，了解江蘇地區(qū)高校查新現狀。江蘇省普通高等學校目前為止共有142所，其中本科院校52所、高職高專院校90所[5]，本文選取南京航空航天大學、中國礦業(yè)大學、河海大學等20所高校作為調查對象，所選高校范圍涉及文科院校與理工科院校、綜合類院校與專業(yè)型院校、本科院校與高職高專院校，具有一定代表性。

調查內容包括：查新人員組成情況;文獻資源建設情況;查新項目完成情況;查新站主要開展的服務等。網絡調查通過訪問高校查新站主頁，查看其科技查新服務相關情況。問卷調查的調查時間為2018年5月份，共收到問卷45份，整理后得到有效問卷41份。對調查結果進行匯總、統(tǒng)計、分析，得出下列結論。

2.1 人員組成情況

2.1.1 數量及類別

在對高校查新工作人員的調查過程中發(fā)現，部分高校查新站網站未提供查新人員相關信息;提供查新人員信息的網站中，部分更新不及時。本文綜合問卷調查與網絡調查結果，得到20所高校的有效查新人員數量及類別（如表2）。

表2 各高校查新人員數量及類別

從單個學校來看，各高校的查新人員數量及類別參差不齊。數量分布情況見表3，65%的高校擁有11-30名查新人員不等。類別方面，部分高校查新審核員占比較少，這對查新報告質量會有一定影響;兼職查新員的設立，能夠補充專職人員的數量不足，有利于查新任務的合理分擔，大部分高校擁有兼職查新員，說明其對查新工作人員均有需求，但部分院校兼職查新員的數量遠大于專職查新員，這對查新任務的完成質量、效率可能會有不良影響。

從總體上看，20所高校共有397名查新人員，人員類別分布見圖1，其中查新審核員占總數的17%，專職查新員占總數的37%，兼職查新員占比最大，為46%。整體組成結構較為合理，平均每5個查新員對應一個查新審核員，兼職查新員與專職查新員數量相當。

2.1.2 職稱與學歷

職稱與學歷一定程度上代表了人的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質，通過調查高校查新人員的職稱與學歷情況，能夠了解各自人員素質組成情況，所調查的20所高校中，未獲得蘇州大學查新人員的職稱與學歷情況，其他19所高校的查新人員職稱與學歷情況分別見圖2與，圖3。從中能夠看到，各高校查新人員職稱與學歷分布情況各不相同。

職稱方面，擁有正高級職稱的查新人員數量較少，且只分布在中國礦業(yè)大學、河海大學、東南大學等幾個高校中;查新人員職稱最多的是副高級與中級職稱;其他職稱人員數量較少。學歷方面，大多數高校擁有的博士學歷查新員較少，南京工業(yè)大學博士人員較多，占本館查新人員的80%;碩士學歷是大部分高校查新人員學歷的主要組成部分;學士學歷以下的人員只在零星幾個高校擁有。

總體來看，所調查的高校查新人員職稱以副高級和中級職稱為主，占總人數的87%，正高級和其他職稱人員占比較少;學歷以碩士學歷為主，占總人數的66%，其次為學士學歷，博士和其他學歷占比較少。整體職稱與學歷分布較為合理。

2.1.3 專業(yè)背景

查新工作是一項面對不同學科專業(yè)需求的工作，因而對查新人員的專業(yè)、學科背景有著一定要求。調查發(fā)現各高校查新員大部分有圖書情報、信息管理等圖情學科背景，其他學科背景主要與本校設立的專業(yè)院系相關，例如南京航空航天大學查新人員的學科背景有機械工程、軟件工程、飛行器環(huán)境控制與安全救生等，中國藥科大學查新人員的學科背景有藥學、化學、生物學等，南京農業(yè)大學查新人員的學科背景有植物保護、農學、動物科學等。此外，部分高校查新站通過聘請查新咨詢專家，為其查新工作提供指導幫助?？梢钥闯?，各高校查新人員學科背景各不相同，且較為分散，覆蓋學科范圍較為有限。整體來看，則學科背景較多，涉及范圍較廣。

2.2 資源建設情況

《科技查新機構管理辦法》規(guī)定，申請科技查新業(yè)務資質的機構應具備具有15年以上與查新專業(yè)范圍相關的國內外文獻資源或數據庫、國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)這兩個條件[6]。文獻信息資源對于查新機構有著重要的基礎意義。調研得到的高校查新站資源建設有效情況有南京大學、東南大學、河海大學等16家單位，表5列出了經費投入量前十的高校查新站2015-2017年資源建設經費情況。經費投入最多的是南京大學，平均每年投入3267萬元，各單位在資源建設方面的投入大部分都在逐年增長，南京大學、河海大學、南京師范大學等增加幅度較大，16家單位平均每個單位每年投入經費約為1110萬元。

