小議醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新思路

李艷娥

摘 要 如何做好醫(yī)院人事檔案管理的工作，是保證醫(yī)院相關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)，工作常態(tài)化的重要組成部分，人事檔案管理工作不但是人力資源管理的重點內(nèi)容，也是醫(yī)院自身合理進行人員分配的及相關(guān)工作崗位調(diào)動的有力依據(jù)。本文從我國醫(yī)院人事資源管理及檔案管理工作的特征，討論在人事檔案管理工作方面的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 人事檔案 管理 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，也是各類專業(yè)技術(shù)人員晉升、福利、工資待遇、考核的重要依據(jù)，在促進人才合理流動、合理配置和合理使用方面起著重要作用。醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院行政管理的一部分，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子考察了解、使用各類人才提供基礎(chǔ)信息服務(wù)，促進醫(yī)院人力資源開發(fā)，在醫(yī)院改革和發(fā)展中的作用是不可替代的。為此，筆者從醫(yī)院人事檔案管理重要性的認識出發(fā)，分析醫(yī)院人事檔案管理所面臨的新形勢，提出新形勢下創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的方法。

1目前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

由于在從事人事檔案管理工作中，自身的工作性質(zhì)決定其服務(wù)性質(zhì)，不與經(jīng)濟利益相互聯(lián)系，為此在人事檔案管理工作中，諸多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門對其人事檔案的管理工作并不積極處理及管理，在其制度、方法及人員管理方面存在很多問題需要解決。尤其是一些規(guī)模較小的醫(yī)院，自身醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，沒有設(shè)置可以單獨管理人事檔案的存儲管理室。此外，雖然有些醫(yī)院存在較為專業(yè)的檔案管理人員，并且具備一些較為專業(yè)的檔案管理知識，但是又因為其管理能力權(quán)限和局限的問題，不能很好完成相關(guān)先進化的檔案管理工作。仍然采用傳統(tǒng)的人工的檢索方式，此種方法效率低，而且還沒有制定相關(guān)的合理化的操作規(guī)范，通常會因為管理及操作不當導(dǎo)致檔案損壞以及其他意外事件的發(fā)生。最后，檔案管理人員的檔案管理意識不強是較為主要的問題所在，隨著醫(yī)院不斷的發(fā)展及擴大，醫(yī)院引進的人才逐漸增多，隨之人員的檔案也逐漸增多，數(shù)量上增加的同時更增加了檔案管理的難度，所以在檔案管理的意識及思路如果不及時更新及創(chuàng)新，必然會帶來更多的問題，檔案管理的水平及質(zhì)量也會每況愈下。

2醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1加強醫(yī)院人事檔案管理方面基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

良好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在人事檔案管理方面充當基礎(chǔ)作用，可以逐步推動人事檔案管理工作的程序及規(guī)范化、標準及制度化。可以從以下幾個方面推動意愿的人事檔案建設(shè)：首先，檔案歸檔的程序化，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)該按照檔案管理的程序及工作管理規(guī)范進行對檔案的規(guī)制及管理。建立健全的檔案歸檔制度及相關(guān)的責任制度，這樣才可以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。對需要歸檔的檔案認真核實，仔細整理及放置，發(fā)現(xiàn)不符合條件的檔案及時聯(lián)系本人或者相關(guān)部門，達到歸檔要求后方可歸檔保管。其次，檔案整理合理規(guī)范化，需要根據(jù)檔案管理工作規(guī)程進行收集整理歸檔的工作，制定清晰的檔案管理目錄，便于查找。然后，要建立健全的標準化的基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院需要配置專門管理檔案的檔案室，而且檔案室的各項配置及防火安全要合格，需要配置專門的專屬計算機進行檔案管理，安裝防盜系統(tǒng)，以及消防設(shè)施。防止檔案蟲蛀及霉變，以保證檔案的完整及安全。

2.2加強檔案信息化建設(shè)與管理

醫(yī)院人事檔案信息化管理的核心內(nèi)容就是要利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院人事工作中產(chǎn)生的各類信息進行存儲、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供及時高效的服務(wù)。建立醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過計算機對輸入的人事檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優(yōu)、排序、分析、統(tǒng)計和輸出，以及對人員的素質(zhì)狀況、人才結(jié)構(gòu)等進行及時準確的分析，為醫(yī)院人才預(yù)測提供各種數(shù)據(jù)，為制定相關(guān)政策提供科學的依據(jù)。這不僅有效地克服了檔案材料滯后性造成的時效性失真，還減少了檔案材料的收集、整理、歸檔等一系列手工環(huán)節(jié)，從而大大降低了發(fā)生錯誤的可能性，使檔案信息的準確性、完整性得到進一步提高。

2.3提升醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第一，醫(yī)院人事檔案管理者必須具有較高的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，堅持按原則辦事，按規(guī)定辦理檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。嚴格按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定出具有關(guān)的證明材料，堅決維護醫(yī)院干部人事檔案的真實性和可靠性。第二，醫(yī)院人事檔案管理者要倡導(dǎo)以人為本的工作理念。醫(yī)院人事檔案管理人員要樹立“以人為本”的工作理念，善于使用科學的管理方法，通過制訂全面的人力資源開發(fā)計劃和開展醫(yī)院文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為醫(yī)院的發(fā)展做出最大的貢獻。第三，醫(yī)院應(yīng)將人事檔案管理者的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等方式提高其業(yè)務(wù)和知識水平，使其能夠不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展。

3結(jié)語

人事檔案管理工作是保證醫(yī)院正常工作及運轉(zhuǎn)的重要組成部分，是實現(xiàn)合理化對醫(yī)院人員調(diào)配的重要途徑，也是降低醫(yī)院管理成本的有效方法。分析傳統(tǒng)的檔案管理的方式和方法可知其存在的問題，以及問題的嚴重性，所以當下需要轉(zhuǎn)換管理措施，探索及實現(xiàn)新的管理創(chuàng)新思路，這就需要培養(yǎng)具備專業(yè)的檔案管理的工作人員，并且可以適應(yīng)及學習相關(guān)的信息化管理，使其管理水平及技能綜合提高以便適應(yīng)當下的檔案管理需求。努力推進檔案信息化的管理進程，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的新思路，新模式，新概念。

參考文獻

[1] 紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2] 李燦玉，張兆忠.檔案工作社會化與檔案社會化管理[J].中國檔案，2000（08）.