檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

崔林芳

摘 要：檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。本文將對檔案信息化理論的含義以及目前我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決對策，也希望對檔案信息化工作的開展起到一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題及對策

檔案是重要的戰(zhàn)略信息資源，富有極強(qiáng)的現(xiàn)實價值和歷史價值，深刻地影響著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的文明進(jìn)步。如何有效的開發(fā)利用這些寶貴的檔案信息資源，一直是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵問題之一。進(jìn)入21世紀(jì)以來，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化水平逐步提高，隨之對檔案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)信息社會發(fā)展的要求，積極運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，思考檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題和困境，探索檔案信息化建設(shè)對策。

1 檔案信息化相關(guān)理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發(fā)展到一定歷史階段的社會形態(tài)，而不是瞬間形成的結(jié)果。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案工作的過程。主要強(qiáng)調(diào)的含義有：第一，信息技術(shù)在檔案管理中得到廣泛、深入的實際應(yīng)用；第二，通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉(zhuǎn)化為所需資料；第三，檔案信息化逐步滲入全社會信息化發(fā)展之中。

檔案信息化的基本內(nèi)容包括六個方面，分別為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)與檔案信息安全保障體系建設(shè)。

檔案信息化的主要原則，以全國信息化領(lǐng)導(dǎo)小組和國家檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃總統(tǒng)原則為導(dǎo)向，參考各地區(qū)各部門的具體實施原則，包括統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，試驗先行、推廣在后，分步進(jìn)行、總結(jié)漸進(jìn)，合作、共享、保密。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

1）時代發(fā)展的趨勢。近年來，社會信息化的主機(jī)發(fā)展，信息資源成為社會經(jīng)濟(jì)活動的重要戰(zhàn)略資源，而檔案作為信息化的主要載體，在人力資源管理等方面的重要性日益凸顯，加上信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理開放化、社會化轉(zhuǎn)變，為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件，這是時代發(fā)展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2）檔案信息安全性的需要。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實體的安全。

3）檔案工作效率提升的需要。在檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網(wǎng)絡(luò)可以加快更新速度，對本部門管理范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行實時更新，實現(xiàn)資源共享，消除傳統(tǒng)紙質(zhì)信息更新的煩瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴(kuò)充知識，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

3 檔案信息化建設(shè)的不足

1）檔案管理制度不夠完善。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，存在檔案信息化建設(shè)過程中的缺陷，甚至很多企業(yè)沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，因此，存在的一些問題也沒有得到改善。所以，現(xiàn)如今企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。因此，必須做好檔案管理工作，切實提高檔案的有效性以及實現(xiàn)其功能作用，輔助企業(yè)良好地發(fā)展和進(jìn)步。與此同時，由于企業(yè)每個部門之間都與檔案部門有所關(guān)聯(lián)，完善檔案管理制度對企業(yè)其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導(dǎo)作用。

2）檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才較缺乏。檔案信息化管理工作，離不開人員的支持。所謂以人為本，人才是一個、部門和社會發(fā)展的核心的要素，因此相關(guān)管理人員必須具備檔案專業(yè)的知識以及信息技術(shù)知識和計算機(jī)實踐操作能力。但是，我國現(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員還比較缺乏，很多都是非專科人員，并且有些檔案管理人員只是在簡單培訓(xùn)后就上崗工作，缺乏對于相關(guān)操作流程的了解。所以，很多企業(yè)缺乏具備檔案專業(yè)知識以及信息化技術(shù)操作能力的綜合型人才，不利于檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3）對檔案信息化認(rèn)識不足。受到傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行檔案的信息化對于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，并且很難得到檔案工作人員的理解和接納。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時代發(fā)展要求，提升各方面的效率。檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對檔案信息化模式的不斷探索和完善。隨著信息化時代的到來，若一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，所以必須加強(qiáng)對檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵員工積極開展檔案信息化工作，提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。

4）欠缺資金。對于企業(yè)檔案管理工作而言，信息化建設(shè)工作離不開資金支持。但是與很多其他工作相比，檔案管理工作沒有受到企業(yè)的重視。所以，企業(yè)對檔案管理所投入的精力相對較少。此外，相關(guān)工作人員缺乏前瞻創(chuàng)新意識，不積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持安排資金，沒有足夠的資金用于檔案管理的信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作不能有效推進(jìn)

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

1）完善管理制度。由于信息技術(shù)的提升，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)逐漸不能適用現(xiàn)代化檔案管理工作，為了跟上時代發(fā)展的腳步，應(yīng)該對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新，確保檔案管理信息化建設(shè)。因此，完善的管理機(jī)制是現(xiàn)階段進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。除此之外，還應(yīng)該對檔案管理人員設(shè)立相應(yīng)的獎懲制度，充分調(diào)動相關(guān)管理人員的工作積極性。

2）培養(yǎng)綜合型人才，加強(qiáng)素質(zhì)教育。檔案管理信息化建設(shè)需要以高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)，因此，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。比如對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，邀請專家舉辦講座，時刻確保管理知識與時俱進(jìn)，跟上時代發(fā)展的腳步。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，使專業(yè)人才在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進(jìn)步，形成良好的檔案信息化工作環(huán)境。

3）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，接受新的事物面臨著很大的挑戰(zhàn)，但是檔案管理人員必須堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信息化觀念，實現(xiàn)檔案信息化的逐漸過渡。檔案管理人員要充分認(rèn)識到信息化的這個大環(huán)境，認(rèn)識到檔案信息化的重要性，認(rèn)識到信息化對于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實際日程上。這符合檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

5 對檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的建議

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡性與差異性問題，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相吻合；二是檔案信息化建設(shè)必須具有中國特色?；诖嘶A(chǔ)上，我國信息化建設(shè)可采取“分步漸進(jìn)，重點突破，適度跨越，梯次前行”的綜合性發(fā)展模式。

6 結(jié)束語

總而言之，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)受到廣大人士的關(guān)注，但是其中也存在許多問題，會導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)受到阻礙。所有，檔案工作者應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，采取積極有效的對策，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步改善檔案信息服務(wù)，使檔案信息資源得以深入開發(fā)和利用。