信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究

張萍萍

摘 要：不動產(chǎn)登記檔案是一種全新的檔案門類，檔案數(shù)量多，數(shù)據(jù)內(nèi)容較為復(fù)雜，給不動產(chǎn)登記管理帶來一定的挑戰(zhàn)，通過對不動產(chǎn)登記檔案管理模式的分析和探索，可以讓不動產(chǎn)登記中心的管理工作更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度得到真正的落實(shí)，為不動產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息化；不動產(chǎn)登記檔案；管理探究

檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案管理發(fā)展趨勢的必然要求。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的背景下，不動產(chǎn)登記檔案管理要根據(jù)社會發(fā)展的特點(diǎn)與需求，加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理。

1 夏津縣不動產(chǎn)登記檔案管理概況

根據(jù)《山東省人民政府辦公廳關(guān)于推進(jìn)市縣不動產(chǎn)登記職責(zé)和機(jī)構(gòu)整合的意見》（魯政辦字〔2015〕188號）、《關(guān)于縣級不動產(chǎn)登記職責(zé)和機(jī)構(gòu)整合有關(guān)問題的通知》（德編〔2015〕36號）文件精神，夏津縣有條不紊地開展了不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作。2015年11月24日，夏津縣成立了不動產(chǎn)登記中心。2016年8月6日，下發(fā)了《關(guān)于實(shí)施夏津縣行政區(qū)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的通告》，正式開展不動產(chǎn)登記工作。2016年8月11日夏津縣頒發(fā)第一本不動產(chǎn)權(quán)證書。隨著工作的深入開展，縣域內(nèi)林權(quán)、漁業(yè)養(yǎng)殖權(quán)、房屋所有權(quán)登記資料全部移交，已按照上級要求開展房屋和土地數(shù)據(jù)整合工作。并按照不動產(chǎn)登記檔案管理模式，將土地登記檔案和房產(chǎn)檔案進(jìn)行整理與標(biāo)準(zhǔn)化處理；對于已經(jīng)滅籍和注銷的非現(xiàn)勢性檔案數(shù)據(jù)不進(jìn)行關(guān)聯(lián)。其中包含國有土地3000余宗，房屋登記數(shù)據(jù)52250條，已通過前期登記落宗1200余宗。

強(qiáng)化信息化建設(shè)，積極進(jìn)行國有土地登記數(shù)據(jù)整合，包括對現(xiàn)有不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫中登記數(shù)據(jù)的完善和未入庫數(shù)據(jù)的整理、補(bǔ)錄和完善，實(shí)現(xiàn)土地登記數(shù)據(jù)至不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。按照不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，對規(guī)定范圍內(nèi)3000余宗國有建設(shè)用地的非電子登記數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，使用補(bǔ)錄模板進(jìn)行補(bǔ)錄，轉(zhuǎn)入到不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫中。房產(chǎn)數(shù)據(jù)整理需將房產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、完善，并實(shí)現(xiàn)將上述房產(chǎn)登記數(shù)據(jù)向不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。將52250條房產(chǎn)登記系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、標(biāo)準(zhǔn)化處理，導(dǎo)入不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫。部分房屋在不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫中存在補(bǔ)錄數(shù)據(jù)，將此部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行整合關(guān)聯(lián)、刪除冗余數(shù)據(jù)。截至目前，全縣共收集整理國有建設(shè)用地不動產(chǎn)登記檔案卷宗161607余卷，2000余盒。

2 不動產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

不論是哪種登記檔案都很繁瑣，而當(dāng)數(shù)據(jù)以一種無法測量的數(shù)目呈現(xiàn)在你面前時，其所表現(xiàn)出來的復(fù)雜性讓人頭疼。不動產(chǎn)登記檔案管理內(nèi)容包含整個中國人口所持有的資產(chǎn)，任何一種的詳細(xì)記錄都復(fù)雜到令人咋舌。在不同不動產(chǎn)的登記流程中又會分發(fā)出大小不一的登記檔案。對于包含如此龐大數(shù)字人口的中國，每一項(xiàng)等級記錄都是乘以巨大基數(shù)為前提的。因此，管理人員需用規(guī)律性的方法進(jìn)行管理。

