利用信息化手段提高頂崗實習學生跟蹤管理水平

王蒙

頂崗實習生的跟蹤管理是目前中職院校“2.5+0.5”培養(yǎng)模式的一個重點、難點問題。如何運用信息化手段為該問題的解決提供幫助是我們就業(yè)辦近兩年積極思考和解決的課題。今年，在主管校長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，我們最終確定引入了中國電信“商務(wù)領(lǐng)航”協(xié)同通信軟件;這是一款以電話號碼為依托，集語音、短信、即時通信、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷喾N通信功能于一體的電腦網(wǎng)絡(luò)軟件。經(jīng)過半年的試用，我們認為該軟件操作簡單靈活，通信及時，能最大限度地覆蓋在崗實習生，是實施跟蹤管理的一種有效手段。

一、使用短信平臺對實習生進行管理具有較強的可操作性。

由于實習生不在校內(nèi)，傳統(tǒng)的溝通方式，如廣播、宣傳欄等已不起作用。我們過去使用的聯(lián)系方式一般是打電話、通過網(wǎng)絡(luò)即時通信軟件（如QQ）上網(wǎng)聊天、發(fā)短信等。

實踐證明，用電話聯(lián)系實習生，往往受學生關(guān)機、實習中不允許接聽電話、學生倒班休息沒聽見等諸多因素的制約，不易接通，即便能打通電話，同時給上干名學生打電話，耗時耗力，效果不盡人意。通過QQ等上網(wǎng)聊天，雖然也能實現(xiàn)即時通信，但其使用的前提條件是上網(wǎng)，這也是其致命弱點，因為學生不可能時時刻刻在網(wǎng)上。

相對來說，短信的收發(fā)受時間和空間的限制較小，基本能實現(xiàn)即時通信。即使因為某種原因沒能及時收閱，短信也有延時功能，對學校發(fā)出各種消息，接受率較高。學生收到短信后通過簡單的回復(fù)就能匯報自己的實習情況，就業(yè)辦通過統(tǒng)計處理學生回復(fù)的短信就可掌握學生的各種實習狀態(tài)，從而對其進行幫助、指導(dǎo)和管理，能夠達到疏通的目的。這些都成為我們選擇短信平臺的理由。

學校每年級實習生都在干人以上，通過何種途徑高效地給學生群發(fā)短信又成了我們需要解決的問題。經(jīng)過長時間的探索，比較了各種短信群發(fā)方式和各通信公司的短信群發(fā)軟件，我們認為中國電信“商務(wù)領(lǐng)航”軟件無論從短信群發(fā)數(shù)量、可操作性、費用方面都具有較大優(yōu)勢。

二、“商務(wù)領(lǐng)航”短信平臺操作流程及前期準備。

軟件使用大致有下面幾個步驟：

1.就業(yè)辦按照學生實習公司或?qū)嵙暊顟B(tài)的不同，從就業(yè)數(shù)據(jù)庫分門別類地提出要群發(fā)短信的學生的電話號碼，制作成excel格式的通訊錄或者短信群發(fā)文件;

2.電腦上網(wǎng)，在軟件中輸入固話號碼022-5826 1020和登錄密碼后，登陸“商務(wù)領(lǐng)航”，導(dǎo)入通訊錄，然后在短信編輯欄編寫短信內(nèi)容（包括面試情況、體檢、上崗，安全教育、思想疏導(dǎo)，關(guān)心問候、實習管理等），也可直接導(dǎo)入已經(jīng)編輯好短信內(nèi)容的Excel文件，同時要求實習生回復(fù)短信的格式，例如：實習正常，回復(fù)“班級+姓名+OK"即可;有問題，回復(fù)“班級+姓名+SOS或要反映的問題”等，一切就緒后點擊發(fā)送，開始經(jīng)由因特網(wǎng)向?qū)嵙暽喊l(fā)短信。實習生會陸續(xù)收到由153 4206 1020手機號發(fā)送的短信。根據(jù)規(guī)定，每小時可發(fā)200條，一天群發(fā)不超過2000條，基本能夠滿足我們的使用要求。

3.學生收到短信后，按照就業(yè)辦的要求，通過簡單的短信回復(fù)操作匯報自己的實習情況，所有回復(fù)的短信會經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)匯總到就業(yè)辦電腦終端軟件。

