對新時代高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的思考

劉卿欽

摘 要：高校檔案工作是高校的基礎工作之一，在新時代高校檔案工作也面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。本文分析了目前高校檔案工作的困境，并提出了未來發(fā)展的新思路。

關鍵詞：高校檔案;互聯(lián)網;創(chuàng)新

黨的十九大報告做出了“中國特色社會主義進入新時代”的重大判斷，這是一個新的時代定位。檔案工作是中國特色社會主義事業(yè)的一部分，也進入了一個新時代。在新時代，檔案工作者要主動認識新時代的發(fā)展要求，切實解決檔案事業(yè)發(fā)展中不充分、不平衡、不完善的問題，更好地服務黨和人民。

伴隨著社會的進步，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作與當前現(xiàn)狀已經不相適應，高校檔案工作來到了創(chuàng)新發(fā)展的關口。

1 高校檔案工作的現(xiàn)狀及問題

高校檔案主要指高校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。除了負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關資料之外，高校檔案工作還包括以下幾個方面：

1）檔案宣傳教育服務。通過各種傳統(tǒng)方式宣傳檔案資源和檔案知識。主要有檔案展覽、校史教育、專題講座、案例再現(xiàn)、檔案信息簡報、宣傳單、信函等方式。

2）檔案資源利用服務。高校傳統(tǒng)的檔案利用服務主要有：借閱服務，包括借出服務與閱覽服務、復制、摘錄、拍照、檔案證明、咨詢服務等。

3）檔案信息開發(fā)服務。高校檔案機構利用檔案資源，編寫學校組織沿革、學校年鑒、校史、檔案史料、大事記、制度匯編等通用性編研成果，為高校各單位、各部門及師生提供檔案信息資源開發(fā)利用。

隨著信息技術的發(fā)展和社會環(huán)境的變化，高校檔案管理工作在理念和方式上，已經無法滿足高校師生的學習和研究需求。這主要體現(xiàn)在：

1）服務理念落后。在我國高校檔案管理工作中，一直存在著“重藏輕用”的觀念。對于高校檔案的服務工作積極性和創(chuàng)造性有所欠缺，且競爭意識和參與意識也不高，這些問題對我國高校檔案管理工作的發(fā)展產生了極大的影響，嚴重限制了高校檔案資源的利用。

2）工作方式陳舊。當前，是信息技術的時代，“互聯(lián)網+”讓各行各業(yè)的工作效率大大提升。但是，我國部分高校檔案管理工作始終沿襲著傳統(tǒng)的管理方式，檔案資料的簽發(fā)、歸檔、鑒定等工作還使用傳統(tǒng)的手工操作方法會導致工作效益的降低。

3）重視程度不夠。當前，大部分高校對檔案管理工作缺乏正確的認識，很多高校都認為檔案管理工作不會給學校帶來實質性的效益，這種錯誤觀念嚴重影響著檔案資源的開發(fā)利用，也不利于檔案管理整體水平的提高。

2 高校檔案工作的創(chuàng)新思路

在新時代，高校檔案事業(yè)的工作對象、發(fā)展環(huán)境、基本方法、社會需求等不斷地、迅速地發(fā)生變化，急需創(chuàng)新來注入活力。要實現(xiàn)高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，就必須著重從以下四個方面入手。

1）要實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新發(fā)展觀念。要實現(xiàn)觀念創(chuàng)新，就要打破傳統(tǒng)思想，樹立“先行”意識，充分發(fā)揮檔案的憑證作用和參考作用，主動服務，總結檔案工作的新經驗，用新觀念、新思路解決新情況、新問題。

2）要實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新管理制度?！懊髡咭驎r而變，知者隨事而制”，推進高校檔案工作創(chuàng)新，理應配套順應新形勢、新任務的制度，應該從頂層上精心籌劃、科學組織，堅持穩(wěn)定性與靈活性相結合的原則;從末端上創(chuàng)造條件、抓好貫徹，加強對新制度的宣傳、執(zhí)行與總結，提高執(zhí)行效率。

3）要實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新技術手段。信息化社會，大數(shù)據、云計算、物聯(lián)網、移動互聯(lián)網等技術發(fā)展日新月異，高校檔案工作也迎來存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網絡化的時代。一方面要深化檔案信息化發(fā)展規(guī)劃、標準規(guī)范和安全保障建設，為檔案技術創(chuàng)新奠定基石;另一方面，要實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，推進數(shù)字檔案館（室）建設，實現(xiàn)“存量數(shù)字化”和“增量電子化”，為適應新技術打下基礎。

