供電公司科技檔案的管理與利用

王璟　任曉梅

摘 要：科技檔案無論是對哪一種企業(yè)而言，都是一種具有較大開發(fā)潛力的隱形資源，這種資源的價值必須要經(jīng)過開發(fā)利用，才能展現(xiàn)出自身的經(jīng)濟價值，創(chuàng)造經(jīng)濟效益。本文旨在探究如何收集和利用供電公司的科技檔案，并且發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟效益，正確及高效地開展科技檔案利用工作。

關(guān)鍵詞：供電公司 科技檔案 管理與利用

對于供電企業(yè)自身發(fā)展而言，利用好企業(yè)的科技檔案，有利于提升其經(jīng)濟效益，所以供電企業(yè)必須要在實際發(fā)展中，將以往的科技檔案信息資源進行開發(fā)和利用，挖掘出科技檔案的信息資源價值，為企業(yè)發(fā)展注入新的活力。供電企業(yè)的科技檔案具有信息量大、涉及層面廣等多種特征，反映出供電企業(yè)科技發(fā)展過程，并且對企業(yè)經(jīng)營成果具有較大的影響。所以供電企業(yè)的科技檔案管理工作，不僅是將材料訂裝成檔，還要實現(xiàn)科技人員與檔案管理人員的共同協(xié)作，確實挖掘檔案的信息價值，將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，讓企業(yè)能在檔案管理利用中獲取經(jīng)濟效益。

一、供電企業(yè)科技檔案管理的要求及作用

新時期以來，我國各行業(yè)對科學的檔案管理重視度不斷提升，尤其是電力行業(yè)中，已經(jīng)將科技檔案管理作為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略工作之一，尤其要注重科技檔案管理的創(chuàng)新與改革。就檔案本身而言，單位發(fā)展過程中擔任著記錄者的角色，主要是對單位發(fā)展的各種事情進行記錄及信息收集與整理，便于了解檔案的運營模式及發(fā)展歷程。供電企業(yè)的檔案管理工作具有較強的政治性及保密性等特點，單位所有管理層都要對檔案進行重點關(guān)注。

由于人們的生活離不開電力，所以隨著電的普及使用，供電企業(yè)必須要在發(fā)展過程中，做好科技檔案管理工作，在記錄所有工作人員的勞動成果的同時，還要突出單位科技的發(fā)展。供電企業(yè)科技檔案管理主要是記錄科技方面的研究成果，組織架構(gòu)改善的整體過程，具體的主要有科研項目的確定、審核、校驗、舉辦活動的過程，高新技術(shù)的產(chǎn)生及應(yīng)用等，此外還會記錄公司發(fā)展的基礎(chǔ)材料、原始憑證、實驗原始數(shù)據(jù)，還有上下級的批示文件以及交流文檔等?？萍紮n案是將活動本身記錄下來，以便于后人進行研究。

近幾年來，我國各行業(yè)逐步意識到了科技檔案管理的經(jīng)濟效益，正在不斷地促進科技檔案管理水平的提升，運用現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)來開發(fā)及利用科技檔案信息資源，為企業(yè)做好科技檔案的信息服務(wù)工作，發(fā)揮科技檔案管理的基礎(chǔ)工作作用。

二、供電企業(yè)科技檔案的特征

（一）突出的專業(yè)性

供電企業(yè)的科技檔案主要是針對企業(yè)建設(shè)及生產(chǎn)過程進行記錄和信息收集，其突出的專業(yè)性主要是體現(xiàn)供電企業(yè)日常生產(chǎn)及活動過程的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)資料收集和生活上，這些數(shù)據(jù)信息與一般的科技檔案具有較大的差異，主要是體現(xiàn)出了電力系統(tǒng)的專項技術(shù)措施和專業(yè)的技術(shù)手段。

（二）類型的多樣性

供電企業(yè)的科技檔案具有多個類型，而且檔案本身也具有多樣化的特征，從專業(yè)角度看，供電企業(yè)的技術(shù)檔案中記載的企業(yè)建設(shè)及工業(yè)運行的相關(guān)技術(shù)資料，涵蓋了建筑、設(shè)備、運行等多種技術(shù)資源，并且是供電企業(yè)生產(chǎn)及建設(shè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。所以，科技檔案中所記載的資料，涵蓋了多領(lǐng)域的資源及信息。

