分析檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

摘 要：檔案管理是社會(huì)生產(chǎn)生活中企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，過去在管理中采取紙質(zhì)形式來進(jìn)行管理，這種管理形式顯得復(fù)雜繁瑣，不易于對(duì)檔案的有效管理，這要求檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)型發(fā)展，加快現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展。伴隨時(shí)代發(fā)展，社會(huì)在日益發(fā)生變化，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中越加發(fā)揮作用，信息化成為現(xiàn)代化發(fā)展的代名詞。萬事開頭難，想要做好一件事情先要打好基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作來說想要實(shí)現(xiàn)有效管理，就要發(fā)揮好基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；工作程序；改善策略

很多人對(duì)于檔案管理的理解是整理文件，認(rèn)為這項(xiàng)工作很簡(jiǎn)單，其實(shí)不然這項(xiàng)工作包括了很多內(nèi)容，這是一項(xiàng)具有全面系統(tǒng)性特點(diǎn)的工作。在進(jìn)行管理工作中重要的一點(diǎn)是要將基礎(chǔ)工作做好，只有將基礎(chǔ)工作做好，管理工作才會(huì)進(jìn)展順利，工作效率才會(huì)得以提高，管理水平才會(huì)得以提升。基于此本文以檔案管理為研究對(duì)象，從基礎(chǔ)工作的重要作用與有效的管理方法展開論述，意在為廣大檔案管理工作人員有效開展現(xiàn)代管理工作提供可以借鑒的指導(dǎo)策略。

1 在現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中基礎(chǔ)工作發(fā)揮的重要作用

1.1 使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)得以提高

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展，在檔案管理方面要求越加提高。在檔案管理這方面發(fā)展較快速，工作人員在能力上還難以與現(xiàn)代檔案管理需求相適應(yīng)，這使得其管理工作很難開展下去，因此要對(duì)管理人員在管理意識(shí)上加以培養(yǎng)，了解基礎(chǔ)工作具有的重要作用，重視對(duì)基本能力的培養(yǎng)，針對(duì)保管工作而開展的監(jiān)管活動(dòng)更具科學(xué)全面性，檔案信息更具安全性，因此檔案管理工作更具有效的保障[1]。也要對(duì)責(zé)任制度加以制定，使工作人員具有責(zé)任感，為其管理工作順利開展提供有效的保障，通過獎(jiǎng)罰制度的實(shí)施對(duì)員工的積極性起到激發(fā)作用，管理工作能夠得到有效完善。

1.2 使檔案管理工作更加規(guī)范

想要使現(xiàn)代化的檔案工作能夠順利開展，就要在管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作技能這兩個(gè)方面下足功夫，對(duì)自身管理能力的提高來說需要全面完善案卷、歸類、歸檔這幾項(xiàng)工作內(nèi)容的要求，使其管理工作越加標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)不正確的檔案信息與不齊全的內(nèi)容這些問題出現(xiàn)時(shí)即便是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也很難將管理水平提高上去。因此管理部門要對(duì)嚴(yán)格規(guī)范的規(guī)章制度加以制定，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)劃，對(duì)管理人員在日常工作中的行為加以規(guī)范，對(duì)各環(huán)節(jié)的管理工作加強(qiáng)嚴(yán)格的監(jiān)管，為順利進(jìn)行基礎(chǔ)工作提供保障，在信息歸檔后對(duì)保存工作也要嚴(yán)格管理，為信息及時(shí)歸檔入庫提供保證，確保數(shù)據(jù)信息在保存中的完整性，為日后信息檢索與應(yīng)用工作提供方便[2]。

