高校人事檔案管理工作的問題與改革路徑

侯珍珠

摘 要：對(duì)于高校人事檔案管理工作來說，重點(diǎn)在于對(duì)內(nèi)部教職工的個(gè)人信息、教學(xué)教研信息等數(shù)據(jù)資料的管理。人事檔案管理具有極強(qiáng)的專業(yè)性和保密性的特征，因此在管理過程中必須要采取科學(xué)對(duì)策，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提升，為高校各項(xiàng)工作提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作，對(duì)當(dāng)前高校人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了有針對(duì)性的改革路徑。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；管理問題；改革路徑

十九大以來，在全面推進(jìn)從嚴(yán)治黨的新形勢(shì)下，黨和國(guó)家政府更加強(qiáng)調(diào)干部隊(duì)伍建設(shè)，也積極組織推進(jìn)了人事檔案專項(xiàng)審核工作，對(duì)于各大高校來說，也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)開展人事檔案審查。在新時(shí)期下，深入理解認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要性，分析其中存在的問題，從問題著手尋求有針對(duì)性的改革對(duì)策，充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值與作用，對(duì)高校發(fā)展而言意義重大。

1 高校人事檔案管理工作的重要性

高校人事檔案管理工作的開展過程中，通常是以教職工團(tuán)隊(duì)作為基礎(chǔ)，會(huì)對(duì)高校日常教學(xué)管理工作、教學(xué)研究工作等產(chǎn)生一定的影響和作用。另外，高校人事檔案的有效管理還能夠?yàn)榻搪毠ば匠暾{(diào)整、干部選拔任用和教職工評(píng)價(jià)等各項(xiàng)工作帶來準(zhǔn)確的依據(jù)。所以高校人事檔案管理屬于高校內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，也是高校做好其他各項(xiàng)工作的重要前提，確保人事檔案管理工作的客觀性與真實(shí)性十分關(guān)鍵。在工作實(shí)踐中，干部人事檔案審核是否高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，會(huì)在很大程度上對(duì)高校內(nèi)部工作帶來影響，還會(huì)影響到高校管理層的決策，甚至對(duì)教職工的自身利益帶來影響。因此堅(jiān)持定期對(duì)這類重要的人事檔案信息展開審核工作，不但可以防止高校管理層做出不合理的人事決策，同時(shí)還可以促進(jìn)人事檔案資源開發(fā)利益效率的提升，站在高校的角度來說，在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用的過程中，若存在帶“病”提拔的問題，必然會(huì)對(duì)高校未來的健康發(fā)展產(chǎn)生影響。如此一來不僅僅會(huì)讓高校利益受到影響，同時(shí)還可能危害黨和國(guó)家的利益，所以應(yīng)當(dāng)真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，努力開展好人事檔案管理

工作。

2 高校人事檔案管理工作的問題

首先，高校人事檔案管理工作制度還需要進(jìn)行完善，部分高校領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)人事檔案管理工作引起充分重視，也沒有重視相關(guān)管理制度的建設(shè)與完善。近年來高等教育普及率的逐漸提升，高校教職工和學(xué)生數(shù)量持續(xù)增加，人事檔案數(shù)據(jù)信息也越來越多，但大部分高校依舊沿用過去的檔案管理工作制度，從而導(dǎo)致管理制度和實(shí)際工作出現(xiàn)偏差，表現(xiàn)出人事檔案信息收集不規(guī)范、查閱制度不健全等問題，從而造成人事檔案數(shù)據(jù)信息的殘缺。

其次，高校人事檔案管理工作人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升，近年來高校內(nèi)部教職工以及學(xué)生人數(shù)持續(xù)增加，流動(dòng)性也逐漸加大，要求人事檔案管理工作人員必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)能力。但從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，高校人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)還相對(duì)滯后，表現(xiàn)為人事檔案管理工作人員數(shù)量不足，部分高校并未配置足夠的檔案管理工作人員，從而影響到人事檔案管理工作的有序開展；同時(shí)檔案管理工作人員專業(yè)能力不足，常常存在兼職或者臨時(shí)委任的人事檔案管理人員，年輕的管理人員專業(yè)能力強(qiáng)但經(jīng)驗(yàn)不足，年齡偏大的管理人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富但新技術(shù)掌握不是非常牢固[1]。

最后，人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作中，常常處于被動(dòng)接受材料信息的狀態(tài)，加之缺乏科學(xué)的信息收集方法，在這一過程中很容易出現(xiàn)問題，造成檔案數(shù)據(jù)信息收集不完整，或者存在少項(xiàng)、漏項(xiàng)的問題；另外高校人事檔案數(shù)據(jù)信息的整理、分類和甄別的工作量相對(duì)較大，如果在工作中出現(xiàn)違規(guī)或失誤的問題，會(huì)在很大程度上影響到人事檔案資源的后續(xù)開發(fā)利用問題。

