事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與對策

燕麗

摘 要：在當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展過程中，有效開展人事檔案管理工作能確保不同的人才在不同的崗位上發(fā)揮更積極的作用，從而對事業(yè)單位的工作起到幫助作用，全面推進(jìn)社會發(fā)展水平。在此環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作更需要遵循社會發(fā)展實(shí)際，并對當(dāng)前工作進(jìn)行有效調(diào)整。本文將針對事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，并針對當(dāng)前工作的問題制定有效的應(yīng)對方案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；現(xiàn)狀；對策

事業(yè)單位的人力資源管理工作直接關(guān)系到事業(yè)單位的整體工作積極性和人才隊(duì)伍的培養(yǎng)質(zhì)量，所以必須重視人事檔案管理工作，當(dāng)前事業(yè)單位的人力資源工作相對滯后，人事檔案的管理也存在較多的問題，這嚴(yán)重制約了事業(yè)單位人力資源工作質(zhì)量的提升，同時也不利于事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量的提升。所以本文以筆者工作經(jīng)驗(yàn)為例，深入探討了事業(yè)單位的人事檔案管理工作意義及優(yōu)化措施。

1 人事檔案管理工作的意義

1.1 人事檔案管理能夠優(yōu)化人力資源的配置

人事檔案是人力資源管理中的重要基礎(chǔ)資料，在事業(yè)單位的人力資源管理過程中，相關(guān)崗位的人員會出現(xiàn)各種職務(wù)變遷和崗位調(diào)整，這些信息都會體現(xiàn)在人事檔案中，因此通過人事檔案，可以對人力資源的變化情況實(shí)現(xiàn)連續(xù)性的查看與管理，可以顯著優(yōu)化人力資源配置。

1.2 人事檔案管理可以提供真實(shí)的員工信息

要想更好的調(diào)動事業(yè)單位人員的積極性，就需要根據(jù)員工的自身特點(diǎn)及能力調(diào)整其工作崗位，從而實(shí)現(xiàn)工作崗位與人員能力的最佳匹配，這個時候就需要真實(shí)的掌握各個員工的情況，包括員工的自身綜合素質(zhì)、道德水平、工作履歷、技術(shù)水平等等，這些信息都可以通過人事檔案進(jìn)行查詢和了解，所以人事檔案管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員調(diào)整的重要參考資料。

1.3 人事檔案管理是人事管理工作的重要依據(jù)

在日常的人事管理過程中，不管是周期性的績效考核還是干部的任免，都需要參考人事檔案，還有涉及到單位人才儲備及各崗位后備人才培養(yǎng)方案的指定工作時，都要通過認(rèn)識檔案充分的了解到各個人員的實(shí)際情況才能正確的制定出方案，所以人事檔案管理是人事管理工作的最基礎(chǔ)工作。

2 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)工作人員對工作不夠重視

這種問題的出現(xiàn)主要針對的是個別經(jīng)辦人員，由于在日常工作中對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，所以也使得這項(xiàng)工作的開展出現(xiàn)了很多問題，比如對檔案材料的上交不及時、資料信息準(zhǔn)確性低，最為嚴(yán)重是對歸檔的資料不夠重視，難以正確和直觀地反映個人的真實(shí)情況，這也使得在任用和審查過程中檔案存在的意義不高，最終工作效率無法得到有效保證。

2.2 管理人員的責(zé)任意識淡薄，自身素質(zhì)不高

當(dāng)前事業(yè)單位普遍對人事檔案認(rèn)識不夠清晰，許多的人事檔案管理工作流于表面，缺乏完善的人事檔案管理系統(tǒng)和人事檔案工作流程，人事檔案的管理人員一方面綜合素質(zhì)不高，另一方面自身懈怠，這就導(dǎo)致整個檔案管理工作缺陷過多，很難發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)支持作用，也難以通過檔案信息來支持人力工作。這樣的檔案管理工作成了單位的負(fù)擔(dān)，無法讓人事檔案成為單位人力資源的寶貴財富。個別事業(yè)單位的人事檔案管理安排臨時人員進(jìn)行管理，專業(yè)性的檔案管理人才匱乏，檔案管理制度直接復(fù)制其他單位的制度，不針對自身情況進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化，這些問題的根源都在于管理人員的認(rèn)識不到位。

2.3 管理方式較落后

人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，還需要具有過硬的專業(yè)知識。但是在實(shí)際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員并不具備專業(yè)素質(zhì)，這就導(dǎo)致在實(shí)際的工作中會出現(xiàn)很多問題。同時由于科技發(fā)展迅速，信息化水平不斷提高，很多地區(qū)已采用無紙化辦公，通過電腦網(wǎng)絡(luò)來開展工作，然而仍然有很多地方的檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也不利于日常管理工作的進(jìn)行。

3 事業(yè)單位人事檔案管理對策

3.1 對人事檔案管理意識進(jìn)行提升

首先對職工自身的檔案管理意識進(jìn)行提升，特別是要關(guān)注對資料的提交過程和信息的匯總，更應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)核查，保證檔案資料能全面、及時、準(zhǔn)確提交到工作人員手中。其次，檔案管理工作人員也應(yīng)該進(jìn)一步提升自身業(yè)務(wù)能力和工作水平，比如怎樣應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行有效的分類管理。這不僅能對檔案查閱和調(diào)閱的準(zhǔn)確性進(jìn)行提升，同時還能對工作人員的工作效率進(jìn)行提升。最后領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該對這項(xiàng)工作給予充分的重視，并提供相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持，進(jìn)一步對人事檔案管理工作進(jìn)行完善。

3.2 提升管理者的管理意識和自身素質(zhì)

由于人事檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，并且管理工作和管理人員的能力也有著緊密的聯(lián)系，因此更需要對管理人員的管理意識和自身素質(zhì)進(jìn)行提升。首先，對于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)。其次，和其他兄弟單位進(jìn)行溝通交流。比如讓事業(yè)單位的檔案管理人員去工作效果比較好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理模式。最后，定期對檔案管理技能進(jìn)行考核。不能將工作只停留在口頭上，要落到實(shí)處，并定期地進(jìn)行考核評比，從而提高員工在工作中的實(shí)際運(yùn)用能力，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理方式

在實(shí)際的管理過程中，檔案管理工作是涉及到多部門聯(lián)動的一個系統(tǒng)性業(yè)務(wù)，為了更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理，單位必須有專門的檔案管理人員和機(jī)構(gòu)，所有的檔案必須紙質(zhì)版、電子版信息一致且齊全，制定出專門的人事檔案管理規(guī)定，并確保檔案信息的安全。在日常的人事檔案管理過程中，一方面需要提高人事檔案更新的效率，對于人事變動信息，及時的進(jìn)行更新和存檔；另一方面，嚴(yán)格執(zhí)行借閱權(quán)限制度，不得隨意借閱人事檔案信息，保證信息安全。

4 結(jié)束語

當(dāng)前雖然我國很多工作都在社會發(fā)展和進(jìn)步的過程中得到了顯著的進(jìn)步，但是仍然存在一些細(xì)節(jié)性問題沒有得到解決。如果這些問題不能得到有效解決，必然會對事業(yè)單位的整體進(jìn)步和發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用，因此在今后的工作中，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都應(yīng)該加強(qiáng)關(guān)注，從而制定和探索更有效的解決方式，全面提升事業(yè)單位整體工作效率和質(zhì)量。

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