（三）完整的系統(tǒng)性

供電企業(yè)中的電力技術(shù)檔案，針對的是實際生產(chǎn)過程，而生產(chǎn)過程并不是一個相對獨立的技術(shù)過程，不僅涵蓋了多個操作環(huán)節(jié)，且這些操作環(huán)節(jié)構(gòu)成了一個完整的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)檔案在實際生產(chǎn)過程中都具有較大的內(nèi)在聯(lián)系，某個專項檔案的數(shù)據(jù)與其他專項檔案內(nèi)容具有較大的關(guān)聯(lián)性，從而使供電企業(yè)的科技檔案具有完整的系統(tǒng)性。

（四）信息的實時性

檔案信息與網(wǎng)絡(luò)信息一樣，都具有較強的實時性。供電企業(yè)科技檔案所記載的信息，針對某個時期的工業(yè)生產(chǎn)及技術(shù)調(diào)整的真實記錄，其所記載的數(shù)據(jù)在某個時期內(nèi)是實時變化的，反映出的是特定生產(chǎn)過程及環(huán)節(jié)中的參數(shù)及數(shù)據(jù)資料等。所以，供電企業(yè)的科技檔案信息具有較強的實時性，如設(shè)計單位所提供的藍圖及施工資料，這些數(shù)據(jù)在后期的系統(tǒng)維護及系統(tǒng)改造中具有較大的參考價值。

三、供電企業(yè)科技檔案管理所面臨的問題

新時期下，供電企業(yè)想要發(fā)揮檔案信息的資源價值，創(chuàng)造出可觀的經(jīng)濟效益，就必須要從意識上認識到科技檔案管理的重要性，提升科技檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，并且完善科技檔案的管理制度。然而，由于傳統(tǒng)管理思想及管理方式的局限性，現(xiàn)階段供電企業(yè)想要實現(xiàn)科技檔案管理的經(jīng)濟效益，還受到多方面因素的制約。

（一）檔案管理地位邊緣化

由于以往供電企業(yè)在思想上意識不到科技檔案管理的重要性，導(dǎo)致科技檔案管理并不受到上級領(lǐng)導(dǎo)層及管理層的重視，一般的員工也沒有意識到科技檔案管理的價值，導(dǎo)致檔案管理工作并不受多數(shù)人歡迎，檔案管理的地位也逐步邊緣化。供電企業(yè)在實際發(fā)展中更加注重電力建設(shè)方面的工作，對于電力科技檔案的管理，所投入的資金及能力有限，現(xiàn)如今很多供電企業(yè)的電力檔案室設(shè)備不夠齊全，且檔案管理技術(shù)水平較低。這不僅限制了科技檔案管理水平的發(fā)展，而且導(dǎo)致檔案管理人員缺乏積極性，科技檔案管理漏洞較多，導(dǎo)致檔案資料的完整性及準確性顯著降低，從而影響了檔案的利用價值。

（二）缺乏完善的科技檔案管理制度

現(xiàn)如今供電企業(yè)所遵循的科技檔案管理制度，多數(shù)都是遵循傳統(tǒng)的管理理念及檔案工作思想所制定出來的，并沒有隨著時代發(fā)展的變化，制定新的科技檔案管理制度和相應(yīng)的規(guī)范體系，以致于目前科技檔案管理制度漏洞較多。供電企業(yè)各部門之間在進行檔案管理及資源收集、信息共享的時候，會出現(xiàn)脫節(jié)的情況。由于各部門的科技檔案都是分散保管的，并沒有統(tǒng)一設(shè)置專門的科技檔案管理機構(gòu)及小組，導(dǎo)致電力檔案無法被完整地收集起來并進行妥善的保管，從而降低了科技檔案的管理水平，也加大了科技大學信息資源開發(fā)及利用的難度。

（三）缺乏高素質(zhì)的管理人員

由于很多供電企業(yè)并沒有設(shè)置專門的科技檔案管理崗位及機構(gòu)，如今從事檔案管理的工作人員都不是專業(yè)的檔案管理人才，基本上都是以兼職的形式進行檔案的管理。在現(xiàn)代化背景下，一名合格的檔案管理人員應(yīng)該具備較強的文字表達及邏輯思維能力，還能夠熟練運用各種現(xiàn)代技術(shù)進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的自動化及智能化。供電企業(yè)沒有大力引進這方面的專業(yè)人才，對于負責檔案管理的人員也沒有做出明確的要求，多數(shù)都是直接從其他部門進行調(diào)配人員，臨時進行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和連貫性，大大降低了檔案管理的效率及價值。

