試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

朱文琪

摘 要：檔案管理對于高校來說是一項(xiàng)重要的工作，通過檔案管理可以對高校的教學(xué)活動、管理活動、科研活動以及教育評估進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。本文將就中職學(xué)校的檔案管理工作的實(shí)際狀況，對其中存在的問題進(jìn)行了分析，并且論述了如何對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與信息化建設(shè)之間的聯(lián)系，對中職學(xué)校的檔案管理工作提出了相關(guān)的建議^[1]。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 檔案管理 規(guī)范創(chuàng)新 信息化

高校的檔案主要記錄了高校內(nèi)教職工及學(xué)生的教學(xué)教育活動以及基本的個人信息，并且對有價值的文字、圖片、數(shù)據(jù)等進(jìn)行整理歸并。所以，完善高校的檔案信息對高校的教學(xué)以及日常工作有著重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)取得巨大的突破，對高校的檔案管理工作有巨大的幫助，然而在高校檔案管理朝向信息化方向發(fā)展的過程中，出現(xiàn)許多問題，本文將結(jié)合中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀以及信息化發(fā)展的建議提出了幾點(diǎn)建議。

一、中職院校進(jìn)行檔案管理工作的意義所在

1.檔案管理能夠保證學(xué)校資料記載的客觀性

高校的檔案是對高校內(nèi)部教職工及學(xué)生工作學(xué)習(xí)狀況的可靠記載，能夠通過檔案調(diào)閱學(xué)生及教職工在學(xué)校期間存在的真實(shí)的工作學(xué)習(xí)狀況。對于校方來說，通過調(diào)閱教職工或者學(xué)生的檔案能夠直觀、明晰地得到真實(shí)準(zhǔn)確的個人信息反饋，因此做好高校內(nèi)部的檔案管理工作有助于高校的基本建設(shè)。除此之外，在學(xué)生踏入社會工作時，用人單位能夠通過學(xué)生在校的檔案掌握學(xué)生基本狀況，檔案能夠較為全面地反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)、社交、個人能力等情況，對用人單位挑選人才是一個重要的依據(jù)^[1]。

2.能夠?qū)χ新氃盒５膶W(xué)風(fēng)起到改善的作用

檔案不僅起到記載真實(shí)信息的基本作用，還能夠?qū)W(xué)生起到一個警示的作用。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間其學(xué)習(xí)狀況、獎懲狀況都會如實(shí)地反映在學(xué)校檔案中，并且對學(xué)生的個人進(jìn)步和發(fā)展有著重要影響。例如，在評選獎學(xué)金時，檔案中記載的個人學(xué)習(xí)情況及獲獎情況都會作為評選的重要依據(jù)。除此之外，檔案中記載的學(xué)生行為記錄對學(xué)生的工作發(fā)展也會起到重要的作用，用人單位基本上會通過學(xué)生在校期間的表現(xiàn)來篩選人才，擇優(yōu)錄取。因此，通過檔案記錄能夠間接地促進(jìn)學(xué)風(fēng)的改善，督促學(xué)生遵守校規(guī)校紀(jì)。

3.為學(xué)生進(jìn)入社會工作提供履歷依據(jù)

在學(xué)生步入社會求職階段，用人單位不僅要通過證書來了解學(xué)生的基本能力，還要通過該生的在校檔案對該生進(jìn)行較為全面的評估，因此高校的檔案成為學(xué)生求職過程中一個重要的決定因素。檔案對學(xué)生的評價也能夠較為客觀地評價學(xué)生，為用人單位提供一個重要的選擇依據(jù)。所以，加強(qiáng)中職學(xué)校的檔案管理工作實(shí)際上是為學(xué)生踏入社會求職提供重要的助力。

二、當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.信息化管理的普及程度不高

對于當(dāng)下部分學(xué)校來說還沒有將信息化檔案管理普及，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制仍在運(yùn)行，這使得在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)下其檔案管理模式單調(diào)，不僅如此傳統(tǒng)的檔案管理帶來的還有巨大的工作量，使得工作效率降低，限制檔案管理工作朝向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在經(jīng)過大量的實(shí)地調(diào)查走訪之后發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致這種局面的主要原因有三點(diǎn)：首先是學(xué)校對檔案管理工作的重視程度還不夠，沒能夠投入充足的資源來改善檔案管理工作的現(xiàn)狀;其次是有些學(xué)校投入充足的資金加大對檔案工作的建設(shè)，但是檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不足，使得設(shè)備的優(yōu)越性沒能夠體現(xiàn)出來;最后，檔案管理工作人員的意識落后，在技術(shù)設(shè)備普及的情況下仍舊使用傳統(tǒng)的工作方式^[2]。

2.檔案管理工作人員的基本素養(yǎng)有待提高

當(dāng)前檔案管理工作中主要存在的問題就是檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)跟不上，主要是由于兩個方面的原因，首先缺少專業(yè)化的管理人才，其次是管理人員的業(yè)務(wù)水平上不去。根據(jù)調(diào)查研究，當(dāng)下中職學(xué)校普遍缺乏專業(yè)化的檔案管理人才，校內(nèi)的檔案管理工作都又非專職人員擔(dān)任，這使得檔案管理管理人員不能將精力都集中在檔案管理工作上，因?yàn)樵跈n案管理工作中各種問題層出不窮。除此之外，由非專業(yè)的人員擔(dān)任檔案管理職責(zé)在管理過程中不能遵循管理規(guī)范，使得檔案管理的效率低下。

3.檔案管理工作意識落后，缺乏創(chuàng)新

隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)都需要不斷提高自身管理水平和服務(wù)意識，這就要求在管理的過程中對管理模式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，完善自身的管理機(jī)制。對于檔案管理工作來說也同樣如此，現(xiàn)今中職學(xué)校的檔案管理工作中缺乏活力，管理工作缺乏創(chuàng)新意識，多數(shù)工作人員在檔案管理中不能夠針對工作中的不足進(jìn)行思考和創(chuàng)新。在許多時候，檔案管理工作中會出現(xiàn)信息滯后、失真、丟失等問題，對學(xué)校的服務(wù)功能被大大削弱。

三、針對當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題提出的建議

1.完善檔案管理制度

要提高高校檔案工作的管理水平首先需要將高校檔案管理規(guī)范化，將校內(nèi)各個部門的資料集中歸檔，在聘請專業(yè)人員對檔案進(jìn)行集中管理;其次，明確檔案管理工作中的職責(zé)劃分，對檔案管理工作進(jìn)行劃分;最后，建立完善的管理制度對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理和積累，以保障檔案管理工作的質(zhì)量。

2.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，因此要提升檔案管理工作的水平就需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。校方需要招聘專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理;其次，對檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，并提高對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的工作水平;最后建立對檔案管理人員的工作激勵機(jī)制，提高管理人員的工作積極性。

3.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的當(dāng)下，為了提高檔案管理工作的水平，高校需要將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。加大資金投入，購進(jìn)信息化技術(shù)設(shè)備，培訓(xùn)專業(yè)人員對檔案管理進(jìn)行信息化改革，促進(jìn)檔案管理的水準(zhǔn)和效率。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對于中職學(xué)校的教學(xué)和發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，中職學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，加大對檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]孫海霞.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：96+98.

[2]裴宇奇.中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（14）：88-89.