檔案事業(yè)發(fā)展的方向-數(shù)字化檔案

田野

【摘? ?要】 在過去的幾年里，數(shù)字檔案的管理已經(jīng)成為一種不可避免的趨勢，隨著信息技術的發(fā)展，因此，在新形勢下的背景下，檔案管理機構應該根據(jù)自己的實際情況，采取有效措施，具體機構檔案數(shù)字化管理，促進檔案工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化和效率，并為公共機構檔案工作更好的服務。

【關鍵詞】 新形勢;事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理

檔案館作為組織、機構和個人在日常生活和工作中形成了音頻、視頻、圖片、文字等載體的歷史記錄有保存價值。檔案信息資源對機構單位的發(fā)展具有重要意義。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展?jié)M足不了企業(yè)的經(jīng)營單位，必須高度重視檔案管理工作，利用現(xiàn)代化的信息技術，解決現(xiàn)有的檔案管理，管理的數(shù)字檔案管理，促進機構的長期穩(wěn)定。

1? 分析企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1? 提高文件的使用率是有用的

眾所周知，傳統(tǒng)的文件存儲和存儲檔案的基本紙質(zhì)文件載體上，所以在使用上面有很多不便。數(shù)字檔案管理檔案機構允許用戶迅速而準確地找到所需的文件，同時允許對檔案進行數(shù)字化處理，有效地消除時間和空間檔案的限制，提高檔案使用效率。

1.2? 經(jīng)濟效益必須得到改善

隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，關于檔案的數(shù)量和遲來的辦公室模式之間存在著嚴重的矛盾。公司單位系統(tǒng)地使用了一種檔案管理模式，大大增加了企業(yè)的行政成本。檔案數(shù)字化管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可能被用作機器的軟件節(jié)省存儲空間，和節(jié)省成本的存儲，文件的文檔是方便和精確的工作，避免重復的文件信息印刷造成資源的浪費，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.3? 提高辦公室效率

對檔案數(shù)字化的管理可能會導致更好的存檔和有效利用公司檔案。由于企業(yè)檔案管理的對象數(shù)量眾多，而且對象的流動性更強，例如，員工的改革，再轉(zhuǎn)換，嚴格和嚴格的統(tǒng)計數(shù)據(jù)的需要，必須對這些情況的動態(tài)進行全面的概述。因此，使用信息技術來管理媒體的數(shù)字文件可以準確地反映當前的情況，即文件的數(shù)字數(shù)據(jù)迅速而簡單地咨詢。由于文件的時間流，公共機構的檔案數(shù)據(jù)庫可以從原始文件實體的基礎轉(zhuǎn)移到提供信息的控制中心，從而有效地提高辦公效率。2? 新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效的手段

2.1? 對檔案數(shù)字化管理的認識

為了一個更好的工作在數(shù)字檔案管理，文件管理的公共機構必須積極發(fā)展數(shù)字檔案管理的認識，有效地改變了傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強新知識和技能，不斷更新知識和計算機系統(tǒng)檔案管理和檔案管理創(chuàng)新的途徑。另一方面，機構事實上必須制定數(shù)字化管理體系科學、合理、有效的文件之間的相互關系，最大化檔案工作的機制，用機制檔案，檔案保密工作的機制和檔案安全的機制。

2.2? 處理和存檔文件的數(shù)字化管理

在新時代的背景下，檔案工作人員每天都在收集所有的文章。，計算機完成相應的登記，嚴格按照訂單的確認樣品后流傳在單位局域網(wǎng)（LAN），并設置一個時間和時間代理同時，如果沒有及時返回單位內(nèi)部傳閱固體程序文件信息。此外，已經(jīng)完成的文件歸檔程序可以有效地使用，以進一步減少在年底前編制復雜文件的需要。此外，上傳過程可以通過計算機完成。以這種方式，主要是文件是有效地輸入電腦， 辦公室的審計，主要負責人的問題，辦公室改變印刷，印章，焦點，文件的最終信息中心，允許過去的一周或更多的時間來完成這項工作，現(xiàn)在是幾分鐘，或幾小時，有效降低工作負荷該文件。

2.3? 電子檔案管理系統(tǒng)的建設

每天日常工作復雜，許多文本文件，文件管理人員需要保持輸入信息，因此，電子文件系統(tǒng)和高速掃描儀，掃描顯示雙重文檔，檔案和磁帶備份和服務器解決方案，建立了相應的調(diào)查文件，文件系統(tǒng)管理和檢查人員、網(wǎng)絡文件傳輸或觸摸屏來研究資源共享。此外，該系統(tǒng)將電子文件管理分為單元分類、系統(tǒng)環(huán)境管理、卷冊管理、操作系統(tǒng)管理和機密文件管理五類，以提高企業(yè)整體共享信息的能力，以改進文件數(shù)據(jù)的使用。

2.4? 管理系統(tǒng)與辦公室自動化系統(tǒng)之間的聯(lián)系

在這個階段，這是一個新的局面，因此，金融機構必須是一個數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)有效運作，因此對需要數(shù)碼電子檔案管理機構必須是基于電子文件安全管理系統(tǒng)的特征，這主要是由于文件。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)可以進一步保護檔案信息資源的安全，帶來得到最大化的價值除了檔案信息，還必須采取有效措施，提高有效連接數(shù)字檔案管理和辦公自動化，業(yè)務部門設立一個專門的工作人員控制管理和安全硬件和軟件系統(tǒng)，并為它增加了整個系統(tǒng)的機密性，避免了系統(tǒng)的篡改或未經(jīng)授權的損壞。

3? 結論

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的人類檔案管理已經(jīng)被打破。因此，公共事業(yè)的檔案管理已經(jīng)演變成數(shù)字化。因此，在新形勢下，需要繼續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案的安全，提高效率的使用，以及更好地管理社會的數(shù)字服務。