四、優(yōu)化供電企業(yè)科技檔案管理與利用的有效策略

在新時期下，在科技檔案管理中實現(xiàn)經(jīng)濟效益，提升供電企業(yè)的科技檔案管理水平的背景下，供電企業(yè)必須轉(zhuǎn)變自身的檔案管理意識，順應(yīng)時代的發(fā)展變化，實現(xiàn)科技創(chuàng)新檔案管理及服務(wù)，實施新的科技檔案管理及利用機制，注重運用科技檔案管理的信息資源。

（一）建立科技檔案管理崗位，打造高素質(zhì)的科技檔案管理團隊

供電企業(yè)要順應(yīng)時代的發(fā)展，基于科技檔案信息資源的利用價值和經(jīng)濟效益，應(yīng)針對科技檔案的管理及利用，設(shè)置專門的管理崗位及利用崗位，并且注重科技檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)技能培訓，大力引進專業(yè)的檔案管理人員。換言之，供電企業(yè)必須要將掌握了較強科技檔案管理及電力工程基礎(chǔ)知識，可運用現(xiàn)代信息技術(shù)及計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源整理和利用的專業(yè)科技檔案管理人員，配置到科技檔案管理崗位中。這樣一來，就能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，更好地發(fā)揮科技檔案的作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù);提升企業(yè)的科技檔案管理及利用水平，解決以往科技檔案資料完整性及準確性較低的問題，切實提升科技檔案管理工作的效率;記錄好各項信息，并且在企業(yè)發(fā)展中利用好各項信息。專門設(shè)置檔案管理崗位，就能打破以往企業(yè)各部門分散保管檔案的工作格局，切實實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理及妥善保管。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理制度，實現(xiàn)依法治檔

供電企業(yè)要進一步促進科技檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，利用完善的科技檔案管理制度，保證檔案管理及利用工作開展的規(guī)范性及流暢性。供電企業(yè)應(yīng)該借鑒其他行業(yè)的檔案管理制度，順應(yīng)社會實際發(fā)展情況，從自身的檔案管理工作機構(gòu)及科技檔案的實際價值入手，以國家發(fā)布的各類規(guī)范文件為依據(jù)，持續(xù)性地完善檔案管理工作的各項細則，并且進一步推廣責任分工制和立卷責任制責任，實現(xiàn)現(xiàn)代科技檔案的全過程管理與監(jiān)控。此外，為保證科技檔案管理的規(guī)范性，還要建立嚴格的借閱制度，科技檔案應(yīng)該直接為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)而服務(wù)，所以必須要提升檔案的利用率。在借閱制度制定中，應(yīng)該縮短借閱時間，并且簡化借閱流程，確保借出的科技檔案能夠按時歸還，還要基于實際情況建立超期續(xù)借制度，以便于實現(xiàn)科技檔案的廣泛利用，以平衡好保密及利用之間的關(guān)系。

（三）引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立標準的管理模式

供電企業(yè)應(yīng)在信息化時代下大力引進各項信息技術(shù)及計算機技術(shù)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)和標準化的管理模式，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。檔案管理多數(shù)都是以紙質(zhì)檔案為主，現(xiàn)代化背景下，檔案管理信息都是以數(shù)字化和信息化的形式存在。所以，供電企業(yè)應(yīng)該利用數(shù)據(jù)庫資料，對檔案進行深入挖掘，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化及信息化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)化和信息化多樣性保存，便于企業(yè)各個作業(yè)項目進行信息查詢和檔案調(diào)閱。標準化的管理模式建設(shè)過程中，還應(yīng)該建立完善且有序的查閱制度及按照不同的級別設(shè)置查詢權(quán)限，從而確保檔案信息資源利用的有效性及保密性，提升檔案管理的安全程度。

總之，供電企業(yè)必須要隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，注重實現(xiàn)科技檔案的信息資源共享，并且創(chuàng)新科技檔案管理服務(wù)方式，進一步擴大科技檔案的服務(wù)領(lǐng)域，順應(yīng)生產(chǎn)技術(shù)和科研工作的不斷創(chuàng)新，挖掘科技檔案的信息資源價值，并且將其應(yīng)用到企業(yè)生產(chǎn)及科研之中，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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