事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究

閆 婷

（青島大學(xué)科技處，山東 青島 266071）

當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位很多，其維持著社會的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在促進(jìn)社會進(jìn)步發(fā)展中至關(guān)重要。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理問題比較嚴(yán)重，例如觀念落后、管理方式滯后等，這對事業(yè)單位的日常工作產(chǎn)生了較大的影響。由于檔案的數(shù)量增加，但管理的效率逐漸下降，從而對事業(yè)單位造成了較大的影響。因此，需要重點(diǎn)推進(jìn)檔案事業(yè)管理的規(guī)范化，通過科學(xué)有效的方式來對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

一、檔案管理規(guī)范化的重要性分析

檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中重要性不言而喻，當(dāng)前，檔案管理的規(guī)范化程度會對事業(yè)單位的管理能力產(chǎn)生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)管理能力的高低，對整個單位的運(yùn)行和發(fā)展都會產(chǎn)生影響，基于此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的規(guī)范化程度對于提升員工檔案管理意識意義重大。在當(dāng)前市場發(fā)展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位注入競爭力。

檔案管理包括事業(yè)單位整體的發(fā)展脈絡(luò)，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對于單位的發(fā)展比較重要，能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖嫉囊罁?jù)。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（一）管理滯后

當(dāng)前很多事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質(zhì)檔案進(jìn)項(xiàng)分類后放入指定的場所。在需要用到相關(guān)文件時再進(jìn)行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理當(dāng)中采取的主要方式。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，工作的內(nèi)容逐漸精細(xì)化，檔案的數(shù)量也明顯提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率都產(chǎn)生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅(jiān)持與時俱進(jìn)，不能夠停滯不前，因此需要實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，以此來提升檔案化管理的實(shí)際效率。

（二）對檔案管理的認(rèn)知水平不足

當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位會將一些實(shí)際的工作作為核心任務(wù)，對檔案管理的認(rèn)知不足，因此在實(shí)際的工作當(dāng)中比較松懈，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案的管理工作，認(rèn)為這種工作對于單位的發(fā)展毫無幫助?；诖?，在安排人員時以一線工作為主，會將一些年齡較大或者水平不足的員工來進(jìn)行檔案管理工作，這些員工的工作熱情較低，工作能力也不足，難以在實(shí)際的管理工作當(dāng)中投入自身全部精力。與此同時，上級部門在進(jìn)行考核的過程當(dāng)中不會考核檔案管理工作，這就導(dǎo)致對檔案管理工作的積極性下降。另外，工作人員在填寫檔案的過程當(dāng)中存在字跡潦草、內(nèi)容簡單的情況，降低了檔案存在的價值，不能夠?qū)?shí)際的工作帶來幫助。

（三）檔案管理的科學(xué)水平比較低

信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步使其在各個行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)該利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)水平。機(jī)關(guān)單位需要利用信息技術(shù)的自身特點(diǎn)建立文檔和辦公信息一體化的電子檔案。通過電腦來對檔案進(jìn)行修改、保存以及運(yùn)輸。這對于檔案的管理技術(shù)和模式也是一次挑戰(zhàn)，雖然電子檔案自身優(yōu)勢十分顯著，但是由于容易受到入侵和破壞，這會造成檔案的丟失，造成重大損失，因此電子檔案的安全和穩(wěn)定也是檔案管理工作需要解決的問題。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略

（一）升級檔案管理方式

當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作比較繁忙，因此會在工作當(dāng)中運(yùn)用到大量的數(shù)據(jù)，例如檢查企業(yè)是否更新了全新的生產(chǎn)方式等問題，這就需要調(diào)取數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析和研究。如果利用信息化的檔案管理方式就能夠?qū)υ械臄?shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取，提升管理的效果。另外，檔案材料的種類比較多樣，在管理檔案的過程當(dāng)中，事業(yè)單位的工作人員要做好檔案的維護(hù)工作，例如通過查殺病毒、數(shù)字化掃描等方式來保護(hù)檔案的安全性不被惡意侵犯，對于十分重要的檔案資料要進(jìn)行備份。因此需要在管理檔案的過程中實(shí)施信息化，以此來提升管理效率。