2.2 獨(dú)特性

不動產(chǎn)登記檔案管理不同于平常意義上我們所謂的登記表那么淺顯易懂的表格，不動產(chǎn)登記以其特有的姿態(tài)出現(xiàn)在大眾面前。針對它的復(fù)雜性，需要具有專業(yè)技能的人員對其進(jìn)行管理和整理。不動產(chǎn)登記檔案中包含了大量富有契約性質(zhì)的文件，這些文件以最為客觀全面的角度對公民所持有的資產(chǎn)進(jìn)行記載登記在冊。管理人員以對待此類工作特有的性質(zhì)進(jìn)行專門的管理。

2.3 唯一性

由于不動產(chǎn)登記檔案是客觀真實(shí)反映和記載某一特定區(qū)域內(nèi)不動產(chǎn)物權(quán)自然狀況以及權(quán)力歸屬狀況的主要證明文件，其保護(hù)、管理及利用工作也是由國家不動產(chǎn)登記部門統(tǒng)一管理，而且不動產(chǎn)物權(quán)權(quán)屬和相關(guān)權(quán)力的限制也需要登記在一份不動產(chǎn)登記檔案上，這樣在不動產(chǎn)權(quán)屬在發(fā)生變更時就能夠及時在不動產(chǎn)登記檔案上進(jìn)行顯示，因此上述原因決定了不動產(chǎn)登記檔案具有唯一性的特點(diǎn)。

3 不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題

3.1 檔案的準(zhǔn)確性欠缺

因?yàn)椴粍赢a(chǎn)登記檔案具有法律效力， 保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性是登記工作中最關(guān)鍵的任務(wù)， 登記者的法律效益受到登記數(shù)據(jù)的可靠性影響，一旦數(shù)據(jù)不可靠，登記者的權(quán)益就會受到威脅，另一方面，登記數(shù)據(jù)不可靠也會威脅到行政部門的誠信，阻礙行政部門的執(zhí)法過程。當(dāng)前我國某些地區(qū)依然還有不動產(chǎn)登記檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r發(fā)生，具體有檔案資料沒有保存完好，造成資料丟失，或者資料信息模糊等情況。

3.2 各類不動產(chǎn)檔案資源未能有效整合

部分城市的土地檔案、房產(chǎn)檔案仍在原部門保管，雖然有的城市房產(chǎn)部門向不動產(chǎn)登記部門移交了電子數(shù)據(jù)檔案，但是尚未實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案與其之間的直接掛接和數(shù)據(jù)有效融合，尤其是在匹配、查詢歷史信息數(shù)據(jù)方面，仍要通過人工篩選、核對的方式進(jìn)行，效率較低。

4 完善不動產(chǎn)登記檔案管理工作的策略

4.1 加強(qiáng)對不動產(chǎn)登記檔案管理工作的重視

十九大召開后，對不動產(chǎn)登記管理工作提出了全新的要求，因此有關(guān)部門要對不動產(chǎn)登記管理工作高度重視，這就意味著有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的軟件管理，包括工作體系、工作制度，總結(jié)歸納管理方法。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案管理流程，以此保證檔案管理工作可以穩(wěn)定運(yùn)行。根據(jù)當(dāng)?shù)氐墓ぷ髑闆r有針對性地制定檔案管理工作的流程，并且加大資金投入力度，以此提高辦公效率。此外，要及時更換硬件設(shè)備，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案管理工作可以穩(wěn)定有序的進(jìn)行。

4.2 打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)隊(duì)伍，落實(shí)基層部門間的溝通

為了盤活不動產(chǎn)登記檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，達(dá)成基層部門區(qū)塊聯(lián)動目標(biāo)，增進(jìn)部門縱橫交互、以點(diǎn)帶面的溝通，需要做好人員引進(jìn)與培訓(xùn)工作。一是新員工的引進(jìn)工作。首先需要解決人員編制問題，通過個人申請與院校推薦等途徑增加服務(wù)團(tuán)隊(duì)的數(shù)量。同時，選用綜合性人才，如引進(jìn)具有計算機(jī)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識的檔案專業(yè)人員。通過出臺專門的配套規(guī)章以提升檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻。二是在職人員的培訓(xùn)工作。這要求注重服務(wù)信念、專業(yè)素養(yǎng)、溝通意識的綜合熏陶。我們可以開展專家講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、日常學(xué)習(xí)等渠道，做好常規(guī)管理，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)人員的跨部門合作，提高不動產(chǎn)登記檔案服務(wù)隊(duì)伍的凝聚力。