4）要實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新服務內容。高校檔案工作的最終目的是開發(fā)和利用檔案，服務創(chuàng)新成為檔案事業(yè)的價值體現(xiàn)。擴大服務范圍，分析不同的服務對象及其不同需求，使高校檔案工作更接地氣，更順民心;拓展服務領域，運用“供給側改革”思維，變被動服務為主動服務，通過檔案利用信息反饋向服務對象提供具有預測性、引導性的信息;優(yōu)化服務方式，積極運用信息技術手段，逐步實現(xiàn)檔案服務的網絡化、遠程化，加強橫向聯(lián)合，打破部門之間各自為政的局面，實現(xiàn)信息資源共享和互補，提升檔案服務效能。

3 高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的建議

作為四川大學檔案館的一員，結合川大檔案館目前的工作現(xiàn)狀，筆者提一點粗淺的思考和建議，拋磚引玉。

1）重視宣傳工作，提升檔案認知度。高校檔案的利用者大多數(shù)是在校師生，也有校友及來自社會的其他人員，如果利用者不了解學校檔案機構，不知道學校有哪些檔案資源，也不知道可以提供哪些服務，就不能正確、有效地利用檔案解決問題。因此，檔案宣傳，是更好地提供檔案服務的前提。在新時代，我們要利用各種媒介渠道，如網站、微信公眾號、微博、視頻、網絡直播等，進行檔案宣傳、校史教育、知識普及。除此之外，開展一些寓教于樂的活動也是非常必要的。通過線上線下的專題講座、演講、展覽等，開展多種形式的檔案宣傳教育，讓利用者認識檔案資源及其作用、服務內容與程序，從而提高檔案認知度，更好地提供檔案信息資源服務。

2）重視用戶需求，提高服務滿意度。高校檔案利用服務，主要有檔案檢索、借閱、復制、摘錄、拍照、等，其目的都是獲取原件全文或部分數(shù)據及信息。傳統(tǒng)的方式，是人們要上門提調檔案查閱。但事實上，我們完全可以通過信息化手段，在不涉及保密的情況下，實現(xiàn)遠程服務。建立檔案信息查閱系統(tǒng)，在身份和利用目的確認的情況下，可以在手機或者電腦上提供在線咨詢和在線服務，這將大大提高人們的工作效率，也大大提高對服務的滿意度。

3）重視技術開發(fā)，提高檔案利用率。信息技術時代，一定要充分利用互聯(lián)網和數(shù)字技術，將檔案信息數(shù)據化，進而提高檔案利用率。以前，我們常常利用檔案資源編制學校組織沿革、學校年鑒、校史、大事記、分類目錄、全宗介紹、檔案館指南等等通用性編研成果。在新時代，除了編研工作之外，我們更要思考，如何借助互聯(lián)網技術，將我們編研成果發(fā)布出去，讓更多人能看到、用到這些成果。一方面，是多渠道發(fā)布，通過網站、微信、小程序、APP、網絡直播等等渠道，將成果擴散出去，提高檔案利用率;另一方面，是多形式發(fā)布，面對形式多樣的新時代，我們要創(chuàng)新內容形式，除了文字外，可以以視頻、音頻、動畫甚至游戲等方式呈現(xiàn)，推進檔案服務信息化、網絡化、智能化、協(xié)同化。

4）重視收集整理，豐富檔案內容。收集整理是檔案工作的重要部分。在收集階段，高校檔案館存在的普遍問題是文本檔案較多，并且多數(shù)為紙質的，而其他檔案僅占少數(shù)，隨著時間的推移，實物檔案也在不斷增長，但是聲像檔案依然不足。所以要加強不同載體檔案的收集包括別是科技檔案、聲像檔案、電子檔案和具有地方特色的檔案的收集，讓檔案資源能夠及時得到整合、利用。

新時代號角吹響擊鼓出征，在十九大精神的指引下，高校檔案工作者一定會豪情滿懷續(xù)寫檔案事業(yè)發(fā)展新篇章，為黨和國家、為高校事業(yè)發(fā)展做出新的貢獻。