事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討

吳灼之

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，優(yōu)化提升信息化管理水平，對于構(gòu)建便捷高效的檔案管理機(jī)制，推進(jìn)信息化檔案建設(shè)，保障事業(yè)單位各項工作有效運(yùn)行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優(yōu)勢著手，分析信息化管理過程中存在的問題，并提出了優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時期事業(yè)單位管理和服務(wù)工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;檔案;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.076

[中圖分類號]D630;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

為了更好地順應(yīng)現(xiàn)代社會管理和服務(wù)需求，充分利用信息化技術(shù)成果、深度實施信息化管理已成為事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作的必然要求。有效整合利用檔案信息資源，增強(qiáng)信息資源共享性，提升事業(yè)單位工作效能，是檔案管理工作中必須重視的重要問題。

1 ? ? 事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢

1.1 ? 緩解檔案管理工作強(qiáng)度

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展、廣泛應(yīng)用以及辦公軟件的升級完善，為事業(yè)單位開展檔案管理工作提供了便利，也明顯地緩解了檔案管理工作強(qiáng)度。利用搭建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、數(shù)字化錄入、網(wǎng)盤存儲等方式，檔案信息化管理工作有效克服了傳統(tǒng)檔案紙媒管理、人工錄入等管理方式的弊端，實施便捷的數(shù)字化處理，促使在檔案信息資源的采集、存儲、管理、使用、備份、共享和查詢等方面逐漸凸顯越來越明顯的優(yōu)勢。

1.2 ? 提高檔案管理工作效能

切實推進(jìn)檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術(shù)支持和發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作效能。創(chuàng)新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統(tǒng)，不僅能轉(zhuǎn)變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學(xué)性，而且能促進(jìn)檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規(guī)許可的范圍內(nèi)，事業(yè)單位內(nèi)部、各部門以及其他相關(guān)事業(yè)單位和部門之間通過科學(xué)創(chuàng)建工作局域網(wǎng)、加強(qiáng)溝通合作，能更好地實現(xiàn)信息互換和資源共享，進(jìn)而能夠提升管理工作效能，為事業(yè)單位決策和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3 ? 促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代信息社會，信息化建設(shè)是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務(wù)職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業(yè)單位實施公共決策、開展公共服務(wù)的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案信息化管理工作，有利于促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會公共事業(yè)的規(guī)劃和進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

2 ? ? 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

2.1 ? 不重視檔案信息化管理

在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，缺乏主動創(chuàng)新管理意識，缺少有效統(tǒng)籌規(guī)劃，常認(rèn)為檔案管理只是對相關(guān)人事檔案進(jìn)行保管和儲存，不舍得投入時間和精力，造成檔案信息化管理流于形式。尤其是隨著信息化管理要求的不斷提出，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以往所秉持的這種管理意識和態(tài)度已難以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

2.2 ? 未能有效開發(fā)檔案信息資源

信息技術(shù)發(fā)展為整合開發(fā)檔案信息資源提供了便利的技術(shù)支持，但有些事業(yè)單位未能有效利用檔案信息資源，采集應(yīng)用檔案信息資源的科學(xué)性明顯不足，低水平工作、重復(fù)加工、片面建設(shè)的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，欠缺完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并且數(shù)據(jù)的效益性和豐富性相對薄弱，檔案信息資源的開放與共享的程度極低。同時，由于某些檔案信息資源常涉及重要的國家機(jī)密，許多事業(yè)單位從防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、保障信息安全考慮，并未開展檔案信息資源的整合、開放、共享等，信息資源涉密管理非常嚴(yán)格，信息化管理常常只止于本單位系統(tǒng)內(nèi)部。

2.3 ? 檔案管理人員信息素質(zhì)較低

在信息化迅猛發(fā)展的背景下，檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)難以勝任管理工作需求。當(dāng)前，不少檔案管理員工大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，未受過專業(yè)管理培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識和信息化管理的新理念、新思維，知識儲備單薄，對應(yīng)掌握的現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)不熟悉，缺少信息化管理實戰(zhàn)經(jīng)驗，管理工作有效性、精確性不高，常無法順利完成相對復(fù)雜的信息化管理研究工作。