4.經(jīng)過一定時間的互動，就業(yè)辦對短信發(fā)送情況進行統(tǒng)計處理，各項數(shù)據(jù)就會一目了然，包括發(fā)送成功條數(shù)、發(fā)送失敗條數(shù)、回復(fù)短信情況、未回短信學生名單等情況。通過瀏覽實習生回復(fù)的短信，我們就可以了解學生的實習狀態(tài)，如有多少人實習正常，多少人想辭職，多少人有問題需要與企業(yè)進行溝通等，針對不同情況，我們會積極采取各種不同的管理措施。

5.就業(yè)辦對所有短信記錄定期導(dǎo)出Excel文件存檔，以備后期查詢使用。

為了短信平臺能夠在實習生管理中順利使用，我們前期也做了一些準備工作：

首先，我們利用就業(yè)指導(dǎo)課時間介紹該軟件的使用，對學生需要配合的地方加以強調(diào)，比如務(wù)必保持聯(lián)系電話暢通，如有變更，及時告知就業(yè)辦或班主任;

其次，學生面試合格體檢完之后，我們會與實習生簽訂實習協(xié)議，從各方面規(guī)范學生實習期間的行為，其中有一項重點介紹短信平臺的使用及對學生的要求;

第三，崗前利用對所有實習生進行集中教育的機會，再次強調(diào)平臺的使用及要求。

經(jīng)過多次教育，加之班主任的配合，使同學都了解了實習期間短信平臺的溝通管理作用，為后續(xù)使用打下基礎(chǔ)。

三、短信平臺的使用情況及使用意義。

自引入軟件到正式使用期間，在頂崗實習推薦工作各環(huán)節(jié)中，我們大量使用短信平臺進行信息發(fā)布。同時我們通過短信平臺定期或不定期群發(fā)短信，對頂崗實習學生展開了跟蹤管理服務(wù)工作。例如每逢五一、中秋、國慶等節(jié)假日，就業(yè)辦會向?qū)嵙暽l(fā)出慰問短信，祝大家節(jié)日快樂，同時囑咐大家注意各方面的安全。另外，我們會定期群發(fā)短信詢問大家實習情況，有沒有具體問題或困難需要學校與企業(yè)進行溝通解決。

經(jīng)過對干余名實習生群發(fā)6次短信的測試，效果基本上是值得肯定的。就業(yè)辦每次群發(fā)短信后，經(jīng)過兩天的回收，首次回復(fù)率大約在50%。如果實習生三天內(nèi)未回復(fù)短信，基本可以認為這次溝通失敗了。經(jīng)過統(tǒng)計，我們篩選出未回復(fù)短信實習生相關(guān)信息（班級、姓名、實習公司），然后對其再次群發(fā)短信，大約有10%的學生在本次能夠回復(fù)短信。同樣，對第二次仍未回復(fù)者我們要進行第三次短信發(fā)送，這次大概又有10%的同學回復(fù)短信。

這樣，經(jīng)過三次反復(fù)發(fā)送，大約有70%的同學能夠按照學校的要求，通過回復(fù)短信的形式向就業(yè)辦匯報了他們目前的實習狀態(tài)。有大約30%的同學，因為各種原因未能及時回復(fù)短信，而這30%同學正是我們跟蹤管理的重點和難點。

從回復(fù)的短信內(nèi)容上看，大部分同學對當前的實習崗位表示滿意，直接回復(fù)ok、良好或正常，而有10%（實習初期可能更多一些）的同學會提出各種問題，如就餐、住宿、崗位、同事關(guān)系等，就業(yè)辦收到此類短信后，就業(yè)辦老師會馬上跟學生取得聯(lián)系，詳細了解情況，需要跟公司協(xié)調(diào)解決的做到不拖延，需要做學生思想工作的，我們會耐心細致地開導(dǎo)，必要時與家長聯(lián)系，以保證實習生穩(wěn)定有序地進行實習，隨著實習的深入，這種“問題率”也逐漸下降，實習漸趨平穩(wěn)！