表5 各高校查新站近三年館藏資源

建設經費情況（萬元）

注：江南大學、南京理工大學未提供2017年經費投入數據，上述歷年數據近似到保留三位有效數字。

就擁有的數據庫類型來看，各單位數據庫數量及類型各有差異。中國礦業(yè)大學查新站數據庫較多，其次為南京大學、東南大學、河海大學等。各單位擁有的國內外數據庫較多，相比之下專利數據庫均較少，有的單位甚至尚未購買專利數據庫。幾乎所有單位都擁有Dialog聯(lián)機檢索系統(tǒng)。

表6 各高校查新站數據庫情況（Top10）

2.3 項目完成情況

統(tǒng)計網絡調查與問卷調查的結果，得到16所高校近五年有效查新項目完成情況（見表7）?？梢钥吹礁咝２樾马椖繑盗坑兄欢ú罹?，每年項目數量最多的高達1000項以上，這與查新站成立時間、查新工作人員數量與質量、查新站知名度等都有關系。從歷年項目量趨勢來看，江南大學查新數目最多，在2014年數量有所下降后保持穩(wěn)定，南京理工大學、南京農業(yè)大學近五年查新項目數量有所下降，南京醫(yī)科大學、南通大學查新項目數量逐年上升，其他高校項目量變化幅度不大。平均每年每個高校完成查新項目約250項。

表7 近五年各高校查新項目歷年數量情況（Top10）

校內科研人員、校外科研院所及企業(yè)是高校查新服務的主要對象[7]，通過匯總各高校近五年的查新項目來源情況，可了解其查新任務主要范圍。從圖4可看出目前各高校的查新項目主要以國內查新項目為主，其中江南大學、南京理工大學、鹽城工學院等6所高校的查新項目國內占比達到80%以上，江蘇科技大學則是國外項目多于國內項目;項目來源大多以校外用戶為主，所占比例基本均超過總項目數的一半以上，只有江蘇科技大學的查新項目全部來自校內。

圖4 近五年各高校查新項目范圍

從16所高校近五年查新項目整體來看（如表8），2013到2014年查新項目總量變化不大，2014-2016年查新項目數量逐年增長，以國內項目和校外項目的增長為主，2017年查新項目數略有下降，這與江南大學未提供當年數據有關。在查新范圍方面，國內項目占總量的78%;查新來源方面，校外項目占總量的79%，說明高校查新工作的社會服務一直占據主要部分。

表8 各高校查新項目近五年總體情況

注：南京醫(yī)科大學與中國藥科大學未提供校內外項目的數量情況

2.4 服務類型情況

所調查的高校查新站涉及的服務類型有：科技查新、查收查引、信息咨詢、學科服務、原文傳遞、文獻教學、專利服務等。各單位的服務類型有所差別，這與各館的發(fā)展情況、部門崗位設置等有關，有些單位查新站為獨立部門，另外單獨設有學科服務部、文獻傳遞與服務部等，有些則與參考咨詢等合為一個部門。不少查新人員在完成日常查新業(yè)務外，還承擔不同程度的其他信息咨詢工作，例如南京理工大學、南京航空航天大學、中國藥科大學等均由查新員兼任學科館員。

表9 各高校查新站開展的服務類型

總體來看，高校查新站開展的服務類型以傳統(tǒng)的科技查新、查收查引、信息咨詢?yōu)橹?，這三者占總服務的50%以上，近年來學科服務已超越傳統(tǒng)的原文傳遞、文獻教學服務，成為查新工作站的又一項重要服務內容，這與當前高校雙一流建設要求有著密切關系，開展專利服務的單位相對較少，有待進一步加強發(fā)展。

圖5 各高校查新站服務類型匯總

3 查新質量管理建議

從上述調研分析中可以看到，目前高校圖書館科技查新在人員、資源、項目、服務等方面都存在一定問題，對查新質量會造成直接的影響。聯(lián)盟合作是一種促進工作效率的有效方法與手段，近幾年學者對圖書館聯(lián)盟已有廣泛研究，各查新機構在加強自身建設的同時，可以通過與其他查新機構的聯(lián)盟合作來推進整體查新質量的提升。本文基于科技查新質量影響因素，及目前高校查新服務現狀，從查新聯(lián)盟與單個查新機構兩個角度，對查新質量管理提出建議。