3 高校人事檔案管理工作的改革路徑

3.1 健全人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作屬于較為系統(tǒng)性和專業(yè)性的工作，具有保密性較高、涉及面較廣的特征，所以應(yīng)當(dāng)盡快促進(jìn)人事檔案管理制度的完善。目前來說大部分高校都建立了符合自身情況的檔案管理制度，但還有待進(jìn)一步完善，筆者在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作必須要積極建立完善人事檔案查閱借閱制度、人事檔案材料收集整理制度、人事檔案數(shù)據(jù)信息保密制度、人事檔案管理工作人員職責(zé)等相關(guān)制度。另外，高校不僅要制定和完善涉及到人事檔案管理工作的一系列制度，同時(shí)還必須要確保這些制度能夠最終得以貫徹落實(shí)，確保人事檔案管理工作人員能夠在實(shí)際工作中履行好自身職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，從而推動(dòng)高校人事檔案管理工作的不斷發(fā)展[2]。

3.2 加強(qiáng)檔案人才培訓(xùn)工作

為進(jìn)一步促進(jìn)高校人事檔案管理工作效率的有效提升，必須要重視檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，確保檔案管理人員能夠在開展實(shí)踐工作的過程中不斷增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)能力，促進(jìn)人事檔案管理效率的提高。對(duì)于人事檔案管理而言，管理人員必須要從思想觀念上引起重視，這是開展一切工作的基礎(chǔ)和前提，為確保人事檔案管理工作的實(shí)效性，高校方面需要定期針對(duì)檔案管理人員展開培訓(xùn)，采取各種方式來促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)能力的提高，比如說組織開展講座活動(dòng)、技能競(jìng)賽、到其他高校借調(diào)學(xué)習(xí)等方式，同時(shí)開展信息技術(shù)知識(shí)教育培訓(xùn)，讓更多人事檔案管理人員能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和信息系統(tǒng)的應(yīng)用。另外還需要對(duì)新進(jìn)檔案管理人員實(shí)施崗前培訓(xùn)，并對(duì)其實(shí)施考核評(píng)價(jià)，考核通過后再讓其上崗，確保人事檔案管理工作質(zhì)量得以保障。

3.3 完善檔案管理工作流程

高校人事檔案管理通常來說比普通企業(yè)檔案管理工作更加嚴(yán)格和規(guī)范，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)高校制定的工作流程以及相關(guān)制度來執(zhí)行。比如說在高校人事檔案管理活動(dòng)過程中，要求檔案相對(duì)人提供上一份工作的離職證明，不管檔案相對(duì)人之前工作的單位目前是否存在，都需要其辦理就職單位的離職證明，否則不予入檔或調(diào)檔。這樣過于嚴(yán)格的管理模式，導(dǎo)致檔案相對(duì)人在辦理相關(guān)轉(zhuǎn)檔事宜的過程中出現(xiàn)了很多問題和困難。在檔案轉(zhuǎn)移時(shí)往往也可能產(chǎn)生各種不確定性因素，所以高校檔案管理工作流程必須要結(jié)合可能存在的轉(zhuǎn)檔風(fēng)險(xiǎn)，重新制定和完善更加科學(xué)合理的工作流程，把可能出現(xiàn)的各種問題和不確定性因素都囊括其中。針對(duì)無法提供離職證明的檔案相對(duì)人，能夠讓其提供可以證明自己已經(jīng)離職的其他信息憑證，比如說銀行流水或者社保流水等信息，同時(shí)簽訂責(zé)任厘清協(xié)議，這樣一來不但可以有效規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也能夠方便檔案相對(duì)人辦理相關(guān)事宜[3]。

3.4 加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用

為高校引入更多人才，為高校管理層提供決策幫助，這是人事檔案管理工作的重要作用，唯有進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)和利用工作，才能夠充分凸顯其價(jià)值。國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中要求，必須要進(jìn)一步創(chuàng)新和改革服務(wù)方式，多種渠道開發(fā)檔案資源，促進(jìn)檔案公共服務(wù)能力提升。高校人事檔案管理屬于高校人才資源管理的重要一環(huán)，可以為高校教學(xué)和教研工作帶來可靠穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持，確保高校內(nèi)部教職工的合理流動(dòng)以及優(yōu)化配置，所以，在今天這樣一個(gè)人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，高校人事檔案管理人員必須要主動(dòng)為人才甄別、人才挖掘和人才使用帶來第一手資料，借助于深入挖掘檔案開發(fā)與利用服務(wù)，才能夠?yàn)楦咝Ｈ耸虏块T選拔任用提供參考，確保人盡其才、才盡其用。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校人事檔案管理屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性的工作，當(dāng)前在人事檔案管理過程中依舊還存在一些問題，需要高校管理層引起充分的重視。在全面深化改革的新時(shí)期下，為適應(yīng)科學(xué)化與信息化的要求，讓人事檔案管理工作能夠更好的為高校發(fā)展服務(wù)，相關(guān)管理工作人員必須要切實(shí)轉(zhuǎn)變自身思想觀念，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，通過各種科學(xué)對(duì)策來處理好人事檔案管理的突出問題，促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)能力的提升，盡可能發(fā)揮出人事檔案資源的開發(fā)和利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]楊陽(yáng).加強(qiáng)高校人事檔案審核工作的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：122.

[2]趙子葉.高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略[J].農(nóng)家參謀，2018（21）：244.

[3]賈艷云.新時(shí)期高校人事檔案的開發(fā)利用策略探討[J].蘭臺(tái)世界，2018（10）：92-94.