4.3 注重利用方式多樣化，拓展特色增值服務(wù)

這要求開拓多樣服務(wù)方式，發(fā)掘不動產(chǎn)登記檔案的經(jīng)濟(jì)價值與社會效益。第一，在利用空間層面，開通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道。開發(fā)“不動產(chǎn)登記e時代APP”后，用戶可以在該平臺進(jìn)行個人不動產(chǎn)信息登記，并學(xué)習(xí)相關(guān)法律文件。這不僅緩解了實(shí)體查詢窗口的工作壓力，還提升了網(wǎng)絡(luò)空間知識服務(wù)的創(chuàng)新能力。第二，在利用呈現(xiàn)形式方面，可以開展“不動產(chǎn)登記檔案長廊展”“專門登記檔案展覽”等活動。第三，在利用特色方面，可以融入地方特色資源。不動產(chǎn)登記檔案與當(dāng)?shù)匚镔|(zhì)生活、文化傳統(tǒng)、地理環(huán)境、歷史風(fēng)貌相映襯，能夠見證地區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會、文化的發(fā)展軌跡。

4.4 優(yōu)化檔案管理流程

以《不動產(chǎn)登記條例》為標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使不動產(chǎn)登記工作圍繞檔案業(yè)務(wù)工作核心形成一條流暢度高的工作流程。根據(jù)《條例》規(guī)定統(tǒng)一不動產(chǎn)登記的形式、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，以不動產(chǎn)單元為基本單位進(jìn)行登記工作，以唯一編碼形式記錄不動產(chǎn)相關(guān)信息，建立不動產(chǎn)單元制度，統(tǒng)一編碼形式，利于土地登記、房屋登記、海域使用權(quán)等各類不動產(chǎn)資源的規(guī)范管理，同時統(tǒng)一編碼提升檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。統(tǒng)一編碼并建立分類標(biāo)準(zhǔn)可以統(tǒng)一不動產(chǎn)檔案的歸檔范圍和分類規(guī)則?？茖W(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)是不動產(chǎn)檔案歸檔范圍依據(jù)，可以圍繞不動產(chǎn)管理活動中形成便于利用和長遠(yuǎn)保存的檔案資源。此外，規(guī)范不動產(chǎn)檔案管理，應(yīng)以檔案資源的開發(fā)利用為基礎(chǔ)，對不同類別的不動產(chǎn)進(jìn)行區(qū)別編碼和分類，同時應(yīng)建立涵蓋全面的分類規(guī)則，注意檔案資源整合的依據(jù)和范圍清晰，確保檔案管理業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)開展。

4.5 建立統(tǒng)一社會信用代碼等制度

對于不動產(chǎn)檔案的管理而言，大數(shù)據(jù)時代的便捷迅速，不僅局限于工作者和政府機(jī)構(gòu)的同一信息互通平臺，也需做到人民方便查詢，信息公開化，便捷全民化。具體可以通過在登記檔案機(jī)構(gòu)辦理后，由機(jī)構(gòu)統(tǒng)一發(fā)放相關(guān)編程技術(shù)處理后的加密條碼或是利用身份信息組成的編碼，建立一套統(tǒng)一社會信用代碼制度，如不動產(chǎn)的標(biāo)號與不動產(chǎn)持有人身份證號的代碼，不動產(chǎn)持有者使用專用查詢平臺登錄查看處理實(shí)時結(jié)果。同時健全這種社會信用代碼機(jī)制體系，將其關(guān)聯(lián)擴(kuò)展到其余業(yè)務(wù)，如房屋的租賃等等，引領(lǐng)不動產(chǎn)登記檔案管理走向新紀(jì)元。

5 結(jié)束語

新形勢下的不動產(chǎn)檔案管理不僅僅局限于管理工作的進(jìn)行，還包括了與我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的方方面面，相關(guān)部門應(yīng)積極面對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)并且建立新的目標(biāo)，迎難而上。以此促進(jìn)我國的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，讓我國的不動產(chǎn)登記檔案管理工作早日走上科學(xué)化和規(guī)范化。

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