（二）提升檔案管理的意識

檔案管理的工作不會創(chuàng)造出直接利益，但是能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，以此來實(shí)現(xiàn)自身價值。檔案對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作來說能夠起到較好的輔助作用，調(diào)取檔案的效率高就能夠系統(tǒng)性的排查重點(diǎn)工作。另外，可以利用信息化的方式來存儲一些不便于紙質(zhì)檔案存儲的數(shù)據(jù)和穩(wěn)健，再進(jìn)行調(diào)取時也十分便利，提升效率?；诖?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要注重落實(shí)檔案管理的信息化，宣傳信息化的優(yōu)勢，改變事業(yè)單位相關(guān)人員的傳統(tǒng)觀念。

（三）理順管理體制

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工要改變對檔案管理的舊有觀念，提升對檔案管理的重視度。在挑選人員時，要選擇能力出眾、責(zé)任感較強(qiáng)的員工來進(jìn)行管理。雖然檔案管理工作具有基礎(chǔ)性，但是對于細(xì)節(jié)十分注重，因此要求工作要嚴(yán)謹(jǐn)，不能夠發(fā)生任何差錯。與此同時，要根據(jù)單位的具體情況制定出管理制度，并在實(shí)際中不斷進(jìn)行完善，將管理檔案的責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，這樣才能夠避免發(fā)生互相推卸工作和責(zé)任的情況，提升檔案管理的有效性。另外，需要通過不同的培訓(xùn)方式來提升檔案管理人員的專業(yè)知識和操作技能，上級部門在考核的過程中要加強(qiáng)對檔案管理工作的考核，提升部門工作的責(zé)任心。

（四）普查案卷

在檔案當(dāng)中也會存在很多價值比較小，或者對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作沒有幫助的檔案，這些檔案在制作的過程當(dāng)中十分粗糙，會加大工作量，對資源也會造成一定的浪費(fèi)。因此，要定期對檔案進(jìn)行清理，保留價值較高的檔案，這是加強(qiáng)檔案管理最為重要的工作。檔案部門要根據(jù)自身情況對檔案合理有效地進(jìn)行分類，定期進(jìn)行清理，將價值無用的檔案資料清理掉，這樣才能夠提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)信息化管理的效果。

（五）根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行重組

對于內(nèi)容比較復(fù)雜和信息量比較大的檔案，要對其進(jìn)行重新組，將相互之間存在聯(lián)系的文件進(jìn)行組合，這是進(jìn)行重組的原則。如果檔案沒有頁碼和目錄，要重新制作并編寫頁碼，保證經(jīng)過重組過后的檔案符合標(biāo)準(zhǔn)，更加規(guī)范化。通過重組的方式，能夠?qū)芾碣Y源進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，解放檔案室的場地，提升管理的質(zhì)量和效率。

（六）提升著錄的規(guī)范化程度

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，著錄工作是其前提和基礎(chǔ)工作，其能夠提升計(jì)算機(jī)管理的可靠性和有效性。基于此，有關(guān)部門需要根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)和條例的實(shí)際規(guī)定，嚴(yán)格控制自身的著錄行為。每個檔案管理部門的實(shí)際條件參差不齊，因此在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理時會有不同的技術(shù)要求，因此要從自身的實(shí)踐出發(fā)來結(jié)合計(jì)算機(jī)的管理方法，制定出科學(xué)有效的著錄細(xì)則。

（七）對分類號進(jìn)行統(tǒng)一

在檢索計(jì)算機(jī)的過程當(dāng)中，需要根據(jù)檔案的分類號來進(jìn)行。因此，制作分類號的優(yōu)良對于計(jì)算機(jī)檢索的效率和結(jié)果都會產(chǎn)生較大的影響。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類的過程當(dāng)中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，另外，還需要根據(jù)自身的實(shí)際情況來劃分，提升檔案自身的利用價值。另外，在進(jìn)行分類的過程當(dāng)中，要提升分類的審查力度，對不合理的分類及時地進(jìn)行糾正，并且要組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)知。盡量將前后標(biāo)引一致，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)和效果。

四、結(jié)束語

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理逐漸開始以電子文件作為載體，從而實(shí)現(xiàn)其信息化。這種檔案管理的方式記錄的內(nèi)容更加豐富，自身的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度更高，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中應(yīng)用文字等方式存儲檔案的弊端，是檔案管理方式的進(jìn)一步升級。提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是未來的趨勢，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提升對于檔案管理的重視程度，制定出科學(xué)有效的管理模式，提升檔案管理的質(zhì)量和水平，從而適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展需求。