表10 基于查新質量影響因素的查新質量管理建議

3.1 加強宣傳推廣，提高用戶認知

宣傳推廣，無論對于查新聯(lián)盟還是單個查新機構，都有重要意義。一方面，通過宣傳推廣，能夠擴大科技查新及查新機構的知名度與影響力，使用戶了解其所在地區(qū)的查新機構;另一方面，宣傳推廣能夠幫助用戶系統(tǒng)、全面地了解查新具體內容及流程，提高用戶對查新服務的認知，使其能夠根據自身查新需求選擇合適的查新機構，并積極配合查新員完成查新過程。

在進行宣傳推廣時，圖書館可可采用線下與線上相結合的方式，利用高校實體場地、傳統(tǒng)新聞媒體及互聯(lián)網新媒體等不同類型平臺，通過發(fā)布文章與視頻、開展培訓與講座等多種方式，以符合用戶接受事物的新方式進行宣傳。

3.2 建立統(tǒng)一制度，規(guī)范查新標準

不同查新站由于所屬上級機構不同而可能采用不同的規(guī)章制度，使得具體的查新標準等有所差別，在面對不同專業(yè)不同類型的查新需求時，不統(tǒng)一的標準、制度有可能會影響最終的查新質量。查新聯(lián)盟可以根據現有的科技查新規(guī)章制度，結合本聯(lián)盟成員的特征現狀，建立符合實際情況的可行性統(tǒng)一查新制度，規(guī)范不同查新機構的查新過程標準，進而保證查新質量的客觀性、公正性、科學性。

3.3 構建聯(lián)盟平臺，促進交流共享

建立統(tǒng)一的聯(lián)盟服務平臺是互聯(lián)網環(huán)境下有效的合作方式之一，查新聯(lián)盟可以基于現有的計算機技術，根據需求設定功能及內容，構建統(tǒng)一聯(lián)盟服務平臺。通過平臺，查新機構之間、查新員之間、用戶之間可以實現跨時間、跨地區(qū)的交流互動，例如查新員共享學習資料、業(yè)務內容、工作中遇到的問題及解決方法等，用戶發(fā)布需求、發(fā)表評論、提出建議等。統(tǒng)一的查新聯(lián)盟服務平臺有利于查新宣傳推廣、查新員業(yè)務提升，并能及時解決遇到的問題，有效提高查新質量。

3.4 加強協(xié)同合作，提高工作效率

資源建設方面，從上述調研可知，各高校查新站的資源建設情況從經費投入到數據庫數量、類型各不相同。作為查新的基本文獻保障，資源數量與類型直接影響著查新檢索的檢全率，進而影響查新質量。查新聯(lián)盟可以組織召開資源建設會議，倡導資源共建共享，該舉措可以在降低單個查新機構資源建設成本的基礎上，增加其資源數量與類型。各查新機構應進一步加強文獻信息資源的建設，尤其是專利數據庫資源的建設。

人力建設方面，目前高校查新站人力資源建設存在一定問題，例如審核員、專職查新員與兼職查新員數量配比不均，人員職稱、學歷、專業(yè)分布不均等。從整體上看，高校查新站查新人員類別、職稱、學歷、專業(yè)的分布均較為合理，查新聯(lián)盟能夠通過各種線上線下活動，促進不同查新機構人員交流與合作，有利于查新機構的人員優(yōu)勢互補。同時，單個查新機構今后應進一步重視人力資源建設，包括招聘新職工時考慮人員梯隊結構、開展工作人員業(yè)務培訓、建設人員激勵機制等方面。

業(yè)務工作方面，各高校查新站每年的查新項目數量、類型各不相同，過于集中或過于分散的業(yè)務量都會影響到查新人員的工作狀態(tài)、工作進程等，從而影響查新質量。查新聯(lián)盟能夠發(fā)揮協(xié)調作用，在制度政策的前提下，各查新機構的認可下，對不同查新機構的業(yè)務情況進行合理分配，實現任務合理分擔，有效提高查新質量。

4 結語

科技查新質量是查新站可持續(xù)健康發(fā)展、用戶信任查新站的基本條件之一，查新質量的影響因素既包括主觀方面查新機構、查新用戶及查新工作人員的觀念與行為，也包括客觀方面查新規(guī)章制度、查新站資源、業(yè)務狀態(tài)等實際情況。為有效保障查新質量，相關部門和人員有必要從細節(jié)入手，全面系統(tǒng)地考慮查新工作中存在的問題及其解決方法。查新聯(lián)盟能夠通過制定統(tǒng)一查新規(guī)范、倡導資源共建共享、人員交流合作等方面有效提高查新質量。新信息技術環(huán)境下，科技查新需要加強宣傳與推廣方式，不斷創(chuàng)新服務方式，打破傳統(tǒng)思維的禁錮，滿足當代用戶個性化的新需求，促進查新事業(yè)在新時代中的進一步發(fā)展。

【參考文獻】

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