在這種短信互動溝通中，也體現(xiàn)出了短信平臺的使用意義：

1.為實習生構(gòu)建了一個傾訴的平臺，有利于實習生穩(wěn)定。

同學們由學校進入企業(yè)實習，尤其是實習初期，環(huán)境發(fā)生了很大變化，會遇到各種困難、問題，會出現(xiàn)各種不適應(yīng)、不理解，是想要學校提供幫助的。盡管上崗前我們已經(jīng)告知學生就業(yè)辦老師的電話，同學們在公司遇到問題能夠主動打來電話尋求就業(yè)辦協(xié)調(diào)解決的情況是少之又少。他們往往會不知所措地選擇逃避，輕易辭職，然后流入到社會;這樣一方面很難保證企業(yè)崗位穩(wěn)定，從而影響校企合作，另一方面會使我們的管理風險增大，使我們工作處于被動局面。通過短信平臺定期或不定期的提醒、溝通，我們會及時了解他們的困難，立刻幫其解決，會最大限度地保證實習生穩(wěn)定性。同時也能增強實習生的歸屬感，讓他們感覺學校始終作為他們強大的后盾和他們在一起。實踐證明，這是一種供學生傾訴的有效途徑。

2.開辟了一條對實習生進行德育教育的渠道。

定期對實習生的短信問侯，潛移默化地影響了學生。隨著平臺的使用，我們感覺到同學們回復(fù)短信時問候老師的情況明顯增多了，知道關(guān)心別人了，比如天氣冷了他們會提醒老師們多穿衣服，注意保暖。在以前，這種情況不多見。

3.使我們盡可能全面地掌握實習生的實習狀態(tài)，有利于我們針對性地開展下一步的工作。

4.較好地提高了工作效率！過去從學生層面進行一次跟蹤管理，每位老師需要打幾百個電話，耗時耗力，而采用短信平臺，鼠標輕輕一點，上千條短信發(fā)出，回復(fù)短信不間斷傳來，效果是可觀。

四、短信平臺管理中反映出的問題分析及解決思路。

對于未回復(fù)短信的同學，就業(yè)辦一方面積極采取措施對這些學生進行追蹤，直接跟公司人事部聯(lián)系詢問這些同學實習情況是否正常;另一方面我們會將名單反饋給學生科班主任，請學生科班主任給予協(xié)助;必要時與家長取得聯(lián)系，對實習生進行共同管理;從各方面反饋的信息看，至少有以下兩大問題我們不得不面對。

首先，部分學生手機經(jīng)常處于停機狀態(tài)或者頻繁換號是制約回復(fù)率的第一大問題。學生預(yù)留的電話號碼停機、換號是我們經(jīng)常遇到的情況。究其原因，可簡單歸納為以下幾點：1、欠費停機。很多學生使用手機從來不計成本，經(jīng)常用手機上網(wǎng)、下載圖片、玩網(wǎng)游，每月的電話費用較高，可謂朝不保夕，而實習中交費有時會不方便，造成電話經(jīng)常處于停機狀態(tài)。2、辭職換號。有些外地同學從公司辭職后不跟學校打招呼就回家了，手機也換成本地號碼。也有一些同學辭職后沒回家，在天津自己找工作了，為了逃避學校家長管理故意換號。3.手機丟失換號。據(jù)我了解，同學丟失手機錢包的不在少數(shù)。手機都丟了，大多數(shù)同學不會因為想繼續(xù)使用以前的手機號再花錢去補手機卡，所以換號。單純因為選擇更加優(yōu)惠的資費套餐而換號的同學是很少的。這些現(xiàn)象充分暴露出學生們混亂的人生觀、價值觀、消費觀和薄弱的紀律意識、安全防范意識。

其次，部分同學雖然收到了短信，但感覺不用回復(fù)是制約回復(fù)率的又一問題。出現(xiàn)這種現(xiàn)象，應(yīng)該說有思想意識方面的原因。有些同學長期以來養(yǎng)成了隨便、自由散漫、不受約束的習慣，收到短信后不按要求回復(fù)，把學校的管理規(guī)定當做耳旁風，無所畏懼。另外，同學中還存在一種錯誤的思想意識：實習即畢業(yè)。有些同學明顯有這種思想，都已經(jīng)畢業(yè)了，學校的紀律可以不遵守，要求可以不完成，老師沒必要還管著我，偶爾回學?？纯匆彩腔啬感９实刂赜?，找點情調(diào)罷了。