1.3 確保檢索工作能夠更加順利

在管理工作中最基礎(chǔ)的工作是歸檔與錄入程序，將基礎(chǔ)的管理工作掌握好了之后執(zhí)行起來才會(huì)更順利，現(xiàn)代化的檔案管理工作水平才會(huì)得到提升，檔案信息才會(huì)更加準(zhǔn)確。同時(shí)將基礎(chǔ)工作做好能夠使用戶享受檢索功能服務(wù)，這些檢索功能具有完善的特點(diǎn)，為檔案信息的查找提供方便。隨著社會(huì)科技日益進(jìn)步，在檔案管理當(dāng)中網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了應(yīng)用，有利于公開的管理工作得到有效開展，管理效率與水平得到迅速提高。在檢索工作中確保數(shù)據(jù)信息與案卷號(hào)等各項(xiàng)信息沒有出現(xiàn)問題，檢索服務(wù)才會(huì)更加完善。對(duì)專業(yè)收集小組加以創(chuàng)建，負(fù)責(zé)收集整理檔案信息，對(duì)規(guī)范的目錄進(jìn)行編制，裝訂成冊(cè)后做好保存工作，這對(duì)收集整理工作來說極大地節(jié)約了時(shí)間[3]。

1.4 檔案利用率能夠得以提升

將其管理工作做好，對(duì)檔案的利用率也就能夠提升上去了。在每年管理部門都會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，在整理當(dāng)中管理速度提高了很多，檔案信息使用效率也得以提升。通過對(duì)全新電子技術(shù)的應(yīng)用使檢索方法得以完善，使用者將關(guān)鍵詞輸入之后檔案信息能夠被找到，檔案利用率能夠得以大幅度的提高，對(duì)開展高效規(guī)范的檔案管理工作起到了重要的促進(jìn)作用。

2 做好基礎(chǔ)工作的方法

2.1 循序漸進(jìn)地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析工作

檔案利用效率要通過現(xiàn)代化的檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)，要有針對(duì)性地有效開展管理工作，結(jié)合行業(yè)工作情況，結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求對(duì)重點(diǎn)文件工作加以區(qū)分，結(jié)合文件緩急程序開展有步驟、有原則性、漸進(jìn)式的管理。在基礎(chǔ)工作當(dāng)中考慮到社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀與管理人員需求情況，有效地對(duì)重點(diǎn)、次重點(diǎn)工作進(jìn)行分類，優(yōu)先處理好數(shù)據(jù)信息工作，做好對(duì)工作人員的調(diào)撥工作，對(duì)重點(diǎn)文件進(jìn)行集中處理，使工作效率得以提高。

2.2 實(shí)行現(xiàn)代化的管理模式

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)日益發(fā)展，這種圖技術(shù)在基礎(chǔ)管理當(dāng)中起到了重要作用，在檢索、信息管理中這種技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，該項(xiàng)技術(shù)和檔案管理工作得到了融合，這使得檢索工作效率得以提升，也優(yōu)化了檢索方式，對(duì)模糊檢索應(yīng)用來說促進(jìn)檢索工作越加精準(zhǔn)化。對(duì)其管理效率來說現(xiàn)代化技術(shù)起到的作用是毋庸置疑的，避免了因人工管理而產(chǎn)生的錯(cuò)誤，因此應(yīng)在其管理工作中對(duì)現(xiàn)代技術(shù)加以積極應(yīng)用，廣泛應(yīng)用管理平臺(tái)軟件，統(tǒng)一管理規(guī)范化提名等多項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展。

3 結(jié)語

通過以上論述可知，本文從兩個(gè)方面對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用展開論述。檔案管理基礎(chǔ)工作為現(xiàn)代檔案管理提供了很大的方便，想要做好基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理方式，這需要具有良好能力素質(zhì)的管理工作人員，具有職業(yè)素養(yǎng)，具備嫻熟的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作能力，重要的一點(diǎn)是要具備一定的管理知識(shí)，對(duì)檔案管理工作有一定的了解，了解檔案管理流程，該管理工作包括哪些內(nèi)容，在工作中要梳理一下流程，從細(xì)節(jié)入手，防微杜漸，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)管理工作，循序漸進(jìn)地進(jìn)行每一項(xiàng)流程，開展的基礎(chǔ)工作要全面且系統(tǒng)，通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作能夠得到切實(shí)提高。

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作者簡(jiǎn)介

曹艷紅（1968-），河北省承德市圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣圍場(chǎng)鎮(zhèn)，滿族，檔案副研究員。