2.4 ? 檔案管理信息化應(yīng)用程度低

事業(yè)單位廣泛配備了電腦、打印機(jī)等檔案管理設(shè)備，并在辦公系統(tǒng)、設(shè)備更新與維護(hù)上投入了大量的資金，各種軟硬件設(shè)施也日趨完備。但還有相當(dāng)一部分基層事業(yè)單位仍沿用手工檢索的方式，把推行“無紙化”辦公等同于信息化管理，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)、檢索工具、數(shù)據(jù)化資源利用效率低，檔案信息更新不及時，信息資源的數(shù)字化處理和共享水平差。

3 ? ? 優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

深度應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提升事業(yè)單位檔案信息化管理實效，應(yīng)綜合考慮多方面的因素。

3.1 ? 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，合理規(guī)劃

一方面，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展和決策過程中的輔助作用，依照國家標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)抓檔案信息化管理。事業(yè)單位要把信息化建設(shè)作為強(qiáng)化管理的一項重要工作內(nèi)容，科學(xué)配置檔案管理辦公室和專職管理人員，加大信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)備和技術(shù)升級投入，嚴(yán)格檔案工作程序，提升管理水平。另一方面，事業(yè)單位要深入開展調(diào)研活動，研究制訂有利于促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案信息化管理總體規(guī)劃，并結(jié)合管理目標(biāo)和實際需求，靈活設(shè)計合理的遠(yuǎn)近期管理目標(biāo)、具體管理辦法，順利推進(jìn)檔案信息化管理。

3.2 ? 完善制度，規(guī)范監(jiān)管

健全完善的管理制度、規(guī)范有序的監(jiān)管辦法，將為優(yōu)化檔案管理提供保障。首先，事業(yè)單位要嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》和國家檔案管理條例，聯(lián)系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設(shè)計檔案管理工作考核辦法，依法嚴(yán)格治檔，杜絕以權(quán)謀私現(xiàn)象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強(qiáng)化對檔案信息化管理的有效制約和監(jiān)督。事業(yè)單位要堅持依法依規(guī)，切實融通事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，充分利用管理公開和社會監(jiān)督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監(jiān)督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環(huán)境。再次，完善檔案管理學(xué)習(xí)制度。事業(yè)單位要持續(xù)開展學(xué)習(xí)我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關(guān)的檔案管理規(guī)定，深化檔案管理制度認(rèn)識，更加規(guī)范有序地開展檔案管理工作。最后，事業(yè)單位要完善管理評估體系，對檔案管理工作進(jìn)行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細(xì)、做好。

3.3 ? 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息化管理需要積極轉(zhuǎn)變管理觀念，需要配置優(yōu)秀的管理人才和富有凝聚力的管理團(tuán)隊。第一，促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員轉(zhuǎn)變觀念，樹立優(yōu)化實施檔案管理的正確認(rèn)識，明確了解檔案信息化管理的內(nèi)涵、優(yōu)勢、不足和重要意義，增強(qiáng)信息化應(yīng)用意識。第二，加大檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在管理工作實踐中，事業(yè)單位可以利用內(nèi)部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導(dǎo)等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責(zé)任心、具備檔案專業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強(qiáng)輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質(zhì)。事業(yè)單位必須對管理人員的計算機(jī)專業(yè)知識、應(yīng)用技能、綜合素質(zhì)等進(jìn)行有針對性培訓(xùn)，注重考核管理業(yè)務(wù)能力，提高他們對檔案管理的思想認(rèn)識，培養(yǎng)出高素質(zhì)的、熱心致力于檔案管理事業(yè)的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)知識開展檔案管理工作。檔案管理實質(zhì)就是知識管理。事業(yè)單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學(xué)習(xí)，靈活利用掌握的新知識、新技術(shù)和新方法來開展檔案信息化管理活動。

3.4 ? 完備設(shè)施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業(yè)單位必須加大資金投放力度，注重應(yīng)用性軟硬件信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，事業(yè)單位要根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個科學(xué)實用的檔案信息運(yùn)營網(wǎng)站，實施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網(wǎng)頁形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業(yè)單位各個部門要及時整合相關(guān)檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機(jī)的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實施信息化管理。最后，事業(yè)單位還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲、管理、維護(hù)，充實檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

4 ? ? 結(jié) 語

檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工程，事關(guān)事業(yè)單位能否持續(xù)發(fā)展。在管理實踐中，事業(yè)單位還應(yīng)堅持努力，結(jié)合實際管理工作需要和具體問題，加強(qiáng)信息化管理，不斷提高管理工作效能，以更好地為事業(yè)單位管理和決策服務(wù)。

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