針對上面的問題，我認為可在以下幾個方面進一步開展工作：

1.繼續(xù)加強崗前培訓教育。我校的崗前培訓教育是較充分的，但仍應(yīng)繼續(xù)加強：

a.加強對學生人生觀、價值觀、消費觀等方面的教育引導(dǎo)。在全校范圍內(nèi)開展諸如“優(yōu)秀實習生”的評選活動，樹立優(yōu)秀實習生典型，倡議其他實習生學習。據(jù)我了解，每個年級都有一批優(yōu)秀的實習生，有腳踏實地，刻苦鉆研技能，畢業(yè)后提職提干提薪的;有勤儉節(jié)約，不畏辛苦，掙錢補貼家用的…不勝枚舉。通過這些榜樣的力量，引導(dǎo)學生樹立正確的人生觀價值觀，培養(yǎng)其感恩之心，學會合理分配自己的收入，誠實守信，科學消費，避免學生在手機方面的混亂消費，降低停機、換號頻率。

b.強化學生遵守校規(guī)校紀，按規(guī)矩辦事的紀律意識。我校的跟蹤管理制度及頂崗實習協(xié)議不可謂不嚴格，上崗前我們也三令五申，但有些同學就是有組織無紀律，就是私自辭職，手機換號就是不告訴就業(yè)辦，往往給我們工作造成被動局面。也消耗了我們大量精力。

c.強化安全教育，提高學生安全防范意識。在強調(diào)生產(chǎn)安全的同時還要強調(diào)在很多其他場所，如宿舍、網(wǎng)吧、公交出租車上，在保證人身安全的前提下，最大限度地保障財產(chǎn)安全。

d.強化“實習生”意識，引導(dǎo)學生樹立以學習為主的實習理念，淡化“工資待遇”。堅決去除“實習即畢業(yè)”的錯誤思想，強調(diào)其學生身份;待遇方面的攀比也已經(jīng)成為影響實習生情緒及其穩(wěn)定性的一個因素，我們應(yīng)該在思想上給予弱化，加強在專業(yè)技能、人際關(guān)系、團隊合作等“學”的方面的引導(dǎo)。

2.相關(guān)部門應(yīng)制定出配合短信平臺的行之有效的實習生跟蹤管理規(guī)定，為短信平臺常態(tài)化使用提供有力的制度支持，對違反規(guī)定的學生予以處理，慢慢杜絕自由散漫之風。

3.建立健全校企通報制度及校內(nèi)各部門聯(lián)動機制，形成各種管理手段相輔相成的局面。我們將繼續(xù)尋求各相關(guān)部門相關(guān)人員的支持與合作，群策群力，共同管理好實習生。教育向來是一個系統(tǒng)工程，而實習生的教育管理更加需要全員參與。校內(nèi)它涉及學生科、教務(wù)科、就業(yè)辦等部門，校外它涉及到公司人事、生產(chǎn)、公寓管理各部門及學生家長，是一個更加龐大的系統(tǒng)工程，且各部門缺一不可。經(jīng)過協(xié)同努力，實習生的短信回復(fù)率由3月份最初的50%左右穩(wěn)步上升，到7月份，回復(fù)率接近80%，效果是值得肯定的1

4.進一步加強同電信公司的溝通與合作，共同探討適合目前中職學生年齡段、消費層次的通信解決方案，開發(fā)出在資費套餐、交費方式等方面更加合理的業(yè)務(wù)種類。

5.堅持“走出去，引進來”的原則，開展對其它兄弟院校實習生管理部門的走訪學習活動，吸取經(jīng)驗，為我們創(chuàng)新管理方式提供經(jīng)驗參考。

綜上所述，短信平臺在頂崗實習生推薦、跟蹤管理過程中，確實可以起到一定作用，而且這種作用可以延伸到學生教育管理工作的各方面。我們熱切期待，在校企兩個層面，在全體相關(guān)人員的共同努力緊密配合下，最終構(gòu)建一個基于現(xiàn)代化信息技術(shù)的全方位的立體的實習生管理體系，為學生頂崗實習工作的順利進行提供支持。